Angebot schreiben: So erstellst du professionelle Angebote

Ein Angebot zu schreiben, ist oft der entscheidende Moment im Verkaufsprozess. Hier zeigt sich, wie professionell dein Unternehmen arbeitet und ob deine Kund:innen Vertrauen fassen. Ein unklar formuliertes oder unvollständiges Angebot kann selbst bei großem Interesse zum Absprung führen. Damit das nicht passiert, braucht es eine klare Struktur, verständliche Inhalte und die richtigen Pflichtangaben. In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie du ein Angebot schreibst, das transparent ist, rechtlich sauber bleibt und deinen Leistungsumfang überzeugend darstellt.

Warum es wichtig ist, ein Angebot zu schreiben

Ein Angebot zu schreiben, schafft Klarheit für beide Seiten. Es hält fest, welche Leistungen du erbringst, zu welchem Preis und unter welchen Bedingungen. So vermeidest du Missverständnisse und sorgst dafür, dass Erwartungen eindeutig geregelt sind. Gerade im geschäftlichen Alltag ist diese Transparenz entscheidend, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.

Darüber hinaus wirkt ein professionell erstelltes Angebot vertrauensbildend. Es zeigt, dass du strukturiert arbeitest und deine Leistungen klar kommunizieren kannst. Für Kund:innen ist das oft ein wichtiges Entscheidungskriterium, insbesondere wenn mehrere Anbieter:innen zur Auswahl stehen.

Nicht zuletzt hat ein Angebot auch rechtliche Bedeutung. Wird es angenommen, kann daraus ein verbindlicher Vertrag entstehen. Ein sauber formuliertes Angebot schützt dich deshalb vor späteren Unstimmigkeiten und bildet eine verlässliche Grundlage für die Zusammenarbeit.

Welche Angaben müssen unbedingt in ein Angebot?

Beim Angebotsschreiben gibt es bestimmte Angaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Fehlen diese Pflichtangaben, ist dein Angebot weder vollständig noch rechtssicher. Um auf der sicheren Seite zu sein, solltest du folgende Punkte immer berücksichtigen:

• Firmenanschrift: Dein Angebot sollte einen klaren Briefkopf enthalten. Dazu zählen Firmenname, vollständige Geschäftsadresse mit Postleitzahl und Ort. Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind zwar freiwillig, erleichtern deiner Kundschaft aber die Kontaktaufnahme und wirken professionell.
• Angebotsdatum: Das Datum zeigt, ab wann dein Angebot gilt. Gleichzeitig hilft es dir, den Überblick zu behalten und einzuschätzen, wann eine Nachfrage sinnvoll sein kann.
• Empfängerangaben: Nenne neben der Adresse auch den Namen der Ansprechperson. Das ist nicht nur vorgeschrieben, sondern sorgt auch für eine persönliche Ansprache und stärkt die Kundenbindung.
• Betreff: Der Begriff „Angebot“ sollte im Betreff klar erkennbar sein. So weiß dein Gegenüber sofort, worum es geht – sowohl im Dokument als auch in der E-Mail.
• Beschreibung der Leistung oder Ware: Dein Angebot muss eindeutig darstellen, welche Produkte oder Dienstleistungen du anbietest. Umfang, Menge und Art der Leistung sollten klar und verständlich formuliert sein.
• Preise und Kostenübersicht: Gib exakt an, welche Kosten anfallen und worauf sie sich beziehen, zum Beispiel auf Stückzahlen, Zeiträume oder Stundensätze. Zusatzkosten wie Fahrt-, Versand- oder Übernachtungskosten sollten separat aufgeführt werden. Am Ende gehören Netto- und Bruttobetrag sowie die Umsatzsteuer ins Angebot.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Sofern vorhanden, muss deine Umsatzsteuer-ID im Angebot stehen. Für Kleinunternehmer:innen gilt eine Ausnahme: Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Ein entsprechender Hinweis ist in diesem Fall Pflicht.
• Rabatte und Zuschläge: Sonderkonditionen wie Mengenrabatte oder Eilzuschläge solltest du transparent ausweisen, damit keine Unklarheiten entstehen.
• Lieferbedingungen: Halte fest, wann und wie geliefert wird. Dazu gehören Lieferzeit, Versandart, mögliche Versandkosten und gegebenenfalls Angaben zur Verpackung. Auch bei Dienstleistungen solltest du definieren, in welchem Format oder über welches System Ergebnisse bereitgestellt werden.
• Zahlungsbedingungen: Lege fest, welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden und bis wann die Zahlung erfolgen soll. Das schafft Planungssicherheit für beide Seiten.
• Gültigkeitsdauer: Jedes Angebot sollte ein Ablaufdatum enthalten. Ohne diese Angabe kann ein Angebot unter Umständen als unbefristet gelten und dich länger binden, als beabsichtigt.
• Hinweis auf AGB: Der Verweis auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen gehört zwingend in jedes Angebot und ist rechtlich relevant.

Je klarer und vollständiger diese Pflichtangaben formuliert sind, desto professioneller wirkt dein Angebot und desto geringer ist das Risiko für spätere Missverständnisse.

So strukturierst du dein Angebot

Damit dein Angebot als professionell wahrgenommen wird, sollte es klar gegliedert sein und alle relevanten Informationen enthalten. Eine saubere Struktur sorgt dafür, dass deine Kund:innen sich schnell orientieren können und auf einen Blick erkennen, was du anbietest und zu welchen Konditionen.

1. Briefkopf und Kontaktdaten

Zu Beginn deines Angebots stehen die vollständigen Kontaktdaten beider Parteien. Dazu gehören deine Firmenadresse sowie Name und Anschrift des Empfängers bzw. der Empfängerin. Ergänzende Angaben wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind zwar nicht verpflichtend, erleichtern aber die Kommunikation und wirken seriös.

2. Angebotsdatum und Angebotsnummer

Das Angebotsdatum zeigt, ab wann dein Angebot gilt. Eine eindeutige Angebotsnummer hilft dir dabei, Angebote intern zuzuordnen und später schnell wiederzufinden – besonders dann, wenn mehrere Angebote parallel im Umlauf sind.

3. Betreff

Ein klar formulierter Betreff macht sofort deutlich, worum es geht. Der Begriff „Angebot“ sollte immer enthalten sein, idealerweise ergänzt durch eine kurze Beschreibung der Leistung oder des Produkts.

4. Einleitung

Nach der Anrede folgt eine kurze Einleitung. Hier nimmst du Bezug auf die Anfrage oder das vorangegangene Gespräch und leitest zum eigentlichen Angebot über. Das schafft einen persönlichen Bezug und ordnet den Kontext ein.

5. Leistungsbeschreibung

In diesem Abschnitt beschreibst du genau, welche Ware oder Dienstleistung du anbietest. Umfang, Menge, Zeitraum und besondere Leistungen sollten klar benannt werden. Je präziser die Beschreibung, desto geringer ist das Risiko für Missverständnisse.

6. Preise und Zusatzkosten

Alle Preise sollten transparent und nachvollziehbar dargestellt werden. Dazu zählen Einzelpreise, eventuelle Zusatzkosten sowie die Angabe von Netto- und Bruttobeträgen inklusive Mehrwertsteuer. Auch optionale Leistungen sollten klar gekennzeichnet sein.

7. Zahlungs- und Lieferbedingungen

Lege fest, wann und wie bezahlt werden soll und innerhalb welcher Frist du lieferst. Klare Zahlungs- und Lieferbedingungen sorgen für Planungssicherheit und vermeiden spätere Unklarheiten.

8. Gültigkeit des Angebots

Jedes Angebot sollte eine feste Gültigkeitsdauer enthalten. Ohne diese Angabe kann dein Angebot unter Umständen länger bindend sein als gewünscht. Eine klare Frist schützt dich vor unerwarteten Verpflichtungen.

9. Hinweis auf AGB

Am Ende des Angebots sollte ein Verweis auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen. Dieser Hinweis ist wichtig für die rechtliche Absicherung und gehört zu einem vollständigen Angebot dazu.

Tipps für eine bessere Angebotserstellung

Auch wenn dein Angebot alle Pflichtangaben enthält, heißt das noch nicht automatisch, dass es angenommen wird. Neben formalen Kriterien spielen Präsentation, Tonalität und Relevanz für die Kundschaft eine wichtige Rolle. Mit den folgenden Tipps hebst du dich von anderen Anbieter:innen ab und erhöhst die Wahrscheinlichkeit, dass dein Angebot überzeugt.

• Schnell reagieren: Eine zeitnahe Rückmeldung signalisiert Zuverlässigkeit und Interesse. Wer lange auf ein Angebot warten muss, entscheidet sich oft für eine andere Lösung.
• Angemessener Ton: Ein freundlicher, respektvoller Umgang hinterlässt einen positiven Eindruck. Ob eine kurze persönliche Einleitung sinnvoll ist, hängt von Branche und Ansprechperson ab. Manche Kund:innen schätzen es, andere bevorzugen eine sehr sachliche Kommunikation.
• Übersichtliche Struktur: Ein klar gegliedertes Angebot lässt sich leichter erfassen. Produktgruppen, Zwischensummen oder stichpunktartige Auflistungen helfen dabei, auch umfangreiche Inhalte verständlich darzustellen.
• Gute Lesbarkeit: Eine gut gewählte Schriftart und ausreichende Schriftgröße erleichtern das Lesen. Ziel ist nicht ein auffälliges Design, sondern eine klare und angenehme Darstellung der Inhalte.
• Persönliche Ansprache: Die direkte Ansprache schafft Verbindlichkeit und zeigt, dass du dich konkret mit der Anfrage auseinandergesetzt hast. Ob du siezt oder duzt, sollte sich am bisherigen Kontakt und an branchenüblichen Gepflogenheiten orientieren.
• Flexibel bleiben: Kund:innen schätzen es, wenn Anbieter:innen auf individuelle Anforderungen eingehen. Das kann sich auf Reaktionszeiten, Abläufe oder auch auf inhaltliche Anpassungen im Angebot beziehen.
• Verständlich formulieren: Vermeide Fachbegriffe, Abkürzungen oder interne Bezeichnungen. Eine klare, aktive Sprache reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass dein Angebot schneller erfasst wird.
• Kundennutzen betonen: Gehe gezielt auf die Bedürfnisse deiner Kundschaft ein. Hebe hervor, was für sie besonders relevant ist, etwa Schnelligkeit, Lieferart oder besondere Leistungen. Wenn ein Wunsch nicht umsetzbar ist, kann eine passende Alternative hilfreich sein.
• Als PDF versenden: Angebote sollten in einem festen Format verschickt werden, damit Inhalte und Layout unverändert bleiben. Ein PDF wirkt professionell und verhindert ungewollte Änderungen.
• Nachfassen einplanen: Ein Angebot ist kein abgeschlossener Vorgang. Ein kurzer Kontakt einige Tage nach dem Versand kann helfen, offene Fragen zu klären und besser zu verstehen, ob Anpassungen nötig sind.

Geeignete Formulierungen für dein Angebot

Klare und verständliche Formulierungen helfen dabei, dein Angebot eindeutig zu machen und Missverständnisse zu vermeiden. Gleichzeitig unterstreichen sie deine Professionalität, sorgen für Verbindlichkeit und tragen zu einer vertrauensvollen Kundenbeziehung bei. Die folgenden Beispiele zeigen, wie typische Bestandteile eines Angebots präzise und nachvollziehbar formuliert werden können:

Einleitung:

• „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot.“

• „Bezugnehmend auf unser Gespräch senden wir Ihnen hiermit unser Angebot.“

Leistungsbeschreibung:

• „Das Angebot umfasst die Erstellung eines Onlineshops inklusive Produktanlage und Zahlungsintegration.“

• „Im Leistungsumfang enthalten sind folgende Leistungen: …“

Preisangaben:

• „Der Preis für die oben genannten Leistungen beträgt insgesamt 2.500 Euro netto zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer.“

• „Der Stundensatz liegt bei 90 Euro netto. Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand.“

Zusatzkosten:

• „Zusätzliche Leistungen, die nicht im Leistungsumfang enthalten sind, werden separat berechnet.“

• „Reise- und Versandkosten sind nicht im Angebot enthalten und werden gesondert ausgewiesen.“

Zahlungsbedingungen:

• „Die Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug fällig.“

• „Die Abrechnung erfolgt nach Abschluss der Leistung.“

Liefer- oder Leistungszeitraum:

• „Die Umsetzung erfolgt innerhalb von vier Wochen nach Auftragserteilung.“

• „Der Leistungsbeginn ist für den 1. Oktober vorgesehen.“

Gültigkeit des Angebots:

• „Dieses Angebot ist gültig bis einschließlich 31. Oktober.“

• „Das Gültigkeitsdatum definiert den Zeitraum, in dem die genannten Konditionen verbindlich gelten.“

Abschlussformulierung:

• „Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“

• „Wir bedanken uns für Ihr Interesse an unseren Leistungen und freuen uns auf eine mögliche Zusammenarbeit.“

Solche standardisierten Formulierungen schaffen Klarheit, stärken die Kundenbeziehung und lassen sich flexibel an unterschiedliche Branchen, Leistungen und Kund:innen anpassen.

Fazit: Die wichtigsten Punkte zusammengefasst

Ein professionelles Angebot schafft Transparenz, Vertrauen und eine klare Grundlage für die Zusammenarbeit. Damit dein Angebot überzeugt, solltest du folgende Punkte beachten:

• vollständige Absender- und Empfängerangaben inklusive Kontaktdaten
• Angebotsdatum und eindeutige Angebotsnummer
• klarer Betreff mit Bezug auf die angebotene Leistung
• präzise und verständliche Leistungsbeschreibung
• transparente Preise mit Netto- und Bruttobeträgen sowie Zusatzkosten
• eindeutig definierte Zahlungs- und Lieferbedingungen
• feste Gültigkeitsdauer des Angebots
• Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
• übersichtliche Struktur und gute Lesbarkeit
• sachliche, verständliche Formulierungen mit persönlicher Ansprache

Wenn du diese Aspekte berücksichtigst, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass dein Angebot angenommen wird, und reduzierst gleichzeitig das Risiko von Rückfragen oder Missverständnissen.