Hva er en balanse? Formål, hvordan lese den og eksempler

Et tydelig øyeblikksbilde av virksomhetens økonomiske resultater kan hjelpe deg med å sikre finansiering, få lån og spare deg for mye hodebry.

Til dette er balansen din avgjørende. Å rote gjennom hauger av kvitteringer eller bla gjennom e-poster er stressende når en frist nærmer seg eller en revisor ser over skulderen din. Du vil nødig gå glipp av en mulighet for oppkjøp, investering eller lån fordi regnskapet ditt er rotete eller i ubalanse.

Har du dårlig tid til å lage en balanse? Ingen grunn til bekymring. Vi veileder deg gjennom alle de viktige trinnene, deler eksempler på balanser og viser deg formatet du skal følge, slik at du raskt får regnskapet oppdatert.

Hva er en balanse?

En balanse er en økonomisk oversikt som viser en virksomhets eiendeler, gjeld og egenkapital, og utarbeides som regel månedlig eller kvartalsvis. Den største fordelen med en balanse er at du får vite hva virksomheten er verdt.

Hvorfor balanser er viktige

En balanse kan hjelpe deg med å få lån, fastsette en verdi for virksomheten din og holde regnskapet organisert for skattemyndighetene.

1. Få kreditt eller lån fra en långiver

Når en långiver eller bank vurderer om de skal gi kreditt til en virksomhet, hjelper en balanse dem med å estimere risiko. Långivere ser vanligvis på gjelden for å forsikre seg om at virksomheten ikke tar på seg for mye, for de vil jo ha pengene tilbake. Er den eksisterende gjelden mye høyere enn eiendelene, kan en långiver nøle med å gi mer kreditt.

Mens långivere kan se på resultatregnskapet ditt for å vurdere lønnsomhet (det vil si om du har mer inntekt enn utgifter), hjelper en balanse med å identifisere eiendeler som eiendom, maskiner og varelager som kan brukes til å få tilbake pengene deres hvis du ikke klarer å betale tilbake lånet.

Alternativt kan Shopify-butikkeiere få forskudd og lån gjennom Shopify Capital. I stedet for en balanse bruker Shopify data fra tidligere salg for å beregne hvor mye selgeren kan låne. Shopify tar deretter en prosentandel av selgerens fremtidige salg for å betale tilbake lånet.

2. Fastsette en virksomhetsvurdering

Hvis noen ønsker å kjøpe virksomheten din, vil de be om en balanse for å forstå den økonomiske posisjonen din.

Andre forhold som spiller inn når du fastsetter en virksomhetsvurdering, er størrelsen på kundebasen din sammenlignet med bransjen, konkurransefortrinn, de ansatte og lederne i selskapet ditt (spesielt ved såkalte «acquihire»-vurderinger), vekst fra år til år, samt inntekter og fortjeneste.

3. Detaljere en virksomhets økonomiske posisjon over tid

En balanse kan hjelpe deg med å forstå om virksomheten din har flere eiendeler eller mer gjeld på et gitt tidspunkt.

Over årene vil balansen også inneholde historiske data, som kan hjelpe deg (eller långiverne og investorene dine) med å vurdere virksomhetens økonomiske styrker og svakheter, og hvordan de har endret seg over tid.

Komponenter i balansen

Små virksomheter lister kanskje bare opp noen få av elementene nedenfor. Som for de fleste økonomiske dokumenter øker kompleksiteten i takt med virksomheten. Å starte med en balansemal kan gjøre ting enklere.

1. Eiendeler

En eiendel er noe av økonomisk verdi som et selskap eier. De fleste eiendeler er materielle, men noen er immaterielle.

Nye virksomheter har som regel eiendeler som varelager, kontanter, utstyr eller maskiner (alle materielle), og i noen tilfeller immaterielle eiendeler som patenter eller varemerker. Større virksomheter kan i tillegg ha investeringer, kundefordringer, tomter, kjøretøy, logoer, merkevaregjenkjenning og markedsføringsressurser, som en e-postliste eller sosiale medier-kontoer.

Balanseformelen for eiendeler er:

Gjeld + Egenkapital = Eiendeler

Det er to typer eiendeler på en balanse:

• Omløpsmidler
• Anleggsmidler

Omløpsmidler er kortsiktige ressurser som vanligvis kan gjøres om til kontanter eller brukes opp innen ett år. Eksempler er:

• Kontanter og kontantekvivalenter
• Kundefordringer
• Varelager
• Omsettelige verdipapirer
• Forskuddsbetalte utgifter

Anleggsmidler, eller langsiktige eiendeler, er investeringer som ikke forventes å bli gjort om til kontanter eller brukt opp innen ett år. Eksempler er:

• Eiendom, anlegg og utstyr
• Langsiktige investeringer
• Immaterielle eiendeler (patenter, opphavsrettigheter, etc.)
• Goodwill

2. Gjeld

Gjeld er det et selskap skylder andre. Det koster virksomheten penger over tid og reduserer verdien av den.

Hvis du for eksempel har investert dine egne penger i virksomheten, kalles det et aksjonærlån. Et aksjonærlån er gjeld som virksomheten skylder deg som aksjonær. Mange nye virksomheter har gjeld som kredittkortgjeld og aksjonærlån.

Større virksomheter kan ha gjeld som leverandørgjeld, leieavtaler, lønn, banklån og utsatt skatt.

Det finnes også kortsiktig og langsiktig gjeld.

Kortsiktig gjeld er forpliktelser som forfaller innen ett år. Eksempler er:

1. Leverandørgjeld
2. Kortsiktig gjeld
3. Påløpte utgifter
4. Uopptjente inntekter
5. Kortsiktig del av langsiktig gjeld

Langsiktig gjeld er forpliktelser som strekker seg utover ett år. Eksempler er:

• Langsiktig gjeld
• Utsatt skatteforpliktelse
• Pensjonsforpliktelser
• Leieforpliktelser

3. Egenkapital

Egenkapital er verdien av virksomheten etter at all gjeld er gjort opp. Den vil alltid være lik eiendeler minus gjeld.

Regnskapsformelen for å beregne egenkapital er:

Totale netto eiendeler - Total gjeld = Egenkapital

Begrepene «egenkapital», «aksjonærkapital» og «eierkapital» betyr i hovedsak det samme. Egenkapital eller aksjonærkapital er vanligvis begrepet som brukes for aksjeselskaper, mens eierkapital er reservert for enkeltpersonforetak.

Har du for eksempel 20 000 kr i eiendeler og 10 000 kr i gjeld, har du 10 000 kr i egenkapital. Etter hvert som de totale eiendelene vokser og gjelden krymper, får du mer egenkapital.

I en tidlig fase er det normalt med negativ egenkapital: gjelden (altså oppstartskostnadene dine) er høyere enn eiendelene. Du kan ha investert 50 000 kr i virksomheten før du i det hele tatt har lansert. Du er kanskje i gang med å kjøpe produktvarelager, bygge en app eller designe en nettside. Foreløpig har du verken eiendeler eller kontanter.

Eksempler er:

• Aksjekapital
• Tilbakeholdt overskudd
• Ordinære aksjer
• Egne aksjer

Eksempel på balanse

Flere sentrale interessenter kan be deg om en balanse. For eksempel kan Skatteetaten plukke ut virksomheten din til en tilfeldig revisjon. En balanse med en liste over eiendeler og gjeld kan hjelpe en revisor med å få et tydelig bilde av virksomhetens økonomiske posisjon.

Slik kan disse eiendelene og gjelden se ut for en ny virksomhet:

Last ned gratis balansemal

Last ned en kopi av vår balansemal, så er du i gang.

I dette regnearket kan du legge inn selskapets egne tall og få en bedre forståelse av hvordan en balanse fungerer. Arket inneholder også andre økonomiske oversikter, som et resultatregnskap og kontantstrømoppstilling, slik at du kan forbedre regnskapet ditt som bedriftseier.

Hvordan lage en balanse i et regneark

• Sett en fast tidsramme
• Lag et balanseformat
• Sett en verdi for immaterielle eiendeler

1. Sett en fast tidsramme

Store virksomheter oppdaterer trolig balansen daglig, mens mindre virksomheter vanligvis gjør det månedlig.

2. Lag et balanseformat

Du kan finne balanseformater og maler med et raskt Google-søk. Her er en fra Microsoft og en annen fra Smartsheet. Du kan også bruke regnskapsprogramvare for små bedrifter for å lage en rask PDF-balanse basert på tallene du legger inn, samt kredittkort- og bankkontoopplysninger.

Vanligvis listes eiendeler først, deretter gjeld og til slutt egenkapital. Tidlig i virksomhetens liv har du kanskje ikke mange eiendeler. Det er helt greit å føre opp 0 kr på enkelte linjer hvis det stemmer for deg.

3. Sett en verdi for immaterielle eiendeler

Vanligvis leier man inn et juridisk team for å vurdere og beregne verdien av immaterielle eiendeler. Det finnes imidlertid andre metoder for å estimere verdien av en immateriell eiendel.

I en markedstilnærming bestemmer du markedsverdien av en immateriell eiendel ved å sammenligne den med hva en tilsvarende eiendel er solgt for i en sammenlignbar virksomhet. Har virksomheten din for eksempel et patent på en produksjonsprosess, og en lignende virksomhet nylig solgte sitt patent for 67 000 kr, verdsetter du patentet ditt til 67 000 kr.

Ikke alle immaterielle eiendeler trenger en verdi. Brukte du for eksempel en ekstern designer til å lage logoen din, kan du bruke en markedstilnærming for å anslå hva logoen kan selges for i et åpent marked. Er logoen din derimot bare enkel tekst, oppnår den kanskje ikke tilstrekkelig verkshøyde til å være opphavsrettslig beskyttet, og dermed salgbar.

Hvordan lese en balanse

Når du leser en balanse, er høyere egenkapital bedre. Det betyr at eiendelene dine er større enn gjelden din.

Balanser brukes først og fremst til å vurdere egenkapitalen på et bestemt tidspunkt, men du kan også sammenligne endringer fra år til år i eiendeler og gjeld for å se hvordan verdien av virksomheten har endret seg over tid, og hvorfor.

Tenk deg for eksempel at en virksomhets eiendeler økte med 15 000 kr i 2021, fra 235 000 kr til 250 000 kr. Samme år betalte virksomheten også ned et lån og reduserte gjelden med 20 000 kr, fra 70 000 kr til 50 000 kr.

Tidligere ville egenkapitalen vært 165 000 kr (235 000 kr minus 70 000 kr). Den nye egenkapitalen blir 200 000 kr, en økning på 35 000 kr, takket være vekst i eiendeler og lavere gjeld.

En slik økning gjør virksomheten din til en mer attraktiv kandidat for lån eller investering. Men det kan ta tid å komme dit. Selv om du er et nytt selskap og balansen viser negativ egenkapital, må du vite hvor du står. Det er den beste sjansen din til å komme i pluss, og bli der.

Å analysere en balanse innebærer å vurdere et selskaps økonomiske helse ved hjelp av ulike nøkkeltall og beregninger. Blant de viktigste økonomiske nøkkeltallene er:

• Likviditetsgrad: Omløpsmidler / Kortsiktig gjeld
• Likviditetsgrad 1: (Omløpsmidler - Varelager) / Kortsiktig gjeld
• Gjeldsgrad: Total gjeld / Egenkapital
• Avkastning på egenkapital: Nettoinntekt / Egenkapital
• Omløpshastighet for eiendeler: Nettosalg / Gjennomsnittlige totale eiendeler

Disse nøkkeltallene hjelper deg med å vurdere selskapets likviditet, soliditet og effektivitet. For en grundigere forståelse kan du sammenligne dem med bransjestandarder eller historiske data for å avdekke trender og mulige risikoer.

Begrensninger

Det er noen begrensninger du bør være klar over når du analyserer en balanse:

• Historisk kost: Balanser fører opp eiendeler til historisk kostpris, som kanskje ikke gjenspeiler dagens markedsverdi. Det kan gi et for høyt eller for lavt bilde av selskapets økonomiske posisjon.
• Avskrivninger: Avskrivning er prosessen med å fordele kostnaden for en materiell eiendel over levetiden. Selv om avskrivninger forsøker å fange opp slitasje over tid, bygger de på estimater og gjenspeiler kanskje ikke det faktiske verdifallet på eiendelen.
• Immaterielle eiendeler: Immaterielle eiendeler, som goodwill og immaterielle rettigheter, kan være vanskelige å verdsette nøyaktig. Verdien på balansen gjenspeiler kanskje ikke den reelle verdien de har for selskapet.
• Poster utenfor balansen: Noen økonomiske transaksjoner, som operasjonelle leieavtaler og visse derivater, vises kanskje ikke på balansen. Det kan gi et ufullstendig bilde av selskapets stilling, ettersom slike poster likevel kan påvirke den økonomiske helsen og risikoprofilen.
• Statisk øyeblikksbilde: Balansen gir et øyeblikksbilde av et selskaps økonomiske posisjon på et bestemt tidspunkt. Selv om den gir viktig informasjon om selskapets eiendeler, gjeld og egenkapital, sier den lite om utviklingen over tid.