Ein schneller und effektiver Versand ist entscheidend für deinen E-Commerce-Shop. Eine einfache Möglichkeit, den Verpackungsprozess zu verbessern und deinen Kundenservice zu optimieren, besteht darin, jedem Auftrag einen Lieferschein beizufügen.
Ein Lieferschein lässt sich in wenigen Minuten erstellen und spart dir Zeit und Aufwand, da deine Produkte korrekt geliefert werden. Erfahre in diesem Beitrag mehr darüber, wann du einen Lieferschein beilegen solltest, und lade dir die kostenlosen Vorlagen für Lieferscheine von Shopify herunter. So kannst du direkt loslegen.
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein ist ein Dokument, das Details zu den in deinem Paket enthaltenen Artikeln enthält. Lieferscheine sind sowohl für die Verkäufer:innen als auch für Kund:innen nützlich. Ein Lieferschein hilft den Kund:innen, die in einer Bestellung enthaltenen Artikel schnell zu identifizieren, und optimiert den Versandprozess für die Verkäufer:innen.
Ein Lieferschein erfüllt zwei wichtige Aufgaben. Zum einen dient er als Checkliste für die Person, die die Bestellung verpackt. So lässt sich überprüfen, ob alle bestellten Produkte tatsächlich im Paket enthalten sind. Nach der Lieferung können die Kund:innen den Lieferschein verwenden, um fehlende Artikel zu überprüfen und ihn bei Rücksendungen oder Umtausch zur Unterstützung zu verwenden.
Was ist ein digitaler Lieferschein?
Einige Unternehmen entscheiden sich für einen digitalen Lieferschein, um Papierabfall zu reduzieren. Ein digitaler Lieferschein enthält dieselben Informationen wie ein gedruckter Lieferschein, wird jedoch per E-Mail oder Link versendet.
Laut Britt Martin, Verantwortliche für strategische Partnerschaften beim nachhaltigen Verpackungsunternehmen Arka, reduziert ein digitaler Lieferschein „nicht nur Abfall, sondern erleichtert Kund:innen auch den Zugriff auf die Verwaltung ihrer Bestellunterlagen.“ Der Versand eines digitalen Lieferscheins stellt sicher, dass du einen leicht nachvollziehbaren Überblick über alle versendeten Bestellungen und deren Inhalte hast.
Was ist der Unterschied zwischen einem Lieferschein und einem Versandlabel?
Obwohl beide dazu beitragen, Versandprozesse, wie die Versanddauer, zu optimieren, gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen Lieferscheinen und Versandlabels.
Ein Lieferschein befindet sich im Inneren eines Pakets, während das Versandlabel außen angebracht wird. Während Lieferscheine sowohl Verkäufer:innen als auch Kund:innen helfen, sind Versandlabels hauptsächlich für die Versanddienstleister:innen von Vorteil, die sie verwenden, um Pakete von einem Ort zum anderen zu transportieren.
Einige Informationen auf einem Lieferschein sind dieselben wie die, die du auf einem Versandlabel findest, wie z. B. die Versand- und Lieferadressen. Lieferscheine enthalten jedoch auch Informationen über den Inhalt des Pakets, die du normalerweise nicht auf einem Versandlabel findest.
Versandlabels haben zudem in der Regel einen Barcode, der es den Versanddienstleister:innen ermöglicht, schnell Informationen über das Paket abzurufen.
Ist ein Lieferschein ein Beleg?
Ein Lieferschein unterscheidet sich von einem Beleg, enthält jedoch einige ähnliche Informationen. Ein Beleg ist ein rechtliches Dokument, das bestätigt, dass Kund;innen Waren oder Dienstleistungen im Austausch gegen eine Zahlung erhalten haben.
Ein Lieferschein bestätigt nicht, dass Kund:innen ihre Pakete erhalten haben, da die Verkäufer:innen den Lieferschein vor dem Versand erstellen.
Wer sendet einen Lieferschein?
E-Commerce-Unternehmen, die physische Waren verkaufen, versenden häufig Lieferscheine als Teil ihres Fulfillment-Prozesses. Unternehmen mit hohen Rücksendequoten – wie E-Commerce-Modehändler:innen – und solche, die Großhandelsbestellungen bearbeiten, sind eher geneigt, Lieferscheine zu versenden.
Unternehmen, die Waren aus mehreren Lagern verkaufen oder mehrere Parteien in ihr Order Fulfillment einbeziehen, nutzen eher Lieferscheine als Unternehmen, die alles intern abwickeln. Dennoch kann jedes E-Commerce-Unternehmen von der Verwendung von Lieferscheinen für Versand und Fulfillment profitieren.
Nicht alle Pakete benötigen einen Lieferschein. Du solltest einen Lieferschein nur verwenden, wenn er den Versand- und Rückgabeprozess für dich und deine Kund:innen erleichtert. Es gibt einige Situationen, in denen ein Lieferschein besonders hilfreich ist, z. B. wenn mehrere Artikel innerhalb einer Bestellung separat versendet werden.
Vorteile der Verwendung eines Lieferscheins
- Verpackungsfehler reduzieren
- Rücksendungen optimieren
- Kundenservice verbessern
- Sichere Lieferung gewährleisten
Wenn die meisten Pakete keinen Lieferschein benötigen, stellt sich die Frage, warum du überhaupt einen verwenden solltest. Dafür gibt es einige klare Vorteile:
Verpackungsfehler reduzieren
Der Hauptgrund, warum E-Commerce-Unternehmen Lieferscheine verwenden, liegt in der Reduzierung von Verpackungs- und Versandfehlern. Ein gedruckter Lieferschein dient als Checkliste beim Verpacken einer Bestellung und kann besonders hilfreich sein für Bestellungen, die Artikel aus verschiedenen Lagern enthalten oder mit Hilfe mehrerer separater Sendungen verschickt werden. Wenn du mehrere Bestellungen gleichzeitig verpackst, hilft dir ein Lieferschein dabei, Pakete einfacher den passenden Versandlabels zuzuordnen, da darauf die Adresse der Kund:innen vermerkt ist.
Rücksendungen optimieren
Lieferscheine erleichtern Rücksendungen, Ersatzlieferungen und Umtausch, da die Kund:innen alle Informationen haben, die sie benötigen – einschließlich SKU oder Artikelnummern –, um eine Rücksendung einzuleiten. Natürlich können sie ihre Bestellbestätigung überprüfen, aber gedruckte Lieferscheine erleichtern es den Kund:innen, insbesondere wenn sie viele Pakete erhalten oder die E-Mail mit der Bestellbestätigung versehentlich gelöscht haben.
Kundenservice verbessern
Ein Lieferschein ist ein zusätzlicher Service, den du deinen Kund:innen anbieten kannst, damit sie schnell und einfach überprüfen können, ob sie ihre komplette Bestellung erhalten haben. Zudem ergibt sich die gute Gelegenheit, deiner Bestellung etwas Besonderes hinzuzufügen, wie z. B. ein individuelles Branding oder eine kurze handgeschriebene Dankesnotiz.
„Selbst die kleinsten Elemente wie Lieferscheine bieten die Möglichkeit, deine Markenidentität zu stärken“, sagt Britt.
Sichere Lieferung gewährleisten
Ein Lieferschein kann hilfreich sein, wenn ein Versandlabel beschädigt wird. Können Zusteller:innen das Label nicht mehr lesen, können sie das Paket öffnen, um die Adresse der Kund:innen, die Rücksendeadresse und die Kontaktdaten beider Parteien einzusehen.
Welche Angaben ein Lieferschein enthalten sollte
Jeder Lieferschein sollte Folgendes enthalten:
- Die Bestellnummer und das Bestelldatum
- Eine detaillierte Liste aller bestellten Artikel, einschließlich der Menge, SKU-Nummer, UPC-Nummer und/oder Produktnummer
- Kontaktdaten der Kund:innen, einschließlich: Name, Versandadresse, Rechnungsadresse und Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse
- Kontaktdaten der Verkäufer:innen, einschließlich: Firmenname, Rücksendeadresse, Website, Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse
- Versanddienstleister:innen und Versandmethode
Je nach Bestellung möchtest du möglicherweise auch Folgendes hinzufügen:
- Eine kurze Produktbeschreibung für jeden Artikel
- Den Standort jedes Artikels in deinem Lager
- Das Gewicht und das Volumen jedes Pakets sowie das Gesamtgewicht der Sendung
- Die Anzahl der Pakete oder Paletten in der Bestellung
- Anweisungen zur Rücksendung von Produkten und was zu tun ist, wenn es ein Problem mit der Bestellung gibt
- Wünsche der Kund:innen, wie z. B. Anfragen zu Geschenkverpackungen oder reduziertem Verpackungsmaterial
Wie erstelle ich meinen eigenen Lieferschein?
Wenn du Shopify verwendest, kannst du Lieferscheine über die Bestellseite deines Shopify-Admin erstellen. Falls nicht, ist das kein Problem. Einen eigenen Lieferschein zu erstellen ist ganz einfach. Und so geht’s:
1. Wähle deine Vorlage
Der einfachste Weg, einen Lieferschein zu erstellen, ist eine kostenlose Lieferscheinvorlage mit allen wichtigen Feldern. Lade die untenstehenden Lieferscheinvorlage herunter, damit du nicht bei null anfangen musst. Die Vorlage enthält eine Anleitung zur Verwendung und lässt sich an die Anforderungen deines Unternehmens anpassen.
2. Passe deine Vorlage an
Passe deine Vorlage an, indem du dein Logo, deine Markenfarben, deinen Firmennamen und andere Informationen hinzufügst, die für alle Bestellungen gleich bleiben, wie z. B. deine Rücksendeadresse oder eine Dankesnotiz. Somit hast du eine benutzerdefinierte Vorlage, die du für die Erstellung deiner Lieferscheine für alle zukünftigen Bestellungen verwenden kannst.
3. Fülle die Vorlage aus
Sobald deine angepasste Lieferscheinvorlage fertig ist, kannst du für jede Bestellung ganz einfach die wichtigsten Details eintragen, darunter die Bestellnummer, die Versandadresse und die enthaltenen Artikel.
4. Drucke deinen Lieferschein aus
Verwende den gedruckten Lieferschein als Checkliste beim Verpacken der Bestellung und füge ihn dann dem Paket für die Referenz der Kund:innen bei.
Lieferschein – Häufig gestellte Fragen
Warum benötigst du einen Lieferschein?
Ein Lieferschein ermöglicht es dir, den Überblick über alles zu behalten, was du innerhalb einer Bestellung verpackst und stellt sicher, dass du die Bestellung an den richtigen Ort sendest. Ein Lieferschein bietet deinen Kund:innen auch eine nützliche Referenz.
Was ist der Unterschied zwischen einem Lieferschein und einer Bestellung?
Eine Bestellung kann einem Lieferschein ähneln, trotzdem handelt es sich um zwei unterschiedliche Dokumente. Eine Bestellung ist ein rechtliches Dokument, ein Lieferschein hingegen nicht. Außerdem werden Lieferscheine von Verkäufer:innen erstellt, während Bestellungen von Käufer:innen erstellt werden. Eine Bestellung enthält zudem Angaben zur Zahlungsmethode, während ein Lieferschein diese nicht auflistet.
Welche Informationen sind auf einem Lieferschein zu finden?
Ein Lieferschein benötigt mindestens eine Liste aller Artikel in der Bestellung inklusive der Mengen. So stellst du sicher, dass die richtigen Produkte im Paket landen. Außerdem muss die Versandadresse der Kund:innen aufgeführt sein. Damit kannst du das Paket mit dem Versandlabel abgleichen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Lieferschein und einer Rechnung?
Rechnungen gehen an die Person oder das Unternehmen, das für den Kauf bezahlt hat. Lieferscheine werden an die Versandadresse geschickt. Manchmal ist das dieselbe Adresse. Rechnungen werden typischerweise vor Zahlungseingang versendet, sowohl um die Zahlung anzufordern als auch für die Buchhaltung von Käufer:innen und Verkäufer:innen. Rechnungen kommen besonders häufig im Großhandel oder bei Dienstleistungen vor. Lieferscheine werden im Großhandel ebenso wie bei Direktlieferungen verwendet.
Benötigst du einen Lieferschein für internationale Sendungen?
Für internationale Sendungen musst du ein Zollformular ausfüllen, das auch als Handelsrechnung bekannt ist. Das Zollformular enthält viele der gleichen Informationen wie der Lieferschein, weshalb es sinnvoll ist, beide gleichzeitig zu erstellen. Der Unterschied zwischen einem Zollformular und einem Lieferschein besteht darin, dass das Zollformular außen am Paket angebracht wird und einen harmonisierten Systemcode enthält.
