Jak používat dodací list (+ šablona dodacího listu zdarma)

Rychlá a efektivní doprava je pro e-shopy naprosto zásadní. Jedním z jednoduchých způsobů, jak zlepšit proces balení zásilek a zvýšit úroveň zákaznického servisu, je přiložit ke každé objednávce dodací list.

Vytvoření dodacího listu vám zabere jen několik minut. Může vám ale ušetřit drahocenný čas a úsilí, protože zajišťuje doručení správných produktů.

V tomto článku naleznete podrobné informace o tom, kdy dodací list k zásilce přiložit. Naleznete zde také bezplatnou šablonu dodacího listu od společnosti Shopify.

Co znamená termín dodací list?

Dodací list je dokument, který obsahuje podrobnosti o položkách obsažených v daném balíčku. Dodací list je užitečný jak pro prodejce, tak i pro zákazníka. Pomáhá mu totiž rychle identifikovat položky obsažené v objednávce. Prodejcům zase zjednodušuje proces přepravy zásilek.

Dodací list má 2 hlavní funkce:

1. Osobě, která balí danou objednávku, slouží jako kontrolní seznam. Umožňuje jí totiž zkontrolovat, že zásilka obsahuje vše, co si zákazník objednal.
2. Po doručení objednávky může zákazník pomocí dodacího listu zkontrolovat, zda v zásilce nechybí žádné položky, což mu usnadní vrácení nebo výměnu zboží.

Co znamená termín digitální dodací list?

Některé firmy se rozhodly používat digitální dodací listy, aby snížily množství použitého papíru. Digitální dodací list obsahuje stejné informace jako tištěný dodací list, ale je zasílán e-mailem nebo prostřednictvím odkazu.

Britt Martin, vedoucí ve společnosti Arka, která se zabývá výrobou udržitelných obalů, uvádí: „Digitální dodací list nejen minimalizuje množství odpadu, ale také zákazníkům usnadňuje přistupovat k transakčním záznamům a spravovat je.” Pokud budete svým zákazníkům zasílat digitální dodací list, shromáždíte si databázi, v rámci které můžete snadno vyhledávat odeslané objednávky a jejich obsah.

Jaký je rozdíl mezi dodacím listem a přepravním štítkem?

Ačkoliv oba pomáhají zefektivňovat proces přepravy, je mezi nimi několik klíčových rozdílů.

Dodací list se vkládá dovnitř balíčku, zatímco přepravní štítek se lepí na vnější stranu zásilky. Zatímco dodací listy pomáhají jak prodejcům, tak i zákazníkům, přepravní štítky slouží především přepravním společnostem, které je používají k přepravě balíčků z bodu A do bodu B.

Některé informace na dodacím listu i na přepravním štítku se shodují: např. adresa odesílatele a příjemce. Dodací listy ale obsahují informace o obsahu balíčku, které na přepravním štítku obvykle nenajdete.

Přepravní štítky také obvykle obsahují čárový kód, který přepravcům umožňuje rychle získat informace o balíčku.

Je dodací list účtenkou?

Dodací list není účtenkou, ale obsahuje některé shodné informace. Účtenka je právní dokument, který potvrzuje, že zákazník obdržel zboží nebo služby výměnou za platbu.

Dodací list nepotvrzuje, že zákazník svůj balíček opravdu obdržel, protože je vytvářen ještě před odesláním.

Kdo zasílá dodací list?

E-shopy, které prodávají fyzické zboží, často zasílají dodací list jako součást zásilky. Firmy, které mají vysokou míru vrácení zboží (například on-line prodejci módy a podniky s velkými velkoobchodními objednávkami), dodací listy s větší pravděpodobností zasílají.

Také firmy, které prodávají zboží z více skladů, anebo podniky, které do procesu plnění objednávek zapojují více stran, s větší pravděpodobností zasílají dodací listy (na rozdíl od firem, které vše zajišťují interně). Nicméně každý e-shop může těžit ze zasílání dodacích listů (zvláště v rámci přepravy a plnění objednávky).

Ale ne všechny zásilky vyžadují přidání dodacího listu. Dodací list je třeba použít pouze v případě, že usnadňuje proces doručení a vrácení zboží pro vás i vaše zákazníky. V některých případech je dodací list obzvláště užitečný (např. pokud je několik položek z jedné objednávky zasíláno odděleně).

Výhody používání dodacího listu

• Snížení chyb při balení objednávky
• Zjednodušení procesu vrácení zboží
• Zlepšení zákaznického servisu
• Zajištění bezpečného doručení zásilky

Pokud většina balíčků přiložení dodacího listu nevyžaduje, proč byste jej měli používat? Používání dodacího listu přináší několik výhod:

Snížení chyb při balení objednávky

Hlavním důvodem, proč e-shopy používají dodací listy, je snížení chyb při balení a odesílání zásilek. Tištěný dodací list slouží jako kontrolní seznam při balení objednávky a může být obzvláště užitečný u objednávek, které obsahují položky z různých skladů nebo které jsou zasílány v několika zásilkách.

Pokud balíte více objednávek najednou, dodací list vám umožní snadno přiřadit balíčky k jejich odpovídajícím přepravním štítkům, protože obsahuje adresu zákazníka.

Zjednodušení procesu vrácení zboží

Dodací list usnadňuje vrácení a výměnu zboží, protože zákazník má k dispozici všechny potřebné informace k vrácení zboží (včetně skladové jednotky nebo čísel položek). Zákazník si samozřejmě může zkontrolovat potvrzení objednávky, ale vytištěný dodací list mu usnadňuje práci (zejména pokud dostává mnoho balíčků nebo pokud omylem smazal e-mail s potvrzením objednávky).

💡Další informace: Jak napsat zásady vrácení zboží (+ bezplatná šablona)

Zlepšení zákaznického servisu

Dodací list je doplňková služba, kterou můžete svým zákazníkům poskytnout, aby si mohli rychle a snadno ověřit, že obdrželi všechny objednané položky. Představuje také příležitost přidat něco navíc, např. vlastní branding nebo krátký ručně psaný děkovný vzkaz.

„I ty nejmenší prvky, jako jsou dodací listy, nabízejí příležitost posílit identitu značky,” dodává Britt.

Zajištění bezpečného doručení zásilky

Dodací list se může hodit, pokud dojde k poškození přepravního štítku. Pokud přepravce nemůže štítek přečíst, může balíček otevřít a zjistit adresu zákazníka, zpáteční adresu a kontaktní informace obou stran.

Jaké informace je třeba zahrnout do dodacího listu?

Každý dodací list by měl obsahovat následující informace:

• Číslo a datum objednávky 

• Seznam všech položek obsažených v dané objednávce (spolu s množstvím každé položky, číslem SKU, číslem UPC a/nebo číslem produktu)

• Kontaktní informace zákazníka (jméno zákazníka, dodací adresa, fakturační adresa a telefonní číslo a/nebo e-mailová adresa)

• Kontaktní informace prodejce (název společnosti, zpáteční adresa, webové stránky, telefonní číslo a/nebo e-mailová adresa)

• Přepravní společnost a způsob dopravy zboží

V závislosti na dané objednávce také můžete zahrnout následující informace:

• Stručný popis každého produktu

• Umístění každého produktu ve vašem skladu

• Hmotnost a objem každého balíčku a celková hmotnost zásilky

• Počet balíčků nebo palet v dané objednávce

• Pokyny pro vrácení produktů a postup pro případné problémy s objednávkou

• Pokyny zákazníka (např. požadavky na dárkové balení)

Jak si vytvořit vlastní dodací list?

1. Vyberte si šablonu
2. Přizpůsobte si šablonu
3. Vyplňte šablonu
4. Vytiskněte si dodací list

Pokud používáte platformu Shopify, můžete dodací listy vytvářet (tato stránka je dostupná pouze v angličtině) na stránce Objednávky ve svém administrativním rozhraní Shopify. Pokud ne, nezoufejte. Vytvoření vlastního dodacího listu je opravdu jednoduché. Postupujte podle následujícího návodu:

1. Vyberte si šablonu

Nejjednodušší způsob, jak vytvořit dodací list, je použít bezplatnou šablonu dodacího listu, která již obsahuje všechna potřebná pole. Stáhněte si níže uvedenou šablonu dodacího listu, abyste ji nemuseli vytvářet od nuly. Naše šablona obsahuje pokyny k použití. Můžete si ji přizpůsobit potřebám a požadavkům svého podniku (šablona je k dispozici v angličtině).

2. Přizpůsobte si šablonu

Přizpůsobte si šablonu tím, že přidáte své logo, firemní barvy, název své společnosti a další informace, které zůstanou stejné pro všechny objednávky (např. zpáteční adresa nebo děkovný vzkaz). Nyní máte k dispozici svou vlastní šablonu, kterou můžete použít k vytváření dodacích listů pro všechny budoucí objednávky.

3. Vyplňte šablonu

Svou přizpůsobenou šablonu jste si již tedy připravili; nyní stačí pouze doplnit konkrétní podrobnosti dané objednávky, včetně čísla objednávky, dodací adresy a seznamu položek.

4. Vytiskněte si dodací list

Vytištěný dodací list můžete při balení objednávky využít jako kontrolní seznam. Poté jej vložte do balíčku, aby jej mohl zákazník snadno najít.