Účetnictví e-shopu: průvodce pro malé podniky

Svůj e-shop jste nezaložili proto, abyste řešili účty a účetní knihy. Založili jste jej proto, abyste prodávali produkty, nabízeli služby svým zákazníkům a zároveň vydělávali peníze. Účetnictví je však pro e-shopy nezbytnou a důležitou součástí správného vedení podniku.

Účetnictví pro e-shopy je proces zaznamenávání a správy všech finančních transakcí podniku, a to včetně prodejů, nákupů a plateb. Účetní sledují všechny náklady a příjmy, aby pomohli firmě činit informovaná finanční rozhodnutí.

Cílem podnikového účetnictví je poskytnout podnikatelům přehled o finančním stavu podniku, udržovat účetní knihy v řádném stavu a strategicky zlepšovat řízení peněžních toků. Pomáhá vám pochopit, kam přesně směřují firemní peníze, abyste mohli přijímat ta správná rozhodnutí.

I když máte s účetnictvím již určité zkušenosti, je třeba v rámci účetnictví pro e-shopy dodržovat několik důležitých postupů. V tomto článku se dozvíte, jak vést účetnictví pro e-shop, jaké nástroje vám k tomu pomohou a jakých běžných chyb byste se měli vyvarovat.

E-commerce platformy a účetnictví

Výhodou e-commerce trhu je široká škála platforem, na kterých můžete prodávat své produkty. Bez ohledu na to, jakou e-commerce platformu používáte, ale budete mít povinnost vést účetnictví. Ať už jde o platformu Shopify, WooCommerce, Adobe Commerce či Shoptet, musíte sledovat své příjmy, výdaje a platit veškeré příslušné daně.

Mnohé e-commerce platformy nabízejí funkce, které vám pomohou sledovat důležité informace potřebné pro vedení účetnictví, jako jsou skladové zásoby a daň z přidané hodnoty (DPH). I když za vás daňová přiznání nevyplní, mohou vám pomoci sledovat vaše daňové povinnosti a vybírat správnou výši daně. Díky těmto nástrojům je vykazování daní mnohem snazší.

E-commerce platformy si obvykle účtují obchodní poplatky, což je specifický prvek účetnictví, který musí provozovatelé internetových obchodů sledovat.

Výše obchodního poplatku se liší v závislosti na konkrétní platformě a poskytovateli platebních služeb, ale právě na tyto detaily musíte při výběru platformy myslet. Naštěstí existuje celá řada účetních softwarových řešení, která lze s e-commerce platformami integrovat, což usnadňuje správu podnikových tržeb a výdajů.

Osvědčené postupy pro vedení účetnictví na e-commerce platformách

Účetnictví e-shopu je nedílnou součástí každého podnikání na internetu, a to bez ohledu na to, jakou platformu používáte. Níže uvádíme několik osvědčených postupů, které byste měli mít na paměti:

• Propojte svůj obchod s účetním softwarem: Většinu e-commerce platforem lze propojit se specializovaným účetním softwarem (případně jsou k dispozici plug-iny, které zjednodušují vedení účetnictví). Díky této synchronizaci budou vaše finanční záznamy vždy aktuální a příprava daňových přiznání k DPH i dalších daňových výkazů bude mnohem snazší.
• Nastavte pravidla pro DPH: Ve své e-commerce platformě si nastavte daňové parametry tak, aby byla uplatňována správná sazba DPH na základě lokality vašich zákazníků a prodávaných produktů. To pomáhá automatizovat výpočty daní a zajišťuje soulad s českými a evropskými pravidly pro DPH.
• Pravidelně provádějte odsouhlasení účtů: Vaše e-commerce platforma uchovává stahovatelné záznamy o všech prodejích. Tyto přehledy si pravidelně stahujte, zkontrolujte je a porovnejte je se svými účetními záznamy.
• Spravujte vrácené zboží a zpětné platby: Sledujte vrácené zboží, refundace a zpětné platby, protože přímo ovlivňují vaše účetní záznamy.
• Sledujte další výdaje: Vaše e-commerce platforma nebude automaticky zaznamenávat externí náklady, jako jsou mzdy, výroba, nájemné, služby nebo reklama. Ujistěte se proto, že jsou tyto výdaje ve vašem účetním systému zaznamenány samostatně.
• Automatizujte pracovní postupy: Automatizace účetních úkonů šetří čas, snižuje množství manuálních chyb a pomáhá udržovat vaše finanční záznamy přesné.

Mnoho e-shopů také v současnosti prodává prostřednictvím on-line tržišť, jako jsou Allegro, Kaufland Marketplace nebo Etsy. Tyto platformy si obvykle účtují vlastní provize, poplatky za služby nebo reklamu, které je nutné správně zaúčtovat. Pokud prodáváte prostřednictvím několika prodejních kanálů najednou, je vhodné všechny transakce pravidelně synchronizovat s účetním systémem, abyste měli přehled o tržbách, poplatcích i daňových povinnostech. 

Daň z přidané hodnoty a účetnictví

DPH se připočítává k prodejní ceně většiny zboží a služeb prodávaných v České republice i v celé Evropské unii. Podniky registrované k DPH jsou povinny vybírat DPH od zákazníků a odvádět ji příslušnému daňovému úřadu.

Pokud má vaše firma sídlo v České republice, musíte dodržovat české předpisy o DPH. Pokud prodáváte zboží zákazníkům v jiných členských státech EU, mohou se na vás vztahovat také pravidla pro přeshraniční prodej a režim One Stop Shop (OSS).

Jak správně účtovat DPH v e-commerce?

V České republice vzniká povinnost registrace k DPH po překročení zákonem stanoveného obratu (aktuální limit stanovuje zákon o DPH). Kromě obratu mohou povinnost registrace založit i některé další situace, například poskytování nebo přijímání služeb ze zahraničí.

• Zjistěte si své povinnosti v oblasti DPH: Zjistěte, zda je vaše firma povinna se v České republice registrovat k DPH. Pokud prodáváte zboží zákazníkům v jiných zemích EU, zjistěte, zda byste se měli zaregistrovat do systému OSS, nebo zda jsou vyžadovány další registrace k DPH.
• Zjistěte, které produkty podléhají DPH: Různé zboží a služby mohou podléhat odlišným sazbám DPH nebo osvobozením od DPH. Před prodejem svých produktů si proto ověřte platnou sazbu DPH.
• Zaregistrujte svou firmu: Pokud vám vznikne povinnost registrace k DPH, zaregistrujte se u příslušného finančního úřadu. Firmy prodávající zboží po celé EU se možná budou muset zaregistrovat také do systému OSS.
• Výběr DPH: Nastavte svou e-commerce platformu tak, aby při placení automaticky účtovala správnou sazbu DPH.
• Podávání daňových přiznání k DPH: Podávejte daňová přiznání k DPH a uhraďte veškerou splatnou DPH ve lhůtách stanovených českou finanční správou.

Pokud jste plátcem DPH, mohou se na vás vztahovat také další oznamovací povinnosti, zejména podávání kontrolního hlášení. V případě obchodování se zákazníky nebo podniky v jiných členských státech EU může vzniknout povinnost podávat také souhrnné hlášení nebo využívat režim OSS. 

Jak vypočítat DPH a zaúčtovat ji do účetnictví?

Chcete-li určit, kolik DPH máte vybírat a odvádět, nejprve musíte zjistit sazbu DPH platnou pro konkrétní produkt nebo službu.

Vzorec pro výpočet DPH je následující:

Prodejní cena × sazba DPH = částka DPH

Příklad: Prodejní cena produktu činí 1 000 Kč (bez DPH). Pokud je platná sazba DPH 21 %, částka DPH činí: 1 000 Kč × 0,21 = 210 Kč. Zákazník tedy zaplatí celkem 1 210 Kč.

V rámci účetní evidence je důležité správně zaúčtovat DPH, aby bylo zřejmé, jaká část vašeho zůstatku hotovosti představuje DPH vybranou jménem daňového úřadu a jaká část představuje příjmy z podnikání. Jedním z běžných způsobů účtování DPH je zaevidovat částku bez DPH na účet tržeb a částku DPH na účet splatné DPH.

Správa skladových zásob a účetnictví

Správa skladových zásob je klíčovou součástí vedení účetnictví, protože vaše zásoby jsou považovány za aktiva, která mají určitou hodnotu.

Pokud budete mít tuto oblast pod kontrolou, získáte přehled o tom, kolik zboží máte na skladě, kolik zboží potřebujete a jaké jsou aktuální trendy v prodeji. Také vám to umožní předvídat, kdy budete muset doplnit zásoby, objednat zboží a v případě potřeby upravit cenovou strategii.

Jak sledovat skladové zásoby v rámci účetnictví e-shopu?

Svůj inventář kontrolujte každý měsíc nebo každé čtvrtletí, abyste měli jistotu, že jsou údaje aktuální. To je obzvláště důležité, pokud zpracováváte vrácené zboží nebo skladujete zásoby na několika místech.

Vaše skladové zásoby budou v účetnictví e-shopu zaúčtovány na základě nákladů na prodané zboží (z angl. Cost of goods sold, COGS), které lze vypočítat pomocí různých metod hodnocení zásob.

Metoda „první dovnitř, první ven“

Metoda „první dovnitř, první ven“ (z angl. First in, First out, FIFO) vychází z předpokladu, že položky nakoupené nebo vyrobené jako první jsou také jako první prodány nebo spotřebovány. V tomto systému se nejstarší skladové položky zaúčtují jako prodané před těmi novějšími. Při výpočtu nákladů na prodané zboží se k určení ziskovosti použije cena nejstarších zásob.

Metoda FIFO patří k nejčastěji používaným metodám oceňování zásob a běžně ji uplatňují podniky v České republice i v celé Evropské unii.

Vážená průměrná cena

Metoda vážené průměrné ceny vypočítává průměrnou cenu veškerého zboží dostupného k prodeji a tuto průměrnou cenu pak aplikuje na všechny skladové položky. Tato metoda sjednocuje cenové výkyvy a běžně se používá v e-commerce.

Jak vypočítat náklady na prodané zboží a provést srovnání zásob?

Náklady na prodané zboží (COGS) vypočítáte tak, že sečtete pořizovací cenu počátečních zásob s nákupy uskutečněnými během konkrétního časového období. Od této částky poté odečtěte pořizovací cenu zásob zbývajících na konci období, čímž získáte COGS.

Vzorec pro výpočet COGS je následující:

(Počáteční zásoby + nákupy) − konečné zásoby = COGS

Je důležité si uvědomit, že náklady na prodané zboží se liší od provozních nákladů, což jsou výdaje, které přímo nesouvisí s výrobou nebo nákupem vašich produktů. Ačkoliv se oba náklady odečítají z tržeb vaší firmy, měly by být zaúčtovány odděleně.

Poplatky za zpracování plateb a účetnictví

Prodej zboží na internetu vyžaduje zpracování plateb prostřednictvím integrovaného poskytovatele platebních služeb nebo externí platební brány. Za každou zpracovanou platbu je obvykle účtován poplatek, který je třeba sledovat a zaúčtovat.

Poskytovatel platebních služeb, kterého využíváte, by měl vést záznamy o poplatcích účtovaných za každou transakci. Pokud využíváte několik poskytovatelů platebních služeb nebo přijímáte platby prostřednictvím různých prodejních kanálů, je důležité všechny poplatky sečíst, abyste mohli určit celkové náklady na zpracování plateb.

Poplatky za zpracování plateb jsou podle české daňové legislativy obecně považovány za daňově odečitatelné výdaje (za předpokladu, že vznikly za účelem podnikání).

Jak klasifikovat poplatky za zpracování plateb?

Většina e-shopů zaúčtovává poplatky za zpracování plateb jako provozní náklady přímo související s tržbami. Pokud tyto náklady evidujete samostatně, můžete přesněji sledovat svou ziskovost.

Jednoduchý vzorec pro výpočet hrubého zisku je následující:

Tržby − náklady na prodané zboží = hrubý zisk

Poplatky za zpracování plateb lze poté odečíst společně s ostatními provozními náklady, čímž se vypočítá provozní zisk.

Účetní výkazy a účetnictví

Účetní výkazy poskytují přehled o tržbách, nákladech, ziskovosti, aktivech, závazcích a vlastním kapitálu společnosti a jsou nedílnou součástí účetnictví e-shopu.

Účetní výkazy jsou důležité, protože vám pomáhají porozumět finančnímu zdraví vašeho podniku. Ukazují, kolik peněz vaše firma generuje, jak moc je zisková, jaká aktiva vlastní, jaké má závazky a kolik kapitálu je k dispozici pro budoucí růst.

Poskytují také cenné informace pro banky, investory a další zainteresované strany, které mohou chtít posoudit finanční výkonnost vašeho podniku v průběhu času.

Účetnictví e-shopu slouží k zaznamenávání a organizaci vašich finančních transakcí. Poskytuje přehled o vašich příjmech, výdajích, aktivech a závazcích, což vám umožňuje sestavovat spolehlivé finanční výkazy a činit informovaná podnikatelská rozhodnutí.

Informace shromážděné prostřednictvím účetnictví se používají k přípravě klíčových finančních výkazů, včetně výkazu zisku a ztráty, rozvahy a případně výkazu peněžních toků.

Výkaz zisku a ztráty shrnuje vaše tržby, náklady a výdaje za konkrétní účetní období, zatímco rozvaha poskytuje přehled o vašich aktivech, závazcích a vlastním kapitálu v konkrétním časovém okamžiku.

Časté chyby v účetnictví e-shopu

Když s účetnictvím e-shopu začínáte, může se vám zdát složité. Je třeba si zapamatovat spoustu informací a provádět složité výpočty. To často vede k opomenutím a chybám. Mezi nejčastější chyby, kterých se malé podniky dopouštějí, patří:

• Snaha dělat vše manuálně: Ruční zadávání dat může vést k duplicitním záznamům a nevyhnutelným lidským chybám. Je to časově náročné a neefektivní, zejména při růstu podniku.
• Nedodržování daňových předpisů: Daňové předpisy se v jednotlivých zemích liší a e-commerce podniky prodávající na mezinárodní úrovni musí zajistit, že dodržují pravidla týkající se DPH a další platné daňové povinnosti v zemích, kde působí.
• Vedení nepřesných stavů zásob: Jedna chyba při oceňování zásob může způsobit problémy v celé vaší účetní závěrce a ovlivnit rozvahu, výkaz zisku a ztráty i prognózu peněžních toků.
• Nesynchronizace transakcí s účetním softwarem: Pokud není vaše e-commerce platforma propojena s účetním softwarem, mohou některé transakce uniknout, což ztěžuje vedení přesných finančních záznamů.
• Nesprávné zacházení s DPH: DPH je jedním z nejsložitějších aspektů provozování e-commerce podniku. Nesprávné výpočty DPH nebo opožděné podání daňových přiznání mohou vést k pokutám a zbytečným administrativním nákladům.
• Neuspořádané záznamy: Pokud záznamy spravuje několik lidí, snadno v nich vznikne nepořádek. To může vést k duplicitním záznamům, chybějícím transakcím a chybám ve výkazech.
• Nedostatečná frekvence odsouhlasení účtů: Účetnictví málokdo považuje za oblíbenou činnost, ale odkládání odsouhlasení účtů výrazně ztěžuje identifikaci a následnou opravu chyb.

Jak se těmto chybám vyhnout a vést přesné účetní záznamy?

• Používejte specializovaný účetní software: Integrace účetního softwaru do vaší e-commerce platformy automatizuje velkou část účetního procesu, snižuje množství manuálních úkonů a zvyšuje přesnost.
• Spolupracujte s kvalifikovaným účetním: Pokud účetnictví není vaší specializací, zvažte spolupráci s účetním, který rozumí oblasti e-commerce a aktuálním daňovým předpisům.
• Pravidelně provádějte odsouhlasení: Udržujte své účetnictví vždy aktuální, provádějte odsouhlasení účtů každý měsíc nebo každé čtvrtletí.
• Porozumějte svým povinnostem v oblasti DPH: Dobrá znalost pravidel týkajících se DPH pomáhá zajistit soulad s předpisy a snižuje riziko sankcí.
• Používejte účtovou osnovu: Dobře strukturovaná účtová osnova vám pomůže s organizací účetních záznamů a poskytne lepší přehled o finančních záležitostech vašeho podniku.
• Dbejte při účetnictví na důslednost: Ať už používáte systém dvojitého účetnictví nebo daňovou evidenci, uplatňujte vždy stejné účetní metody.
• Nezapomínejte také na archivaci účetních dokladů: Faktury, účetní doklady i jejich elektronické verze je nutné uchovávat po dobu stanovenou českými právními předpisy. Správná archivace usnadňuje účetní a daňové kontroly i řešení případných reklamací nebo sporů. 

Nástroje pro účetnictví e-shopu

E-commerce podniky mají k dispozici mnoho účetních nástrojů, které jim pomohou efektivněji spravovat finance, a to bez ohledu na velikost firmy nebo úroveň zkušeností.

Nejlepší nástroje pro účetnictví e-shopu

Pokud hledáte způsob, jak si zjednodušit účetnictví e-shopu, zvažte následující nástroje:

POHODA

POHODA je jeden z nejpoužívanějších účetních programů mezi českými živnostníky a podniky. Nabízí komplexní funkce pro vedení účetnictví, daňové evidence, fakturaci, správu skladových zásob, vykazování DPH i zpracování mezd. Lze jej propojit s řadou českých e-commerce platforem. Software podporuje práci více uživatelů a je dostupný v několika variantách podle velikosti firmy. Součástí ekosystému je také mobilní aplikace mPohoda, která umožňuje vystavovat faktury a další doklady odkudkoliv a automaticky je synchronizovat s účetním systémem.

Money S3

Money S3 patří mezi nejrozšířenější účetní systémy v České republice a nabízí komplexní řešení pro vedení účetnictví, daňové evidence, fakturaci, správu skladových zásob, zpracování mezd i vykazování DPH. Systém pravidelně reaguje na změny české legislativy a umožňuje automatizaci řady firemních procesů, čímž podnikům šetří čas i náklady. Díky integraci s mnoha e-commerce platformami představuje vhodnou volbu pro internetové obchody, které hledají spolehlivé a flexibilní účetní řešení.

ABRA Flexi

ABRA Flexi je moderní účetní systém určený pro malé a střední firmy, který nabízí plnohodnotné rozhraní API pro snadnou integraci s e-commerce platformami, platebními bránami a dalšími firemními aplikacemi. Díky možnosti provozu v cloudu i na operačních systémech Windows, macOS a Linux je vhodnou volbou zejména pro technologicky orientované firmy a e-shopy, které chtějí automatizovat účetní procesy a efektivně propojit účetnictví s ostatními systémy.

iÚčto

iÚčto je moderní cloudový účetní systém, který umožňuje vést podvojné účetnictví, daňovou evidenci, fakturaci i agendu DPH. Nabízí funkce, jako je propojení s bankou, správa skladů, účetní a manažerské reporty nebo podpora režimu OSS, což ocení zejména e-shopy prodávající zboží do zahraničí. Díky provozu v cloudu nevyžaduje instalaci ani manuální aktualizace a je dostupný odkudkoliv. Tento účetní systém představuje cenově dostupné řešení pro živnostníky, společnosti i menší firmy. 

Účetnictví je klíčem k rozvoji malých podniků

Ať už si účetnictví vedete sami, anebo si najímáte kvalifikovaného účetního, je důležité porozumět finančnímu toku ve své firmě.

I když máte s účetnictvím jen omezené zkušenosti, díky přístupu k přesným finančním informacím budete moci přijímat informovaná rozhodnutí o budoucnosti své firmy.

Profesionální poradenství je sice cenné, vždy se ale ujistěte, že rozumíte klíčovým finančním ukazatelům.