Antes da era dos computadores, memorandos escritos eram o padrão de comunicação no ambiente de trabalho. Sempre que um comunicado precisava ser enviado para um grande número de funcionários, um memorando era escrito em papel, duplicado e entregue em uma caixa de entrada física (uma bandeja na mesa ou um nicho de correspondências).
As empresas ainda se comunicam por meio de memorandos hoje, mas o e-mail tornou o processo digital. Sempre que você usa um e-mail para enviar atualizações da empresa para vários funcionários, você está escrevendo um memorando.
O que é um memorando?
Um memorando é uma mensagem escrita usada para comunicar informações importantes a um grupo de pessoas dentro de uma mesma empresa. As empresas usam memorandos para anunciar de pequenos acontecimentos do escritório, como informar a equipe que a cafeteira quebrou, a grandes notícias corporativas, como anunciar a contratação de um novo CEO. Os memorandos mantêm os funcionários alinhados e ajudam a promover uma cultura empresarial de transparência ao compartilhar informações com todas as pessoas no ambiente de trabalho.
Um memorando geralmente é conciso (cerca de três a quatro parágrafos) e escrito em uma linguagem simples. Ele deve ser fácil de assimilar. O objetivo principal do memorando é compartilhar informações, e essa comunicação só é eficaz se os funcionários o lerem.
Elementos de um memorando
Um memorando pode abordar diversos comunicados, mas todos os memorandos claros seguem um formato padrão com os elementos a seguir.
- Cabeçalho: são compostos pelo remetente, o destinatário, uma linha de assunto e a data. Para memorandos modernos enviados por e-mail, muitos desses componentes já estão incluídos. Para oferecer mais clareza, você pode incluir uma frase introdutória, geralmente entre colchetes e em maiúsculas, na linha de assunto do e-mail, o que pode deixar claro que um memorando enviado por e-mail não é um e-mail comum. Por exemplo, você pode escrever a linha de assunto: “[TODO O ESCRITÓRIO] Uma alteração em nossa política pet-friendly no escritório”.
- Introdução: um parágrafo de abertura destaca as informações principais. Deve explicar o propósito do memorando e deixar claro por que os funcionários devem lê-lo. No caso de uma alteração em uma política do escritório, você pode escrever: “Decidimos alterar nossa política de escritório pet-friendly para esclarecer que não permitiremos mais cães no segundo andar”.
- Corpo: deve fornecer um contexto para as informações apresentadas na introdução. Se a introdução apresenta uma nova política da empresa, o corpo do memorando pode detalhar os fatores que influenciaram a tomada de decisão. O autor do memorando sobre a política de cães pode usar esta seção para explicar que houve preocupações de funcionários em relação ao barulho (especificamente latidos) no escritório e é necessária uma seção totalmente livre de cães.
- Itens de ação: um memorando deve destacar claramente qualquer ação ou mudança de comportamento que os funcionários devem adotar. Use marcadores ou texto em negrito para fazer com que os itens de ação se destaquem para quem estiver lendo rapidamente o e-mail. Por exemplo, você pode resumir as mudanças na política de cães e formatá-las da maneira a seguir.
Para garantir que o nosso escritório continue sendo um ambiente produtivo para todos os funcionários, siga estes protocolos se você trouxer seu cão para o escritório:
- Mantenha seu cão na coleira.
- Não permita que cães bebam dos bebedouros do escritório.
- Não acesse o segundo andar com seu cão.
- Encerramento: um memorando termina com um breve encerramento que inclui seu nome e fornece um recurso para perguntas de acompanhamento. O encerramento pode antecipar e abordar possíveis preocupações da equipe. Por exemplo, você pode tranquilizar a equipe de que petiscos para cães ainda estarão disponíveis na cozinha do escritório.
Como escrever um memorando em cinco passos
- Decida o que você precisa dizer
- Determine seu público-alvo
- Escreva um rascunho claro e sucinto
- Revise ou peça a opinião de um colega
- Envie e responda qualquer pergunta que surgir
Siga estes passos para dominar a arte de escrever memorandos empresariais eficazes.
1. Decida o que você precisa dizer
O propósito do memorando abrange o que você precisa comunicar, por que seus funcionários precisam saber e como essa informação pode afetá-los. Os motivos pelos quais você pode considerar escrever um memorando incluem: anunciar uma nova contratação, apresentar uma nova linha de produtos ou abordar uma mudança de política.
2. Determine seu público-alvo
Quem precisa saber sobre isso? Se o memorando é sobre operações do escritório ou uma atualização de política que afeta todos, provavelmente deve ser encaminhado para toda a empresa. Se é sobre uma mudança no orçamento de marketing, deve ser direcionado apenas para a equipe de marketing. Limitar comunicações desnecessárias aumentará o número de leitores, pois os funcionários entenderão que cada memorando que recebem contém informações pertinentes.
3. Escreva um rascunho claro e sucinto
O memorando deve seguir o formato padrão. O primeiro parágrafo deve conter uma breve introdução, um parágrafo de corpo e um encerramento. Lembre-se: seu objetivo principal é fazer com que as pessoas leiam o que você escreveu, então mantenha o memorando curto e inclua apenas informações essenciais para minimizar o número de pessoas que vão apenas passar os olhos pelo texto.
Os memorandos têm um público amplo. Certifique-se de usar uma escrita acessível. Por exemplo, em vez de “Evite obscurecimento ao evitar termos empresariais sesquipedalianos”, você pode dizer “Use linguagem clara e simples”. Ao escrever um rascunho, tente antecipar perguntas ou preocupações que os funcionários possam ter e aborde-as no memorando.
4. Revise ou peça a opinião de um colega
Os memorandos devem ser fáceis de ler e livres de erros de digitação. Revise seu memorando e use um software de verificação ortográfica, como Grammarly ou o verificador nativo do Google Docs ou Microsoft Word antes de finalizá-lo. Se o memorando contiver informações sensíveis ou complicadas, como o anúncio de cortes no orçamento, é uma boa ideia pedir que outra pessoa revise o memorando em relação à precisão e ao tom.
5. Envie e responda qualquer pergunta que surgir
Depois de verificar tudo novamente, envie seu memorando e prepare-se para responder perguntas que os funcionários possam ter. Se você está anunciando uma grande mudança, os funcionários podem ter perguntas de acompanhamento. Anunciar cortes no orçamento pode gerar perguntas sobre o desempenho ou as finanças da empresa. Mantenha a boa comunicação, reservando tempo para abordar comentários ou preocupações. Se a informação for sensível, consulte o jurídico ou o departamento de recursos humanos (RH) para obter orientação sobre como responder perguntas difíceis.
Seis dicas para escrever memorandos
Memorandos empresariais eficazes são claros, concisos e profissionais. Experimente estas seis dicas para garantir que suas comunicações internas sejam lidas e seus funcionários fiquem informados.
1. Esteja ciente de que qualquer coisa escrita pode ser compartilhada publicamente
Atualizar os funcionários os ajuda a permanecerem informados e se sentirem incluídos, mas também cria um registro escrito dos acontecimentos da sua empresa. Qualquer coisa compartilhada por escrito tem a possibilidade de ser divulgada publicamente e talvez até acabar na primeira página de um jornal. Tenha isso em mente e tome muito cuidado sobre como você escreve seu memorando e o quanto é divulgado se você estiver compartilhando informações sensíveis, como uma atualização sobre um produto ainda não lançado ou um relatório negativo de desempenho da empresa.
2. Torne-o acessível
Evite linguagem formal ou termos técnicos (incluindo siglas financeiras e de marketing como EBITDA ou ROI) com os quais alguns funcionários podem não estar familiarizados. Os memorandos têm um público amplo, então devem ser facilmente compreendidos por todos que os receberem.
3. Seja breve
A brevidade é a alma da inteligência, e também da escrita de memorandos. Manter seu memorando curto aumenta a probabilidade de que os funcionários o leiam na íntegra.
4. Escreva um título chamativo
Capture a atenção imediata de seus leitores com um título impactante que destaque a importância do memorando.
5. Inclua membros relevantes da equipe
Inclua apenas membros da equipe que forem diretamente afetados pelo conteúdo do memorando.
6. Use um formato consistente de memorando
Usar o mesmo formato para cada memorando que você enviar, mas alterando a linha de assunto e a mensagem, ajudará os funcionários a distinguirem memorandos de e-mails comuns. Considere criar um modelo padrão de memorando em seu e-mail ou processador de texto e use-o cada vez que você escrever um novo tipo de material de comunicação.
Perguntas frequentes sobre memorandos
Qual é a diferença entre um memorando e um e-mail?
A maioria dos memorandos é enviada por e-mail, mas a maioria dos e-mails não são memorandos. Um memorando é um comunicado por escrito sobre a empresa para fornecer informações aos funcionários. Nos escritórios modernos, os memorandos geralmente são distribuídos por e-mail, tornando-os em um subconjunto dessa categoria mais abrangente de comunicações. O e-mail se refere a qualquer correio eletrônico enviado ou recebido em um computador.
Um memorando requer assinatura?
Não. O memorando deve incluir suas informações de contato e as informações de contato de outras partes relevantes, mas uma assinatura formal não é necessária.
Os memorandos precisam de fontes?
Considere seu memorando como um documento primário. Você não precisa incluir fontes, mas pode vincular informações relevantes se isso for ajudar seus funcionários a terem uma melhor compreensão do assunto.
Como posso garantir que as pessoas leiam meu memorando?
Você pode aumentar a probabilidade de as pessoas lerem ao escrever memorandos claros e breves. O título deve chamar a atenção do leitor e destacar por que o memorando é importante. O corpo do memorando deve ser conciso e escrito usando parágrafos curtos e linguagem coloquial.
Os memorandos devem ser escritos em tom formal?
Um bom memorando deve encontrar um equilíbrio entre um tom formal e um tom acessível. Os memorandos são comunicações empresariais oficiais escritas em tom profissional que transmite respeito, mas eles também devem ser fáceis de ler. Uma escrita excessivamente formal pode complicar o assunto e perder a atenção de leitores.
