Bir işletme sahibi olarak, ofisiniz ya da mağazanız için telefon hizmeti kurma işiyle karşılaşmanız muhtemeldir. İşte bu noktada, geleneksel sabit hat ile internet servis sağlayıcınızın (ISP) sunduğu VoIP hizmeti arasında karar vermeniz gerekir.
Üstelik VoIP sistemleri yalnızca sabit hatlara bir alternatif olmakla kalmayıp, esnek, ölçeklenebilir bir iletişim aracıdır. İster müşteri hizmetleri yönetin, ister tedarikçilerle koordinasyon kurun, ister uzaktan çalışan ekip üyelerinden gelen aramaları yönetin, işyerinizde VoIP telefon sistemi kullanmak fayda sağlayabilir. Yazımızın devamında VoIP teknolojisine genel bir bakış sunmanın yanı sıra VoIP hizmet sağlayıcısı seçerken işinize yarayacak ipuçlarını paylaşıyoruz.
VoIP nedir?
İngilizce Voice over Internet Protocol (İnternet Protokolü Üzerinden Ses) ifadesinin kısaltması olan VoIP, sesli ve görüntülü arama yapmanızı, mesajlaşmanızı, dosya paylaşmanızı mümkün kılan bir teknolojidir. Bunun yerine, geniş bant sağlayıcısı üzerinden internet erişimi sağlayan, çok çeşitli bilgisayarlar ve mobil cihazlarda çalışan yüksek hızlı bir internet bağlantısından yararlanırsınız.
VoIP telefon hizmeti nasıl çalışır?
VoIP sağlayıcıları, sesinizi dijital sinyallere dönüştürüp küçük veri paketlerine ayırarak ve ardından bunları internet üzerinden göndererek sesli aramaları IP ağları üzerinden iletir. Voice over IP sürecinin işleyişinin ayrıntıları şöyledir:
1. Analogdan dijitale dönüşüm. VoIP aramalarını, özel bir modeme bağlı geleneksel bir telefonla, ethernet ya da Wi-Fi kullanan bir bilgisayarla veya cep telefonuyla yapabilirsiniz. Bazı işletmeler bu tür aramalar için özel VoIP telefonları da kullanır. Bu cihazlara konuştuğunuzda, analog-dijital dönüştürücü (ADC) ses dalgalarını dijital sinyallere çevirir. VoIP cihazınızda ya da yazılımınızda yerleşik bir ADC bulunur.
2. Paketleme. Sonraki aşamada sistem, dijitalleştirilmiş ses verinizi sıkıştırmak ve küçük, yönetilebilir veri paketlerine ayırmak için bir VoIP codec’i kullanır. Her dijital veri paketi, sesinizin küçük bir bölümünü ve VoIP ağlarına aramanın nasıl yönlendirileceğinin talimatını veren “başlık” bilgilerini içerir.
3. İnternet üzerinden iletim. VoIP sağlayıcınız, bu dijital paketleri doğru hedefe yönlendirmek için geniş bant internet bağlantısından (örn. kablo, fiber, 5G, LTE) yararlanır. Sistem, hedef alıcıya ulaşana kadar bu paketleri birbirine bağlı VoIP sağlayıcılarına aktarır.
4. Yeniden analog sinyale dönüştürme. Veri paketleri alıcıya ulaştığında, alıcının cihazındaki (bilgisayar ya da mobil cihaz) dijital-analog dönüştürücü (DAC) bu paketleri doğru sırayla yeniden birleştirir, ardından tekrar analog ses sinyallerine çevirir.
Karşı tarafın VoIP aramanızı yanıtlayabilmesi için bir VoIP telefon sistemine ihtiyacı yoktur. VoIP dışı bir ağdaki sabit hattı ya da mobil telefonu aradığınızda, VoIP hizmet sağlayıcınız dijital paketleri anında standart analog sinyallere çevirmek için bir medya ağ geçidi kullanır. Bu dönüşüm, sabit hat telefon hizmetinin temelini oluşturan Genel Anahtarlamalı Telefon Şebekesi (Public Switched Telephone Network; PSTN) için gereklidir. Karşı taraf, aramanın VoIP telefon hizmeti üzerinden geldiğini fark etmez.
Sabit hat ve VoIP karşılaştırması
Hem sabit hat hem de VoIP ile güvenilir biçimde telefon araması yapıp aramalara yanıt vermek mümkün olsa da bu iki sistem farklı teknolojilerle çalışır. Dolayısıyla, farklı avantajları ve dezavantajları bulunur. Aşağıdaki tabloda, bu iki iletişim hizmetini karşılaştırıyoruz.
| Sabit hat | VoIP | |
|---|---|---|
| Teknoloji | Analog sinyaller, devre anahtarlamalı bir ağ üzerinden bakır kablolarda iletilir. | İnternet telefon sistemi dijital paketleri iletir. |
| Arama mesafesi ve maliyetler | Birçok durumda sağlayıcılar, yurt içi aramalar için sabit ücret belirler; uluslararası aramalarda ise daha yüksek ücret talep eder. | Geniş bant internet bağlantısı üzerinden yapılan yurt içi ve uluslararası aramalar genellikle ücretsizdir. |
| Fiyat | Sağlayıcı sayısının azalması, altyapının küçülmesi nedeniyle fiyatlar yüksektir. | Aynı müşteri kitlesi için rekabet eden çok sayıda VoIP hizmet sağlayıcısı bulunduğundan aylık maliyetler düşüktür. |
| Taşınabilirlik | Sabit hatlar tek bir konuma bağlıdır. | Güvenilir bir internet bağlantısı olan her yerden VoIP araması yapabilirsiniz. |
| Arama kalitesi ve güvenilirlik | Sabit hatlar istikrarlı bir arama kalitesi sunar. Elektrik kesintileri sırasında çalışmaya devam ederler; acil hizmetlere ulaşmanız gerektiğinde bu özellik oldukça değerlidir. | VoIP telefon hatlarının arama kalitesi belirgin biçimde iyileşmiş olsa da internet kesintisi yaşandığında telefon hizmetiniz tamamen devre dışı kalabilir. Geniş bant telefon hizmetinde gecikme ve dijital bozulmalar yaşanabilir. |
| Gerekli donanım | Sabit hatlar, geleneksel telefonlar ve telefon bağlantılarıyla arama yapmanızı, arama almanızı sağlar. | VoIP çözümleri esnek olsa da bu çözümlerin hepsinde IP telefonlar, bilgisayarlar, mobil uygulamalar ya da VoIP adaptörlerinin bir kombinasyonu gerekir. |
| Ölçeklenebilirlik | Sabit hat sisteminizi büyütmek için bakır kablo döşenmesi gerekir; bu süreç pahalı olabilir, koordinasyonu da zordur. | Geniş bant telefon hizmetini ölçeklemek kolaydır; yeni hatları ve onaylı kullanıcıları yazılım uygulamaları üzerinden ekleyebilirsiniz. |
| Şifreleme ve güvenlik | Sabit hatlar genellikle şifrelenmez. | Birçok VoIP cihaz üreticisi ve sağlayıcısı şifreleme ve güvenlik hizmetleri sunar; ancak bunlar ek ücrete tabi olabilir. |
| Gelişmiş özellikler | Sabit hatların yaygın özellikleri arasında arayan kimliği ve sesli mesaj bulunur. PSTN altyapısı daha gelişmiş özellikleri desteklemez. | Birçok VoIP sağlayıcısı, işletmeleri kazanmak için arama kaydetme, sesli mesajdan e-postaya aktarma, çağrı yönlendirme, telesekreter, konferans görüşmesi, anlık mesajlaşma, görüntülü arama, CRM entegrasyonu gibi gelişmiş özellikler sunar. |
İşletmeler için VoIP
- Telesekreter
- Arama şifreleme
- Arama kaydetme
- Çağrı yönlendirme
- Sesli mesajdan yazıya veya e-postaya aktarma
- Konferans görüşmesi
- Sanal numaralar
- Diğer iş araçlarıyla entegrasyon
Birçok VoIP sağlayıcısı, işletmelere yönelik VoIP çözümleri sunar. Bu çözümler, standart ses hizmetlerine ek olarak kurum genelinde verimli iletişimi mümkün kılan güçlü bir özellik seti içerir. VoIP telefon hizmetlerini araştırırken dikkat etmeniz gereken bazı özellikler şunlardır:
Telesekreter
Telesekreter, arayanları profesyonel ve özelleştirilebilir bir mesajla karşılayan dijital bir resepsiyon görevlisidir. Ayrıca onlara seçeneklerden oluşan bir menü sunar (örn. “Satış için 1’e basın, destek için 2’ye basın ya da ulaşmak istediğiniz kişinin dahili numarasını girin”).
Bu sistem, gelen aramaları insan operatöre ihtiyaç duymadan doğru departmana ya da kişiye verimli biçimde yönlendirir; mesai saatleri dışında da çalışır. Telesekreter, idari ekibinizin iş yükünü azaltmasının yanı sıra en küçük işletmelere bile profesyonel bir görünüm kazandırabilir.
Arama şifreleme
Arama şifreleme, dijital ses veri paketlerinin internet üzerinden iletim sırasında güvenli gerçek zamanlı iletim protokolü (secure real-time transport protocol; SRTP) ve taşıma katmanı güvenliği (transport layer security; TLS) gibi protokoller kullanılarak şifrelenmesi işlemidir. Bu işlemler uygulandığında konuşmanın şifrelemesini yalnızca gönderen ve alıcı çözebilir. Arama şifreleme, finansal veriler, müşteri bilgileri, gizli bilgiler konuşulurken içinizin rahat olmasını sağlar. Ayrıca işletmenizin, sektörünüzde ya da bulunduğunuz konumda yürürlükte olabilecek gizlilik düzenlemelerine uyum sağlamasına yardımcı olur.
Arama kaydetme
Bu özellik, kalite güvencesi, eğitim ya da yasal belgelendirme amacıyla gelen veya giden aramaları kaydetmenizi sağlar. Çoğu VoIP sağlayıcısı, kayıtları yerel olarak ya da sağlayıcının sunucularında saklama seçeneği sunar. Bu kayıtlarda tarih ya da kişi bazında arama yapılabilir.
Çağrı yönlendirme
Çağrı yönlendirme, gelen aramaları otomatik olarak başka bir telefon numarasına (örn. cep telefonu ya da başka bir masa telefonu) yönlendirir. Ayrıca “find me/follow me” olarak bilinen gelişmiş bir VoIP özelliği de vardır. Bu özellik, kullanıcıya belirlenen birden fazla numarada sırayla ya da aynı anda ulaşmayı dener, kullanıcı yanıt verene kadar devam eder. Böylece alıcı hiçbir aramayı kaçırmaz.
Sesli mesajdan yazıya veya e-postaya aktarma
Bu özellik, sesli mesaj dosyalarını ya da yazıya dökülmüş hallerini doğrudan e-posta veya SMS olarak gönderir. Çalışanlar, bir sistemi aramak zorunda kalmadan sesli mesajları dinleyebilir ya da okuyabilir; bu da verimliliği arttırır. Mesajlara tercih ettikleri cihazdan erişir, yazıya dökülmüş içeriklere göre acil aramaları önceliklendirebilirler. Metni okumak çoğu durumda sesi dinlemekten daha hızlı olacağı için bu özellik zaman kazandırır.
Konferans görüşmesi
Geleneksel sabit hatlarda uzun süredir bulunan konferans görüşmesi özelliği, farklı konumlardaki birden fazla katılımcının tek bir telefon görüşmesine katılmasını sağlar. VoIP sistemleri, sabit hat sağlayıcılarına kıyasla daha büyük ölçekli sesli konferansları destekler. Bu nedenle büyük organizasyonlar için daha kullanışlı olabilir.
Birçok VoIP platformu, entegre görüntülü toplantıları ve ekran paylaşımını da destekler. Bu yapı, yalnızca sesin yeterli olmayacağı çok yönlü görüşmeleri kolaylaştırır. Aynı zamanda uzaktan çalışan ekipler ve çevrimiçi yapılan müşteri sunumları için ideal bir araçtır.
Sanal numaralar
Doğrudan dahili arama (Direct inward dialing; DID) olarak da bilinen bu özellik, işletmeniz fiziksel olarak orada bulunmasa bile farklı coğrafi alanlara ait yerel telefon numaraları sağlar. Ayrıca ana santrali devre dışı bırakarak çalışanlara doğrudan hatlar da tanımlayabilirsiniz.
Diğer iş araçlarıyla entegrasyon
VoIP hizmetleri, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımlarıyla sorunsuz biçimde entegre olabilir. CRM özelliği, işletmeyle geçmiş etkileşimleri de dahil olmak üzere arayan kişiyle ilgili bağlamı temsilcilere anında sunması nedeniyle satış ve müşteri hizmetleri ekipleri için özellikle faydalıdır. Bu özellik, her müşteri aramasını kayda geçirir, hatta gelecekte başvurmak üzere aramaları kaydedebilir.
VoIP sağlayıcısı nasıl seçilir?
İşletmenizde VoIP telefonları ve hizmetleri kullanmak istiyorsanız, sektörünüzde ve bölgenizde faaliyet gösteren farklı VoIP sağlayıcılarını araştırmanız gerekir. VoIP sistemi seçerken değerlendirmeniz gereken temel özellikler ve ölçütler şunlardır:
- Güçlü arama özelliklerine odaklanın. VoIP sistemi edinmenin temel nedeni telefon görüşmesi yapmaktır. Bu yüzden arama kalitesinde öne çıkan bir hizmet seçin. Net ses kalitesine, güvenilir çalışma süresine, yani çok az kesilen aramaya, ayrıca çağrı yönlendirme, sesli mesaj, çağrı bekletme, arayan kimliği gibi özelliklere öncelik verin.
- Sorunsuz entegrasyon sağlayın. İster Shopify ister başka bir e-ticaret platformu kullanıyor olun, hizmetleri iş yazılımlarınızla entegre olan bir VoIP sağlayıcısı bulun. Buna CRM ve müşteri hizmetleri yazılımlarınız da dahildir. Aircall, Nextiva, RingCentral RingEx gibi sağlayıcılar, geniş entegrasyon ekosistemleriyle bilinir.
- Etkili müşteri hizmetleri hedefleyin. Müşteriler VoIP hattınızı aradığında, istedikleri departmana ya da kişiye hızla ulaşabilmelidir. Özelleştirilebilir çağrı yönlendirme, mesai dışı kuralları, çağrı aktarma özellikleri sunan sağlayıcılara bakın. Telesekreter de bu konuda oldukça işe yarar.
- Ölçeklenebilir çözümler arayın. E-ticaret işletmeleri hızlı büyüme ve mevsimsel dalgalanmalar yaşayabilir. Ölçeklenebilir bir VoIP sistemi, işletmeniz büyürken ya da küçülürken hatları, kullanıcıları, özellikleri hızla eklemenize veya kaldırmanıza imkân tanır. Ooma ve Dialpad, talep oldukça kullanıcı eklemenize izin veren esnek planlar sunar. Bu yapı, büyümek isteyen küçük Shopify mağazaları için idealdir.
- Güvenlik ve şifrelemeye öncelik verin. Müşteri verileri söz konusu olduğunda, VoIP sağlayıcınız arama şifreleme sunmalı, sektörünüz gerektiriyorsa veri uyumluluğunu da (örn. sağlık hizmeti sunan kuruluşlar için HIPAA uyumluluğu) desteklemelidir. RingCentral RingEx ve Nextiva, müşteri etkileşimlerini ve işletme verilerini korumaya yardımcı olan kurumsal düzeyde arama güvenliği ile iki faktörlü kimlik doğrulama sunar.
- Verimlilik araçlarından yararlanın. VoIP protokolleri, birçok ilişkili verimlilik aracını destekleyebilir. Bunlar arasında arama kaydetme, sesli mesajdan e-postaya transkripsiyon hizmetleri, kurumsal SMS hizmetleri, görüntülü konferans özellikleri bulunur. Bu araçlar, VoIP yazılımınızın kullanım alanını genişletir. Sizi bir uygulamadan diğerine geçmeye zorlamak yerine tek bir platform üzerinden iletişim kurmanızı sağlar. Bu özellikleri içeren paketler için 8x8, OpenPhone, Dialpad gibi sağlayıcılara göz atabilirsiniz.
VoIP nedir, SSS
VoIP nedir, neden kullanılır?
VoIP (Voice over Internet Protocol), internet bağlantısı üzerinden sesli arama yapmanızı, arama yanıtlamanızı ve diğer iletişim türlerini gerçekleştirmenizi sağlayan bir teknolojidir. İşletmeler, geleneksel telefon hatlarına kıyasla maliyetleri düşürmek, gelişmiş özelliklere erişmek, daha fazla esneklik ve uzaktan çalışma imkânı elde etmek amacıyla voice over IP teknolojisini yaygın biçimde kullanır.
VoIP numarası neden kullanılır?
Bir kişi, esneklik sunduğu, daha düşük maliyetli olduğu, özellikle uluslararası aramalarda avantaj sağladığı, ayrıca sesli mesajdan e-postaya aktarma ve telesekreter gibi gelişmiş özelliklere erişim verdiği için VoIP numarası kullanmayı tercih edebilir.
VoIP kullanmanın dezavantajı nedir?
VoIP kullanmanın dezavantajlarından biri, istikrarlı bir internet bağlantısına bağımlı olmasıdır. İnternet kesildiğinde ya da seyahat sırasında bağlantı kapasitesi zayıf olduğunda arama kalitesi düşebilir, hizmet tamamen kesilebilir.
VoIP aramaları izlenebilir mi?
Evet, VoIP aramalarını izlemek mümkündür. Bu aramalar, dijital izler bırakan IP adreslerine ve ağ bağlantılarına dayanır. Bazı durumlarda yetkili kurumlar ya da hizmet sağlayıcıları, aramaların çıkış ve varış noktasını belirlemek için bu dijital izleri kullanabilir.
