สร้างอีเมลโดเมนด้วย 6 ขั้นตอนง่ายๆ

ถ้าต้องเลือกเชื่อถือระหว่างเซลส์ขายรถที่ใช้อีเมล alex@hollywoodcars.com กับ lexhollywoodcars@yahoo.com แบบไหนดูน่าเชื่อถือกว่ากัน อีเมลแรกดูเป็นมืออาชีพกว่าชัดเจน เพราะใช้อีเมลโดเมนแบบกำหนดเองแทนที่จะใช้บริการฟรีอย่าง Yahoo แม้ทั้งคู่จะมีความรู้ความสามารถเท่ากันทุกประการ แต่อีเมลที่มีโดเมนเฉพาะมักได้เปรียบในการปิดการขายมากกว่า

เมื่อคุณกำลังสร้างธุรกิจออนไลน์ การมีอีเมลโดเมนของตัวเองถือเป็นสิ่งที่คุ้มค่ามาก และมันไม่ยากอย่างที่คิด โดยเฉพาะถ้าคุณใช้บริการอีเมลฟรีของ Shopify ที่รวมมาพร้อมกับแพลตฟอร์ม แค่มีความรู้ด้านเทคนิคเล็กน้อย คุณก็ตั้งค่าอีเมลพร้อมโดเมนของตัวเองและเริ่มติดต่อลูกค้าได้เลย มาดูวิธีทำได้เลย

อีเมลโดเมนแบบกำหนดเองคืออะไร

อีเมลโดเมนแบบกำหนดเองคืออีเมลแอดเดรสที่ใช้ชื่อโดเมนเฉพาะแทนโดเมนของผู้ให้บริการอีเมลทั่วไป (เช่น gmail.com, yahoo.com, outlook.com) อีเมลโดเมนแบบนี้มีประโยชน์มากสำหรับบัญชีอีเมลธุรกิจที่ใช้โดเมนเดียวกันกับเว็บไซต์ของบริษัท ยกตัวอย่างเช่น ถ้าชื่อธุรกิจคือ Stupendous Lip Gloss และโดเมนเว็บไซต์คือ stupendouslipgloss.com อีเมลของพนักงานแต่ละคนก็จะมีรูปแบบเป็น jane@stupdendouslipgloss.com

ที่อยู่อีเมล กับ โดเมนอีเมล ต่างกันอย่างไร

คำว่า "ที่อยู่อีเมล" กับ "อีเมลโดเมน" ไม่ได้มีความหมายเหมือนกันซะทีเดียว เพราะอีเมลโดเมนเป็นส่วนหนึ่งของอีเมลแอดเดรส นี่คือความแตกต่าง

• ที่อยู่อีเมล คือตัวระบุที่ครบถ้วนสำหรับการส่งและรับอีเมล (เช่น info@example.com)
• อีเมลโดเมน คือส่วนของอีเมลแอดเดรสที่อยู่หลังเครื่องหมาย @ ซึ่งสามารถกำหนดเองได้โดยการซื้อชื่อโดเมน (เช่น example.com ใน info@example.com)

วิธีสร้างอีเมลโดเมนแบบกำหนดเอง

1. เลือกและจดทะเบียนชื่อโดเมน
2. เลือกผู้ให้บริการโฮสติ้งอีเมล
3. เชื่อมโดเมนที่เลือกกับโฮสต์อีเมล
4. ตั้งค่าที่อยู่อีเมลแบบกำหนดเอง
5. ทดสอบและรักษาความปลอดภัยระบบอีเมล
6. เริ่มส่งอีเมล

ไม่ว่าคุณจะเปิดร้านค้าออนไลน์หรือบล็อกธรรมดา ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างอีเมลโดเมนแบบกำหนดเองและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับตัวเอง รายละเอียดอาจแตกต่างกันตามผู้ให้บริการ แต่แนวทางโดยรวมจะเหมือนกัน

1. เลือกและจดทะเบียนชื่อโดเมน

เริ่มต้นด้วยการเข้าไปที่ผู้ให้บริการจดทะเบียนโดเมน เช่น Shopify, GoDaddy, Namecheap หรือ Squarespace Domains จากนั้นค้นหาและซื้อชื่อโดเมนที่ต้องการ โดยทั่วไปโดเมนระดับบนสุดแบบทั่วไปจะมีค่าใช้จ่ายราว 360 ถึง 450 บาทต่อปีโดยประมาณ

โปรดทราบว่าโดเมนที่คุณต้องการอาจถูกใครจดทะเบียนไปแล้ว คุณสามารถลองใช้โดเมนระดับสูงอื่นๆ แทน เช่น ถ้า .com ถูกใช้งานแล้ว ลองดูว่า .info หรือ .biz ยังว่างอยู่หรือไม่ แต่ถ้าคุณต้องการโดเมนนั้นจริงๆ คุณอาจต้องเจรจาซื้อกับเจ้าของปัจจุบัน ซึ่งบริการ domain brokerage สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้

เมื่อได้โดเมนแล้ว อย่าลืมเปิดใช้การป้องกันความเป็นส่วนตัวของโดเมนเพื่อช่วยปกป้องข้อมูลส่วนตัวด้วย

2. เลือกผู้ให้บริการโฮสติ้งอีเมล

การเลือกผู้ให้บริการโฮสติ้งอีเมลมีอยู่ 2 แนวทางหลัก บริการอย่าง Google Workspace, Microsoft 365 หรือ Zoho Mail มาพร้อมฟีเจอร์ครบครัน ทั้งตัวกรองสแปม การซิงค์รายชื่อ และพื้นที่จัดเก็บขนาดใหญ่ นอกจากนี้ยังมี Shopify Messaging ที่ออกแบบมาเพื่อการตลาดอีเมลแบบอีคอมเมิร์ซโดยเฉพาะ มีทั้งเทมเพลตสำเร็จรูป ระบบอัตโนมัติ และเครื่องมือวิเคราะห์แคมเปญ

3. เชื่อมโดเมนที่เลือกกับโฮสต์อีเมล

ไม่ว่าคุณจะเลือกผู้ให้บริการรายไหน ขั้นตอนถัดไปคือเข้าไปที่แดชบอร์ดของผู้ให้บริการจดทะเบียนโดเมน จากนั้นหาการตั้งค่า DNSของโดเมน แล้วเพิ่ม MX Records (Mail exchange records) และ CNAME Records ตามที่ email host กำหนด

ถ้าใช้ Shopify เพื่อส่งต่ออีเมลธุรกิจไปยังผู้ให้บริการอีเมลทั่วไป ขั้นตอนจะเฉพาะเจาะจงขึ้นเล็กน้อย โดยให้เข้า Shopify admin แล้วไปที่ Online Store > Domains คลิกโดเมนที่ต้องการ จากนั้นเลือก “Connect existing domain” แล้วทำตามคำแนะนำเพื่อเชื่อมต่ออัตโนมัติ หรืออัปเดต DNS records ที่ Shopify ให้มาแบบแมนนวล

ผู้ให้บริการบางรายอาจต้องใช้ SPF, DKIM และ DMARC records เพิ่มเติมนอกเหนือจาก DNS records เพื่อสร้างบัญชีอีเมล ซึ่งช่วยเพิ่มความปลอดภัยและลดปัญหาสแปม ควรตรวจสอบกับผู้ให้บริการโดยตรงว่าต้องใช้รายการใดบ้าง

4. ตั้งค่าที่อยู่อีเมลแบบกำหนดเอง

ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถกำหนดอีเมลมืออาชีพให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคน ซึ่งสามารถใช้ชื่อของพวกเขาหรือตำแหน่งงานก็ได้ (เช่น "accounting@example.com" หรือ "orders@example.com")

ถ้าใช้การส่งต่อของ Shopify คุณจะตั้งค่าการส่งต่อได้ในส่วน Shopify admin โดยแต่ละอีเมลแอดเดรสจะส่งต่อไปยังบัญชีของผู้รับที่ใช้บริการอีเมลภายนอก

5. ทดสอบและรักษาความปลอดภัยระบบอีเมล

ลองส่งอีเมลทดสอบไปและกลับจากอีเมลแอดเดรสใหม่ของคุณ เพื่อยืนยันว่าส่งและรับได้ถูกต้อง แล้วตรวจสอบการตั้งค่าความปลอดภัย ยืนยันว่า SPF, DKIM และ DMARC records ได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้องเพื่อป้องกันการปลอมแปลงอีเมล ผู้ให้บริการโดเมนของคุณจะมีคำแนะนำเฉพาะสำหรับเรื่องนี้ และเพื่อความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ควรเปิดใช้งานการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน (2FA) สำหรับการเข้าสู่ระบบด้วย

6. เริ่มส่งอีเมล

ตอนนี้คุณพร้อมส่งอีเมลด้วยโดเมนของคุณเองในที่อยู่ผู้ส่งแล้ว ถ้าคุณเลือกใช้ Shopify Messaging ลองสำรวจฟีเจอร์ทั้งหมดที่ช่วยสร้างการจดจำแบรนด์ การตลาดแบบกำหนดเป้าหมาย และการจัดรูปแบบแบบกำหนดเองสำหรับอุปกรณ์มือถือ

ข้อดีและข้อเสียของอีเมลโดเมนแบบกำหนดเอง

อีเมลโดเมนแบบกำหนดเองเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการสร้างความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพต่อลูกค้า ต่อไปนี้คือประโยชน์หลักๆ พร้อมข้อเสียที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจ

ข้อดีของการมีโดเมนเป็นของตัวเอง

• เสริมสร้างอัตลักษณ์แบรนด์ อีเมลแอดเดรสของคุณเป็นจุดสัมผัสที่ลูกค้าเห็นอยู่เสมอ โดเมนแบบกำหนดเองช่วยตอกย้ำอัตลักษณ์แบรนด์ ทุกครั้งที่มีการส่งอีเมล เป็นการเตือนความจำแบรนด์และเว็บไซต์ของคุณอยู่ตลอดเวลา
• ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น การใช้อีเมลฟรีอย่าง gmail.com หรือ yahoo.com เหมาะกับการใช้งานส่วนตัว แต่ถ้าต้องการสร้างภาพลักษณ์ที่น่าเชื่อถือในการทำธุรกิจ การใช้อีเมลที่มีโดเมนเดียวกับเว็บไซต์จะช่วยได้มาก
• ควบคุมโดเมนได้เต็มที่ เมื่อใช้โดเมนแบบกำหนดเอง คุณก็สามารถสร้างบัญชีอีเมลใหม่ให้พนักงาน จัดการบัญชีเดิม เลือก Email client ที่ต้องการ เช่นแอปเดสก์ท็อปของ Microsoft Outlook รวมถึงรักษาภาพลักษณ์แบรนด์ให้สอดคล้องกันทั้งองค์กรได้ ต่างจากบริการอีเมลฟรีที่ผู้ให้บริการเป็นผู้ควบคุมบัญชี
• ยืดหยุ่นและขยายต่อได้ง่าย เมื่อธุรกิจเติบโต โดเมนแบบกำหนดเองช่วยให้ขยายระบบอีเมลได้สะดวก สามารถสร้างอีเมลจำนวนมากสำหรับแต่ละแผนกหรือพนักงานแต่ละคนได้โดยไม่ติดข้อจำกัดมากนัก
• เพิ่มชั้นความปลอดภัยได้มากขึ้น คุณสามารถกำหนดค่าระบบอีเมลแบบกำหนดเองให้ใช้เซิฟเวอร์อีเมล พร้อม MX records จากผู้ให้บริการเว็บโฮสติ้ง เพื่อกรองอีเมลขาเข้า ลดความเสี่ยงจากสแปมและฟิชชิ่ง รวมถึงตั้งค่า 2FA และการเข้ารหัสเพื่อความปลอดภัยเพิ่มเติม
• ช่วยให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น บริการจดทะเบียนโดเมนหลายรายมาพร้อมปฏิทินที่แชร์ร่วมกัน พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ รวมถึงเครื่องมือคอลแลบ ทำให้เข้าถึงอีเมลได้ง่ายจากหลายอุปกรณ์ แค่มีอินเทอร์เน็ตก็ใช้งานได้ ถ้าทำอีคอมเมิร์ซ ยังเชื่อมต่อแอป Shopifyได้ด้วย เช่นเครื่องมือมาร์เก็ตติ้งที่ออกแบบมาสำหรับ Shopify email ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยเพิ่มความสามารถในการทำงานได้มาก

ข้อเสียที่อาจพบของอีเมลโดเมนแบบกำหนดเอง

• มีค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง การตั้งค่าอีเมลโดเมนแบบกำหนดเองมีค่าใช้จ่ายสำหรับบริการจดทะเบียนโดเมน เว็บโฮสติ้ง และอาจรวมถึงโฮสติ้งอีเมลหากคุณเลือกใช้ผู้ให้บริการบุคคลที่สาม คุณต้องจ่ายค่าต่ออายุโดเมนทุกปี แม้ว่าคุณอาจจ่ายค่าใช้งานโดเมนสำหรับเว็บไซต์อยู่แล้วก็ตาม
• ต้องมีความเข้าใจด้านเทคนิคพอสมควร การจัดการอีเมลโดเมนแบบกำหนดเองต้องอาศัยความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคในระดับหนึ่ง คุณต้องกำหนดค่า email client เข้าใจ MX records และอาจต้องแก้ไขปัญหา email server ถ้าตัดสินใจเปลี่ยนผู้ให้บริการอีเมล คุณต้องตั้งค่าบัญชีใหม่และโอนย้ายบัญชีอีเมลของทุกคน ซึ่งต้องใช้ความเชี่ยวชาญพอสมควร
• มีภาระด้านความปลอดภัยเพิ่มขึ้น แม้โดเมนแบบกำหนดเองจะมอบการควบคุมความปลอดภัยมากขึ้น แต่ก็หมายความว่าเจ้าของธุรกิจต้องรับผิดชอบมากขึ้นด้วย คุณต้องจัดการความปลอดภัยของอีเมลอย่างจริงจังเพื่อป้องกันสแปม ฟิชชิ่ง และภัยคุกคามอื่นๆ