Je kleine bedrijf opschalen in 6 stappen

Als eigenaar van een klein bedrijf kijk je altijd vooruit, op zoek naar groeimogelijkheden waar je ze maar kunt vinden. Je hebt geleerd hoe je een bedrijf start en nu is het tijd om uit te zoeken hoe je het kunt opschalen.

Groei is goed, maar niet altijd duurzaam. Daarom hebben we het over opschalen: groei die bewust, voor de lange termijn en volledig onder jouw controle is.

Duurzaam opschalen betekent dat je met een plan begint en voorbereid bent om elke uitdaging aan te pakken die op je pad komt. Het is het verschil tussen een plotselinge piek in de verkoop waarbij alle processen instorten, en een plotselinge piek in de verkoop waarbij je elke bestelling soepel afhandelt en ook de klantenservice op rolletjes loopt.

Het vereist planning, expertise en soms financiering om dit voor elkaar te krijgen. In deze gids ontdek je hoe je een waterdicht plan opstelt voor je toekomst.

Wat is een bedrijf opschalen?

Een bedrijf opschalen betekent dat je de omzet sneller laat groeien dan de kosten. Het is een vorm van groei waarbij je dankzij je bedrijfsvoering, tools en processen meer vraag aankunt, zonder dat dit samengaat met evenredig meer tijd, geld of personeel.

In plaats van je team vangen je systemen het grootste deel van de extra werklast op. Zo leg je een fundament waarmee je efficiënt kunt doorgroeien, terwijl je marges gezond blijven en je bedrijfsvoering stabiel blijft.

Als je het verschil begrijpt tussen groeien en opschalen, wordt dit duidelijker.

1. Groeien vraagt vaak om extra middelen, zoals meer personeel, meer voorraad of extra ruimte om een hogere omzet mogelijk te maken. De kosten stijgen daarbij meestal in ongeveer hetzelfde tempo als de omzet.
   
2. Opschalen is gericht op slimmere processen en technologie die het mogelijk maken om uit te breiden zonder die evenredige kostenstijging. Je kunt meer bestellingen verwerken en meer klanten bedienen met dezelfde of weinig extra middelen.

Opschalen is daarmee een strategischere manier van bedrijfsgroei: je verhoogt je omzet zonder onnodige complexiteit toe te voegen aan je organisatie.

Voor webshops betekent opschalen vaak betere voorraadplanning, gekoppelde verkoopkanalen, gestroomlijnde processen en automatisering die handmatig werk vermindert. Goed uitgevoerd leidt dit tot een duurzaam groeitraject op de lange termijn, zonder dat je team of budget onder druk komt te staan.

Ontmoet je experts

Maak kennis met twee merken die hun bedrijf na een bescheiden start succesvol hebben opgeschaald. We hebben ze geïnterviewd voor praktische adviezen over opschalen die je kunt toepassen op je eigen bedrijf.

Katie McCourt, medeoprichter van Not Basics (voorheen Pantee)

Katie en haar zus Amanda zijn de breinen achter Not Basics (voorheen Pantee), een lijn ondergoed en beha's gemaakt uitsluitend van overgebleven t-shirts en t-shirtstof. Ze lanceerden hun bedrijf in februari 2021, na een succesvolle Kickstarter-campagne. Sindsdien zijn ze alleen maar gegroeid, met nieuwe producten en verdere investeringen om aan de vraag te voldoen.

Duurzaamheid staat centraal bij Not Basics en speelt een rol in elk onderdeel van de supply chain. De uitdaging van het merk is om tijdens het opschalen trouw te blijven aan dat ideaal.

Matt Mundt, oprichter van Hug Sleep

Matt begon Hug Sleep met een idee, een ondernemersdroom en €2.300. De Hug Sleep is een deken die je terug knuffelt: een gezellige, rustgevende ervaring gebaseerd op de wetenschap achter verzwaringsdekens. De groei van het bedrijf is geëxplodeerd sinds Matt het oprichtte, mede dankzij een optreden in Shark Tank, waar hij en zijn vrouw Angie naar buiten liepen met een investering van €275.000.

Matt kreeg te maken met een snelle toename in vraag naar wat begon als een soloproject waaraan hij werkte als zijn kantoorwerk voor die dag klaar was.

Signalen dat je klaar bent voor de volgende groeifase

Groei heeft niet alleen het juiste plan nodig, maar ook de juiste timing. Te snel groeien kan leiden tot kosten die je niet kunt betalen, medewerkers die je niet nodig hebt of een supply chain die je niet meer onder controle hebt. Omgekeerd kan op het verkeerde moment opschalen betekenen dat je bestellingen niet kunt afhandelen en taken niet kunt afronden.

Hier zijn een paar vragen die je jezelf kunt stellen om te bepalen of het tijd is om een plan te maken voor duurzaam opschalen.

Ben je klaar voor de volgende stap in ondernemerschap?

Je zou je bedrijf alleen naar de volgende stap moeten leiden als je echt klaar bent voor een groter bedrijf. Opschalen betekent dat je bedrijf meer tijd, middelen en expertise gaat vragen. Die moet je wel kunnen bieden. Opschalen is spannend, maar je moet alles goed op een rijtje hebben om het op een manier te doen die duurzaam is voor je bedrijf.

Stel jezelf de volgende vragen:

• Ben ik klaar om meer strategische uitdagingen aan te gaan? Dat kan betekenen dat je je productlijnen uitbreidt of wereldwijd gaat verkopen.
• Kan ik meer tijd aan mijn bedrijf besteden zonder dat andere delen van mijn leven eronder lijden?
• Heb ik de financiële middelen die ik nodig heb?
• Heb ik hulp van buitenaf nodig? Misschien ben je op een punt waar je leven makkelijker zou worden als je de marketing of klantenservice door iemand anders zou laten afhandelen.
• Heb ik meer medewerkers nodig om het werk gedaan te krijgen? Als je moeite hebt je bedrijf draaiende te houden met je huidige team (wat ook een sterk team kan zijn dat uit één persoon bestaat), is dat een duidelijk signaal dat het tijd is om op te schalen.
• Heb ik moeite om bestellingen bij te houden? Een hoger volume dan waar je bedrijf op voorbereid is, betekent achterlopen met verpakking en leveringen, hiaten in de klantenservice en een hoop stress voor jou.
• Loop ik achter qua voorraad? Als je constant merkt dat je artikelen uitverkocht zijn, met klanten die om nieuwe voorraad vragen, is het zeker tijd om op te schalen.

Tot slot zijn sommige bedrijven bedoeld om klein te blijven. Het is OK als je wilt dat je side hustle een side hustle blijft. Alles draait om je persoonlijke prioriteiten, levensstijl en financiële situatie.

Je bedrijf opschalen in 6 stappen

Er bestaat niet zoiets als één universele formule om je bedrijf op te schalen, omdat elk bedrijf (en elke oprichter) unieke sterke punten en uitdagingen heeft. Het opschalen van een kledingbedrijf gaat er bijvoorbeeld anders uitzien dan het opschalen van een groot huidverzorgingsmerk. Maar er zijn wel een paar overeenkomende aspecten om over na te denken:

1. Maak een plan voor je toekomst

Als je bedrijf begon als hobby, zoals bij Matt met Hug Sleep, ben je misschien tot nu toe gewoon met de stroom meegegaan.

Maar om duurzaam op te schalen heb je een bedrijfsplan nodig. Het helpt je niet alleen je bedrijf te begrijpen, maar is ook iets wat je moet laten zien als je ooit externe investeringen zoekt.

Er zijn verschillende manieren om een bedrijfsplan op te stellen, maar het moet in elk geval het volgende bevatten:

• Samenvatting
• Bedrijfsomschrijving
• Marktanalyse
• Management en organisatie
• Producten en diensten
• Klantsegmentatie
• Marketingplan
• Plan voor logistiek en bedrijfsvoering
• Financieel plan

In het bijzonder ga je een strategisch marketingplan maken, met een voorspelling voor de toekomst waarin je je groeiplannen schetst. Wat is een realistisch omzetdoel voor over één jaar? En over vijf jaar? Wat is je plan om je marketing capaciteit te vergroten?

"Dat was een heel waardevol onderdeel van het proces voor ons. Gaan zitten en zeggen: “Waar willen we dan zijn? Waar over vijf jaar? Welke resultaten zien we met dit bedrijf? En waar denken we dat het naartoe kan?”" legt Katie uit.

"Ik denk dat we vanaf dag één echt het gevoel hebben gehad dat Not Basics enorm veel potentieel had een bekende merknaam te worden."

Bepaal waar je bedrijf nu staat en waar je je bedrijf naartoe wilt leiden. Gebruik de onderstaande bronnen om te beginnen en denk terwijl je je plan maakt na over de volgende stappen voor opschalen.

📚 Bronnen

• Strategisch ondernemingsplan: dit is hoe je ‘m maakt in 2026
• Bedrijfsplan voorbeeld: haal inspiratie uit deze 7 inspirerende ondernemingsplannen (2025)
• De beste software voor bedrijfsplannen (2024)

2. Evalueer je supply chain

Opschalen betekent een hoger verkoopvolume en je supply chain moet voldoende toegerust zijn om dat aan te kunnen. Wat nu werkt, werkt misschien niet goed op grotere schaal.

Not Basics bijvoorbeeld, was oorspronkelijk geïnspireerd door het maken van ondergoed van tweedehands t-shirts. Vervolgens stapten ze over op t-shirts uit restpartijen, maar die zijn soms minder snel te verwerken. Het kost meer tijd om kant-en-klare shirts te knippen en op kwaliteit te beoordelen, dus heeft het merk sindsdien zijn bronmaterialen uitgebreid.

"We gebruiken niet alleen t-shirts uit restpartijen, we gebruiken ook rollen stof uit restpartijen," vertelt Katie. "Het is precies hetzelfde materiaal, alleen komt het uit een ander punt in de supply chain.” De rollen stof versnellen de productie, maar met dezelfde toewijding aan duurzaamheid. Het is zelfs een kenmerk geworden: als ze een specifieke kleur in handen krijgen, kunnen ze een tijdelijke collectie maken die hun klanten gretig inslaan.

Not Basics-producten worden gemaakt in een fabriek in Bangladesh, waar Katie en Amanda de arbeidsomstandigheden hebben gecontroleerd. Maar naar het buitenland gaan is mogelijk niet de juiste stap voor jouw supply chain.

Matt schaalde Hug Sleep op terwijl hij bij dezelfde fabrikant in zijn thuisstaat Wisconsin bleef.

Evalueer in beide gevallen of je huidige inkoop- en productieprocessen op grote schaal goed blijven functioneren. Zo niet, dan moet je volgende stappen onderzoeken.

3. Neem strategisch mensen aan

Opschalen betekent dat je mogelijk niet meer alles zelf kunt doen, of met de mensen die je tot nu toe hebt aangenomen om je bedrijf te laten werken.

Katie vertelt dat Not Basics het afgelopen jaar heeft gedraaid met alleen haar zus en haarzelf als fulltime medewerkers, ondersteund door freelancers. Met een investeringsronde op zak staat Not Basics op het punt zijn eerste fulltime medewerker aan te nemen.

Specifiek besloten ze dat het het meest effectief was om iemand aan te nemen voor merk- en communitymanagement.

"Onze strategie is sterk gericht op influencer marketing, ambassadeursmarketing en onze partnerschappen, en dat is een zeer tijdrovend onderdeel van het bedrijf," legt Katie uit. Door die werklast van Katie en Amanda weg te nemen, hebben ze meer tijd om zich te focussen op de kern van het bedrijf.

Als mensen aannemen onderdeel is van je strategie voor opschalen, moet je iemand aannemen op een plek waar een extra persoon het meest effectief zou zijn. Voor Not Basics was dat marketing, maar voor jouw bedrijf kan dat iemand zijn die zich bezighoudt met productontwikkeling, klantenservice of verkoop. 

Medewerkers zijn een grote financiële verplichting, dus ze moeten zich richten op een gebied dat het meeste rendement oplevert.

"We zijn erg benieuwd wat we kunnen bereiken met de 40 uur per week extra die we aan het bedrijf kunnen besteden," zegt Katie.

4. Besteed uit voor efficiëntie

Als het geen zin heeft je eigen medewerker aan te nemen, kun je op andere manieren taken uitbesteden om je bedrijfsvoering tijdens het opschalen te stroomlijnen. Matt bijvoorbeeld heeft geen fulltime medewerkers. In plaats daarvan heeft hij een bureau in de arm genomen dat al zijn marketing afhandelt, omdat hij zich realiseerde dat een derde dat beter zou kunnen.

"Mijn achtergrond is werktuigbouwkunde," vertelt hij. "Ik ben iemand van de getallen en data. Ik dacht dat ik elke uitdaging wel aankon." Dus probeerde Matt zichzelf te leren hoe hij advertenties kon lanceren op Facebook, Instagram en Google.

"Ik probeerde het, maar het pakte niet zo goed uit."

Door met bureaus te praten realiseerde Matt zich uiteindelijk dat zij een geavanceerdere campagne konden opzetten dan hijzelf, dus besteedde hij het uit.

Ook op het gebied van orderafhandeling liep hij tegen zijn grenzen aan. Vroeger pakte hij alle bestellingen zelf in en bracht ze tijdens zijn lunchpauze naar het postkantoor. Maar op grotere schaal werkte dat niet. Nu maakt hij gebruik van het Shopify Fulfillment Network (nog niet beschikbaar in Nederland) om het zware werk te doen.

Of je nu een bureau of een medewerker inhuurt, je moet nadenken over waar je de meeste hulp bij nodig hebt. Als je moeite hebt met de marketing voor een klein bedrijf, wordt dit alleen maar uitdagender naarmate je opschaalt. Bepaal welke aspecten van je bedrijf baat zouden hebben bij expertise die je zelf niet hebt en kijk naar externe diensten die je kunnen helpen.

📚 Bron: Vind de expertise die je nodig hebt met het netwerk van deskundige Shopify-partners.

5. Automatiseer waar je kunt

Je kunt dingen op grote schaal sneller of efficiënter gedaan krijgen met tools die zijn ontwikkeld om je workflow te automatiseren.

Dit kunnen eenvoudige oplossingen zijn, zoals de geautomatiseerde reacties die Matt gebruikte om de grote toestroom van klantenservice-vragen af te handelen nadat hij in Shark Tank was verschenen.

Een ander voorbeeld van het stroomlijnen van klantenservice is het gebruik van Shopify Inbox voor communicatie met klanten. Met deze tool kun je live chat gebruiken (een effectieve manier om conversies te verhogen) waarbij je al je gesprekken op één plek bewaart, reacties kunt opslaan en statistieken krijgt zodat je de impact kunt volgen.

6. Zoek nieuw kapitaal

Opschalen kost geld, en misschien moet je het juiste moment vinden om externe financiering binnen te halen om je plannen uit te voeren en je cashflow op peil te houden.

Die timing is cruciaal. Kapitaal is iets wat je wilt veiligstellen voordat je groeiplannen uitvoert in plaats van dat je bedrijf een vlucht neemt en je achteraf op zoek moet naar fondsen om het te ondersteunen.

Katie wist al vroeg dat Not Basics meer investeringen nodig zou hebben dan die eerste Kickstarter-campagne.

"Gezien onze doelen en het feit dat we zo snel voet aan de grond hadden gekregen, wisten we al heel vroeg dat we dit niet zelf konden blijven financieren," zegt ze. "Hoewel het voor sommige bedrijven werkt, denk ik dat het voor ons gewoon te ver buiten ons bereik lag."

Afgelopen september begonnen Katie en Amanda met het werven van de £200.000 (€230.000) die ze naar verwachting nodig zouden hebben.

"Het is een moeilijk proces. Ik denk dat we het allebei een van de meest uitdagende dingen vonden die we tot nu toe hebben gedaan," vertelt ze.

Het pitchproces betekent dat je een solide plan moet hebben (daarom was een bedrijfsplan de eerste stap) en alle vragen van potentiële investeerders moet beantwoorden. Houd rekening met wat ups en downs: Katie vertelt dat sommige pitches beter gingen dan andere, maar ze bereikten uiteindelijk hun doel. Toen ze eenmaal "ja" te horen kregen, gaf dit hen het vertrouwen om meer te gaan pitchen.

Matt daarentegen maakte veel indruk met zijn optreden in Shark Tank. De show benaderde hem en hij liep de deur uit met een deal van €275.000 van twee van de sharks op zak.

Veelgemaakte fouten bij het opschalen van je bedrijf

Opschalen kan enorme groei mogelijk maken, maar als je te snel gaat of geen stevige basis hebt, kan het ook zwakke plekken in je bedrijf blootleggen.

Dit zijn enkele van de meest voorkomende fouten die ondernemers maken bij het opschalen en hoe je ze voorkomt.

Opschalen voordat je product-market fit hebt bereikt

Als klanten je product niet consequent kopen, waarderen en aanbevelen, zal opschalen bestaande problemen alleen maar vergroten. Zorg er vóór uitbreiding voor dat er duidelijke vraag is, dat klanten terugkomen voor herhaalaankopen en dat je merkboodschap aanslaat bij je doelgroep.

Cashflow negeren in de jacht op groei

Omzetgroei betekent weinig als je cashflow geen grotere voorraadinkopen, hogere advertentiekosten of langere productieruns kan dragen. Veel bedrijven groeien op papier, maar komen in de praktijk geld tekort. Houd je cashflow scherp in de gaten en plan je werkkapitaalbehoefte voordat je opschaalt.

Te snel mensen aannemen zonder systemen

Meer mensen aannemen lost operationele problemen niet op. Als je personeel aanneemt voordat processen zijn vastgelegd, verwachtingen duidelijk zijn en verantwoordelijkheden zijn gedefinieerd, creëer je vooral verwarring in plaats van efficiëntie. Bouw eerst je systemen en haal daarna de juiste mensen binnen om ze te laten draaien.

Vergeten wat je bedrijf in het begin succesvol maakte

Naarmate een bedrijf groeit, is het makkelijk om af te drijven van de kern: je merk, productkwaliteit of klantervaring. Terwijl juist die elementen zorgden voor je eerste succes. Opschalen moet je fundament versterken, niet vervangen.

Opschalen zien als een puur operationeel proces

Opschalen gaat niet alleen over fulfillment, automatisering en personeelsplanning. Het vraagt ook om strategische keuzes, zoals een duidelijke positionering, sterke financiële planning en een heldere roadmap voor duurzame vraag. Als je opschalen puur operationeel benadert, kan de groei snel stagneren.

Verlies het grote plaatje niet uit het oog

Er is een reden waarom je al zo’n sterke positie op de markt hebt verworven. Verlies die niet uit het oog, ook niet terwijl je opschaalt.

Trouwe klanten van Not Basics voelen zich aangetrokken tot het streven naar duurzaamheid, dus bleef het bedrijf trouw aan deze filosofie. Als je dat tijdens het opschalen zou loslaten, zou dat je doelen (je bedrijf en impact laten groeien) tenietdoen.

Katie legt uit dat Not Basics de relatie met klanten niet puur als transactie ziet: ze vormen een community. De eerste klanten van het merk, die het hele traject hebben meegemaakt, vormen een steunpilaar die heeft bijgedragen aan het succes van vandaag.

"Onderschat je community niet," zegt Katie. "Vraag hen om advies zodat je ze echt meeneemt in het traject. Dit loont echt de moeite."

Behandel je grootste fans goed, dan blijven ze je steunen terwijl je de lat steeds een stukje hoger legt.

Illustratie door Alice Mollon