Balansräkning: syfte, hur man läser den och exempel

En tydlig ögonblicksbild av ditt företags ekonomiska resultat kan hjälpa dig att säkra finansiering, erhålla lån och minska bekymren på så många sätt.

För att göra det är din balansräkning avgörande. När allt kommer omkring är det stressigt att leta igenom högar av kvitton eller bläddra bland e-postmeddelanden när en deadline närmar sig eller en revisor tittar över axeln på dig. Du vill inte missa en möjlighet till ett förvärv, en investering eller ett lån på grund av att dina ekonomiska handlingar är oorganiserade eller inte bokförda korrekta.

Om du har ont om tid för att skapa en balansräkning behöver du inte oroa dig. Vi guidar dig genom alla viktiga steg, delar exempel på balansräkningar och visar dig vilket format du ska följa för att du snabbt ska få ordning på dina ekonomiska handlingar.

Vad är en balansräkning?

En balansräkning är ett finansiellt dokument som visar ett företags tillgångar, skulder och eget kapital och som delas antingen månadsvis eller kvartalsvis. Den främsta fördelen med en balansräkning är att veta vad ett företag är värt.

Varför balansräkningar är viktiga

En balansräkning kan hjälpa dig att få ett lån, fastställa ett värde för ditt företag och hålla ekonomiska handlingar organiserade för skattemyndigheter.

1. Få kredit/lån från en långivare

När en långivare eller bank beslutar om de ska ge kredit till ett företag hjälper en balansräkning dem att uppskatta risken. Långivare tittar vanligtvis på skulder för att säkerställa att ett företag inte tar på sig för stora skulder eftersom långivare vill få tillbaka sina pengar. Om befintliga skulder är mycket högre än tillgångarna kan en långivare tveka att bevilja ytterligare kredit.

Medan långivare kan titta på din resultaträkning för att bedöma lönsamhet (det vill säga, att du har fler intäkter än kostnader), hjälper en balansräkning till att identifiera tillgångar som fastigheter, maskiner och lager som kan användas för att återfå pengarna om du inte kan betala tillbaka lånet.

Alternativt kan Shopify-butiksägare få förskott och lån via Shopify Capital (i vissa länder). Istället för en balansräkning använder Shopify data från tidigare försäljning för att avgöra hur mycket pengar handlaren är kvalificerad att låna. Shopify tar sedan en procentandel av handlarens framtida försäljning för att betala tillbaka lånet.

2. För att fastställa ett företagsvärde

Om någon vill förvärva ditt företag kommer de att begära en balansräkning för att förstå din ekonomiska ställning.

Andra aspekter som ingår i att fastställa en företagsvärdering inkluderar storleken på din kundbas i förhållande till branschen, konkurrensfördelar, dina anställda och din ledningsgrupp (särskilt vid "acquihire"-värderingar), tillväxt år för år samt intäkter och vinst.

3. Beskriva ett företags ekonomiska ställning över tid

En balansräkning kan hjälpa dig att förstå om ditt företag har fler tillgångar eller skulder vid en viss tidpunkt.

Med åren kommer din balansräkning också att innehålla historiska data, vilket kan hjälpa dig – eller dina långivare eller investerare – att utvärdera dina ekonomiska styrkor och svagheter och hur de har förändrats över tid.

Balansräkningens komponenter

Små företag kanske bara listar en handfull av posterna nedan. Som med de flesta ekonomiska dokument ökar komplexiteten när företaget växer. Att börja med en balansräkningsmall kan göra saker enklare.

1. Tillgångar

En tillgång är en post av ekonomiskt värde som ett företag äger. De flesta tillgångar är materiella tillgångar, men det finns också immateriella tillgångar.

Nya företag har vanligtvis tillgångar som lager, kontanter, utrustning eller maskiner – alla materiella – och i vissa fall immateriella tillgångar som patent eller varumärken. Företagstillgångar kan också inkludera saker som investeringar, kundfordringar, mark, transporter, logotyper, varumärkeskännedom och marknadsföringstillgångar, såsom en e-postlista eller ett konto på sociala medier.

Balansräkningsekvationen för tillgångar är:

Skulder + Eget kapital = Tillgångar

Det finns två typer av tillgångar i en balansräkning:

• Omsättningstillgångar
• Anläggningstillgångar

Omsättningstillgångar är kortfristiga resurser som vanligtvis kan omvandlas till kontanter eller förbrukas inom ett år. Exempel inkluderar:

• Kassa och likvida medel
• Kundfordringar
• Lager
• Omsättningsbara värdepapper
• Förutbetalda kostnader

Anläggningstillgångar, eller långfristiga tillgångar, är investeringar som inte förväntas omvandlas till kontanter eller förbrukas inom ett år. Exempel inkluderar:

• Fastigheter, anläggningar och utrustning
• Långfristiga investeringar
• Immateriella tillgångar (patent, upphovsrätter, etc.)
• Goodwill

2. Skulder

Ett företags skulder avser de skulder det är skyldigt. Det kostar företaget pengar över tid och minskar företagets värde.

Om du till exempel har investerat dina egna pengar i ett företag, kallas det ett aktieägarlån. Ett aktieägarlån är en skuld som företaget är skyldigt dig, som aktieägare. Många nya företag har vanligtvis skulder, såsom kreditkortsskulder och aktieägarlån.

Företag på företagsnivå kan ha skulder som leverantörsskulder, leasingavtal, löner, banklån och uppskjutna skatter.

Det finns också kortfristiga och långfristiga skulder.

Kortfristiga skulder är kortsiktiga förpliktelser som förfaller inom ett år. Exempel inkluderar:

• Leverantörsskulder
• Kortfristiga skulder
• Upplupna kostnader
• Förutbetalda intäkter
• Kortfristig del av långfristiga skulder

Långfristiga skulder är förpliktelser som sträcker sig längre än ett år. Exempel inkluderar:

• Långfristiga skulder
• Uppskjutna skatteskulder
• Pensionsskulder
• Leasingskulder

3. Eget kapital

Eget kapital är värdet av företaget efter att alla skulder och förpliktelser har reglerats. Det kommer alltid att vara lika med tillgångar minus skulder.

Redovisningsekvationen för att beräkna eget kapital är:

Totala nettotillgångar – Totala skulder = Eget kapital

Termerna "eget kapital", "aktieägarkapital" och "ägarkapital" betyder i princip samma sak. Eget kapital eller aktieägarkapital är vanligtvis den term som används för aktiebolag, medan ägarkapital är reserverat för enskilda firmor.

Om du till exempel har 20 000 kronor i tillgångar och 10 000 kronor i skulder har du 10 000 kronor i eget kapital. När företagets totala tillgångar växer och skulderna minskar får du mer eget kapital.

I de tidiga stadierna är det normalt att ha ett negativt saldo i eget kapital – skulder (det vill säga dina startkostnader) är högre än dina tillgångar. Du kan investera 50 000 kronor i ditt företag innan du någonsin lanserar det för allmänheten. Du kan vara i de tidiga stadierna av att köpa produktlager, bygga en app eller designa en webbplats. Du har dock inga tillgångar eller kontanter.

Exempel inkluderar:

• Aktiekapital
• Balanserade vinstmedel
• Stamaktier
• Egna aktier

Exempel på balansräkning

Flera viktiga intressenter kan begära en balansräkning av dig. Till exempel kan din lokala skattemyndighet slumpmässigt välja ditt företag för en revision. En balansräkning med en lista över tillgångar och skulder kan hjälpa en revisor att få en tydlig bild av ditt företags ekonomiska ställning.

Så här kan dessa tillgångar och skulder se ut för ett nytt företag:

Ladda ner din kostnadsfria balansräkningsmall

Ladda helt enkelt ner en kopia av vår balansräkningsmall (på engelska) för att få din egen.

Du kan använda detta Google-kalkylblad för att ange siffrorna för ditt företag och få en bättre uppfattning om hur en balansräkning fungerar. Det innehåller också andra finansiella rapporter, som en resultaträkning och en kassaflödesanalys för att förbättra din bokföring som företagare.

Hur du skapar en balansräkning i ett kalkylblad

1. Fastställ en regelbunden tidsram
2. Skapa ett balansräkningsformat
3. Sätt ett värde för immateriella tillgångar

1. Fastställ en regelbunden tidsram

Stora företag uppdaterar sannolikt sina balansräkningar dagligen, medan mindre företag vanligtvis uppdaterar sina balansräkningar varje månad.

2. Skapa ett balansräkningsformat

Du kan hitta balansräkningsformat och mallar med en snabb Google-sökning. Här är en från Microsoft och en annan från Smartsheet. Du kan också använda ett bokföringsprogram för småföretag för att skapa en snabb PDF-balansräkning baserad på siffror du matar in, samt kreditkortsinformation och bankkontoinformation.

Vanligtvis listas tillgångar först, sedan skulder och slutligen eget kapital. I de tidiga stadierna av ditt företag kanske du inte har många tillgångar. Det är helt okej att inkludera 0 kronor för vissa rader om det stämmer för dig.

3. Sätt ett värde för immateriella tillgångar

Vanligtvis anlitar man ett juridiskt team för att bedöma och beräkna värdet av immateriella tillgångar. Andra metoder kan dock uppskatta värdet på en immateriell tillgång.

I en marknadsmetod bestämmer du marknadsvärdet för en immateriell tillgång genom att jämföra den med värdet av samma tillgång som sålts av ett jämförbart företag. Om ditt företag till exempel har en patent för en produktionsprocess och ett liknande företag nyligen sålde sin patent för 67 000 kronor, skulle du värdera din patent till 67 000 kronor.

Inte varje immateriell tillgång behöver ett värde. Om du till exempel använde en extern designer för att utveckla din logotyp, kan du använda en marknadsmetod för att hjälpa till att bestämma vad din logotyp kan säljas för på en öppen marknad. Å andra sidan, om din logotyp är enkel text, kanske den inte når en kreativitetströskel för att vara skyddad och därför säljbar.

Hur du läser en balansräkning

När du läser en balansräkning är ett större eget kapital bättre. Det betyder att dina tillgångar är högre än dina skulder.

Balansräkningar används främst för att bedöma eget kapital vid en specifik tidpunkt, men du kan också jämföra förändringar år för år i tillgångar och skulder för att se hur ditt företagsvärde har förändrats över tid och varför.

Låt oss till exempel säga att ett företags tillgångar ökade med 15 000 kronor år 2021, från 235 000 kronor till 250 000 kronor. Samma år betalade samma företag ett lån, vilket minskade dess skulder med 20 000 kronor, från 70 000 kronor ner till 50 000 kronor.

Tidigare skulle det egna kapitalet ha varit 165 000 kronor (235 000 kronor minus 70 000 kronor). Det nya egna kapitalet skulle vara 200 000 kronor, en ökning med 35 000 kronor, hjälpt av en tillväxt i tillgångar och en minskning av skulder.

Den typen av ökning skulle göra ditt företag till en mer attraktiv kandidat för ett lån eller en investering. Men det kan ta tid att komma dit. Även om du är ett nytt företag och din balansräkning visar ett negativt eget kapital behöver du veta var du står. Det är din bästa chans att komma till plus och stanna där.

Att analysera en balansräkning innebär att bedöma ett företags ekonomiska hälsa med hjälp av olika nyckeltal och andra mått. Några av de viktigaste finansiella nyckeltalen inkluderar:

• Kassalikviditet: omsättningstillgångar / kortfristiga skulder
• Snabblikviditet: (omsättningstillgångar – lager) / kortfristiga skulder
• Skuldsättningsgrad: totala skulder / eget kapital
• Avkastning på eget kapital: nettoresultat / eget kapital
• Tillgångsomsättning: nettoomsättning / genomsnittliga totala tillgångar

Dessa nyckeltal hjälper till att utvärdera ett företags likviditet, solvens och effektivitet. För en detaljerad förståelse kan du jämföra dessa nyckeltal med branschriktmärken eller historiska data för att identifiera trender och potentiella risker.

Begränsningar

Det finns vissa begränsningar att vara medveten om när du analyserar en balansräkning:

• Historiskt anskaffningsvärde: Balansräkningar redovisar tillgångar till deras historiska anskaffningsvärde, vilket kanske inte representerar deras nuvarande marknadsvärde. Detta kan leda till en över- eller underskattning av företagets ekonomiska ställning.
• Avskrivningar: Avskrivning är processen när man fördelar kostnaden för en materiell tillgång över dess nyttjandeperiod. Även om avskrivningar försöker ta hänsyn till tillgångarnas förslitning över tid, baseras de på uppskattningar och kanske inte exakt återspeglar den faktiska minskningen av tillgångens värde.
• Immateriella tillgångar: Immateriella tillgångar, såsom goodwill och immateriella rättigheter, kan vara svåra att värdera korrekt. Deras värde i balansräkningen kanske inte återspeglar deras faktiska värde för företaget.
• Poster utanför balansräkningen: Vissa finansiella transaktioner, såsom operationella leasingavtal och vissa derivat, kanske inte redovisas i balansräkningen. Detta kan leda till en ofullständig förståelse av ditt företags balansräkning, eftersom poster utanför balansräkningen kan påverka företagets ekonomiska hälsa och riskprofil.
• Statisk ögonblicksbild: Balansräkningen ger en ögonblicksbild av ett företags ekonomiska ställning vid en specifik tidpunkt. Även om den kan avslöja väsentlig information om företagets tillgångar, skulder och eget kapital, ger den inte insikter i företagets resultat över tid.