Miten hankkia verkkotunnus sähköpostille: 6 helppoa vaihetta

Kumpaan luottaisit enemmän: automyyjään, jonka sähköposti on alex@hollywoodcars.com, vai alexhollywoodcars@yahoo.com? Ensimmäinen osoite on ammattimaisempi, koska siinä käytetään omaa verkkotunnusta eikä yleistä palveluntarjoajaa, kuten Yahoota. Vaikka molemmat osoitteet kuuluisivat yhtä asiantunteville myyjille, räätälöity sähköpostiosoite omalla verkkotunnuksella todennäköisesti saa enemmän asiakkaita.

Oman verkkokaupan rakentamisen yhteydessä kannattaa hankkia myös oma verkkotunnus sähköpostille. Prosessi on suoraviivainen, varsinkin jos käytät Shopifyn ilmaista sähköpostipalvelua, joka sisältyy alustan sopimukseen. Pienellä teknisellä osaamisella voit ottaa käyttöön haluamasi sähköpostiosoitteen omalla verkkotunnuksella ja aloittaa viestinnän asiakkaiden kanssa. Näin se tapahtuu.

Mikä on mukautettu verkkotunnus sähköpostille?

Mukautettu verkkotunnus sähköpostille tarkoittaa sähköpostiosoitetta, joka käyttää ainutlaatuista verkkotunnusta yleisen sähköpostipalveluntarjoajan verkkotunnuksen sijaan (esim. gmail.com, yahoo.com, outlook.com). Mukautetut verkkotunnukset sähköpostille ovat erityisen hyödyllisiä yrityssähköpostitileille, jotka käyttävät samaa verkkotunnusta kuin yrityksen verkkosivusto. Jos yrityksen nimi on Stupendous Lip Gloss ja verkkosivuston verkkotunnus on stupendouslipgloss.com, jokaisen työntekijän henkilökohtainen sähköpostiosoite näyttäisi tältä: jaana@stupendouslipgloss.com.

Sähköpostiosoite vs. verkkotunnus sähköpostille

Termit "sähköpostiosoite" ja "verkkotunnus sähköpostille" eivät ole synonyymejä. Verkkotunnus sähköpostille on osa sähköpostiosoitetta. Tässä on ero:

• Sähköpostiosoite. Koko tunniste, jota käytetään sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen (esim. info@esimerkki.com).

• Verkkotunnus sähköpostille. Sähköpostiosoitteen @-merkin jälkeinen osa, joka voidaan räätälöidä ostamalla verkkotunnus (esim. esimerkki.com osoitteessa info@esimerkki.com).

Kuinka hankkia mukautettu verkkotunnus sähköpostille

1. Valitse ja rekisteröi verkkotunnuksesi
2. Valitse sähköpostin hosting-palveluntarjoaja
3. Yhdistä valittu verkkotunnus sähköpostipalvelimeen
4. Määritä mukautetut sähköpostiosoitteet
5. Testaa ja suojaa sähköpostijärjestelmäsi
6. Lähetä sähköposteja

Olitpa sitten verkkokaupan tai yksinkertaisen blogin ylläpitäjä, näiden vaiheiden avulla voidaan hankkia mukautettu verkkotunnus sähköpostille ja rakentaa uskottavuutta. Tarkka prosessi voi vaihdella palveluntarjoajan mukaan, mutta yleinen lähestymistapa pysyy samana:

1. Valitse ja rekisteröi verkkotunnuksesi

Aloita prosessi vierailemalla verkkotunnusrekisteröijän sivustolla (kuten Shopify, GoDaddy, Namecheap tai Squarespace Domains). Etsi ja osta haluamasi verkkotunnus rekisteröijän kautta. Yleisten ylätason verkkotunnusten hinta on tyypillisesti 10–13 euroa vuodessa.

Huomaa, että haluamasi verkkotunnus saattaa olla jo varattuna. Tämän voi kiertää valitsemalla eri ylätason verkkotunnuksen: jos verkkotunnus on varattu .com-päätteellä, se saattaa olla saatavilla .info- tai .biz-päätteellä. Jos haluat ehdottomasti tietyn verkkotunnuksen, joka ei ole saatavilla, täytyy neuvotella nykyisen omistajan kanssa sen ostamisesta. Verkkotunnusten välityspalvelu voi auttaa tässä.

Kun verkkotunnus on hankittu, ota käyttöön verkkotunnuksen yksityisyydensuoja henkilötietojesi turvaamiseksi.

2. Valitse sähköpostin hosting-palveluntarjoaja

Sähköpostin hosting-palveluun on kaksi lähestymistapaa. Palvelut kuten Google Workspace, Microsoft 365 tai Zoho Mail tarjoavat ammattimaisen sähköpostin hosting-palvelun ominaisuuksilla, kuten roskapostisuodattimilla, yhteystietojen synkronoinnilla ja runsaalla tallennustilalla. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää Shopify Messaging -alustaa, joka on suunniteltu verkkokaupan sähköpostimarkkinointia varten. Se sisältää valmiita malleja, automaatioita ja kampanja-analytiikkatyökaluja muiden ominaisuuksien ohella.

3. Yhdistä valittu verkkotunnus sähköpostipalvelimeen

Hosting-palveluntarjoajasta riippumatta seuraava vaihe on kirjautua verkkotunnusrekisteröijän hallintapaneeliin. Etsi verkkotunnuksen DNS-asetukset ja lisää sähköpostipalveluntarjoajan toimittamat MX-tietueet (sähköpostin reititystietueet) sekä CNAME-tietueet.

Jos Shopifyta käytetään yrityssähköpostien välittämiseen yleiselle sähköpostipalveluntarjoajalle, noudatetaan tiettyä prosessia. Siirry Shopifyn hallintapaneelissa kohtaan Verkkokauppa > Verkkotunnukset. Napsauta verkkotunnustasi ja valitse "Yhdistä olemassa oleva verkkotunnus." Seuraa ohjeita yhdistääksesi automaattisesti tai päivittääksesi Shopifyn toimittamat DNS-tietueet manuaalisesti.

Jotkin palveluntarjoajat edellyttävät DNS-tietueiden lisäksi SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueita sähköpostitilien luomiseksi. Nämä parantavat sähköpostin tietoturvaa ja estävät roskapostin lähettämistä. Tarkista palveluntarjoajaltasi, mitä tietueita vaaditaan.

4. Määritä mukautetut sähköpostiosoitteet

Tässä asennusvaiheessa voidaan määrittää ammattimainen sähköpostiosoite kenelle tahansa tiimin jäsenelle. Osoitteet voidaan liittää henkilöiden nimiin tai heidän tehtävänimikkeisiinsä (esim. "kirjanpito@esimerkki.com" tai "tilaukset@esimerkki.com").

Jos käytetään Shopifyn välitystoimintoa, välitys määritetään Shopifyn hallintapaneelissa. Todennäköisesti jokainen sähköpostiosoite välittää viestit jonkun tilille ulkoisessa sähköpostipalvelussa.

5. Testaa ja suojaa sähköpostijärjestelmääsi

Lähetä testisähköposti uudesta sähköpostiosoitteesta ja siihen, jotta voidaan varmistaa asianmukainen toimitus ja vastaanotto, ja tarkista tietoturva-asetukset. Varmista, että SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet on määritetty oikein sähköpostihuijausten estämiseksi. Rekisteröijä voi antaa tarkat ohjeet tähän. Lisäturvallisuuden vuoksi ota käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA) kirjautumisiin.

6. Lähetä sähköposteja

Nyt voidaan lähettää sähköposteja omalla verkkotunnuksella lähettäjän osoitteessa. Jos valitset Shopify Messaging, kannattaa tutustua kaikkiin ominaisuuksiin, joita voidaan hyödyntää brändin tunnettavuuden rakentamisessa, kohdennetussa markkinoinnissa ja mobiililaitteiden mukautetussa muotoilussa.

Mukautetun sähköpostin verkkotunnuksen hyödyt ja haitat

Mukautettu verkkotunnus sähköpostille voi olla tehokas väline uskottavuuden ja ammattimaisuuden rakentamisessa potentiaalisten asiakkaiden silmissä. Tässä on keskeisiä hyötyjä sekä haittoja, jotka kannattaa ottaa huomioon ennen käyttöönottoa:

Oman verkkotunnuksen hyödyt

• Vahvistunut brändi-identiteetti. Sähköpostiosoite on jatkuva kosketuspiste asiakkaisiin. Mukautettu verkkotunnus vahvistaa brändi-identiteettiä jokaisen sähköpostin myötä, lisäten brändin tunnistettavuutta ja muistettavuutta. Se muistuttaa johdonmukaisesti yrityksen nimestä ja verkkosivustosta.

• Ammattimainen vaikutelma. Ilmaisen, yleisesti saatavilla olevan sähköpostin verkkotunnuksen, kuten gmail.com tai yahoo.com, käyttäminen on perusteltua henkilökohtaisessa viestinnässä. Kun tavoitteena on kuitenkin luoda ammattimainen kuva asiakkaille, on hyödyllistä, että sähköpostiosoite käyttää samaa verkkotunnusta kuin verkkosivusto.

• Verkkotunnuksen täysi omistusoikeus. Mukautetulla verkkotunnuksella on täysi hallinta sähköpostiosoitteisiin. Uusia työntekijätilejä voidaan luoda, olemassa olevia tilejä hallita, valita haluamansa sähköpostiohjelmat (esim. Microsoft Outlookin työpöytäsovellus) ja varmistaa yhtenäinen brändi koko organisaatiossa. Tämä eroaa ilmaisesta sähköpostipalvelusta, jossa palveluntarjoaja viime kädessä hallitsee tiliä.

• Joustavuus ja skaalautuvuus. Yrityksen kasvaessa oma verkkotunnus mahdollistaa sähköpostijärjestelmän laajentamisen. Eri osastoille tai työntekijöille voidaan luoda lukuisia sähköpostiosoitteita ilman rajoituksia.

• Lisäkerroksia turvallisuuteen. Voit määrittää oman sähköpostijärjestelmäsi käyttämään web-hotellin palveluntarjoaja tarjoamia MX-tietueita sähköpostipalvelimella. Tämä auttaa suodattamaan saapuvia sähköposteja ja vähentää roskapostin ja tietojenkalastelun riskiä. Voit myös ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen (2FA) ja salauksen lisäturvaksi.

• Mahdollisuudet tuottavuuden parantamiseen. Monet verkkotunnuksen rekisteröintipalvelut sisältävät jaettuja kalentereita, pilvitallennustilaa ja yhteistyötyökaluja, joiden ansiosta sähköpostit ovat helposti saatavilla useilla laitteilla internetyhteyden kautta. Verkkokaupassa voidaan myös integroida Shopify-sovelluksia, kuten Shopify-sähköpostimarkkinointiin suunniteltuja työkaluja. Nämä lisäominaisuudet tuovat mukanaan laajennettua toiminnallisuutta.

Mukautetun sähköpostin verkkotunnuksen mahdolliset haitat

• Jatkuvat kustannukset. Mukautetun sähköpostin verkkotunnuksen käyttöönotto sisältää kustannuksia verkkotunnuksen rekisteröintipalveluista, webhotellista ja mahdollisesti sähköpostipalvelusta, jos valitset ulkopuolisen palveluntarjoajan. Verkkotunnuksen pitäminen rekisteröitynä on maksullista, vaikka saatatkin jo maksaa tämän vuosittaisen rekisteröintimaksun verkkosivustosi verkkotunnuksesta.
• Tekniset vaatimukset. Mukautetun sähköpostin verkkotunnuksen hallinta vaatii jonkin verran teknistä osaamista. Sinun on määritettävä sähköpostiohjelmat, ymmärrettävä MX-tietueet, jotka ohjaavat sähköpostit oikeaan paikkaan, ja mahdollisesti selvitettävä sähköpostipalvelimen ongelmia. Jos päätät vaihtaa sähköpostipalveluntarjoajaa, sinun on luotava uusi tili ja siirrettävä kaikkien olemassa olevat sähköpostitilit. Tämä vaatii osaamista.
• Tietoturvavelvoitteet. Vaikka mukautettu verkkotunnus tarjoaa paremman hallinnan tietoturvaan, se asettaa myös enemmän vastuuta yrityksen omistajalle. Sähköpostin tietoturvaa täytyy aktiivisesti hallita roskapostin, tietojenkalastelun ja muiden uhkien torjumiseksi.