B2B objednávkový systém: výběr a nejlepší možnosti

Chvíle, kdy dosáhnete obratu na podnikové úrovni, je pro vaše podnikání významným milníkem. Dokazuje to, že jste nejen zvýšili své tržby, ale také si vybudovali pověst spolehlivého partnera ve svém odvětví. Tento růst s sebou ale také přináší nové logistické výzvy.

S tím, jak vaše podnikání poroste, budete potřebovat robustní systém pro správu objednávek (OMS), který efektivně zvládne zpracovávat příjem zboží od dodavatelů i odesílání zásilek zákazníkům. Pro prodejce, kteří působí v segmentu B2B, je plynulý proces správy objednávek klíčový pro splnění očekávání zákazníků a zajištění pozitivní zákaznické zkušenosti.

Společnosti působící v segmentu B2B využívají systém OMS ke správě skladových zásob a procesů plnění objednávek. Pokud takový systém potřebujete, je užitečné porozumět tomu, jak tyto systémy fungují a které funkce je třeba upřednostnit. V tomto článku se zaměříme na to, jak si vybrat nejlepší platformu pro správu B2B objednávek.

Co znamená termín „B2B objednávkový systém“?

B2B objednávkový systém (neboli software pro správu B2B objednávek) pomáhá firmám zpracovávat a sledovat objednávky, které zadaly jiné podniky. Po zadání B2B objednávky tento software sleduje každý krok procesu (počínaje zaznamenáním detailů o daném nákupu přes kontrolu skladových zásob a konče koordinací expedice zásilek ze skladu). Tato technologie snižuje počet lidských chyb a udržuje kupující v obraze, protože propojuje všechny části objednávkového procesu v rámci jednoho plynulého systému.

B2B objednávkový systém: typy softwaru

Software pro správu B2B objednávek má 3 základní formy:

1. Tradiční software pro správu objednávek
2. Software pro plánování podnikových zdrojů (ERP)
3. Unifikované obchodní platformy

1. Tradiční software pro správu objednávek

Tradiční software pro správu objednávek se zaměřuje výhradně na zpracování objednávek a skladových zásob napříč různými kanály. Díky tomu je cenově dostupnější než jiné možnosti, ale často méně flexibilní z hlediska integrací. Umožňuje přijímat objednávky z různých kanálů – z vašeho webu, kamenných prodejen i B2B on-line tržišť (jako je např. platforma Alibaba).

Jakmile objednávky dorazí do vašeho systému, tento software začne řídit proces plnění objednávek. Sleduje stav skladových zásob, vytváří dodací listy, koordinuje spolupráci s přepravními společnostmi a aktualizuje stav doručení.

Výhody:

• Cenově dostupný pro firmy všech velikostí (jsou nabízeny různé cenové varianty)
• Snadné nastavení a implementace
• Podporuje vícero prodejních kanálů

Nevýhody:

• Omezená integrace s dalšími podnikovými systémy
• Může vyžadovat manuální zadávání dat do několika systémů
• Špatná škálovatelnost (při rostoucí komplexnosti objednávek)

2. Software pro plánování podnikových zdrojů (ERP)

Software pro plánování podnikových zdrojů (ERP) integruje všechny obchodní funkce a data do jednoho systému. Vyžaduje však značné investice, co se týče financí, času i zdrojů. Shromažďuje data z návrhů objednávek, skladových zásob, řízení vztahů se zákazníky (CRM), prodeje i marketingu.

Díky softwaru ERP může váš prodejní tým zjistit, kolik zboží ještě zbývá ve skladech. Tým zákaznické podpory zase může vyhledávat předchozí objednávky a potvrzení o doručení zásilek.

Mnoho firem spravuje svá připojení pro elektronickou výměnu dat (EDI) prostřednictvím svého ERP systému. EDI představuje standardizovaný digitální formát používaný především pro výměnu obchodních dokumentů, jako jsou objednávky, faktury a oznámení o odeslání zásilek s dodavateli a obchodními partnery.

Software ERP ale může být dražší, přičemž velké společnosti často volí kompletní integraci ERP s e-commerce platformou.

Výhody:

• Poskytuje ucelený, integrovaný přehled o všech obchodních operacích
• Eliminuje datová sila mezi jednotlivými odděleními
• Nabízí přehled o všech obchodních procesech v reálném čase
• Automatizuje tok dat mezi různými obchodními funkcemi

Nevýhody:

• Vysoké náklady na pořízení i implementaci ERP integrací
• Složité nastavení vyžadující měsíce konfigurace a školení zaměstnanců
• Často vyžaduje změny obchodních procesů (kvůli přizpůsobení softwaru)
• Je vhodnější pro větší společnosti
• Vyžaduje značné IT zdroje na údržbu

3. Unifikované obchodní platformy

Unifikované obchodní platformy, jako je např. Shopify, nabízejí kompletní řešení, které integruje B2B a maloobchodní operace do jednoho systému. To ve výsledku zjednodušuje správu dat a poskytuje specializované funkce pro každý obchodní model.

Platforma Shopify zaznamenává podrobnosti o nákupu, spravuje aktualizace skladových zásob, zpracovává platby, koordinuje dopravu a vyřizuje vrácení zboží.

Systém Shopify využívá společný datový model, který lze nakonfigurovat tak, aby zpracovával jak B2B, tak i maloobchodní transakce. Pokud chcete integrovat skladové zásoby, zákaznická data a objednávky, platforma Shopify dokáže automaticky synchronizovat data napříč velkoobchodními a maloobchodními operacemi. Alternativně mohou firmy, které vyžadují samostatnou správu skladových zásob pro B2B a DTC prodeje, zřídit dedikované obchody s přizpůsobenými konfiguracemi.

Díky tomu, že máte všechna prodejní data na jednom místě, je vytváření reportů mnohem jednodušší. Můžete vytvářet přehledy, které zobrazují pouze B2B prodeje, anebo pouze maloobchodní prodeje (či kombinaci obou). Můžete také snadněji sledovat pohyb produktů (ze skladu až po jejich doručení). Můžete přesně vědět, jaké zboží je skladem, a spravovat dopravu z jednoho ovládacího panelu.

Například společnost The Conran Shop přešla z platformy Magento (Adobe Commerce) na platformu Shopify a sjednotila tak své maloobchodní a velkoobchodní aktivity. Díky tomu snížila své náklady o 50 %, zvýšila konverzi o 54 % a zjednodušila proces vyřizování objednávek. Zachovala si ale speciální funkce, které potřebovala pro velkoobchodní aktivity.

Výhody:

• Kombinuje B2B a maloobchodní operace do jediné platformy
• Flexibilní konfigurace pro integrovanou nebo samostatnou správu skladových zásob
• Centralizovaná data usnadňují vytváření reportů a analýzu
• Je cenově dostupnější než plnohodnotné ERP systémy, přičemž nabízí mnoho podobných funkcí
• Jednodušší implementace a rychlejší osvojení systému
• Poskytuje komplexní přehled o stavu objednávek (od zadání po doručení)

Nevýhody:

• Může vyžadovat doplňky nebo integrace pro složité B2B požadavky

B2B objednávkový systém: klíčové funkce

Software pro správu objednávek dokáže optimalizovat vaše pracovní postupy tak, aby vyhovovaly potřebám B2B kupujících. Níže uvádíme 5 funkcí, která jsou často součástí platforem pro správu objednávek:

1. Potvrzení objednávky
2. Potvrzení odeslání
3. Sledování objednávky
4. Správa cen
5. Správa dodavatelského řetězce

1. Potvrzení objednávky

B2B objednávkový systém může po nákupu automaticky odesílat zákazníkům a prodejnímu týmu potvrzení. Tyto notifikace mohou obsahovat čísla objednávek, odhadované náklady na dopravu a případnou DPH.

2. Potvrzení odeslání

Software pro správu objednávek dokáže zákazníkovi odeslat oznámení o odeslání zásilky. Může také informovat vás (prodejce), když vaše produkty opustí váš sklad (anebo sklad dropshippera).

3. Sledování objednávky

Platformy pro správu objednávek dokážou získávat data o zásilkách od doručovacích služeb, jako jsou Česká pošta, PPL, DPD, GLS, Zásilkovna či UPS, a zobrazovat aktuální informace o zásilkách z webových stránek třetích stran. Díky tomu mohou zákazníci sledovat objednávky přímo na vašem webu, nikoliv na externích stránkách. Mohou snadno zkontrolovat stav své objednávky a dostávat oznámení.

4. Správa cen

B2B objednávkový systém zajišťuje, že vaši B2B zákazníci uvidí na vašem webu sjednané ceny. Když se velkoobchodní klient přihlásí, uvidí své specifické smluvní ceny na všech stránkách (počínaje výsledky vyhledávání přes produktové stránky a konče pokladnou). Díky tomu budou ceny konzistentní, i když provedete aktualizaci svých základních cen.

Tento software dokáže zpracovat různé cenové úrovně pro různé zákazníky, takže každý firemní klient uvidí přesnou částku, kterou má zaplatit. Jedná se o dobrý způsob, jak B2B zákazníkům usnadnit nákup a předejít chybným cenám, které mohou poškodit vzájemné vztahy.

5. Správa dodavatelského řetězce

Některé softwarové nástroje pro správu objednávek vám mohou pomoci i se sledováním položek odeslaných dodavateli. Poskytují data o skladových zásobách a mohou dokonce automatizovat nákup. Díky tomu budou produkty automaticky doobjednány, jakmile zásoby klesnou pod určitou hranici. Tento proces zahrnuje správné přidělování zásob, aby bylo zaručeno, že budete vždy mít ty správné zásoby na tom správném místě, díky čemuž předejdete vzniku problémů s nedodanými objednávkami.

B2B objednávkový systém: faktory, které je třeba zvážit při výběru softwaru

Při hledání vhodného softwaru pro správu objednávek pro vaši B2B prodejní platformu můžete narazit na mnoho různých možností, které disponují odlišnými funkcemi. Hledání si můžete zjednodušit tím, že se zaměříte na těchto 5 klíčových faktorů:

1. Integrace s dalším softwarem
2. Snadnost použití
3. Škálovatelnost
4. Rozsah funkcí
5. Cena

1. Integrace s dalším softwarem

Nejlepší B2B objednávkový systém by se měl snadno integrovat s vašimi současnými softwarovými nástroji, včetně účetního softwaru pro finanční řízení a softwaru pro správu vztahů se zákazníky (CRM) používaného ke správě zákaznických dat.

Pokud se rozhodnete zakoupit software pro plánování podnikových zdrojů (ERP), volíte si systém, který dokáže integrovat všechny vaše softwarové aplikace a databáze. ERP systémy však mohou stát miliony korun (i když mohou během existence vašeho podniku přinést úspory nákladů).

2. Snadnost použití

Software pro správu objednávek je užitečný pouze tehdy, pokud jej členové vašeho týmu umí používat. Vaše IT oddělení může dohlížet na jeho počáteční integraci, ale každý člen vaší organizace jej musí umět používat. To znamená, že obchodní zástupci musí umět vyhledat údaje o objednávkách svých zákazníků a vedoucí skladů musí vědět, jak sledovat úrovně skladových zásob. Vyberte si proto software, který je snadný na ovládání.

3. Škálovatelnost

Váš OMS systém musí být schopen růst spolu s vaším podnikem. Skutečně škálovatelný systém zahrnuje následující prvky:

• Modulární architekturu, která vám umožňuje přidávat nové funkce, aniž by došlo k narušení stávajících operací.
• Cloudovou infrastrukturu, která dokáže automaticky přidělit více zdrojů při náhlém nárůstu objednávek.
• Musí umožňovat snadnou integraci s novými prodejními kanály nebo službami třetích stran.

Flexibilita je v tomto ohledu naprosto zásadní. Váš OMS by se měl umět přizpůsobit měnícím se obchodním modelům – ať už expandujete z on-line prostředí do kamenných prodejen, vstupujete na nové trhy nebo se přizpůsobujete sezónním výkyvům poptávky.

Správný OMS systém tuto flexibilitu poskytuje, aniž by vyžadoval kompletní výměnu systému, což vám v rámci vývoje vašeho podniku ušetří drahocenný čas a zdroje.

4. Rozsah funkcí

Funkce, které budete potřebovat, závisí na povaze vašeho podnikání. Pokud spolupracujete s dropshippery, možná budete potřebovat OMS systém pouze ke zpracování zákaznických objednávek. Pokud dodáváte své vlastní produkty, potřebujete software pro správu objednávek, který zvládne logistiku spojenou s každou objednávkou (počínaje dopravou a konče správou skladových zásob).

Vaše podnikání bude vyžadovat funkce, jako jsou sjednané ceny, které uživatelům zobrazují různé ceny na základě jejich zákaznického profilu a času nákupu. Možná budete muset nabízet jak velkoobchodní, tak i maloobchodní ceny, anebo různé možnosti dopravy (například doručení pomocí České pošty nebo PPL pro standardní doručení a kurýrní služby pro expresní doručení).

Zapřemýšlejte tedy nad tím, co vaše podnikání skutečně potřebuje. Díky tomu si budete moci vybrat OMS systém, který bude fungovat dobře nyní i v budoucnosti.

5. Cena

Ceny softwaru pro správu objednávek se liší v závislosti na funkcích, počtu uživatelů a počtu objednávek zpracovávaných každý měsíc. Mnoho platforem nabízí odstupňované ceny, díky čemuž můžete přizpůsobit předplatné softwaru velikosti svého podniku. Tento software je obvykle prodáván na základě měsíčního předplatného. Zvažte proto výběr komplexního softwarového balíčku, který si můžete dovolit, a postupně jej upgradujte.

B2B objednávkový systém: 5 nejlepších softwarů

1. Shopify
2. Shopware B2B Suite
3. Shoptet Premium B2B
4. SAP Commerce Cloud
5. Microsoft Dynamics 365 Commerce

Software pro správu objednávek může zajistit plynulejší chod firmy a přispět ke zvýšení spokojenosti zákazníků. Níže uvádíme 5 softwarových řešení pro správu B2B objednávek, které stojí za zvážení.

1. Shopify

Platforma Shopify představuje unifikované obchodní řešení, které dokáže optimalizovat správu B2B i B2C objednávek. Mezi její funkce patří i funkce pokladny (on-line i osobní), zpracování objednávek, e-mailová potvrzení, plnění objednávek a následná zákaznická podpora.

Pokud si platformu Shopify vyberete jako svůj OMS systém, můžete zautomatizovat celý životní cyklus objednávky pomocí automatizovaných pracovních postupů. Dále také můžete centralizovat správu skladových zásob napříč kanály a získat přístup k funkcím pro sledování objednávek. Tato platforma podporuje komplexní pracovní postupy pro zpracování objednávek, a to včetně úpravy objednávek, nedodaných položek a částečného plnění.

Platforma B2B Shopify nabízí přizpůsobené firemní profily, které dokáží zpracovat vícero kupujících a lokalit s různými úrovněmi přístupu. Díky tomu bude mít každý B2B zákazník personalizovanou nákupní zkušenost.

Dále také můžete nastavit velkoobchodní účty s přizpůsobenými produktovými katalogy, cenami, objednávkovým množstvím, množstevními slevami, platebními podmínkami a samoobslužnými možnostmi. Díky tomu mohou firmy vytvářet komplexní nákupní zkušenosti a zároveň zvyšovat efektivitu svých operací pomocí nástrojů pro hromadné objednávání a správu účtů.

Platformu Shopify je možné integrovat s celou řadou externích nástrojů, jako jsou ERP systémy, platformy pro e-mail marketing a systémy pro správu vztahů se zákazníky, přičemž tyto integrace jsou dostupné v obchodě Shopify App Store.

Pomocí platformy Shopify můžete importovat B2B objednávky (tato stránka je prozatím dostupná pouze v angličtině) z jiných platforem a centralizovat tak všechna data o objednávkách v jednom jediném intuitivním administrátorském rozhraní, které týmům umožňuje snadno vytvářet a analyzovat reporty.

Platforma Shopify také poskytuje B2B zákazníkům komplexní samoobslužnou nákupní zkušenost. Díky tomu mohou ve vašem internetovém obchodě zadávat vlastní objednávky, spravovat své účty a prohlížet si historii objednávek.

Plán Shopify Plus začíná na 2 100 EUR/měsíc (cca 48 300 Kč) za standardní nastavení a integrace při uzavření 3leté smlouvy. Při uzavření smlouvy na 1 rok stojí 2 250 EUR/měsíc (cca 52 500 Kč).

2. Shopware B2B Suite

Shopware B2B Suite je flexibilní e-commerce platforma, která podporuje komplexní B2B i B2C prodeje. Mezi její klíčové funkce patří správa objednávek, produktů a zákazníků, personalizace nákupního prostředí, pokročilé B2B funkce a integrace s ERP, CRM a dalšími podnikovými systémy. Díky modulární architektuře umožňuje firmám přizpůsobit obchodní procesy svým vlastním potřebám. Podporuje také prodej napříč více kanály a trhy. Tato platforma je oblíbenou volbou zejména u středně velkých a větších podniků. 

3. Shoptet Premium B2B

Shoptet Premium B2B je česká e-commerce platforma, která je určena pro středně velké a větší firmy, jež potřebují pokročilé funkce pro B2B i B2C prodej. Nabízí správu objednávek, zákaznických účtů, produktového katalogu a cenových úrovní pro různé skupiny zákazníků. Nabízí integraci s účetními, skladovými a logistickými systémy. Díky lokalizaci pro český trh podporuje napojení na tuzemské platební brány, dopravce i podnikové systémy. Toto řešení je vhodné zejména pro společnosti, které hledají škálovatelnou platformu s možností individuálních úprav a profesionální technickou podporou. 

4. SAP Commerce Cloud

SAP Commerce Cloud je podniková e-commerce platforma určená pro středně velké a velké společnosti, které potřebují řídit komplexní B2B i B2C prodejní procesy. Nabízí funkce pro správu objednávek, produktových katalogů, zákaznických účtů a také podporu vícera prodejních kanálů a mezinárodních trhů. Tato platforma umožňuje integraci s ERP, CRM a dalšími podnikovými systémy, což usnadňuje automatizaci obchodních procesů a správu dat napříč organizací. Díky své škálovatelnosti a širokým možnostem přizpůsobení je platforma SAP Commerce Cloud vhodná zejména pro podniky s rozsáhlým produktovým portfoliem, komplexními nákupními procesy a vysokým objemem objednávek.

5. Microsoft Dynamics 365 Commerce

Microsoft Dynamics 365 Commerce je podnikové řešení určené pro společnosti, které chtějí propojit správu objednávek, zákaznických dat, skladových zásob a prodejních kanálů do jednoho jediného systému. Tato platforma nabízí pokročilé funkce pro správu B2B i B2C prodeje, automatizaci procesů, personalizaci zákaznické zkušenosti a integraci s dalšími aplikacemi Microsoft Dynamics 365 a Microsoft 365. Díky rozsáhlým možnostem přizpůsobení a propojení s ERP systémy je vhodná zejména pro firmy, které mají komplexní obchodní a distribuční procesy. 

B2B objednávkový systém: výhody

Zvýšení efektivity

Systém pro správu B2B objednávek pomáhá vašemu podniku pracovat rychleji, protože eliminuje zbytečné kroky a shromažďuje všechny informace na jednom místě. Automatizuje rutinní úkoly, vytváří konzistentní procesy a roste spolu s vaším podnikem. Díky tomu bude váš tým moci zpracovat více objednávek, aniž by bylo nutné najímat další zaměstnance.

Níže uvádíme několik klíčových způsobů, jak tento systém zvyšuje efektivitu vašeho týmu:

• Zobrazuje úrovně skladových zásob ve všech prodejních kanálech v reálném čase.
• Urychluje schvalování objednávek (objednávky nečekají na podpisy).
• Urychluje zpracování plateb a usnadňuje jejich sledování.
• Zákazníkům umožňuje zadávat objednávky a kontrolovat jejich stav, aniž by vám museli volat.
• Nahrazuje papírové formuláře digitálními záznamy, které lze snadno vyhledávat.
• Zpracovává velké množství objednávek najednou.

Díky těmto zlepšením se váš tým může soustředit na obsluhu hodnotných velkoobchodních účtů, vyjednávání lepších podmínek s dodavateli a rozšiřování vaší distribuční sítě, namísto toho, aby se zabýval manuálním zpracováním objednávek.

Zlepšení peněžních toků

Pokud budou údaje o vašich objednávkách uloženy v jednom systému, získáte přehled o metrikách, jako jsou hodnota objednávek, stav plateb a úvěrové limity zákazníků v reálném čase. Tato znalost umožňuje vytvářet přesnější prognózy peněžních toků a pomáhá identifikovat zákaznické segmenty s vysokou marží. Díky těmto informacím také můžete sledovat platební chování vaší B2B zákaznické základny, abyste mohli vylepšit své úvěrové zásady a zkrátit dobu splatnosti pohledávek.

Automatizace složitých procesů v rámci dodavatelského řetězce

Systém pro správu B2B objednávek automaticky směřuje objednávky do správných distribučních center, a to na základě úrovně skladových zásob, umístění zákazníka a požadavků na doručení.

Menší manuální koordinace mezi nákupním oddělením, skladem a finančním oddělením povede k vyšší provozní efektivitě. Díky tomu budete mít lepší přehled o nákladech na nákup skladových zásob a budete moci optimalizovat provozní kapitál prostřednictvím udržování vhodné úrovně skladových zásob.

Spravujte své velkoobchodní objednávky pomocí platformy Shopify

Ať už jednáte přímo s B2B odběrateli nebo spolupracujete s distributory, potřebujete řešení, které centralizuje prodejní objednávky, umožňuje sledovat zásilky a zvyšuje provozní efektivitu.

Bez této centralizace se velkoobchodní firmy potýkají s chybami v objednávkách, nesrovnalostmi ve skladových zásobách a neefektivními manuálními procesy, které omezují jejich růst. Rozvíjejte a provozujte své velkoobchodní podnikání na platformě Shopify pomocí nástrojů optimalizovaných pro flexibilitu a přizpůsobení pro všechny vaše odběratele.

Zjistěte, jak provozovat a rozvíjet své B2B podnikání na platformě Shopify.

Prozkoumat platformu Shopify