B2B-verkkokaupan työnkulut: Hyödyllinen työkalu jokaiselle työntekijälle

Forresterin tutkimuksen mukaan yli kolmasosa ostajista raportoi, että heidän kohtaamansa B2B-ostoprosessit eivät vastaa heidän odotuksiaan. Odotukset vain kasvavat: 62 % ostajista odottaa enemmän personointia ja 45 % odottaa kehittyneempiä digitaalisia kokemuksia.

Suuryritysten johtajat tietävät tämän jo, mutta todellinen haaste on muutoksen toteuttamisessa. Ongelma on sellaisen B2B-verkkokaupan työnkulun rakentamisessa, joka todella skaalautuu käsittelemään kaikkea suuryritysten myyntisyklien monimutkaisuutta.

Monilla suuryrityksillä on pirstoutuneita työnkulkuja, jotka yhdistävät vain osa prosessista. Todella tehokas työnkulku, erityisesti kun automaatio otetaan käyttöön, yhdistää asiakaskokemukset, tilausten käsittelyn, varastonhallinnan ja taustatoiminnot yhdeksi yhtenäiseksi alustaksi. Samalla näiden työnkulkujen on keskityttävä automaatioon tehokkuuden lisäämiseksi, mutta oltava riittävän joustavia monimutkaisiin, räätälöityihin myynteihin.

Tämä edustaa yhtenäistä kaupankäyntiä, jota suuryritykset tarvitsevat: automaatiota siellä, missä sitä tarvitaan, joustavuutta siellä, missä sillä on merkitystä ja mitattavaa sijoitetun pääoman tuottoa (ROI) johtajille.

Mikä on B2B-verkkokaupan työnkulku?

B2B-verkkokaupan työnkulku on sarja vaiheita ja prosesseja, jotka tukevat B2B-transaktioita alusta loppuun.

Työnkulku on määritelty tehtäväsarja, joka on suoritettava liiketoimintatuloksen saavuttamiseksi – ohjeistus, jota organisaatiot seuraavat edetäkseen vaiheesta A vaiheeseen Z. Työnkulun automaatio tarkoittaa sitä, että organisaatiot käyttävät ohjelmistoja näiden tehtävien suorittamiseen minimaalisella ihmisen väliintulolla.

B2B-verkkokauppaympäristössä nämä työnkulut kattavat useita tiimejä ja järjestelmiä, yhdistäen asiakaskohtaisen kokemuksen taustatoimintoihin. Hyvin suunniteltu B2B-työnkulku toimii seuraavasti: yksi vaihe käynnistää seuraavan, ja data virtaa saumattomasti järjestelmien välillä. Kun automaatio ohjaa näitä siirtymiä, yritykset voivat toimia nopeasti, tarkasti ja skaalautuvasti.

Oikein toteutettuna yhdistetyt työnkulut luovat näkyvyyttä, mitä suuryritykset tarvitsevat kasvaakseen.

Työnkulun automaation ymmärtäminen B2B-verkkokaupassa

B2B-verkkokaupassa työnkulun automaatio on vielä tärkeämpää kuin B2C-verkkokaupassa. B2B:ssä mukana olevien prosessien määrä ja monimutkaisuus on yleensä merkittävämpää, ja virheiden riski voi olla suurempi.

Automaatio korvaa manuaaliset tehtävät ohjelmistopohjaisilla prosesseilla, jotka suorittavat tehtävät nopeammin ja tarkemmin. Sen sijaan, että myyntiedustaja kirjoittaisi tilaukset toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) tai lähettäisi asiakkaille manuaalisesti sähköpostia tilauksen tilasta, automatisoitu työnkulku käsittelee nämä prosessit välittömästi taustalla.

Tuloksena saat alhaisemmat kustannukset, vähemmän virheitä ja enemmän aikaa arvokkaammille toiminnoille, kuten asiakassuhteiden hoitamiselle tai strategisten projektien käsittelylle. Nämä ovat toimintoja, jotka ovat erityisen kriittisiä B2B-kaupankäynnissä.

B2B-verkkokaupan työnkulkujen keskeiset komponentit

B2B-verkkokaupan työnkulut sisältävät useita komponentteja, jotka heijastavat B2B-ostoprosessin vaiheita. Keskeisiä komponentteja ovat:

• Tilinhallinta ja perehdyttäminen: yritysasiakastilien hallinta, mukaan lukien uuden tilin rekisteröityminen, hyväksyntä ja asiakaskohtaisten parametrien asettaminen, kuten hinnoittelutasot ja maksuehdot.
• Hinnoittelu ja tuoteluettelon konfigurointi: monimutkaisten hinnoittelusääntöjen ja tuoteluettelon variaatioiden käsittely eri asiakkaille, kuten räätälöidyt hinnastot, määräalennukset ja sopimushinnoittelu, mikä on ainutlaatuinen kullekin asiakkaalle tai segmentille.
• Tilausten käsittely ja toimitus: tilauksen käsittely, varaston kohdentaminen ja sen toimittaminen. Tämä komponentti integroi verkkokauppatilaukset varastonhallintaan ja varasto- tai toimitussysteemeihin.
• Maksu ja laskutus: laskujen luominen tilauksen lähetyksen yhteydessä, niiden lähettäminen asiakkaille, maksujen kirjaaminen ja integrointi kirjanpitojärjestelmiin myyntisaamisten seurantaa varten.
• Palautus- ja palvelutyönkulut: palautusten, vaihtojen tai muiden myynnin jälkeisten prosessien hallinta, mukaan lukien mahdolliset räätälöidyt palautussäännöt sopimuksen tai asiakkaan mukaan.
• Järjestelmäintegraatiot ja tietojen synkronointi: kaikkien edellä mainittujen perustana tämä yhdistää verkkokauppa-alustan muihin yrityksen järjestelmiin synkronoiden asiakastiedot asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM), varastotiedot ERP-järjestelmään ja taloudelliset tiedot kirjanpitojärjestelmiin.

Jokainen komponentti yhdistää dataa ja toimintoja järjestelmien välillä. Jos yksi osa työnkulusta on heikko, koko ketju kärsii.

Ero B2C- ja B2B-työnkulkujen välillä

B2B-työnkulut ovat yleensä paljon monimutkaisempia kuin B2C-työnkulut, mikä johtaa useisiin eroihin, kun syvennytään yksityiskohtiin. Keskeisiä eroja ovat:

• Useita päätöksentekijöitä: B2C:ssä ostaja on yksittäinen kuluttaja, joka tekee välittömän ostopäätöksen. B2B:ssä jokainen ostaja toimii yrityksen puolesta ja hänen on usein neuvoteltava tai saatava hyväksyntä muilta.
• Räätälöity hinnoittelu ja ehdot: B2C-hinnoittelu on tyypillisesti yksi kaikille sopiva. B2B-hinnoittelu on neuvoteltua ja asiakaskohtaista. B2B-työnkulkujen on käsiteltävä erilaisia hinnastoja, määräalennuksia tai sopimushintoja eri asiakkaille.
• Pidemmät myyntisyklit: B2C-ostokset ovat yleensä yksinkertaisia. B2B:ssä prosessi alkaa tyypillisesti tarjouspyynnöstä tai hankintaehdotuksesta (RFP), sisältää neuvottelun ja huipentuu ostotilaukseen. B2B-työnkulkujen on mukauduttava tähän tarjouksesta kassaan -sykliin.
• Monimutkaisemmat tilaukset: B2B-tilaukset sisältävät usein bulkkimääriä, useita tuotenumeroita tai jopa konfiguroituja tuotteita, ja ne voidaan toimittaa useisiin sijainteihin.
• Tilinhallinta ja tuki: B2C-ostaja luo tyypillisesti perustilin henkilökohtaisilla tiedoilla. B2B-asiakastili on monimutkaisempi – se voi edustaa koko yritystä, jossa on useita käyttäjiä, joilla kullakin on erilliset roolit ja käyttöoikeudet.

Nämä erot ohjaavat hyväksyntä-, hinnoittelu- ja tarjouksesta kassaan -työnkulkuja, joita automatisoidaan seuraavaksi.

Olennaiset B2B-verkkokaupan työnkulut nykyaikaisille yrityksille

Kaikkia prosesseja ei pidä automatisoida heti. Aloitetaan työnkuluista, jotka vaikuttavat suoraan liikevaihtoon ja asiakaskokemukseen: perehdyttäminen, tarjouksesta kassaan, toimitus, palautukset ja laskutus. Kun nämä työnkulut on optimoitu ja automatisoitu, ne muuttavat monimutkaiset toiminnot yhdistetyiksi, tehokkaiksi järjestelmiksi. Seuraavat osiot hahmottelevat työnkulun automaation esimerkkejä, jotka osoittavat, miten nykyaikaiset B2B-yritykset tehostavat toimintoja, vähentävät virheitä ja tarjoavat parempia ostokokemuksia.

Asiakkaiden perehdyttämis- ja tilinhallintatyönkulut

Asiakkaiden perehdyttäminen on portti B2B-verkkokauppakanavalle. Toisin kuin yksinkertainen rekisteröityminen B2C:ssä, B2B-asiakkaan perehdyttäminen sisältää usein yritystietojen keräämisen, valtuustietojen vahvistamisen ja hyväksyntöjen saamisen ennen kuin asiakas voi tehdä transaktioita sivustolla.

Vahva perehdyttämisen työnkulku vahvistaa yritysasiakkaat nopeasti, antaa heille pääsyn oikeaan hinnoitteluun ja maksuehtoihin sekä ylläpitää valvontaa ja vaatimustenmukaisuutta koko prosessin ajan.

Manuaalinen perehdyttäminen ei skaalaudu ja johtaa usein viiveisiin tai menetettyihin prospekteihin. Näiden vaiheiden automatisointi nopeuttaa prosessia ja vapauttaa tiimin keskittymään henkilökohtaisiin tehtäviin.

Esimerkiksi Shopify Forms, joka sisältyy Shopify Plusiin, on työkalu, jolla yritykset voivat lisätä tilipyyntölomakkeen. Tämä mahdollistaa hyväksyttyjen asiakkaiden aloittaa ostamisen välittömästi.

Sama idea pätee jatkuvaan tilinhallintaan eli tilitietojen päivittämiseen, uusien käyttäjien lisäämiseen yritystilille tai asiakkaan hinnoittelutason muuttamiseen. Automaatiot voivat:

• Hyväksyä automaattisesti pätevät tilit ja määrittää hinnastot tai ehdot
• Ilmoittaa asiakasvastaavalle, jos avainasiakas ei ole tilannut 90 päivään
• Päivittää automaattisesti asiakkaan tason, kun hänen vuotuinen kulutuksensa ylittää kynnysarvon

Perehdyttämisen ja tilinhallinnan automatisointi vapauttaa tiimin keskittymään arvokkaisiin suhteisiin toistuvien hallinnollisten tehtävien sijaan.

Tarjouksesta kassaan -työnkulut

Tarjouksesta kassaan viittaa päästä päähän -prosessiin asiakkaan tarjouspyynnöstä myyjän maksun vastaanottamiseen tilauksesta. Tämä on kiistatta B2B-verkkokaupan ydintyönkulku, koska se kattaa koko (usein pitkän) myyntisyklin. Ensisijaiset vaiheet sisältävät:

• Tarjous: B2B:ssä asiakkaat tarvitsevat usein virallisen tarjouksen (erityisesti suurille tai räätälöidyille tilauksille) ennen sitoutumista. Työnkulun automaation avulla, kun ostaja napsauttaa "Pyydä tarjous", järjestelmä luo välittömästi tarjousluonnoksen ennalta määriteltyjen sääntöjen ja asiakkaan hinnoittelusopimusten perusteella.
• Tilauksen muuntaminen: kun asiakas hyväksyy tarjouksen, työnkulku muuntaa sen automaattisesti tilaukseksi järjestelmässä.
• Toimitus: tilaus toimitetaan normaalin prosessin kautta (kuten keräily, pakkaus ja lähetys), ja järjestelmä käynnistää työnkulun seuraavan vaiheen.
• Laskutus: lähetyksen jälkeen asiakkaalle on ehkä lähetettävä lasku, erityisesti jos hänellä on maksuehdot. Tarjouksesta kassaan -työnkulku voi luoda laskun automaattisesti ja lähettää sen sähköpostitse asiakkaan ostoreskontraan yhteyshenkilölle.
• Maksun kerääminen: lopuksi, kun maksu vastaanotetaan, työnkulku kirjaa ja täsmäyttää sen automaattisesti.

Varasto- ja toimitustyönkulut

Kun tilaus on tehty, keskitytään tuotteen toimittamiseen. Varasto- ja toimitustyönkulut varmistavat, että oikeat tuotteet ovat saatavilla, kerätään, pakataan ja lähetetään asiakkaalle mahdollisimman tehokkaasti.

B2B-ympäristössä nämä työnkulut voivat olla monimutkaisia suurten tilauskokojen, useiden varastosijaintien tai erityisten toimitusvaatimusten vuoksi. Automaatio ja integraatio ovat ratkaisevia. Verkkokauppa-alustan, varastonhallintajärjestelmän ja toimitustoimintojen on toimittava synkronoidusti.

Tehokkaat työnkulut automatisoivat keskeiset vaiheet, kuten reaaliaikaiset varastovaraukset, automaattisen varastokohdennuksen ja toimitussäännöt, varmistaen että jokainen tilaus etenee tehokkaasti tilauksesta toimitukseen.

The Bike and Outdoor Company osoittaa, miten yhdistetyt työnkulut luovat yhtenäisen kaupankäynnin kokemuksen. 49 vähittäismyymälän ja laajan verkkokauppaluettelon avulla brändi integroi kaikki vähittäismyyntisijaintinsa verkkokauppaan ja synkronoi monimutkaiset tuote- ja varastotiedot Shopifyssa.

Yritys vähensi kuukausittaisia kustannuksia 60 % ja paransi dramaattisesti sisäisiä prosesseja.

Yhtenäiset varastotyönkulut vähentävät ylimyyntiä, parantavat tarkkuutta ja luovat johdonmukaisen kokemuksen asiakkaille verkossa ja myymälässä.

Palautus- ja vaihtotyönkulut

B2B-palautukset voivat olla monimutkaisempia kuin B2C-palautukset neuvotellun ehtojen tai tuotteiden erikoistumisen vuoksi. Monilla B2B-myyjillä on räätälöityjä palautuskäytäntöjä asiakkaan tai tuotekategorian mukaan, joten automatisoitu palautustyönkulku auttaa hallitsemaan näitä tapauksia järjestelmällisesti varmistaen, että palautukset eivät muutu kaoottiseksi sekamelskaksi sähköposteja ja kadotettuja hyvityslaskuja.

B2B:n palautus- ja vaihtotyönkulkujen tulisi pyrkiä olemaan mahdollisimman saumattomia sekä asiakkaalle että sisäisille tiimeille. Automatisoimalla tämän työnkulun ja integroimalla sen varastoon ja talouteen voidaan välttää yleisiä pullonkauloja, kuten kadonneet palautuspyynnöt, hitaat hyvitykset tai erimielisyydet siitä, mitä palautettiin.

Maksu- ja laskutustyönkulut

Monet B2B-transaktiot sisältävät laskutusta, maksuehtoja, ostotilauksia ja luottorajoja. Hyvin toteutettu maksu- ja laskutustyönkulku automatisoi taloudellisen selvitysprosessin, jotta maksu saadaan ajoissa ja tarkasti minimaalisella rahoitustiimin manuaalisella väliintulolla. Se myös parantaa asiakaskokemusta tekemällä maksamisesta kätevää ja selkeää ostajalle.

Harkitaan kipupisteitä, jos tämän työnkulun vaiheita ei automatisoida: rahoitustiimit kirjoittavat laskuja manuaalisesti ja unohtavat seurata myöhässä olevia maksuja; myyntitiimit eivät tiedä, onko asiakas maksanut, ja ottavat vahingossa uusia tilauksia maksuhäiriöiseltä tililtä; ja muita manuaalisia virheitä.

Automaatio tuo järjestystä tähän prosessiin parantaen läpinäkyvyyttä ja varmistaen, että asiakkaat saavat oikea-aikaiset laskut ja muistutukset.

Allied Medicalin kokemus osoittaa virtaviivaistettujen B2B-työnkulkujen arvon. Antamalla yritysostajille helpomman pääsyn hinnoitteluun, aiempiin tilaustietoihin ja suurerä-alennuksiin yritys paransi asiakaskokemustaan ja saavutti mitattavia tehokkuushyötyjä. Shopifyyn siirtymisen jälkeen Allied Medical vähensi ostoskorin hylkäämistä 33,2 %:sta 14,9 %:iin ja lyhensi taustatoimintojen aikaa 40 %, osoittaen miten integroidut työnkulut parantavat sekä suorituskykyä että kannattavuutta.

Automatisoitujen B2B-työnkulkujen rakentaminen

Laajamittainen automaatio voi vaikuttaa pelottavalta, mutta jokainen työnkulku alkaa yhdestä tapahtumasta. Jäsennellyn lähestymistavan omaksuminen voi tehdä siitä paljon hallittavamman.

Ensimmäisenä automatisoitavien prosessien tunnistaminen

Ensiksi priorisoidaan toistuvat, aikaa vievät tehtävät ensimmäisinä automaation kohteina.

Painota tehtäviä, joita tehdään usein ja suurissa määrissä – ne ovat helposti saavutettavissa. Esimerkiksi tehtävät, kuten tilausten manuaalinen syöttäminen ERP-järjestelmään, rutiininomaisten sähköpostien lähettäminen (kuten tilauksenvahvistukset ja seurantatiedot) tai viikoittaisten raporttien luominen, ovat kaikki ensisijaisia kohteita. B2B-kontekstissa tämä lyhyt lista saattaa sisältää myös asioita, kuten tarjousten luominen, tilausten syöttö, varastopäivitykset ja asiakassegmentointi.

Vaivan ja hyödyn välillä on oltava tasapainio. Joskus on järkevää aloittaa pienemmillä, yksinkertaisemmilla automaatioilla, jotta saat rakennettua luottamusta ja tukea laajempaa työnkulun automaatiota kohtaan.

Työnkulun kartoitus ja suunnittelu

Seuraavaksi kartoitetaan työnkulut. Työnkulun kartoitus sisältää visuaalisen tai vaiheittaisen mallin luomisen prosessista, jossa eritellään kuka (tai mikä järjestelmä) suorittaa mitä toimintoja, missä järjestyksessä ja tunnistetaan mahdolliset päätökset tai haarautumispisteet.

Aloita dokumentoimalla nykyinen prosessi sellaisena kuin se on. Vaikka se olisi manuaalinen, kirjoita jokainen vaihe ylös. Tunnista kohdat, joissa päätös on tehtävä ja merkitse vaaditut tiedot kussakin vaiheessa sekä niiden lähde.

Tämän jälkeen suunnitellaan automatisoitu prosessi. Määritä nämä vaiheet ohjelmiston hälytteille ja toiminnoille. Kartoitusvaihetta kannattaa lähestyä tapahtumien, ehtojen ja toimintojen kautta:

• Tapahtuma: mikä käynnistää työnkulun?
• Ehdot: mitä tarkistuksia tai päätöksiä tapahtuu seuraavaksi?
• Toiminnot: mitä pitäisi tapahtua seurauksena?

Määrittelemällä nämä nimenomaisesti varmistetaan, ettei mitään vaiheita tai loogisia sekvenssejä jää huomaamatta. Jos haaroja on useita, kannattaa piirtää jokainen haara. On parempi havaita skenaario paperilla kuin sen jälkeen, kun se on rakennettu ja jokin menee pieleen.

Integraatiopisteet ja tiedonkulku

Yksi B2B-työnkulun automaation kriittisimmistä näkökohdista on järjestelmien integrointi niin, että ne voivat jakaa dataa ja käynnistää toimintoja sisällään ja niiden välillä. Harvoin yksi järjestelmä käsittelee kaiken alusta loppuun. Integraatiopisteet varmistavat työnkulun jatkuvuuden – data virtaa järjestelmästä toiseen ilman viiveitä tai virheitä.

Aloitetaan tunnistamalla kuhunkin työnkulkuun osallistuvat järjestelmät ja määrittämällä, mitä dataa niiden välillä on siirrettävä. Kullekin harkitaan menetelmää: onko suora integraatio vai käytetäänkö välittäjää? Monet nykyaikaiset asetukset käyttävät API:ta datan työntämiseen ja vetämiseen reaaliajassa. Esimerkiksi Shopify tarjoaa API:ta, joita voidaan käyttää tilausten lähettämiseen ERP:hen, kuten NetSuite tai SAP.

Tämän toiminnassa näkee Busy Bee Tools, mikä vähensi tilausten toimitusaikaa 36 tunnista jopa neljään Shopifyn ja yrityksen ERP:n välisen integraation ansiosta.

Testaus- ja optimointistrategiat

Työnkulkujen ja integraatioiden rakentamisen jälkeen ne on testattava perusteellisesti ennen kuin niihin luotetaan tuotannossa. Testaus varmistaa, että automaatio toimii täsmälleen tarkoitetulla tavalla ilman tahattomia seurauksia. Kun työnkulut ovat käytössä, niitä tulisi jatkuvasti seurata ja optimoida suorituskyvyn ja tehokkuuden osalta.

Testauksen aikana kiinnitetään huomiota suorituskykyyn: kuinka nopeasti työnkulut suoriutuvat? Aiheuttaako jokin osa viiveen? Onko prosessien välillä pullonkauloja? Simuloi suuren volyymin skenaarioita varmistaaksesi, että järjestelmä skaalautuu sujuvasti.

B2B-työnkulun integrointi liiketoimintajärjestelmiin

Suuryritysten B2B-työnkulut eivät toimi eristyksissä toisistaan. Ollakseen mahdollisimman tehokkaita B2B-työnkulun on oltava sujuvassa yhteydessä yrityksen teknologiapinoon.

ERP-integraation työnkulut

Useimmille suuryrityksille ERP-järjestelmä on keskeinen totuuden lähde varastolle, tilauksille, hinnoittelulle ja asiakastileille. Sellaisenaan B2B-verkkokaupan työnkulkujen integrointi ERP-järjestelmään on yleensä prioriteetti numero yksi – ja hyvästä syystä. ERP-integraation työnkulku varmistaa, että jokainen tilaus, varastomuutos ja asiakaspäivitys synkronoituu reaaliajassa ilman tarkkuusongelmia.

Hyvin integroituna ostajat kokevat reaaliaikaiset varastotasot, neuvotellun hinnoittelun ja tilauksen tilan käyttäjäystävällisen verkkokaupan kautta.

CRM-synkronointi

CRM-järjestelmä on paikka, jossa myynti- ja asiakashallinnan tiimit seuraavat liidejä, mahdollisuuksia ja asiakasinteraktioita. B2B-verkkokaupan työnkulkujen synkronointi CRM-järjestelmän kanssa varmistaa, että molemmilla järjestelmillä on yhtenäinen näkymä asiakkaasta. Tämä on tärkeää henkilökohtaisen palvelun tarjoamiseksi ja myyntitiimin varustamiseksi tiedoilla siitä, mitä asiakkaat tekevät verkkokauppapuolella.

CRM-synkronointi parantaa näkyvyyttä myynti- ja tukitiimeille. CRM:n ja verkkokaupan synkronointi tarkoittaa, että edustaja ei esimerkiksi soita asiakkaalle pyytääkseen tilausta vain huomatakseen, että asiakas itse asiassa teki tilauksen verkossa eilen. Edustaja tietäisi jo ja soittaisi sen sijaan kiittääkseen tai tarjotakseen apua.

Tämä yhtenäinen tietovirta tarjoaa johdonmukaisen asiakaskokemuksen – riippumatta siitä, kirjautuvatko ostajat sisään verkossa vai työskentelevätko suoraan asiakasvastaavansa kanssa.

Kirjanpitojärjestelmäyhteydet

B2B-työnkulkujen yhdistäminen kirjanpitojärjestelmään on toinen elintärkeä liiketoimintajärjestelmäintegraatio. Vaikka ERP kattaa usein suuren osan tästä, jotkut yritykset käyttävät omistettua kirjanpito-ohjelmistoa, kuten QuickBooks tai Xero, ydin-ERP:nsä lisäksi. Jopa kaiken kattavan ERP-järjestelmän kanssa on ratkaisevan tärkeää varmistaa, että verkkokauppatapahtumat heijastuvat tarkasti taloudellisissa tiedoissa asianmukaista kirjanpitoa ja taloudellista raportointia varten.

Hyödyt keskittyvät ensisijaisesti tarkkuuteen ja tehokkuuteen taloudellisessa raportoinnissa. Integraatio ja automaatio varmistavat, että heti kun tilaus on valmis ja maksettu, tarvittavat tietueet ilmestyvät automaattisesti kirjanpitoon. Tämä mahdollistaa rahoitustiimien sulkea kirjat nopeammin ilman puuttuvien tilauslaskujen jahtaamista tai talletusten täsmäyttämistä käsin. Automatisoidut kirjanpitotyönkulut vähentävät myös virheitä, kuten kirjaamatonta laskua (mikä johtaa aliarvioituun liikevaihtoon) tai kohdentamatonta maksua (mikä johtaa avoimeen myyntisaamiseen, mikä on itse asiassa selvitetty).

Varastonhallinnan integraatio

Yrityksille, joilla on merkittävää fyysisten tuotteiden toimintaa, integrointi varastonhallintajärjestelmään (WMS) on ratkaisevan tärkeää tilausten tehokkaalle toimittamiselle. Hyvän varastointegraaation ensisijaiset tulokset ovat nopeus ja tarkkuus. Tilaukset lähtevät nopeammin, koska heti kun ne on tehty, ne ovat niiden ihmisten käsissä, jotka pakkaavat ne.

Samalla tarkkuus paranee, kun manuaalinen tilausten uudelleensyöttö karsitaan pois. Automatisoidut työnkulut varmistavat, että asiakkaan tilaus heijastuu tarkasti keräyslistalla. Tämä vähentää keräysvirheitä, ja jos varasto havaitsee ristiriidan, integroitu järjestelmä voi nopeasti merkitä sen ja mahdollisesti säätää varastoa tai ilmoittaa hankinnalle.Kun arvioidaan, miten järjestelmät yhdistyvät, on yhtä tärkeää valita oikea B2B-verkkokauppa-alusta, mikä tukee saumatonta integrointia ja skaalautuvuutta.

Kehittyneet B2B-työnkulun ominaisuudet

Kun olennaiset työnkulut ja integraatiot ovat paikallaan, B2B-verkkokauppatoimintoja voidaan nostaa kehittyneillä työnkulun ominaisuuksilla. Nämä ovat kyvykkyyksiä, jotka käsittelevät monimutkaisempia skenaarioita ja suuryritysten verkkokaupan vivahteikkaita vaatimuksia.

Monitasoiset hyväksymisprosessit

Monissa yrityksissä, erityisesti suuremmissa suuryrityksissä, ostokset vaativat hyväksynnän yhdeltä tai useammalta ylemmän tason henkilöltä ennen kuin ne todella tehdään. Esimerkiksi esimiehen saattaa olla hyväksyttävä tietyn hinnan ylittävät tilaukset, tai ostojohtajan saattaa olla allekirjoitettava kaikki uudet toimittajaostokset.

Monitasoiset hyväksymistyönkulut B2B-verkkokaupassa automatisoivat hyväksynnät suoraan järjestelmässä. Manuaaliset hyväksymisprosessit hidastavat asioita ja ovat alttiita virheille. Automatisoitu hyväksymistyönkulku varmistaa, ettei yksikään tilaus etene ilman asianmukaista valtuutusta, ja hyväksynnän jälkeen se virtaa välittömästi käsittelyyn.

Myyjän näkökulmasta tämän työnkulun tukeminen voi olla kilpailuetu. Jos alusta helpottaa asiakkaiden sisäisten kontrollien hallintaa, he todennäköisemmin ottavat sen käyttöön. Shopify B2B esimerkiksi tukee yritysprofiileja useilla ostajilla ja ainutlaatuisilla käyttöoikeustasoilla näiden hyväksymisrakenteiden mukaisesti.

Räätälöidyt hinnoittelu- ja alennustyönkulut

B2B:n hinnoittelu voi muuttua erittäin monimutkaiseksi, koska eri asiakkailla on usein neuvotellut hinnat, määräpohjaiset alennukset, sopimushinnoittelu tietyille tuotenumeroille, ajallisesti rajoitetut kampanjat tietyille segmenteille ja paljon muuta. Kyky skaalata räätälöityjä hinnoittelu- ja alennustyönkulkuja vaatii automatisointia siinä, miten näitä erikoistuneita hintoja sovelletaan ja ylläpidetään, varmistaen että jokainen asiakas näkee aina oikean hinnan ja eliminoiden manuaaliset hintasäädöt.

Räätälöidyn hinnoittelun automatisoinnin hyötyjä ovat seuraavat:

• ei manuaalisia hinnan ohituksia
• johdonmukaisuus kanavien välillä
• myyntiedustajien ajansäästö
• tarkkuus laskutuksessa
• hinnoittelun ketteryys

Yksi räätälöidyn hinnoittelun haaste on kaiken tämän datan ylläpito. Jos tuhansia tuotenumeroita ja lukuisia ainutlaatuisia hintoja on, tarvitaan todennäköisesti hyvä järjestelmä niiden hallintaan ja syöttämiseen sivustolle.

Kun Lull siirtyi Shopifyyn, yritys yhdisti myyntikanavat sosiaalisen kaupankäynnin, markkinapaikkojen ja suoramyynnin välillä antaen asiakkaille ympärivuorokautisen pääsyn räätälöityyn hinnoitteluun ja tilaamiseen.

Automatisoidut uudelleentilausjärjestelmät

B2B-verkkokauppa sisältää usein toistuvia tilauksia. Automatisoitu uudelleentilausjärjestelmä mahdollistaa näiden toistuvien ostosten tapahtuvan minimaalisella vaivalla varmistaen, että asiakkaiden varastot eivät lopu ja myyjät ylläpitävät tasaista myyntiä.

Automatisoitu uudelleentilaus auttaa molempia osapuolia. Asiakkaat hyötyvät, koska he vähentävät varastonloppumisia ja säästävät aikaa. Myyjät saavat vahvemman asiakasuskollisuuden ja ennustettavan liikevaihdon.

Harkitaan myös kilpailullista näkökulmaa: jos helppoa uudelleentilausta ei tarjota, asiakkaat saattavat siirtyä jonkun luo, joka tarjoaa, koska se alentaa heidän hankintakustannuksiaan. Hyvin suunniteltu automatisoitu uudelleentilausjärjestelmä rakentaa uskollisuutta. Kun he asettavat pysyvät tilaukset tai listat kanssasi, on vauhtia jatkaa suhdetta.

Vaatimustenmukaisuus ja tarkistusketjut

Suuryritykset toimivat laajan valikoiman vaatimustenmukaisuusvaatimusten alaisina. Tarkistusketjujen omaaminen ja vaatimustenmukaisuuden valvominen työnkulkujen kautta on kehittynyt mutta yhä olennaisempi B2B-verkkokauppajärjestelmien näkökulma.

Vaatimustenmukaisuuden rakentamisen ensisijainen etu työnkulkuihin on inhimillisen virheen tai tahallisen ohituksen riskin vähentäminen. Automatisoidut työnkulut eivät ohita vaiheita, ja ne tarjoavat todisteen siitä, että vaiheet seurattiin. Tämä voi estää oikeudellisia ongelmia, taloudellisia sakkoja tai mainehaittaa.

Lisäksi, jos asiakas kiistää tilauksen tai jos sisäinen tarkastus kyseenalaistaa merkittävän alennuksen, yksityiskohtaiset työnkulku-lokit osoittavat tarkalleen milloin ja miten hyväksynnät tapahtuivat. Ilman automaatiota tämän todisteen kokoaminen voisi olla sähköpostien ja muistiinpanojen läpikäyntiä – kallis ja aikaa vievä prosessi.

B2B-työnkulun tehokkuuden mittaaminen

B2B-työnkulkujen rakentaminen, optimointi ja automatisointi vaatii paljon vaivaa, mutta nämä projektit eivät ole kertaluonteisia. Tehokkuuden mittaaminen auttaa perustelemaan investoinnin ja tunnistamaan jatkokehityksen alueet. Seuraamalla oikeita mittareita voidaan tehdä datapohjaisia päätöksiä ja jatkuvasti hioa B2B-kaupankäynnin työnkulkuja.

Keskeiset suorituskykyindikaattorit

Oikeiden KPI-mittareiden valitseminen auttaa kvantifioimaan, kuinka hyvin työnkulut toimivat. Joitakin tärkeitä KPI-mittareita B2B-verkkokaupan työnkuluille ovat:

• Tilausten käsittelyaika: mittaa, kuinka kauan tilauksen tekemisestä toimitukseen tai lähetykseen kuluu.
• Tilausten tarkkuus/virheprosentti: seuraa, kuinka monta tilausta käsitellään ilman virheitä tai poikkeuksia. Virheet voivat sisältää virheellisen hinnoittelun, väärät toimitetut tuotteet tai tietojen synkronointivirheet.
• Hyväksymissyklin aika: mittaa keskimääräisen ajan tilauksen lähettämisestä lopulliseen hyväksyntään. Tämä auttaa arvioimaan, onko monitasoinen hyväksyntä tehokasta vai aiheuttavatko hyväksyjät viiveitä.
• Tarjouksen läpimenoaika: mittaa, kuinka nopeasti tarjoukset luodaan ja muunnetaan tarjouksesta kassaan.
• Tarjousten ja uudelleentilausten konversioprosentti: seuraa, kuinka monta tarjousta muuttuu tilauksiksi ja kuinka usein uudelleentilausmuistutukset johtavat tilauksiin.
• Toistuvan oston määrä: mittaa nopeutta, jolla asiakkaat tilaavat uudelleen.
• Kustannussäästöt: heijastaa säästettyjä työtunteja tai vältettyjä henkilöstömääriä.

Sidotaan nämä KPI:t lähtötason mittareihin ennen automaatiota suhteellisen parannuksen näkemiseksi. Segmentoidaan tarvittaessa: uudet asiakkaat saattavat perehdyttää nopeammin nyt, ja pienet asiakkaat saattavat käyttäytyä eri tavalla kuin suuret

ROI-laskentamenetelmät

Työnkulkualoitteiden sijoitetun pääoman tuoton laskeminen auttaa perustelemaan kulut ja ohjaa tulevia investointeja. ROI:ta voidaan lähestyä kvantifioimalla hyödyt ja vertaamalla niitä kustannuksiin. Perusvaiheet sisältävät:

• Tarkkaile kustannussäästöjä: määritä automaation ansiosta säästetyn rahan tai ajan määrä. Esimerkiksi, jos jokainen manuaalinen tilaus maksaa X euroa työvoimassa ja Y tilausta vuodessa käsitellään, automaatio saattaa vähentää kustannuksia Z %.
• Harkitse virhekustannusten vähennyksiä: vähemmän virheitä saattaa tarkoittaa vähemmän palautuslähetyksiä tai annettuja hyvityksiä. Arvioidaan taloudellinen vaikutus.
• Tunnista liikevaihdon kasvu: jos konversioprosentti kasvoi, sidotaan se todellisiin myyntieuroihin. Jos toistuvan tilauksen määrä kasvoi merkittävästi, arvioidaan lisämyynti näistä toistoista. Jos myyntitiimi vapautuu tekemään enemmän myyntiä tietojensyötön sijaan, he voivat tuoda lisää tilejä tai keskittyä lisämyyntiin, epäsuorasti kasvattaen liikevaihtoa.
• Sisällytä aineettomat hyödyt: nopeampi toimitusaika ja parempi vaatimustenmukaisuus voivat lisätä arvoa, vaikka niitä ei suoraan mitattaisikaan.
• Laske kustannukset: lasketaan yhteen investointikustannukset, mukaan lukien ohjelmiston tilausmaksut, työnkulkujen toteuttamisen kehityskustannukset, henkilöstön koulutusaika uusiin prosesseihin sopeutumiseksi ja ylläpitokustannukset.

Erityisesti keskitytään kokonaisomistuskustannusten (TCO) määrittämiseen varmistaakseen, että kaikki kustannukset otetaan huomioon. Shopify esimerkiksi tilasi tutkimuksen johtavalta riippumattomalta konsulttiyritykseltä tutkiakseen TCO:ta suurten verkkokauppa-alustojen välillä ja havaitsi, että Shopifyn TCO on 33 % parempi ja käyttö- ja ylläpitokustannukset 19 % paremmat verrattuna kilpailijoihin.

Selvitä, kuinka paljon kustannuksia voidaan vähentää TCO-laskurillamme.

Yleiset pullonkaulat ja ratkaisut

Jopa automaation kanssa tiettyjä pullonkauloja saattaa jäädä tai uusia ilmaantua. Analysoimalla KPI:itä ja lukemalla käyttäjäpalautetta voidaan havaita, missä asiat hidastuvat tai aiheuttavat ongelmia. Yleisiä pullonkauloja ovat:

• Hyväksymisviiveet: tilaukset tai tarjoukset, jotka ovat "Odottaa hyväksyntää" -tilassa liian kauan. Ratkaisu: lisätään hälytyksiä, eskalaatiosääntöjä tai sallitaan varahyväksyjät pitämään tilaukset liikkeessä.
• Integraatiovirheet tai viiveet: hitaat tai epäonnistuneet tietojen synkronoinnit voivat aiheuttaa varastoristiriitoja. Ratkaisu: työnnetään enemmän reaaliaikaisia päivityksiä API:en kautta tai lisätään synkronointitiheyttä.
• Monimutkainen hinnoittelun ylläpito: useiden hinnastojen hallinta manuaalisesti johtaa virheisiin. Ratkaisu: keskitetään hinnoittelu ja automatisoidaan synkronointi järjestelmien välillä.
• Viestintäkuilut: asiakkaat kysyvät tilauspäivityksiä, jotka heidän olisi pitänyt jo saada. Ratkaisu: parannetaan ilmoituksia vahvistuksista, hyväksynnästä ja lähetysseurannasta.
• Tietyt asiakassegmentit: kansainväliset tilaukset saattavat sisältää ylimääräisiä vaatimustenmukaisuus- tai toimitusvaihteita. Ratkaisu: luodaan omistetut työnkulut näille alueille. Jos tietyt maat vaativat aina manuaalisen vaiheen, katsotaan voiko sen automatisoida tai ainakin paremmin seurata.

Monimutkaiset työnkulut kuten nämä tarvitsevat aina jatkuvaa parantamista. Kun liiketoiminta kasvaa tai muuttuu, uusia pullonkauloja saattaa ilmaantua. Mikä toimii 100 tilauksessa päivässä, saattaa tulla pullonkaulaksi 500 tilauksessa päivässä. Silloin palataan ja refaktoroidaan prosessi tai harkitaan työkaluja ja alustoja, jotka voivat paremmin skaalautua kasvun mukana.