Ao criar uma empresa em Portugal, há inúmeros procedimentos administrativos aos quais deve prestar especial atenção, desde o registo da entidade até à abertura de uma conta bancária empresarial. Pelo caminho, é normal surgir a necessidade de apresentar documentos que comprovem a identificação da empresa junto de bancos, fornecedores, organismos públicos ou potenciais parceiros de negócio.
É aqui que entra o cartão de empresa. Este documento reúne os principais dados de identificação de uma pessoa coletiva, incluindo o NIPC, a sede, a atividade económica e outras informações relevantes.
Embora não seja obrigatório em todas as situações, ter o cartão de empresa pode simplificar diversos processos administrativos e facilitar a comprovação dos dados da sua organização sempre que necessário.
Neste guia explicamos o que é o cartão de empresa, qual a diferença entre o cartão e o NIPC, quem o pode pedir, quanto custa e como obter o cartão de empresa passo a passo.
O que é o cartão de empresa?
O cartão de empresa é um documento emitido pelo Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC) e reúne os principais dados de identificação de uma empresa ou outra pessoa coletiva em Portugal.
É algo bastante útil de se ter à mão quando se quer consultar informações essenciais sobre a entidade num ápice. Lá consta o número de identificação fiscal, a sede, a atividade económica e outros dados de registo.
O cartão de empresa pode ser solicitado em formato físico ou eletrónico. A versão eletrónica tem o mesmo valor legal e apresenta a vantagem de ser atualizada automaticamente sempre que faça alterações aos dados da empresa.
Embora muitas pessoas utilizem os termos de forma indistinta, o cartão de empresa não é o mesmo que o NIPC. O NIPC (Número de Identificação de Pessoa Coletiva) é apenas um dos elementos presentes no cartão e corresponde ao número que identifica fiscalmente a empresa perante entidades públicas e privadas.
Serve para:
- Abrir uma conta empresarial no banco.
- Emitir faturas.
- Contratar trabalhadores.
- Celebrar contratos ou cumprir obrigações fiscais.
Se vai abrir uma empresa ou precisa de comprovar os dados de registo, obter o cartão de empresa pode facilitar vários processos administrativos.
Qual é a informação que consta no cartão de empresa?
O cartão de empresa reúne várias informações de relevo sobre a sua empresa:
- Número de identificação de pessoa coletiva (ou seja, o NIPC).
- Número de inscrição da Segurança Social (NISS).
- Nome e sede da empresa.
- CAE (Classificação Portuguesa das Atividades Económicas), neste caso, o principal. Porém, pode colocar até 3 CAEs secundários e caso tenha o cartão físico, pode incluir 19 CAEs secundários.
De notar que no cartão eletrónico, também é indicado:
- Natureza jurídica.
- Data de constituição.
- Código de acesso à certidão permanente (gerado aquando do primeiro serviço de prestação de contas).
- Código de acesso à versão eletrónica do Cartão da Empresa.
Nota: o cartão físico apenas é válido enquanto os dados da empresa se mantiverem inalterados. Se alterar a morada da sede tem de solicitar um novo cartão físico para que este continue a estar válido. No caso do cartão online esta questão não se coloca, pois os dados são atualizados automaticamente.
Quem pode pedir o cartão de empresa?
Qualquer pessoa pode pedir o cartão de empresa, a saber:
- Sociedades comerciais e civis.
- Empresários em nome individual.
- Representações de entidades estrangeiras que operem habitualmente em Portugal e tenham registo comercial.
- Entidades registadas na Zona Franca da Madeira, como instrumentos de gestão fiduciária e sucursais financeiras exteriores.
- Outras pessoas coletivas que estejam sujeitas a registo comercial.
- Empresários individuais inscritos no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas (FCPC).
Outras entidades elegíveis
Também podem pedir o cartão de pessoa coletiva:
- Entidades não incluídas nas categorias anteriores, caso estejam inscritas no FCPC.
- Associações e fundações que tenham registo comercial, em especial, quando são reconhecidas como pessoas coletivas de utilidade pública.
Como obter o cartão de empresa: passo a passo
Deve indicar e ter consigo:
- Nome, que pode ser de pessoa singular ou coletiva.
- Número de identificação fiscal (NIF) ou Número de Identificação da Pessoa Coletiva (NIPC).
- E-mail.
- Escolha o nome em que o recibo será emitido, prefere que este seja em seu nome ou em nome da entidade?
Em seguida, basta seguir estes passos simples:
1.º Aceda ao serviço de autenticação
Basta ir à página do Instituto dos Registos e Notariado (INRN) e clicar em “Iniciar serviço”, tal como a imagem abaixo mostra.
Clique em “Iniciar serviço” para iniciar o pedido de cartão de empresa.
2.º Escolha como se irá autenticar
Para fazer a autenticação no sistema pode optar por usar: o Cartão de Cidadão, Chave Móvel Digital, Certificado digital de profissional jurídico, ou Autenticação Europeia (eIDAS).
3.º Preencha os seus dados
É-lhe solicitado o seu nome, NIF ou NIPC e e-mail, tal como é mostrado na imagem abaixo.
4.º Insira o NIPC
Indique o NIPC, nome da entidade, número de cartões pretendidos e morada, tal como é mostrado na imagem abaixo. O local de entrega dos cartões corresponderá à sede da entidade. Se quer fazer o envio para outra morada deverá fazê-lo presencialmente.
5.º Pagamento
Por último, basta fazer o pagamento do cartão ou cartões, pode pedir um máximo de 10 e o valor a pagar por cada um é de 14 €.
De notar que, o pagamento deve ser feito no prazo de 5 dias após o pedido.
Nota: pode fazer o pedido em qualquer altura, não há uma data específica.
Cartão físico ou eletrónico: qual escolher?
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Cartão físico |
Cartão eletrónico |
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Tem de pedir um novo sempre que haja alterações. |
Fica automaticamente atualizado. |
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O formato é em papel/plástico. |
Consulta online |
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Pode ficar desatualizado |
Sempre atualizado. |
Quanto tempo demora a chegar o cartão de empresa?
À data da redação deste artigo não encontrámos uma janela temporal específica (8 ou 10 dias, por exemplo). Não obstante, pode consultar o estado do seu pedido online, basta que indique o número do pedido e o NIPC da entidade para a qual pediu o cartão.
Onde posso consultar o cartão de empresa?
Após fazer a criação e o registo da entidade foi-lhe dado o código do cartão, pode inseri-lo nesta página para consultar o cartão da empresa.
Por outro lado, se fez o pedido de empresa online, o código foi enviado para o e-mail da pessoa que está associado ao pedido.
Perguntas frequentes sobre obter um cartão de empresa
O cartão de empresa é obrigatório?
Não. No entanto, é altamente recomendado, pois facilita a identificação da empresa e costuma ser exigido para abrir uma conta bancária, celebrar contratos ou tratar de obrigações fiscais.
Onde posso obter um cartão de empresa?
Pode obter o cartão de empresa através do portal do Instituto dos Registos e Notariado (IRN), online. O pedido é feito de forma digital, mediante autenticação, e tem um custo de 14 € por cartão. Em alternativa, também pode fazê-lo de forma presencial nos balcões do IRN.
O cartão eletrónico tem valor legal?
Sim. O cartão de empresa em formato eletrónico é igualmente válido ao físico. A principal vantagem é que está sempre atualizado, ao contrário do cartão físico.
Posso pedir o cartão de uma empresa que não é minha?
Sim, desde que tenha legitimidade para o fazer. Por exemplo, se for representante legal da entidade ou caso tenha autorização. Durante o pedido, terá de indicar os dados da empresa, incluindo o NIPC.
O cartão tem prazo de validade?
O cartão de empresa não tem um prazo de validade fixo. Contudo, o cartão físico perde a validade sempre que haja alterações aos dados da empresa (como mudança de sede), sendo necessário pedir um novo. Já o cartão eletrónico mantém-se atualizado.
