Comment obtenir un numéro de téléphone professionnel

Avec l’omniprésence des SMS, des e-mails et des chatbots, décrocher son téléphone pour appeler directement une entreprise a quelque chose de rafraîchissant pour les clients. Vous pouvez en tirer parti en mettant en place votre propre numéro de téléphone professionnel. Au passage, vous vous assurez que votre numéro personnel reste privé.

Configurer une ligne professionnelle est une démarche assez simple, mais plusieurs options s’offrent à vous selon la taille de votre entreprise et l’usage exact que vous comptez en faire. Voyons cela en détail.

Pourquoi avoir un numéro de téléphone professionnel

Un numéro de téléphone professionnel est un outil utile si vous dirigez une petite entreprise ou une boutique en ligne. Voici les principales raisons d’en mettre un en place :

• Organiser ses communications professionnelles. Un numéro dédié sépare vos appels professionnels de vos appels personnels : plus besoin de fouiller votre messagerie pour retrouver un échange lié à votre activité.
• Garder son numéro personnel privé. Il peut être tentant d’utiliser une ligne existante comme votre mobile personnel, mais un numéro dédié préserve votre vie privée et votre sécurité.
• Soigner la relation client. Un numéro professionnel dédié renvoie une image sérieuse et vous permet de paramétrer des messages d’accueil et une messagerie vocale personnalisés aux couleurs de votre entreprise.
• Donner accès à vos collaborateurs. Pour un dirigeant qui emploie plusieurs personnes, il n’est ni prudent ni vraiment possible de faire tourner une activité sur son numéro personnel. Un numéro professionnel distinct permet à toute l’équipe d’échanger avec les clients depuis un point de contact commun.
• Évoluer avec votre entreprise. Un numéro dédié vous suit à mesure que l’activité se développe, sans avoir à en changer par la suite.

Les types de numéros de téléphone professionnels

• Les numéros géographiques
• Les numéros virtuels ou VoIP
• Les numéros verts
• Les serveurs vocaux interactifs (SVI)
• Les numéros en SDA
• Les numéros mémorables

Tout comme il existe plusieurs types de téléphones, il existe plusieurs types de numéros professionnels. Celui que vous choisirez dépendra de votre budget et de l’usage que vous prévoyez d’en faire :

Les numéros géographiques

Comme leur nom l’indique, les numéros géographiques sont rattachés à une zone précise. En France, ils commencent par 01 (Île-de-France), 02 (Nord-Ouest), 03 (Nord-Est), 04 (Sud-Est) ou 05 (Sud-Ouest). Ils sont parfaits pour un magasin physique, un restaurant et toute une gamme de services : ménage à domicile, bâtiment, traiteur, prestations pour mariage, et plus encore, bref toute activité avec un ancrage local. Si vous vendez surtout en ligne et recevez des appels de partout en France, voire de l’étranger, un numéro géographique sera en revanche moins adapté.

Les numéros virtuels ou VoIP

Les numéros virtuels, aussi appelés VoIP (Voice over Internet Protocol, ou téléphonie sur IP), sont des numéros basés sur internet, qui ne sont pas rattachés à un lieu ou à un appareil précis. Pour la personne qui appelle, ils fonctionnent comme un numéro classique, mais en tant que dirigeant, vous accédez à votre service de téléphonie principalement en ligne, via un fournisseur. En France, ces numéros commencent souvent par 09. Des solutions comme Aircall ou Ringover permettent de créer un numéro de ce type en quelques minutes : vos clients peuvent appeler, et vous gérez appels, messages et renvois depuis une simple application.

Les numéros verts

Un numéro vert commence par 0800 à 0805 et il est entièrement gratuit pour la personne qui appelle : c’est l’entreprise qui prend en charge le coût de la communication. C’est un bon choix pour les marques qui veulent s’imposer à l’échelle nationale et faciliter le contact. À noter : depuis 2018, les entreprises ont l’obligation de proposer un numéro non surtaxé pour joindre leur service client (réclamations, suivi de commande, SAV).

Les serveurs vocaux interactifs (SVI)

Pour des systèmes plus avancés, des services comme Aircall proposent de configurer un serveur vocal interactif (SVI), ou menu vocal, qui permet à l’appelant de naviguer à la voix ou en appuyant sur des touches (par exemple : « Pour le service client, tapez 1 » ; « Pour connaître nos horaires, tapez 2 »). Ce type de standard virtuel demande un peu de temps à paramétrer, mais il permet de filtrer certains appels, de répondre aux questions fréquentes ou d’orienter les appelants vers le bon service.

Les numéros en SDA

Si vous avez une entreprise avec plusieurs services et collaborateurs, la sélection directe à l’arrivée (SDA) permet aux appelants de joindre directement chaque personne, sans passer par un menu. Chaque individu ou service dispose alors de son propre numéro ou de sa propre extension, pour être contacté directement.

Les numéros mémorables

Un numéro mémorable est un numéro facile à retenir : suite de chiffres répétés, séquence simple ou numéro court. Aux États-Unis, on trouve des numéros « vanity » qui épellent un mot sur le clavier téléphonique (comme 1-800-GOT-JUNK) ; cet usage reste rare en France, où l’on privilégie plutôt les numéros courts et les suites de chiffres faciles à mémoriser. Bien choisi, ce type de numéro devient un vrai atout marketing : vos clients le retiennent sans avoir à le chercher à chaque fois.

Comment obtenir un numéro de téléphone professionnel

1. Identifiez vos besoins et votre budget
2. Choisissez un fournisseur ou un service
3. Configurez votre numéro et votre compte
4. Faites connaître votre numéro

Voici comment mettre en place votre propre numéro professionnel :

1. Identifiez vos besoins et votre budget

Le type de numéro que vous choisirez dépend entièrement de la nature de votre activité et de votre budget. Avez-vous une entreprise d’une dizaine de salariés qui doit gérer un fort volume d’appels entrants ? Ne recevez-vous que quelques appels liés au service client de temps en temps ? Et quel budget pouvez-vous consacrer au service ? Autant de questions à trancher avant de choisir la bonne option.

2. Choisissez un fournisseur ou un service

Si vous prévoyez de gérer une entreprise de taille importante, avec plusieurs services, collaborateurs ou établissements, vous pouvez opter pour un fournisseur de téléphonie comme :

• Aircall, éditeur français, propose des numéros locaux, internationaux et des numéros verts, avec des intégrations CRM avancées. Les forfaits démarrent autour de 30 €/utilisateur/mois.
• Ringover, également français, propose les appels illimités en France, des numéros virtuels et un standard personnalisable. L’offre d’entrée de gamme démarre à 20 €/utilisateur/mois HT.
• Opérateur traditionnel. Selon votre implantation, vous pouvez souscrire une ligne professionnelle auprès d’opérateurs comme Orange, SFR ou Bouygues Telecom. Les forfaits pro sont souvent regroupés avec d’autres services (appels illimités, data), mais il faut parfois souscrire plusieurs lignes pour obtenir le meilleur tarif par ligne.

Les petites entreprises et les entrepreneurs peuvent aussi se tourner vers une solution VoIP à faible coût comme OVHcloud, dont les offres démarrent à moins de 1 €/mois par ligne et se gèrent entièrement en ligne. Vous pouvez aussi y configurer un renvoi vers votre mobile. Cela ne vous aidera pas à séparer vie professionnelle et vie personnelle, mais vous offrira un numéro dédié à donner à vos clients.

3. Configurez votre numéro et votre compte

Une fois votre fournisseur choisi, il vous reste à sélectionner un numéro et à paramétrer votre compte. Pour les lignes simples de type VoIP, cela consiste surtout à enregistrer votre message vocal et à décider si vous souhaitez renvoyer appels et SMS vers votre numéro personnel, ou recevoir vos messages vocaux par e-mail. Pour un serveur vocal complet via un service comme Aircall, la prise en main peut demander un peu plus de temps.

4. Faites connaître votre numéro

Une fois votre numéro professionnel en place, encore faut-il qu’il sonne. Pensez à l’afficher sur votre site web, votre site marchand, vos réseaux sociaux, vos campagnes d’e-mailing ou encore les annuaires professionnels (Pages Jaunes, fiche d’établissement Google) pour que l’on vous trouve facilement. Vous pouvez aussi l’ajouter à vos cartes de visite ; et si vous tenez une boutique en ligne, glisser une carte dans chaque colis pour que vos clients sachent comment vous joindre.