Goede boekhoudpraktijken helpen je om grip te houden op je financiële situatie en zijn essentieel om in aanmerking te komen voor zakelijke leningen, belastingaangifte te doen en nieuwe investeerders aan te trekken. In dit artikel bespreken we de beste boekhoudpraktijken die je kunnen helpen om je financiën effectief te beheren en je bedrijf succesvoller te maken.
Wat is boekhouding?
Boekhouding is het systematisch vastleggen van alle financiële transacties van een bedrijf. Deze transacties, zoals aankopen, investeringen, omzet en meer, worden geregistreerd in een grootboek, dat zowel een fysiek boek als een digitale spreadsheet kan zijn. Ze kunnen ook worden bijgehouden in subadministraties om de informatie overzichtelijk te houden.
Boekhouding overlapt deels met accountancy, omdat beide te maken hebben met het opstellen van financiële overzichten en administratie. Maar het werk van een accountant is veel analytischer dan dat van een boekhouder. Accountants voeren vaak berekeningen uit en analyseren trends op basis van de gegevens die de boekhouder heeft vastgelegd. Accountants hebben een hbo- of wo-diploma nodig of moeten een vergunning halen als registeraccountant (RA), terwijl boekhouders volstaan met een mbo-diploma.
10 beste boekhoudpraktijken voor kleine ondernemers
- Kies zorgvuldig je boekhoudsysteem
- Scheid privé- en zakelijke financiën
- Stel debiteuren- en crediteurenadministratie in
- Volg algemeen aanvaarde boekhoudprincipes
- Blijf bij hetzelfde boekhoudsysteem
- Houd standaard financiële rapportages bij
- Besteed extra aandacht aan cashflowbeheer
- Voer kwartaalbeoordelingen uit
- Controleer je boekhouding met creditcard- en bankafschriften
- Schakel professionals in wanneer nodig
Deze 10 effectieve boekhoudpraktijken helpen je niet alleen om grip te houden op je financiën, maar geven ook waardevolle inzichten in de financiële gezondheid van je bedrijf.
1. Kies zorgvuldig je boekhoudsysteem
Denk goed na bij het kiezen van je boekhoudsysteem en accountancymethode, want later overstappen kan lastig zijn. Er zijn twee hoofdopties:
- Handmatige boekhouding. Dit doe je met de hand en is relatief goedkoop (zolang je tijd budgetteert of de mankracht hebt), maar is gevoelig voor menselijke fouten.
- Digitale boekhouding. Dit doe je op de computer, met software. Het kan soms prijzig zijn en het kan langer duren voordat jij of je medewerkers het onder de knie hebben. Maar eenmaal ingewerkt, bespaart het je veel tijd. Als je software evalueert, kun je Shopify's gids voor boekhoudsoftware voor kleine bedrijven raadplegen.
2. Scheid privé- en zakelijke financiën
Kleine ondernemers moeten extra voorzichtig zijn met het scheiden van zakelijke en privéfinanciën. Als je dit niet doet, kunnen er onnauwkeurigheden in je financiële gegevens ontstaan, waardoor kredietverstrekkers en potentiële investeerders weigeren met je samen te werken. Het is aan te raden om aparte zakelijke bankrekeningen aan te houden. Je kunt ook een aparte kredietwaardigheid voor je bedrijf opbouwen, zodat je privéfinanciën niet negatief worden beïnvloed door het bedrijf, en andersom.
3. Stel debiteuren- en crediteurenadministratie in
Boekhouders moeten de kortetermijnschulden en -vorderingen van een bedrijf bijhouden. Dit doen ze door informatie vast te leggen in twee administraties:
- Debiteurenadministratie. Deze administratie houdt bij hoeveel geld het bedrijf nog moet ontvangen voor geleverde diensten of verkochte goederen.
- Crediteurenadministratie. Deze houdt bij hoeveel geld het bedrijf op korte termijn verschuldigd is, zoals energierekeningen en betalingen aan leveranciers.
Een klein bedrijf kan deze administraties opzetten door alle facturen en rekeningen nauwkeurig bij te houden. De boekhouder moet alle onbetaalde facturen registreren in de debiteurenadministratie, terwijl alle onbetaalde rekeningen in de crediteurenadministratie worden vastgelegd.
4. Volg algemeen aanvaarde boekhoudprincipes
In Nederland worden bedrijven geacht zich te houden aan de verslaggevingsstandaarden zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek en de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ). Beursgenoteerde bedrijven zijn wettelijk verplicht om International Financial Reporting Standards (IFRS) te volgen. Particuliere bedrijven zijn hier niet toe verplicht, maar veel kiezen ervoor om verwarring bij externe accountants te minimaliseren.
Als je van plan bent je bedrijf internationaal uit te breiden, wil je mogelijk ook IFRS-standaarden volgen, die richtlijnen bieden voor accountants over de hele wereld. Deze standaarden zijn niet wettelijk bindend voor alle bedrijven, maar zijn handig voor ondernemingen die met internationale klanten willen communiceren.
5. Blijf bij hetzelfde boekhoudsysteem
Welk boekhoudsysteem je ook kiest, blijf erbij. Als je besluit om bepaalde boekhoudprincipes te gebruiken, blijf dan consistent en probeer niet te wisselen tenzij het echt nodig is. Hetzelfde geldt voor de boekhoudsoftware die je gebruikt of de boekhouder die je inhuurt, kies er een die voor jou werkt en probeer daarbij te blijven. Dat helpt complicaties te voorkomen en houdt je administratie nauwkeurig. Als je toch een nieuwe boekhouder moet zoeken of andere software wilt gebruiken, zorg dan dat je je gegevens zorgvuldig overplaatst en neem de tijd om te controleren of er geen fouten in je administratie sluipen.
6. Houd standaard financiële rapportages bij
De meeste bedrijven houden ten minste drie belangrijke financiële rapportages bij:
- Resultatenrekening. Een resultatenrekening geeft een overzicht van alle inkomstenstromen, uitgaven en winst van een bedrijf over een bepaalde periode (meestal een jaar of kwartaal).
- Balans. Een balans is een document dat een momentopname geeft van de activa en passiva van een bedrijf op een specifieke dag.
-
Kasstroomoverzicht. Een kasstroomoverzicht geeft informatie over het geld dat gedurende een bepaalde periode binnenkomt en uitgaat.
Samen kunnen deze drie overzichten accountants en potentiële investeerders een beter begrip geven van de financiële gezondheid van je bedrijf.
7. Besteed extra aandacht aan cashflowbeheer
Van de drie financiële overzichten hierboven is het kasstroomoverzicht, dat alle geldbetalingen en inkomsten weergeeft, bijzonder belangrijk. Het geeft je inzicht in hoe specifieke bedrijfsuitgaven en inkomstenstromen de financiële gezondheid van je bedrijf beïnvloeden. Door de cashflow te analyseren, merk je misschien dat bepaalde klanten consequent te laat betalen of dat sommige leveranciers meer rekenen dan je je kunt veroorloven. Deze kennis helpt je beslissen wanneer je moet stoppen met zakendoen met bepaalde klanten en leveranciers, of hoe je je prijzen moet bepalen.
8. Voer kwartaalbeoordelingen uit
Tijdens een kwartaalbeoordeling gaat een accountant al je financiële gegevens door die de boekhouder heeft vastgelegd, en gebruikt deze om aanbevelingen te doen over de groei van je bedrijf, kostenbesparingen, lenen, uitlenen en andere financiële zaken. Je kunt deze tijd ook gebruiken om te strategiseren en te plannen voor de toekomst van het bedrijf.
9. Controleer je boekhouding met creditcard- en bankafschriften
Het is een goede gewoonte om elke maand alle geregistreerde transacties te controleren met bank- en creditcardafschriften, om het risico op boekhoudfouten te minimaliseren. Het is echter belangrijk om te onthouden dat bank- en creditcardafschriften geen vervanging zijn voor goede boekhouding. Banken en creditcardmaatschappijen kunnen ook fouten maken, dus het is belangrijk om je eigen administratie van facturen en bonnetjes bij te houden.
10. Schakel professionals in wanneer nodig
Boekhouding kan veel werk zijn, vooral als je al een drukke ondernemer bent. Uitstellen en nalaten om transacties te documenteren kan ertoe leiden dat het boekhoudwerk zich ophoopt en je administratie moeilijk beheersbaar wordt. Als je merkt dat je achterblijft of je overweldigd voelt door de boekhouding, is het verstandig om een professionele boekhouder in te huren die de benodigde uren kan maken om je administratie up-to-date te houden.
Veelgestelde vragen over boekhoudpraktijken
Wat zijn veelvoorkomende boekhoudfouten die kleine ondernemers maken?
Kleine ondernemers kiezen soms niet voor één boekhoudsysteem en blijven daar niet bij, waardoor hun administratie foutgevoelig wordt. Daarnaast vergroot het niet bijhouden van belangrijke documenten de kans op fouten. Deze fouten worden eerder voorkomen als je een professionele boekhouder inhuurt.
Hoe vaak moet ik financiële transacties vastleggen en reconciliëren?
Je moet transacties zo vaak mogelijk vastleggen. Dit kan dagelijks zijn als de transacties zo frequent plaatsvinden. Je moet transacties minimaal eens per maand reconciliëren met bank- of creditcardafschriften.
Waarom is het belangrijk om bonnetjes en facturen te bewaren?
Bonnetjes en facturen kunnen dienen als bewijs voor het geval je bank of creditcardmaatschappij een fout maakt, of als je een belastingcontrole ondergaat. Facturen kunnen ook helpen om verwachte inkomsten te voorspellen, zelfs als ze nog niet zijn betaald.
Hoe kunnen financiële rapportages me helpen betere zakelijke beslissingen te nemen?
Financiële rapportages geven je inzicht in de bronnen van je uitgaven en inkomstenstromen. Ze kunnen je ook helpen trends of seizoensgebonden cycli te zien, wat je kan helpen bij het budgetteren en plannen voor de toekomst van je bedrijf.
Is het noodzakelijk om een boekhouder of accountant in te huren?
De meeste bedrijven vinden het nuttig om minimaal eens per jaar een accountant in te huren voor de belastingaangifte. Je kunt ook overwegen een boekhouder in te huren als je moeite hebt om transacties bij te houden.
