Come scegliere il software di gestione degli ordini B2B

Raggiungere volumi di vendita elevati nella tua attività di retail rappresenta un traguardo notevole. Dimostra che hai aumentato le vendite dei prodotti e costruito una reputazione solida come azienda affidabile nel tuo settore. Tuttavia, con il successo si presentano nuove sfide logistiche.

Man mano che la tua attività cresce, avrai bisogno di un sistema di gestione degli ordini (OMS) efficiente per gestire in modo efficace i prodotti in arrivo dai fornitori e le spedizioni in uscita verso i clienti. Per i venditori B2B, un processo di gestione degli ordini fluido è fondamentale per soddisfare le aspettative e offrire un'ottima esperienza cliente.

I venditori business-to-business (B2B) si affidano a un OMS per gestire l'inventario e i processi di evasione degli ordini. Se ne hai bisogno, è importante capire come funzionano e quali caratteristiche privilegiare. In questo articolo vedremo insieme come scegliere la migliore piattaforma di gestione degli ordini B2B per la tua azienda.

Cos'è un software di gestione degli ordini B2B?

Un software di gestione degli ordini B2B aiuta i venditori a elaborare e monitorare gli ordini effettuati da altre aziende. Quando viene effettuato un ordine B2B, il software traccia ogni fase del processo: dall'acquisizione dei dettagli dell'acquisto alla verifica dei livelli di stock, fino al coordinamento delle spedizioni dal magazzino. Questa tecnologia riduce gli errori umani e mantiene soddisfatti gli acquirenti, collegando tutte le parti del processo di ordinazione in un unico sistema integrato.

Tipologie di software di gestione degli ordini B2B

1. Software di gestione degli ordini tradizionale
2. Software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)
3. Piattaforme di commercio unificato

I software di gestione degli ordini B2B si presentano in tre forme: software di gestione degli ordini tradizionale, software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), piattaforme di commercio unificato.

Ecco come si differenziano:

1. Software di gestione degli ordini tradizionale

Il software di gestione degli ordini tradizionale si concentra esclusivamente sull'elaborazione degli ordini e dell'inventario attraverso più canali, offrendo un prezzo accessibile ma una capacità di integrazione limitata. Ti permette di accettare ordini da più fonti, come il tuo sito web, i negozi fisici e marketplace online come Alibaba, dove acquirenti e venditori B2B entrano in contatto.

Una volta ricevuti gli ordini, questo software gestisce il processo di evasione monitorando l'inventario, creando bolle di accompagnamento, coordinandosi con le compagnie di spedizione e aggiornando lo stato delle consegne.

Vantaggi:

• Accessibile per aziende di tutte le dimensioni con varie opzioni di prezzo
• Semplice da configurare e implementare
• Gestisce efficacemente più canali di vendita.

Svantaggi:

• Integrazione limitata con altri sistemi aziendali
• Può richiedere l'inserimento manuale dei dati in più sistemi
• Potrebbe non adattarsi bene all'aumento della complessità aziendale.

2. Software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)

Il software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) offre un'integrazione completa di tutte le funzioni e i dati aziendali in un unico sistema, ma richiede un investimento in termini di costi, tempo e risorse. Aggrega i dati della progettazione dei prodotti, dell'inventario, della gestione delle relazioni con i clienti (CRM), delle vendite e del marketing.

Con un software ERP il tuo team di vendita può verificare quanto inventario rimane in magazzino e il tuo team di assistenza clienti può trovare ordini di acquisto passati e conferme di consegna.

Molte aziende gestiscono le loro connessioni di scambio elettronico dei dati (EDI) attraverso il sistema ERP. L'EDI è un formato digitale standardizzato utilizzato principalmente per scambiare con fornitori e partner commerciali documenti commerciali quali ordini di acquisto, fatture e avvisi di spedizione.

Il software ERP può essere costoso e le grandi aziende spesso optano per un'integrazione ERP ecommerce completa.

Vantaggi:

• Fornisce una visione completa e integrata di tutte le operazioni aziendali
• Elimina i silos di dati tra i reparti
• Offre visibilità in tempo reale su tutti i processi aziendali
• Automatizza il flusso di dati tra diverse funzioni aziendali.

Svantaggi:

• Costoso da acquistare e implementare
• Configurazione complessa che richiede mesi e una formazione specifica
• Spesso richiede modifiche ai processi aziendali per adattarsi al software
• Solitamente è pratico solo per aziende più grandi
• La manutenzione richiede risorse informatiche significative.

3. Piattaforme di commercio unificato

Le piattaforme di commercio unificato come Shopify offrono una soluzione completa che integra perfettamente le operazioni B2B e retail in un unico sistema, semplificando la gestione dei dati e fornendo funzionalità specializzate per ciascun modello di business.

Shopify acquisisce i dettagli degli acquisti, gestisce gli aggiornamenti dell'inventario, elabora i pagamenti, coordina le spedizioni e gestisce i resi. Le aziende che utilizzano B2B su Shopify registrano un aumento fino a 1,2 volte nella frequenza di riordino rispetto a quelle che utilizzano metodi alternativi di vendita B2B sulla nostra piattaforma.

Shopify utilizza un modello di dati comune che può essere configurato per gestire sia transazioni B2B che retail. Se vuoi integrare inventario, dati dei clienti e ordini, Shopify è in grado di sincronizzare automaticamente i dati tra operazioni wholesale e retail. In alternativa, le aziende che hanno bisogno di una gestione separata dell'inventario per B2B e DTC possono configurare negozi dedicati con configurazioni personalizzate, una scelta ottimale per i rivenditori che vendono più di due milioni di euro in volume B2B.

Avere tutti i tuoi dati di vendita in un unico posto semplifica la reportistica. Puoi creare report che mostrano solo le vendite B2B, solo le vendite retail o tutto insieme. Puoi anche tracciare i prodotti dal magazzino alla consegna più facilmente, vedere esattamente cosa c'è in stock e gestire le spedizioni da un unico pannello di controllo.

Ad esempio, The Conran Shop è passato da Magento (Adobe Commerce) a Shopify e ha unito le attività retail e wholesale. Questo ha ridotto i costi del 50%, aumentato le conversioni di vendita del 54% e semplificato l'intero processo di ordinazione mantenendo le funzionalità speciali necessarie per il wholesale.

Vantaggi:

• Combina operazioni B2B e retail in un'unica piattaforma
• Configurazione flessibile per gestione dell'inventario integrata o separata
• I dati centralizzati rendono più semplici reportistica e analisi
• Più accessibile rispetto ai sistemi ERP completi pur offrendo molte funzionalità simili
• Implementazione più semplice e curva di apprendimento più breve
• Fornisce visibilità end-to-end degli ordini dal posizionamento alla consegna.

Svantaggi:

• Potrebbe richiedere componenti aggiuntivi o integrazioni per requisiti B2B complessi.

Le caratteristiche principali dei software di gestione degli ordini B2B

1. Conferma dell'ordine
2. Conferma di spedizione
3. Tracciamento dell'ordine
4. Gestione dei prezzi
5. Gestione della supply chain

Un software di gestione degli ordini può ottimizzare i tuoi flussi di lavoro per soddisfare le esigenze degli acquirenti B2B. Ecco cinque funzionalità frequentemente incluse nelle piattaforme di gestione degli ordini:

1. Conferma dell'ordine

Il software di gestione degli ordini può inviare conferme automatiche ai clienti e al team di vendita del venditore dopo un acquisto. Queste conferme possono includere numeri d'ordine, costi di spedizione stimati ed eventuali imposte sulle vendite.

2. Conferma di spedizione

Il software di gestione degli ordini può inviare una notifica di spedizione al cliente. Può inoltre informare il venditore quando i prodotti lasciano il magazzino (o il magazzino di un dropshipper).

3. Tracciamento dell'ordine

Le piattaforme di gestione degli ordini possono recuperare dati di spedizione da servizi di consegna come DHL, FedEx e UPS e visualizzare aggiornamenti di spedizione da siti web di terze parti. Questo permette ai clienti di tracciare gli ordini dal tuo sito web anziché da un sito esterno. In questo modo possono verificare lo stato del loro ordine e ricevere notifiche tempestive.

4. Gestione dei prezzi

Il software di gestione degli ordini garantisce che i tuoi clienti B2B vedano i prezzi negoziati ovunque sul tuo sito. Quando i clienti wholesale effettuano l'accesso, vedranno i prezzi determinati dal vostro accordo su tutte le pagine: dai risultati di ricerca alle pagine prodotto, fino al checkout. Questo mantiene i prezzi coerenti anche quando aggiorni i tuoi prezzi base.

Il software gestisce diversi livelli di prezzo per diversi clienti, così ogni cliente aziendale vede esattamente quanto dovrebbe pagare. È un buon modo per rendere più semplici gli acquisti per i tuoi clienti B2B e prevenire errori di prezzo che possono danneggiare le relazioni.

5. Gestione della supply chain

Alcuni software di gestione degli ordini possono aiutarti a tracciare gli articoli spediti dai fornitori. Fornisce dati sull'inventario e può persino automatizzare gli approvvigionamenti in modo che i prodotti vengano riordinati automaticamente quando le scorte scendono sotto una soglia specifica. Ciò include una corretta allocazione, per garantire che tu abbia sempre le scorte giuste nel posto giusto ed evitare problemi di ordini in arretrato.

Cinque fattori da considerare nella scelta del software di gestione degli ordini B2B

1. Integrazione con altri software
2. Facilità d'uso
3. Scalabilità
4. Funzionalità
5. Prezzo

Mentre fai ricerche sul software di gestione degli ordini per le tue piattaforme di vendita B2B, troverai molte opzioni con vari prezzi e funzionalità. Semplifica la tua ricerca concentrandoti su questi cinque fattori chiave:

1. Integrazione con altri software

Il miglior software di gestione degli ordini si integra facilmente con i tuoi strumenti software attuali, inclusi software di contabilità per la gestione finanziaria e software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) utilizzato per gestire i dati dei clienti.

Se scegli un software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), opta per un sistema che integra tutte le tue applicazioni software e database. I sistemi ERP possono costare centinaia di migliaia di dollari, anche se possono fornire risparmi sui costi nel corso della vita della tua azienda.

2. Facilità d'uso

Il software di gestione degli ordini è utile solo se i membri del tuo team sanno come usarlo. Il tuo reparto IT potrebbe supervisionare la sua integrazione iniziale, ma tutti nella tua organizzazione devono essere in grado di utilizzarlo. Questo significa che i rappresentanti di vendita possono consultare i dati degli ordini per i loro clienti e i responsabili di magazzino possono monitorare i livelli di inventario. Scegli un software che tutti nel tuo team possano imparare rapidamente.

3. Scalabilità

Il tuo OMS deve essere in grado di adattarsi man mano che la tua azienda cresce. Un sistema veramente scalabile deve avere queste caratteristiche:

• Architettura modulare che ti permette di aggiungere nuove funzionalità senza interrompere le operazioni esistenti
• Infrastruttura basata su cloud che può allocare automaticamente più risorse durante i picchi di ordini
• Facile integrazione con nuovi canali di vendita o servizi di terze parti.

La flessibilità è essenziale. Questo significa che il tuo OMS dovrebbe adattarsi ai modelli di business in evoluzione, sia che tu voglia espanderti dall'online ai negozi fisici, entrare in nuovi mercati oppure gestire fluttuazioni della domanda stagionale.

L'OMS giusto fornisce questa adattabilità senza richiedere una sostituzione completa del sistema, facendoti risparmiare tempo e risorse significativi man mano che la tua azienda evolve.

4. Funzionalità

Le funzionalità fondamentali del tuo OMS dipendono dalla natura della tua attività. Se lavori con dropshipper, potresti aver bisogno solo di un OMS per elaborare gli ordini dei clienti. Se spedisci direttamente i tuoi prodotti, hai bisogno di un software di gestione degli ordini che gestisca la logistica di ogni ordine di acquisto: dalla spedizione alla gestione dell'inventario.

La tua azienda può avere necessità di funzionalità come i prezzi negoziati, che mostrano una gamma di prezzi agli utenti in base al loro profilo cliente e al momento dell'acquisto. O magari di offrire prezzi wholesale oltre a quelli retail, oppure diverse soluzioni di spedizione (ad esempio, UPS per la consegna standard e FedEx per quella in giornata).

Prendersi il tempo per riflettere su ciò di cui la tua azienda ha realmente bisogno ti aiuterà a scegliere un OMS che funzioni bene ora e durante la fase di crescita aziendale.

5. Prezzo

I prezzi dei software di gestione degli ordini variano in base alle funzionalità, al numero di utenti e al numero di ordini che elaborano ogni mese. Molte piattaforme offrono prezzi per livelli che ti permettono di scegliere l’abbonamento software più adatto alle dimensioni della tua azienda. Questo tipo di software viene solitamente venduto in abbonamento mensile. Potrebbe essere sensato scegliere una suite software più solida che puoi permetterti e aggiornarla nel tempo.

I cinque migliori software di gestione degli ordini B2B

1. Shopify
2. Cin7 Orderhive
3. Brightpearl
4. Pipe17
5. SparkLayer

Il software di gestione degli ordini può consentire operazioni aziendali più fluide e contribuire ad aumentare la soddisfazione del cliente. Ecco cinque opzioni di software di gestione degli ordini B2B che vale la pena considerare.

1. Shopify

Shopify è una soluzione di commercio unificato che può ottimizzare la tua gestione degli ordini B2B e business-to-consumer (B2C). Tra le sue numerose funzioni, Shopify può alimentare il tuo checkout (online e di persona), l'elaborazione degli ordini, le conferme via email, l'evasione e il servizio clienti di follow-up.

Scegliendo Shopify come tuo OMS, puoi semplificare l'intero ciclo di vita dell'ordine con flussi di lavoro automatizzati, centralizzare la gestione dell'inventario attraverso i canali e accedere a funzionalità di tracciamento degli ordini. La piattaforma supporta flussi di lavoro di ordini complessi, incluse modifiche agli ordini, ordini arretrati ed evasioni parziali.

B2B su Shopify offre profili aziendali personalizzati che gestiscono più acquirenti e sedi con diversi livelli di accesso, offrendo a ciascun cliente B2B un'esperienza personalizzata. Puoi configurare account wholesale con cataloghi prodotti su misura, prezzi, quantità di ordine, sconti per volume, termini di pagamento e opzioni self-service. Questo aiuta le aziende a creare esperienze di acquisto complete rendendo le operazioni più efficienti con strumenti facili per gli ordini in blocco e la gestione degli account.

Shopify si integra con una varietà di strumenti di terze parti come ERP, piattaforme di email marketing e sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (queste integrazioni sono disponibili nello Shopify App Store).

Puoi utilizzare Shopify per importare ordini B2B da piattaforme non Shopify, centralizzando tutti i tuoi dati degli ordini in un'unica esperienza di amministrazione intuitiva che permette ai team di creare e analizzare report facilmente. Inoltre, Shopify fornisce ai clienti B2B un'esperienza di acquisto self-service completa dove possono effettuare i propri ordini, gestire i loro account e rivedere e tracciare la cronologia degli ordini all'interno del tuo negozio online.

Il piano Shopify Plus parte da 2100 euro al mese per configurazioni e integrazioni standard o una commissione variabile per la piattaforma per aziende con assetti organizzativi più complessi (verifica i prezzi).

2. Cin7 Omni

Cin7 Omni (disponibile solo in inglese) è un sistema di gestione degli ordini e dell'inventario multicanale. Le sue funzionalità includono gestione dell'inventario e del magazzino, operazioni retail e servizi point-of-sale (POS), fatturazione, pagamenti e logistica di spedizione. I suoi livelli di prezzo partono da 749 dollari al mese e possono soddisfare qualsiasi azienda: da una semplice operazione di ecommerce B2C fino a un servizio di distribuzione multinazionale.

3. Brightpearl

Brightpearl di Sage (disponibile in inglese) è un sistema operativo retail. Include le funzionalità distintive del software di gestione degli ordini B2B, tra cui gestione dell'inventario e degli ordini, spedizione ed evasione, gestione del magazzino e strumenti CRM. Si integra con molte piattaforme di vendita di terze parti, incluso Shopify, e offre assistenza clienti per aiutarti a ottenere il massimo valore dal tuo abbonamento. Contatta Brightpearl per un preventivo.

4. Pipe17

Pipe17 (disponibile in inglese) è una piattaforma di integrazione per aziende che gestiscono sia canali di vendita B2B che DTC, collegando Shopify con ERP, marketplace e centri di evasione degli ordini. Sincronizza automaticamente l'inventario, indirizza gli ordini e gestisce il flusso di dati tra tutti i sistemi connessi in tempo reale attraverso un pannello di controllo user friendly.

Il software gestisce operazioni complesse come la suddivisione degli ordini, la gestione dei kit e l'evasione multisede, senza aver bisogno di competenze tecniche specifiche. Con un prezzo di 24.000 dollari all'anno per il piano standard, è adatto a venditori di fascia media e alta che elaborano fino a 4000 ordini mensili utilizzando fino a cinque piattaforme.

5. SparkLayer

SparkLayer (disponibile solo in inglese) è una soluzione wholesale B2B che trasforma i negozi Shopify esistenti in siti web wholesale, offrendo prezzi specifici per cliente, preventivi, fatturazione e collaborazione di team. Sono disponibili diversi livelli di prezzo, a partire da 49 dollari al mese per un massimo di 50 ordini, con servizi di onboarding gratuiti e assistenza clienti valutata 4,9 su 5 dagli utenti dello Shopify App Store.

La piattaforma permette sia ai clienti che ai rappresentanti di vendita di effettuare ordini facilmente, si integra perfettamente con i temi Shopify esistenti e supporta multilingua e multivaluta per aziende internazionali.

Vantaggi di un sistema di gestione degli ordini B2B

Aumenta l'efficienza

Un OMS B2B aiuta la tua azienda a lavorare in modo più intelligente e veloce, eliminando passaggi non necessari e conservando tutte le tue informazioni in un unico posto. Automatizza le attività di routine, crea processi coerenti e cresce con la tua azienda in modo che il tuo team possa gestire più ordini senza dover assumere più personale.

Ecco come un sistema di gestione degli ordini B2B rende il tuo team più efficiente:

• Mostra i tuoi livelli di inventario attraverso tutti i canali di vendita in tempo reale
• Accelera le approvazioni degli ordini in modo che gli ordini non rimangano bloccati in attesa
• Rende l'elaborazione dei pagamenti più veloce e più facile da tracciare
• Permette ai clienti di effettuare ordini e verificare lo stato da soli senza contattarti
• Sostituisce i moduli cartacei con registrazioni digitali facili da trovare
• Elabora molti ordini contemporaneamente invece di uno alla volta.

Grazie a questi miglioramenti in termini di efficienza, il tuo team potrà concentrarsi sulla gestione dei clienti all'ingrosso di alto valore, sulla negoziazione di condizioni più vantaggiose con i fornitori e sull'espansione della rete di distribuzione, invece di impantanarsi nell'elaborazione manuale degli ordini.

Migliora il flusso di cassa

Quando i tuoi dati degli ordini risiedono in un unico sistema, puoi consultare in tempo reale metriche come i valori degli ordini, lo stato dei pagamenti e i limiti di credito dei clienti. Ciò consente previsioni del flusso di cassa più accurate e aiuta a identificare segmenti di clienti ad alto margine. Puoi anche tracciare i comportamenti di pagamento attraverso la tua base di clienti B2B per perfezionare le politiche di credito e ridurre i giorni di vendite in sospeso (DSO).

Automatizza processi complessi della supply chain

Un sistema di gestione degli ordini B2B instrada automaticamente gli ordini ai centri di evasione giusti in base ai livelli di inventario, alla posizione del cliente e ai requisiti di consegna.

Meno coordinamento manuale tra approvvigionamento, magazzino e finanza si traduce in maggiore efficienza operativa. Avrai una migliore visibilità sui costi dell'inventario e potrai ottimizzare il capitale circolante mantenendo livelli di stock appropriati.

Gestisci i tuoi ordini B2B e wholesale con Shopify

Che tu stia trattando direttamente con acquirenti B2B o collaborando con distributori, hai bisogno di una soluzione che centralizzi gli ordini di vendita, tracci le spedizioni e migliori l'efficienza operativa.

Senza questa centralizzazione, le aziende wholesale devono affrontare errori negli ordini, discrepanze nell'inventario e processi manuali inefficienti che limitano la crescita. Fai crescere e gestisci la tua attività wholesale su Shopify con strumenti ottimizzati per offrire maggiore flessibilità e personalizzazione a tutti i tuoi acquirenti.g

Scopri come gestire e far crescere la tua attività B2B su Shopify.