Vóór het computertijdperk waren schriftelijke memo's de standaardmethode voor communicatie op de werkvloer. Wanneer een aankondiging naar een groot aantal medewerkers moest worden gestuurd, werd een memo op papier geschreven, gekopieerd en bezorgd in een echte inbox (een bakje op je bureau of een postvakje).
Bedrijven communiceren vandaag de dag nog steeds via memo's, maar e-mail heeft het proces papierloos gemaakt. Wanneer je een e-mail gebruikt om bedrijfsupdates naar meerdere medewerkers te sturen, schrijf je eigenlijk een memo.
Wat is een memo?
Een memo, of memorandum, is een schriftelijk bericht dat wordt gebruikt om belangrijke informatie te communiceren naar een groep mensen binnen een organisatie. Bedrijven gebruiken memo's om van alles aan te kondigen: van kleine gebeurtenissen op kantoor, zoals een melding dat het koffiezetapparaat kapot is, tot groot bedrijfsnieuws zoals de aanstelling van een nieuwe CEO. Memo's zorgen ervoor dat medewerkers op de hoogte blijven en helpen een bedrijfscultuur van transparantie te bevorderen door informatie met iedereen in de organisatie te delen.
Een memo is meestal beknopt, ongeveer drie tot vier alinea's, en geschreven in eenvoudige taal. Het is ontworpen om makkelijk leesbaar te zijn. Het hoofddoel van de memo is informatie delen; deze communicatie is alleen effectief als medewerkers het lezen.
Elementen van een memo
Een memo kan veel verschillende aankondigingen bevatten, maar duidelijke memo's volgen een standaard opmaak met de volgende elementen:
- Koptekst. Memo-kopteksten bestaan uit de afzender, de ontvanger, een onderwerpregel en de datum. Bij moderne memo's die via e-mail worden verstuurd, zijn veel van deze componenten al ingebakken. Voor de duidelijkheid kun je ervoor kiezen om een inleidende zin toe te voegen in de onderwerpregel van de e-mail, meestal tussen vierkante haken en in hoofdletters, waardoor duidelijk wordt dat een memo per e-mail geen gewone e-mail is. Je zou bijvoorbeeld de onderwerpregel kunnen schrijven: "[HEEL KANTOOR] Een wijziging van ons hondvriendelijke kantoorbeleid."
- Inleiding. Een openingsalinea belicht de belangrijkste informatie. Het moet het doel van de memo uitleggen en duidelijk maken waarom medewerkers het moeten lezen. In het geval van een wijziging van een kantoorbeleid zou je kunnen schrijven: "We hebben besloten ons hondvriendelijke kantoorbeleid aan te passen en voortaan geen honden meer toe te staan op de tweede verdieping."
- Hoofdtekst. De hoofdtekst van de memo moet context bieden voor de informatie die in de inleiding wordt gegeven. Als de inleiding een nieuw bedrijfsbeleid vermeldt, kan de hoofdtekst van de memo in detail ingaan op de factoren die je besluitvorming hebben beïnvloed. De schrijver van de memo over het hondenbeleid zou dit gedeelte kunnen gebruiken om uit te leggen dat er zorgen waren onder medewerkers over geluidsoverlast (zoals geblaf) op kantoor en dat er daarom één afdeling moet zijn die volledig hondenvrij is.
- Actiepunten. Een memo moet duidelijk aangeven welke acties of gedragsveranderingen medewerkers moeten doorvoeren. Gebruik opsommingstekens of vetgedrukte tekst om actiepunten op te laten vallen voor iedereen die de e-mailtekst mogelijk snel doorleest. Je zou bijvoorbeeld de wijzigingen in het hondenbeleid kunnen samenvatten en als volgt kunnen opmaken:
“Om ervoor te zorgen dat ons kantoor een productieve omgeving blijft voor alle medewerkers, volg je deze protocollen als je je hond meeneemt naar kantoor:
- Houd je hond aan de lijn.
- Laat honden niet drinken uit de waterfonteinen op kantoor.
- Bezoek de tweede verdieping niet met je hond.”
- Afsluiting. Een memo eindigt met een korte afsluiting die je naam bevat en een contactmogelijkheid biedt voor eventuele vervolgvragen. Het kan mogelijke zorgen van het personeel anticiperen en aanpakken; je zou het team bijvoorbeeld kunnen geruststellen dat hondensnoepjes nog steeds beschikbaar zijn in de kantoorkeuken.
Hoe schrijf je in 5 stappen een memo?
Volg deze stappen om het schrijven van effectieve zakelijke memo's onder de knie te krijgen:
- Bepaal wat je moet zeggen
- Bepaal je doelgroep
- Schrijf een duidelijk en beknopt concept
- Controleer op fouten of laat het nalezen door een collega
- Verstuur het en beantwoord eventuele vragen
1. Bepaal wat je moet zeggen
Het doel van de memo omvat wat je moet communiceren, waarom je medewerkers dit moeten weten en hoe deze informatie hen kan beïnvloeden. Redenen waarom je een memo zou schrijven zijn onder meer het aankondigen van een nieuwe medewerker, het introduceren van een nieuwe productlijn, of het behandelen van een beleidswijziging.
2. Bepaal je doelgroep
Wie moet hiervan op de hoogte zijn? Als de memo gaat over kantooractiviteiten of een beleidsupdate die iedereen treft, moet deze waarschijnlijk naar het hele bedrijf. Als het gaat over een wijziging in het marketingbudget, moet deze alleen naar het marketingteam. Het beperken van onnodige communicatie zal het lezersaantal verhogen. Medewerkers zullen begrijpen dat elke memo die ze ontvangen informatie bevat die voor hen relevant is.
3. Schrijf een duidelijk en beknopt concept
De memo moet een standaard memo-opbouw volgen. De eerste alinea moet een korte inleiding bevatten, een hoofdalinea en een afsluiting. Onthoud dat het je doel is om mensen te laten lezen wat je hebt geschreven, dus houd de memo kort en neem alleen essentiële informatie op om het aantal mensen dat de memo snel doorleest te minimaliseren.
Memo's hebben een breed publiek, dus zorg ervoor dat je toegankelijk schrijft. In plaats van bijvoorbeeld "Vermijd obfuscatie door sesquipedalische zakelijke termen te schuwen," zou je kunnen zeggen: "Gebruik heldere, eenvoudige taal." Probeer tijdens het schrijven van een concept eventuele vragen of zorgen die medewerkers kunnen hebben te anticiperen en behandel deze in de memo.
4. Controleer op fouten of laat het nalezen door een collega
Memo's moeten makkelijk te lezen zijn en vrij zijn van typefouten. Controleer je memo op fouten en gebruik software voor spellingcontrole, zoals Grammarly of de ingebouwde spellingcontrole van Google Docs of Microsoft Word, voordat je deze definitief maakt. Als de memo gevoelige of gecompliceerde informatie bevat, zoals het aankondigen van bezuinigingen, is het verstandig om een extra paar ogen te vragen om de memo te controleren op nauwkeurigheid en toon.
5. Verstuur het en beantwoord eventuele vragen
Zodra je het dubbel hebt gecontroleerd, verstuur je je memo en bereid je je voor om eventuele vragen van medewerkers te beantwoorden. Als je een grote verandering aankondigt, kunnen medewerkers vervolgvragen hebben; het aankondigen van bezuinigingen kan bijvoorbeeld vragen oproepen over bedrijfsprestaties of financiën. Blijf goed communiceren door tijd te maken om eventuele opmerkingen of zorgen te behandelen. Als de informatie gevoelig is, raadpleeg dan juridische zaken of HR voor advies over het beantwoorden van moeilijke vragen.
6 tips voor het schrijven van memo's
Effectieve zakelijke memo's zijn helder, beknopt en professioneel. Gebruik deze tips om ervoor te zorgen dat je interne communicatie wordt gelezen en je medewerkers geïnformeerd zijn:
- Besef dat alles wat schriftelijk wordt vastgelegd openbaar kan worden gedeeld
- Maak het toegankelijk
- Houd het kort
- Schrijf een sterke kop
- Neem relevante teamleden op
- Gebruik een consistent memoformaat
1. Besef dat alles wat schriftelijk wordt vastgelegd openbaar kan worden gedeeld
Het updaten van medewerkers helpt hen geïnformeerd te blijven en zich betrokken te voelen, maar het creëert ook een schriftelijk verslag van je bedrijfsgebeurtenissen. Alles wat schriftelijk wordt gedeeld, kan mogelijk openbaar worden verspreid en misschien zelfs op de voorpagina van een krant belanden. Houd dit in gedachten en wees extra voorzichtig met hoe je je memo schrijft en hoeveel je onthult als je gevoelige informatie deelt, zoals een update over een nog te lanceren product of een negatief bedrijfsvoortgangsrapport.
2. Maak het toegankelijk
Vermijd formele taal of technische termen (inclusief financiële- en marketingafkortingen zoals EBITDA of TAM) waarmee sommige medewerkers mogelijk niet bekend zijn. Memo's hebben een breed publiek, dus ze moeten te begrijpen zijn voor iedereen die ze ontvangt.
3. Houd het kort
Beknoptheid is de ziel van humor en ook van het schrijven van memo's. Door je memo kort te houden, vergroot je de kans dat medewerkers het in zijn geheel lezen.
4. Schrijf een sterke kop
Trek de onmiddellijke aandacht van je lezers met een scherpe kop die het belang van de memo benadrukt.
5. Neem relevante teamleden op
Neem alleen teamleden op die direct worden beïnvloed door de inhoud van de memo.
6. Gebruik een consistente opbouw
Door dezelfde opbouw te gebruiken voor elke memo die je verstuurt en alleen de onderwerpregel en het bericht te wijzigen, help je medewerkers memo's te onderscheiden van gewone e-mails. Overweeg om een standaard memo-sjabloon te maken in je e-mail of tekstverwerker en gebruik dit elke keer dat je een nieuwe memo schrijft.
Veelgestelde vragen over memo's
Wat is het verschil tussen een memo en een e-mail?
De meeste memo's worden per e-mail verstuurd, maar de meeste e-mails zijn geen memo's. Een memo is een schriftelijke aankondiging over het bedrijf die is ontworpen om informatie aan medewerkers te verstrekken. In moderne kantoren worden memo's meestal per e-mail verspreid, waardoor ze een onderdeel vormen van deze grotere categorie interne berichten. E-mail verwijst daarentegen naar elke elektronische post die op een computer wordt verzonden of ontvangen.
Heeft een memo een handtekening nodig?
Nee. De memo moet je contactgegevens bevatten en de contactgegevens van andere relevante partijen, maar een formele handtekening is niet vereist.
Hebben memo's bronnen nodig?
Beschouw je memo als een primair document. Je hoeft geen bronnen op te nemen, maar je kunt wel linken naar relevante informatie als dat je medewerkers zou helpen het onderwerp beter te begrijpen.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat mensen mijn memo lezen?
Je kunt de kans vergroten dat mensen je memo's lezen door heldere, korte memo's te schrijven. De kop moet de aandacht van de lezer trekken en benadrukken waarom de memo belangrijk is. De hoofdtekst van de memo moet beknopt zijn en geschreven in korte alinea's en alledaagse taal.
Moeten memo's in een formele stijl worden geschreven?
Een goede memo moet een balans vinden tussen formeel taalgebruik en herkenbaarheid. Hoewel memo's officiële zakelijke communicatie zijn die in een professionele toon zijn geschreven, moeten ze ook makkelijk te lezen zijn. Overdreven formeel schrijven kan het onderwerp ingewikkelder maken en lezers verliezen.
