Ao analisar as finanças da sua pequena empresa, a receita é apenas metade da equação. Os gastos compõem a outra metade e podem levar rapidamente sua operação para o prejuízo se você não tiver clareza sobre para onde o dinheiro do negócio está indo. É aí que entram as ferramentas de controle de gastos.
Em vez de se perder em uma pilha interminável de recibos, com uma boa ferramenta você consegue manter registros organizados e atualizados. Além disso, esses registros podem ajudar você a fazer análises financeiras, preparar relatórios para a contabilidade e identificar despesas que podem ser aproveitadas na apuração fiscal, quando isso se aplicar ao regime tributário da sua empresa.
Continue lendo para entender como funciona o controle de gastos e quais ferramentas podem ajudar você a gerenciar esse processo.
O que é controle de gastos?
Controle de gastos é o processo de documentar cuidadosamente cada custo gerado pela sua empresa. Isso inclui registrar a finalidade da despesa, como materiais de escritório ou marketing, a data da compra, quem recebeu o pagamento e o valor exato gasto. Fazer isso de forma consistente oferece uma visão clara de para onde o dinheiro está indo.
Alguns exemplos de gastos empresariais incluem materiais e mão de obra, que entram no custo das mercadorias vendidas, também conhecido como CMV, além de despesas operacionais como aluguel, contas de consumo e materiais de escritório. Outras despesas comuns incluem licenças e autorizações, assinaturas de software, cursos e treinamentos, refeições de negócios, taxas de processamento de pagamentos, tarifas bancárias, frete e embalagens.
Como fazer o controle de gastos de pequena empresa
- Abra uma conta bancária empresarial e, se fizer sentido, um cartão PJ
- Escolha um método de controle
- Registre os gastos regularmente
- Defina limites de gastos
- Consulte um profissional de contabilidade
Fazer o controle de gastos de pequena empresa envolve separar suas finanças, escolher a ferramenta certa e manter uma rotina consistente de registro. Veja como funciona:
Abra uma conta bancária empresarial e, se fizer sentido, um cartão PJ
Separar as finanças pessoais das finanças da empresa é o primeiro passo para controlar os gastos de uma pequena empresa. Usar uma conta bancária empresarial e, quando fizer sentido, um cartão PJ ajuda você a separar com clareza as entradas e saídas relacionadas ao negócio.
Isso facilita muito o acompanhamento do fluxo de caixa, a conciliação de transações e a organização de despesas na hora de conversar com o contador ou de preparar relatórios financeiros. Misturar transações pessoais e empresariais cria um histórico confuso, dificulta o controle e aumenta o risco de deixar gastos importantes de fora.
Essa separação é bastante importante para quem tem CNPJ, seja MEI, microempresa, sociedade limitada ou outro formato. Segundo uma pesquisa do Sebrae, 61% dos empreendedores brasileiros ainda fazem pagamentos da empresa usando a conta pessoal, um hábito que dificulta a leitura real do caixa. Manter as contas separadas ajuda a organizar documentos, comprovar movimentações e entender com mais precisão se a empresa está realmente dando lucro.
Escolha um método de controle
O método pode ir de uma planilha simples, para empresas muito pequenas, até um software financeiro ou contábil dedicado conforme o negócio cresce. A opção escolhida deve permitir registrar detalhes importantes, como data, fornecedor, descrição, categoria e valor de cada despesa.
Seus dados de gastos podem revelar informações valiosas. Por isso, escolha uma ferramenta que ajude você a aproveitar esses dados, analisar padrões de despesa e gerar relatórios para entender a saúde financeira da empresa.
Registre os gastos regularmente
Ao documentar as transações conforme elas acontecem, em vez de esperar até o fim da semana ou do mês, você reduz o risco de esquecer detalhes, perder recibos ou deixar comprovantes importantes fora do controle.
Registrar gastos com frequência mantém seus dados financeiros sempre atualizados e também facilita a conciliação bancária. Para quem é MEI, esse hábito pode caminhar junto com a organização das receitas. Por exemplo, o Gov.br recomenda o uso do Relatório Mensal de Receitas Brutas para controlar o faturamento mensal, facilitar a DASN-SIMEI e manter os documentos organizados por pelo menos cinco anos.
Defina limites de gastos
Estabelecer limites de gastos, seja para categorias específicas, como marketing ou viagens, seja para despesas discricionárias em geral, permite ter mais controle sobre o dinheiro que sai da empresa e reduzir gastos desnecessários ou excessivos. Acompanhe suas despesas em relação a esses limites predefinidos para identificar áreas em que você pode estar estourando o orçamento. Depois, faça os ajustes necessários para corrigir o rumo.
Consulte um profissional de contabilidade
Um contador ou especialista em gestão financeira pode ser um excelente recurso para configurar e manter um sistema eficiente de controle de gastos, adaptado às necessidades específicas da sua empresa. Esse profissional pode ajudar você a criar um plano de contas para categorizar transações, orientar boas práticas de organização de documentos e indicar quais registros são importantes para a rotina fiscal e contábil do negócio. Também pode ajudar a interpretar relatórios financeiros e oferecer orientações para melhorar a gestão de gastos.
Melhores ferramentas de controle de gastos para pequenas empresas
As melhores ferramentas de controle de gastos para pequenas empresas permitem categorizar despesas, organizar lançamentos, gerar relatórios, acompanhar contas a pagar e a receber e entender melhor para onde o dinheiro do negócio está indo.
Alguns produtos são sistemas financeiros completos, enquanto outros são ERPs, plataformas de gestão ou ferramentas específicas para relatórios de despesas. Se você vende online, vale considerar também se a ferramenta se integra à sua loja, ao seu contador, ao banco, aos meios de pagamento ou aos canais de venda que você usa.
Ferramentas de controle de gastos devem ajudar você a registrar despesas, anexar comprovantes, acompanhar vencimentos, gerar relatórios e evitar que informações importantes fiquem espalhadas em planilhas, recibos físicos e extratos bancários. Algumas também oferecem recursos como conciliação bancária, emissão de notas fiscais, fluxo de caixa, gestão de estoque e integração com marketplaces.
Conta Azul
A Conta Azul é uma plataforma brasileira de gestão financeira e ERP voltada para pequenos negócios. Ela pode ajudar empresas a organizar contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, notas fiscais, cobranças e relatórios financeiros em um só lugar.
Para quem está saindo das planilhas ou quer melhorar a rotina financeira da empresa, a Conta Azul pode ser útil porque centraliza registros e automatiza parte do controle. Assim, fica mais fácil acompanhar despesas, identificar vencimentos, organizar categorias e compartilhar informações com a contabilidade.
A ferramenta também pode ser interessante para empresas que precisam controlar despesas junto com outras áreas da operação, como vendas, emissão de notas fiscais, cobrança de clientes e relatórios de desempenho.
Preço: A Conta Azul oferece planos por perfil de empresa. O plano Essencial, voltado para MEI, começa a partir de R$ 79,90 por mês no plano anual. Planos para microempresas e empresas maiores têm valores mais altos, conforme faturamento, número de usuários e recursos.
Bling
O Bling é um ERP brasileiro bastante usado por e-commerces. Além de ajudar no controle financeiro, ele reúne recursos para gerenciar pedidos, notas fiscais, estoque, produtos, vendas multicanal e integrações com marketplaces e plataformas de loja virtual.
Para lojistas da Shopify, o Bling é bastante relevante porque permite integrar pedidos, produtos, estoque, códigos de rastreamento, status de pedidos e categorias. Isso pode facilitar o controle de gastos ligados à operação, como frete, embalagens, compras de estoque, taxas de venda e custos relacionados ao processamento dos pedidos.
O Bling pode ser uma boa opção para pequenas empresas que querem controlar gastos dentro de uma operação de e-commerce mais ampla, em vez de usar uma ferramenta financeira isolada.
Preço: O plano Cobalto começa em R$ 55 por mês e inclui até 200 importações de pedidos, além de recursos como gestão de estoque e vendas multicanal. Planos superiores oferecem mais volume e funcionalidades.
Nibo
O Nibo é uma plataforma brasileira de gestão financeira que ajuda empresas a acompanhar fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, cobranças, conciliação bancária e relatórios. A ferramenta também tem forte conexão com escritórios de contabilidade, o que pode ser útil para quem quer manter a rotina financeira mais alinhada ao contador.
Para pequenas empresas, o Nibo pode ajudar a organizar pagamentos, recebimentos e previsões de caixa, além de reduzir erros na conciliação entre extrato bancário e controle interno. Isso facilita a análise de quanto a empresa gasta, quanto tem a receber e quais despesas estão pressionando o orçamento.
A plataforma é indicada para negócios de serviços, empresas em crescimento ou operações que precisam melhorar a previsibilidade do caixa.
Preço: O plano Light começa a partir de R$ 166 por mês, no pagamento anual. Planos superiores oferecem mais recursos de análise, cobrança, planejamento e automação.
Granatum
O Granatum é um software brasileiro de gestão financeira empresarial com foco em controle de entradas e saídas, fluxo de caixa, contas a pagar e receber, conciliação bancária, DRE, metas, planejamento orçamentário e relatórios gerenciais.
A ferramenta pode ser útil para pequenas empresas que querem transformar o controle de gastos em uma rotina mais estratégica. Além de registrar despesas, você pode acompanhar metas, comparar resultados e entender melhor o impacto dos gastos na saúde financeira da empresa.
Por ter preço único e recursos financeiros amplos, o Granatum pode fazer sentido para empresas que querem uma solução dedicada à gestão financeira, sem necessariamente contratar um ERP mais voltado à operação de vendas e estoque.
Preço: O Granatum oferece preço único de R$ 396 por mês para sua plataforma de gestão financeira empresarial.
Zoho Expense
O Zoho Expense é uma ferramenta de controle de despesas e reembolsos. Ele pode funcionar como solução independente ou integrado a outros produtos do ecossistema Zoho, além de se conectar a plataformas contábeis e financeiras.
A ferramenta é útil para empresas que precisam digitalizar recibos, criar relatórios de despesas, configurar fluxos de aprovação e controlar gastos feitos por funcionários. O app permite escanear comprovantes, registrar despesas, acompanhar quilometragem, aplicar políticas de gastos e encaminhar relatórios para aprovação.
Embora seja uma solução internacional, o Zoho Expense pode ser uma opção para empresas brasileiras que precisam gerenciar despesas internas, reembolsos, viagens corporativas ou aprovações de gastos em equipe.
Preço: O Zoho Expense oferece plano gratuito para até 3 usuários. Os planos pagos começam no Standard, a partir de US$ 4 por usuário por mês na cobrança mensal ou US$ 3 por usuário por mês na cobrança anual.
Perguntas frequentes sobre controle de gastos para pequena empresa
Qual é a melhor forma de controlar gastos de uma pequena empresa?
Para controlar os gastos da empresa com eficiência, é importante separar as finanças pessoais das empresariais. Registre e categorize as despesas regularmente usando uma planilha, software financeiro ou aplicativo dedicado, e revise relatórios financeiros periodicamente para conferir se os dados estão corretos.
Preciso guardar comprovantes das despesas da empresa?
Sim. É importante guardar notas fiscais, recibos, faturas de cartão, comprovantes bancários e outros documentos que comprovem as despesas da empresa. Esses registros ajudam na organização contábil, no controle financeiro e em eventuais conferências fiscais. Para MEI, o Gov.br orienta guardar notas fiscais de compra e venda por pelo menos 5 anos.
Existe ferramenta gratuita para controle de gastos?
Sim. Existem várias formas gratuitas de controlar gastos, incluindo planilhas e versões gratuitas de ferramentas financeiras. O Zoho Expense, por exemplo, oferece plano gratuito para até três usuários.
