计算机时代到来之前，书面备忘录是职场事实上的标准沟通方式。需要向大量员工发布通知时，人们会手写或打印一份备忘录，复印多份后分发到各人的实体收件箱——无论是桌上的文件托盘，还是格子间的信箱。
如今，企业仍沿用备忘录进行沟通，只是电子邮件让这一过程彻底无纸化。每当你通过邮件向多位员工同步公司动态，本质上就是在撰写一份备忘录。
什么是备忘录？
备忘录是一种书面信息，用于向同一工作场所内的特定人群传达重要事项。企业借助备忘录发布各类通知，小到办公室的琐事（如咖啡机故障），大到重大公司新闻（如新任CEO的任命）。备忘录让员工及时掌握动态，并通过信息共享促进职场透明文化的形成。
备忘录通常简明扼要，篇幅控制在三四段左右，语言平实易懂，便于快速阅读。其核心目标是传递信息——唯有被员工真正阅读，这种沟通才算有效。
备忘录的组成要素
备忘录可以涵盖许多通知内容，但所有清晰的备忘录都遵循标准格式，包含以下要素：
- 标题。备忘录标题由发件人、收件人、主题行和日期组成。对于通过电子邮件发送的现代备忘录，其中许多组成部分已经内置在邮件中。为了清晰起见，你可以选择在电子邮件主题行中包含一个介绍性短语，通常用括号括起来并大写，这可以让人清楚地知道这封邮件备忘录不是普通邮件。例如，你可以这样写主题行：“[全体员工]关于我们宠物友好办公室政策的修订”。
- 引言。开头段落突出关键信息。它应该解释备忘录的目的，并明确说明员工为什么应该阅读它。在修订办公室政策的情况下，你可以写：“我们决定修订宠物友好办公室政策，明确规定不再允许狗进入二楼。”
- 正文。备忘录的正文应该为引言中提供的信息提供背景。如果引言陈述了一项新的公司政策，备忘录正文可能会详细说明影响你决策的因素。撰写宠物政策备忘录的人可能会在这一部分解释，办公室里有员工对噪音——特别是狗叫声——表示担忧，因此需要有一个完全禁止宠物的区域。
- 行动事项。备忘录应该清楚地列出员工应该采取的行动或行为。使用项目符号或粗体文本让行动事项对浏览邮件内容的人都能一目了然。例如，你可以总结宠物政策的变化并按以下格式呈现：
为确保我们的办公室对所有员工来说都是一个高效的工作环境，如果你带狗进入办公室，请遵循以下规定：
- 给你的狗拴上牵引绳。 不要让任何狗在办公室饮水机喝水。 不要带狗去二楼。
- 结尾。备忘录以简短的结尾结束，包括你的姓名并提供后续问题的联系方式。它可以预见并解决员工可能存在的顾虑——例如，你可以向团队保证办公室厨房仍然会提供狗零食。
如何5个步骤写备忘录？
按照以下步骤掌握撰写有效商务备忘录的技巧。
1. 确定你需要说什么
备忘录的目的包括你需要传达什么、为什么员工需要知道，以及这些信息可能如何影响他们。你可能考虑撰写备忘录的原因包括：宣布新员工入职、推出新产品线或处理政策变更。
2. 确定你的目标受众
谁需要知道这件事？如果备忘录是关于办公室运营或影响所有人的政策更新，它可能应该发送给整个公司。如果是关于营销预算的变更，则应该只发送给营销团队。限制不必要的沟通将提高阅读率——员工会明白他们收到的每份备忘录都包含与他们相关的信息。
3. 撰写清晰简洁的草稿
备忘录应该遵循标准格式。第一段应包含简短的引言、正文段落和结尾。记住，你的主要目标是让人们阅读你写的内容，所以要保持备忘录简短，只包含必要信息，以减少浏览备忘录的人数。
备忘录面向广泛的受众，因此务必使用通俗易懂的写作方式。例如，与其说“避免使用冗长晦涩的商业术语造成混淆”，不如说“使用清晰简单的语言”。在撰写草稿时，尝试预测员工可能提出的问题或顾虑，并在备忘录中加以解决。
4. 校对或请同事审阅
备忘录应该易于阅读且没有错别字。在定稿之前，校对你的备忘录并使用拼写检查软件，如Grammarly或Google Docs或Microsoft Word的原生拼写检查。如果备忘录包含敏感或复杂的信息，例如宣布预算削减，最好请其他人审阅备忘录的准确性和语气。
5. 发送并回答任何问题
在仔细检查后，发送你的备忘录并准备回答员工可能提出的问题。如果你宣布重大变化，员工可能会有后续问题——宣布预算削减可能会引发关于公司业绩或财务状况的问题。通过抽出时间解决意见或顾虑来保持良好的沟通。如果信息敏感，请咨询法务或人力资源部门，以获得回答棘手问题的建议。
撰写备忘录的6个技巧
有效的商务备忘录应该清晰、简洁且专业。尝试以下六个技巧，确保你的内部沟通被阅读，员工得到充分告知。
1. 意识到书面内容可能被公开分享
向员工更新信息有助于他们保持知情并感到被包容，但这也创建了你业务活动的书面记录。任何以书面形式分享的内容都有可能被公开传播，甚至可能出现在报纸头版。请记住这一点，如果你要分享敏感信息，比如尚未发布的产品更新或负面的公司进展报告，要格外小心你如何撰写备忘录以及披露多少内容。
2. 通俗易懂
避免使用正式语言或某些员工可能不熟悉的专业术语（包括财务和营销缩写词，如EBITDA或TAM）。备忘录面向广泛的受众，因此应该让所有收到它的人都能轻松理解。
3. 保持简短
简洁是智慧的灵魂——也是备忘录撰写的灵魂。保持备忘录简短可以增加员工完整阅读它的可能性。
4. 撰写有力的标题
用突出备忘录重要性的醒目标题立即吸引读者的注意力。
5. 包含相关团队成员
只包含直接受备忘录内容影响的团队成员。
6. 使用一致的备忘录格式
对你发送的每份备忘录使用相同的格式，但更改主题行和消息内容，这将帮助员工将备忘录与普通电子邮件区分开来。考虑在你的电子邮件或文字处理软件中创建一个标准备忘录模板，并在每次撰写新沟通时使用它。
备忘录常见问题
备忘录和电子邮件有什么区别？
大多数备忘录通过电子邮件发送，但大多数电子邮件不是备忘录。备忘录是关于业务的书面公告，旨在向员工提供信息。在现代办公室中，备忘录通常通过电子邮件分发，使其成为这一更大沟通类别的子集。另一方面，电子邮件是指在计算机上发送或接收的电子邮件。
备忘录需要签名吗？
不需要。备忘录应该包含你的联系信息和其他相关方的联系信息，但不需要正式签名。
备忘录需要引用来源吗？
将你的备忘录视为主要文件。你不需要包含来源，但如果这有助于员工更好地理解问题，你可以链接到相关信息。
如何确保他人会阅读我的备忘录？
你可以通过撰写清晰、简短的备忘录来增加人们阅读的可能性。标题应该吸引读者的注意力并突出备忘录的重要性。备忘录正文应该简洁，使用短段落和通俗语言撰写。
备忘录应该用正式的语气撰写吗？
一份好的备忘录应该在听起来正式和听起来亲切之间取得平衡。虽然备忘录是以传达尊重的专业语气撰写的正式商务沟通，但它们也应该易于阅读。过于正式的写作可能会使主题复杂化并失去读者。
