Para quem opera no retalho, o percurso entre o "comprar agora" e a "encomenda entregue" envolve uma sequência complexa de etapas. Para o fazer de forma eficiente, é necessário dedicar tempo e recursos à gestão de inventário, ao envio e ao rastreamento.
Quando estes processos são geridos manualmente ou através de sistemas dispersos, criam-se estrangulamentos que resultam numa experiência do cliente menos fluida. O processamento automatizado de encomendas surge como solução transformadora, reunindo estas várias tarefas numa estrutura única e coerente.
Este guia explica o que é o processamento automatizado de encomendas e como pode ser utilizado com eficácia num ambiente de retalho online.
O que é o processamento automatizado de encomendas?
O processamento automatizado de encomendas é uma abordagem tecnológica para gerir as várias fases da preparação e expedição de encomendas. Combina soluções de software e hardware para automatizar tarefas manuais e repetitivas, seja no rastreamento e gestão de inventário, seja durante a recolha, embalamento e envio das encomendas.
Ao centralizar estas operações num sistema único, é possível otimizar os fluxos de trabalho, minimizar intervenções manuais, reduzir erros e aumentar a precisão no cumprimento das encomendas dos clientes.
Vantagens do processamento automatizado de encomendas
- Eliminar a introdução manual de dados, reduzindo o tempo dedicado a tarefas repetitivas e à monitorização
- Otimizar o armazenamento para uma melhor gestão de inventário
- Reduzir custos através de operações de preparação e expedição eficientes
- Melhorar a experiência do cliente com um processamento de encomendas mais rápido
- Simplificar a gestão de devoluções através de logística inversa facilitada
O processamento automatizado de encomendas funciona como uma engrenagem bem oleada aplicada ao negócio de e-commerce: cada peça, do inventário ao envio, opera em harmonia. Seguem-se as principais vantagens.
Eliminar a introdução manual de dados
A introdução manual de dados consome tempo e é propícia a erros, o que pode gerar problemas ao longo da cadeia de abastecimento. Reduzir o erro humano no processamento de encomendas e noutras tarefas repetitivas retira trabalho manual das operações diárias e, ao mesmo tempo, aumenta a fiabilidade global dos processos.
Otimizar o armazenamento para uma melhor gestão de inventário
A automação melhora a gestão de armazém, permitindo atualizações em tempo real e um controlo mais rigoroso dos níveis de stock. Com um sistema de gestão de inventário adequado, é possível automatizar diversas tarefas, desde o planeamento da procura (projetar procura futura) até ao planeamento de inventário (definir quanto stock encomendar).
Um controlo mais preciso da gestão de inventário significa que as empresas de e-commerce ficam preparadas para responder a variações súbitas da procura.
Reduz custos através de operações de preparação e expedição eficientes
Automatizar o processo de preparação e expedição gera poupanças reais. Os processos automatizados no centro de expedição e nos centros de distribuição reduzem custos de mão de obra ao minimizar as atividades manuais e rotineiras.
A automação também otimiza operações, permitindo descontos em envios em volume e uma utilização mais eficiente de embalagens, o que se traduz numa redução dos custos de envio. Acrescente-se ainda a capacidade de reagir rapidamente a mudanças do mercado, o que permite uma gestão mais eficaz de inventário e cadeia de abastecimento e conduz a reduções de custos adicionais.
Melhorar a experiência do cliente com um processamento de encomendas mais rápido
Os clientes esperam entregas rápidas e precisas quando compram online. A automação do processo de gestão de encomendas garante um serviço mais rápido e fiável, com impacto direto na satisfação do cliente.
A automação da expedição reduz também a probabilidade de atrasos e erros, contribuindo para uma experiência de compra online mais positiva.
Simplificar a gestão de devoluções com logística inversa facilitada
As devoluções são uma parte inevitável de qualquer negócio de e-commerce. O software automatizado de processamento de encomendas gere todo o percurso, desde a receção da encomenda no centro de expedição até à atualização do inventário na loja.
Como implementar o processamento automatizado de encomendas
- Avaliar as operações de expedição existentes
- Escolher um software de processamento robusto
- Integrar com a plataforma de e-commerce
- Automatizar a gestão de inventário
- Otimizar as funções do armazém
- Simplificar os processos de envio
- Utilizar gestão automatizada de devoluções
- Auditar e melhorar o processo de expedição
Segue-se um guia passo a passo para navegar o processo de automação da preparação e expedição de encomendas.
1. Avaliar as operações de expedição existentes
O primeiro passo consiste em auditar o sistema atual de processamento de encomendas para identificar ineficiências e áreas que ainda dependem de introdução manual de dados. Acompanhar métricas como o tempo até ao envio e a taxa de precisão das encomendas ajuda a estabelecer o ponto de partida.
2. Escolher um software de processamento robusto
Convém optar por uma solução de gestão de encomendas que oferece funcionalidades como:
- Rastreamento de inventário em tempo real
- Sincronização automática de encomendas
- Algoritmos de envio
- Capacidades de integração
A Shopify Fulfillment Network é um marketplace integrado no admin da Shopify que liga o comerciante a parceiros 3PL de confiança, entre os quais a Flexport, a Amazon Multi-Channel Fulfillment, a Bigblue, a DHL Fulfillment Network, a GoBolt, a Mayple, a ShipBob, a Shipfusion e a ShipMonk.
Todos os parceiros podem ser encontrados, comparados e geridos sem trocar de sistema, o que facilita a automação de grande parte do processo e a seleção das opções de envio mais competitivas.
3. Integrar com a plataforma de e-commerce
Uma vez selecionada a solução, importa ligá-la à plataforma de e-commerce para transferir dados automaticamente e manter atualizados o inventário e o processamento de encomendas. Esta integração torna-se a pedra angular da automação, garantindo que as encomendas fluem da loja online para o centro de distribuição sem intervenção manual.
A Shopify Fulfillment Orders API (artigo disponível apenas em inglês) permite a integração perfeita de serviços de expedição externos, possibilitando a sincronização automatizada de dados de encomendas, níveis de inventário e informação de envio entre a plataforma de e-commerce e a solução de expedição escolhida.
4. Automatizar a gestão de inventário
Uma solução avançada de gestão de inventário disponibiliza funcionalidades como alertas automáticos de reabastecimento e análise preditiva para planeamento da procura. Estas ferramentas permitem implementar práticas de inventário just-in-time, reduzindo custos de armazenamento.
O Shopify POS integra vendas em loja e online, permitindo gerir inventário e níveis de stock de forma centralizada e contínua, o que aumenta a visibilidade e o controlo do stock disponível.
5. Otimizar as funções do armazém
Quem gere um armazém próprio deve adotar um sistema de gestão de armazém (WMS) que automatize as operações críticas. Algoritmos de alocação, bem como rotinas automatizadas de recolha e embalamento, otimizam o espaço e os recursos disponíveis.
Funções de armazém devidamente automatizadas conseguem reduzir drasticamente o erro humano e acelerar todo o processo de preparação e expedição.
6. Simplificar os processos de envio
A integração de soluções algorítmicas de envio permite selecionar automaticamente a melhor transportadora para cada encomenda. Estes algoritmos utilizam fatores como custo, destino e peso para determinar a opção mais adequada, reduzindo custos e acelerando os prazos. A impressão automatizada de etiquetas e o processamento em lote também aceleram o fluxo de expedição.
As funcionalidades de envio da Shopify simplificam este processo, oferecendo tarifas com desconto e permitindo impressão de etiquetas e preparação de encomendas mais rápida, tudo a partir do admin da Shopify. Estes processos automatizados podem representar poupanças significativas para os clientes finais nos custos de envio, o que constitui uma vantagem competitiva relevante.
Mesmo sem utilizar as funcionalidades de envio da Shopify, é possível automatizar o restante do processo de gestão de encomendas com o Shopify Flow. Esta ferramenta de automação inclui modelos pré-configurados que executam tarefas como:
- Envio de notificações de stock baixo antes de uma rutura
- Reencomenda automatizada para garantir fornecimento contínuo de inventário
- Geração de etiquetas de encomenda, guias de remessa e etiquetas de envio
- Priorização de encomendas para expedição
- Escolha de transportadoras com base nos critérios da encomenda
A título de exemplo, o Shopify Flow pode ser configurado para priorizar encomendas de clientes que pagaram por envio expresso. Essas encomendas são encaminhadas para uma transportadora rápida, capaz de assegurar a entrega no dia seguinte. Todo o percurso decorre sem intervenção manual, libertando tempo para aquilo que mais importa: vender.
7. Utilizar gestão automatizada de devoluções
Uma plataforma especializada em gestão de devoluções acelera o processo para os clientes e permite uma rotação de inventário mais rápida.
Para reforçar a satisfação do cliente, convém adotar funcionalidades como a geração automática de autorização de devolução de mercadoria (RMA), atualizações de inventário em tempo real na receção das devoluções e reembolsos acionados automaticamente. Uma boa política de devolução formalizada é o complemento natural destas ferramentas.
8. Auditar e melhorar o processo de expedição
O sistema automatizado de processamento de encomendas deve ser revisto com regularidade para identificar ineficiências e áreas de melhoria contínua. Indicadores-chave de desempenho (KPIs) como a precisão das encomendas, os custos de expedição e as pontuações de satisfação do cliente permitem medir a eficácia da automação implementada.
Convém fazer ajustes baseados em dados aos fluxos de trabalho, às configurações de software e às estratégias de gestão de inventário para assegurar otimização contínua. A título ilustrativo, se atualmente forem gastas duas horas por semana a escrever etiquetas de encomenda, isso representa mais de 100 horas de trabalho manual que podem ser poupadas anualmente com o Shopify Flow.
Integrar o processamento automatizado de encomendas na cadeia de abastecimento
Tradicionalmente, as equipas de expedição não tinham acesso a dados de vendas ou de inventário. Trabalhavam a partir de sistemas de gestão de armazém isolados, com dados específicos do respetivo centro de expedição.
Plataformas de comércio unificado como a Shopify reúnem dados de várias fontes num único painel. Em vez de atualizar manualmente fornecedores e parceiros de expedição com dados de inventário ou produto, estes podem receber atualizações em tempo real através da integração do WMS com a conta Shopify.
Esta capacidade torna-se particularmente relevante na expedição omnicanal. Podem chegar encomendas simultaneamente de canais online, como o site da marca, e de compradores em loja física que optaram por um serviço de envio para casa.
Um painel centralizado para dados de expedição e inventário assegura stock suficiente para servir os clientes e processos consistentes, independentemente de onde a encomenda foi colocada.
Estratégias para otimizar a automação da cadeia de abastecimento
A expedição de encomendas é apenas uma peça da cadeia de abastecimento. Nos últimos anos, o setor logístico registou avanços rápidos em ferramentas de automação, tais como:
- Análise preditiva. Em vez de decidir apenas com base em dados históricos, é possível combiná-los com tendências sazonais e condições de mercado. A maioria das soluções WMS automatizadas incorpora este tipo de análise preditiva para antecipar a procura e otimizar os níveis de inventário.
- Sistemas automatizados de armazenamento e recolha (AS/RS). Estes sistemas robóticos recolhem e embalam produtos sem que a equipa de armazém tenha de os procurar manualmente. O tempo de deslocação diminui drasticamente e as encomendas são preparadas com maior rapidez e precisão.
- Faturação e pagamentos automatizados. Pagamentos atempados garantem boas relações com fornecedores e um fornecimento contínuo de inventário. Ferramentas de automação de pagamentos ajudam a melhorar o fluxo de caixa e a evitar taxas por atraso.
Perguntas frequentes sobre processamento automatizado de encomendas
Quais são os diferentes tipos de expedição de encomendas?
Os principais tipos incluem a expedição direta (feita internamente pelo próprio comerciante), a expedição por terceiros através de parceiros 3PL e o dropshipping. Cada opção implica graus distintos de propriedade e controlo sobre o inventário.
Como se automatiza um processo de encomendas?
Automatizar um processo de encomendas passa por integrar software especializado que simplifica a gestão de inventário, o processamento e o envio, substituindo trabalho manual por fluxos de trabalho automatizados. A integração da plataforma de e-commerce com a solução de expedição escolhida é o passo central para garantir sincronização de dados sem intervenção humana.
Que tipo de empresas beneficia mais de soluções de processamento automatizado de encomendas?
Empresas de e-commerce, retalhistas com volumes elevados de encomendas e organizações com cadeias de abastecimento complexas são as que mais beneficiam deste tipo de soluções, dada a necessidade de velocidade, precisão e eficiência operacional.
Quanto custa o processamento automatizado de encomendas?
A automação através do Shopify Flow é gratuita para comerciantes com um plano Shopify. A aplicação permite automatizar tarefas como o encaminhamento de encomendas, a escolha de transportadoras e a geração de etiquetas de envio sem custo adicional.
Como escolher o fornecedor de automação certo?
Ao trabalhar com um parceiro 3PL que automatiza o processamento de encomendas, convém verificar se os sistemas se integram corretamente entre si. A Shopify Fulfillment Orders API permite que fornecedores externos sincronizem dados de encomendas, clientes e envios entre o admin da Shopify e o software de automação do parceiro.
