Como calcular os custos de encomenda

Todos os anos, as empresas de transporte expedem milhares de milhões de encomendas em todo o mundo, são milhões de entregas todos os dias. Embora as empresas gastem bastante apenas em envios anualmente, esta é apenas uma parte dos seus custos totais de encomendas.

Para a sua loja online, o envio e cumprimento representam, provavelmente, uma fatia considerável do seu orçamento. Os nossos dados mostram que os comerciantes gastam em média 8,7% das suas despesas anuais em envios.

Os seus clientes querem entregas rápidas, mas embalar e enviar produtos rapidamente tem um custo. Compreender os custos médios de fulfillment — e encontrar formas de os minimizar — ajuda a manter o seu negócio rentável.

O que são custos de encomenda e 3PL?

Os custos de encomenda e logística de terceiros (3PL) incluem todas as despesas relacionadas com:

• Receção e armazenamento do inventário.
• Embalagens de produtos quando as encomendas são recebidas.
• Envio de encomendas para os clientes.
• Gestão de sistemas de software relacionados, como plataformas de processamento de encomendas.

A importância de uma gestão de inventário rigorosa

Não é possível processar encomendas sem inventário. Uma boa gestão de inventário ajuda a ter os produtos certos no momento certo e evita ruturas de stock, que custam milhares de milhões em vendas perdidas aos retalhistas anualmente (artigo apenas em inglês).

Contudo, gerir stock é um exercício de equilíbrio. Embora precise de produtos suficientes para satisfazer a procura, armazenar demasiado inventário aumenta os seus custos, uma vez que a maioria dos serviços de fulfillment cobra taxas mensais de armazenamento.

Um sistema de gestão de inventário pode ajudar a:

• Acompanhar níveis de stock automaticamente.
• Identificar stock parado que não está a vender.
• Sinalizar produtos de rotação lenta.
• Tomar decisões mais inteligentes sobre a externalização e quantidade de inventário a manter.

Compreender os seus custos de encomenda

Fazer chegar os produtos do fornecedor aos clientes envolve custos em cada etapa. O seu contabilista terá de acompanhar estas despesas ao longo de todo o processo de encomenda para ter dados precisos.

Envio de entrada

Quando recebe stock dos fornecedores, paga o transporte até ao seu armazém ou prateleiras. Estes custos dependem do seu método de envio (seja aéreo, marítimo ou terrestre) e de quaisquer impostos de importação-exportação que tenha de pagar. Tenha em consideração o seu orçamento e velocidade de entrega ao escolher um método de envio.

Logística de terceiros (3PL)

Se trabalhar com um fornecedor de 3PL ou serviço de fulfillment, terá vários custos iniciais e recorrentes. Primeiro, há a configuração inicial e a integração de software. Depois tem de pagar o armazenamento de inventário, que varia consoante o tamanho do produto e quaisquer requisitos especiais, como refrigeração. Também terá de pagar taxas de gestão de conta que cobrem: apoio ao cliente, tarefas administrativas e quaisquer serviços adicionais que o seu negócio precise.

Mão de obra

O seu processo de fulfillment precisa de pessoas para cada fase. Os trabalhadores recebem e registam inventário, armazenam produtos adequadamente, selecionam artigos para encomendas e tratam das embalagens e envio. Também processam quaisquer devoluções que cheguem. Estes custos de mão de obra podem tornar-se significativos à medida que o seu negócio cresce e processa mais encomendas.

Taxas de picking e packing

Quando os centros de fulfillment processam as suas encomendas, cobram taxas de picking e packing pela localização e preparação da embalagem dos seus produtos. Estas variam, dependendo dos seus produtos e fornecedor de serviços.

Custos adicionais

Lembre-se de contabilizar materiais como caixas de envio e envelopes, qualquer embalagem personalizada que utilize, e inserções de encomenda ou materiais promocionais que inclua. Também terá de considerar custos para processar as devoluções e repor artigos.

Como calcular os custos de encomenda

Compreender o que gasta em fulfillment ajuda a eliminar custos desnecessários e a ajustar a sua estratégia de preços. Eis 3 formas de medir os seus custos de encomenda:

1. Custo por encomenda (CPO)

O custo por encomenda é a medida mais comum. Mostra quanto gasta para processar cada encomenda e ajuda a definir preços que cubram as suas despesas.

Para calcular o CPO, divida as suas despesas totais de encomendas pelo número total de encomendas que recebeu durante um determinado período.

CPO = despesas totais de encomendas / encomendas recebidas.

2. Custo por caixa (CPB)

Se costuma enviar encomendas em várias caixas, o custo por caixa dá-lhe uma visão mais detalhada dos seus custos de encomendas.

Para calcular o CPB, divida as despesas totais de encomendas pelo número total de caixas que enviou durante um período.

CPB = despesas totais de encomendas / caixas enviadas.

3. Custo como percentagem de vendas

Esta métrica mostra que parte da sua receita vai para custos de encomenda. Muitas empresas utilizam-na para se compararem à concorrência ou a padrões do sector.

Lembre-se que este número varia consoante o tamanho do seu negócio (as empresas maiores beneficiam frequentemente de valores por níveis) e desempenho nas vendas ao longo do tempo.

Para calcular o custo como percentagem de vendas, divida os seus custos totais de encomendas pelas suas vendas líquidas e depois multiplique por 100.

Custo como percentagem de vendas = (despesas totais de encomendas / vendas líquidas) x 100.

Desafios comuns nos custos de encomenda

Tarifas de envio flutuantes

Os custos de envio podem mudar frequentemente devido a condições meteorológicas, sobretaxas de combustível e épocas festivas. Proteja o seu negócio de alterações nas tarifas ao diversificar a sua estratégia de envio. Se uma transportadora aumentar os preços, pode mudar para outra a fim de manter os custos baixos.

Custos de materiais de embalagem

Mesmo quando as tarifas de envio se mantêm estáveis, o aumento dos custos de embalagem pode impactar as suas despesas de fulfillment. A inflação e a escassez de matérias-primas afetam o preço do cartão, papel e plástico-bolha. Alguns especialistas preveem que os custos de caixas de envio possam aumentar até 17% (artigo apenas em inglês) no próximo ano.

Para reduzir estes custos, use as caixas de envio gratuitas que são facultadas por algumas transportadoras.

Taxas de armazenamento de inventário

Os fornecedores de fulfillment cobram taxas de armazenamento pela manutenção do seu inventário nos seus armazéns. Quer cobrem por palete, contentor ou metro cúbico, mais espaço significa custos mais elevados.

Pode reduzir as taxas de armazenamento:

• Ao tornar a embalagem do seu produto mais eficiente em termos de espaço.
• Com uma gestão de inventário just-in-time (JIT) para enviar stock para os centros de distribuição mesmo antes de ser necessário.
• Consolide os envios de armazém para reduzir as taxas de manuseamento.
• Externalize o fulfillment para os artigos de rotação rápida e processe os de rotação lenta a nível interno.

Custos de mão de obra flutuantes

A maioria das empresas não vende a um ritmo consistente ao longo do ano. Mesmo que não venda produtos sazonais, eventos como a Black Friday provocam alterações no volume de encomendas. Durante as épocas altas, os serviços de fulfillment contratam mais pessoal e costumam transferir estes custos para os retalhistas através de sobretaxas de época alta. Por exemplo, a Amazon anunciou recentemente um aumento de 7% (artigo apenas em inglês) nas taxas de fulfillment para enviar uma t-shirt numa caixa standard grande durante a época alta.

Volumes de encomendas inconsistentes

Os fornecedores de fulfillment, por hábito, oferecem tarifas melhores para volumes de encomendas mais elevados. Isto pode ser desafiante para negócios sazonais — como um retalhista de protetor solar que tem mais movimento no verão do que no inverno. Como a sua utilização não é consistente, os 3PLs podem hesitar em oferecer descontos por volume.

Considere o fulfillment híbrido para gerir estes custos. Pode processar encomendas fora de época a nível interno e usar um fornecedor de fulfillment durante os períodos de maior movimento, pague apenas pelo serviço quando mais precisa.

Custos de gestão de devoluções

Cerca de 17% das compras online são devolvidas, e processar estas devoluções custa dinheiro — seja através do tempo dos funcionários ou das taxas do fornecedor de fulfillment.

Para reduzir os custos de devoluções:

• Reduza a sua taxa de devoluções com uma embalagem protetora e informações e fotografias detalhadas dos produtos.
• Ofereça devoluções self-service para reduzir custos de mão de obra.
• Experimente cobrar pelas devoluções para compensar os custos de processamento.
• Permita aos clientes devolverem artigos em lojas locais para evitar taxas de devolução 3PL.

Escolher um fornecedor 3PL para reduzir custos de encomenda

Se está a planear externalizar o fulfillment para otimizar a sua gestão de inventário e envios, considere estes quatro fatores-chave ao escolher um fornecedor:

1. Integração de software

Procure um 3PL com um sistema de gestão de armazém que se adeque às necessidades do seu negócio. Os melhores fornecedores integram-se com as suas ferramentas existentes, como: software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) ou sistemas de gestão de inventário. Certifique-se de que o software do 3PL pode crescer com o seu negócio.

2. Localização estratégica

Trabalhar com um operador logístico que disponha de armazéns próximos dos seus clientes é um factor decisivo na redução dos custos de envio e prazos de entrega. Ao posicionar o stock em localizações estratégicas dentro de Portugal (ou até em pontos-chave da Península Ibérica) consegue responder mais rapidamente às encomendas e melhorar a experiência do cliente.

Além disso, uma boa estratégia de localização permite otimizar rotas de distribuição, diminuir tempos de trânsito e aumentar a eficiência operacional. O resultado é simples: entregas mais rápidas, custos mais controlados e maior satisfação do cliente.

3. Experiência no sector

Escolha um 3PL que compreenda o seu tipo de negócio. Por exemplo, se vende cosméticos de boutique, certamente não quer trabalhar com um fornecedor especializado em logística de alimentos congelados. A experiência específica dentro do sector é sinónima de um melhor serviço e poupanças de custos.

4. Poder de negociação

Os 3PLs trabalham com transportadoras e empresas de envio através de contratos. Procure fornecedores com relações sólidas com transportadoras que possam negociar melhores tarifas de envio e descontos por volume por si.