Gestión de almacenes: consejos para mejorar la logística de tu negocio en 2026

Las compras online están creciendo rápidamente. Esto significa que los vendedores necesitan más espacio de almacén y soluciones más eficientes para tenerlo todo bajo control. Si tú también deseas saber cómo funciona la gestión de almacenes con consejos que puedas poner en práctica fácilmente, aquí encontrarás la solución.

Desde cómo se almacena el inventario hasta el fulfillment, una gestión sólida y eficiente del almacén es fundamental para que tu negocio funcione con fluidez. Esto implica combinar tareas tanto físicas como automatizadas: recibir la mercancía, organizar las ubicaciones, controlar las existencias, preparar los pedidos, enviar los paquetes y procesar las devoluciones. 

Un buen sistema de gestión de almacenes y los consejos de este artículo te ayudarán a coordinar todas estas operaciones de manera eficiente.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es el conjunto de procesos operativos que permiten que un almacén funcione de forma eficaz. Incluye tareas como el seguimiento de los niveles de inventario, la localización de las mercancías, la planificación de los turnos del personal, el fulfillment y la optimización del espacio disponible.

Una gestión de almacenes bien diseñada te ayudará a:

1. Controlar tu inventario en tiempo real.
2. Aprovechar al máximo un espacio de almacenamiento limitado.
3. Agilizar el envío de tus pedidos.
4. Reducir los errores y los costes operativos.
5. Mejorar la rentabilidad de tu negocio.

Gracias a un buen sistema de gestión de almacenes, los vendedores pueden adaptarse al crecimiento de su ecommerce y transformar un posible reto logístico en una auténtica ventaja competitiva.

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?

Un sistema de gestión de almacenes es el software que permite ejecutar y coordinar todas las tareas operativas dentro de un almacén o un centro de distribución. Forma parte de la infraestructura tecnológica que da soporte a la logística y a la cadena de suministro, ayudando al fulfillment de forma rápida y eficiente.

En algunos negocios, el sistema de gestión de almacenes funciona como un módulo integrado dentro de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), que funciona como un panel centralizado desde el que las marcas de ecommerce gestionan todas las áreas del negocio.

Gestión de almacenes vs. gestión de inventario

A diferencia del software de gestión de almacenes (SGA), que gestiona todo lo relacionado con el funcionamiento de un almacén, el software de gestión de inventarios (SGI) se encarga únicamente de gestionar el inventario dentro del mismo. Puedes utilizar esta tecnología para:

1. Registrar el inventario de entrada.
2. Controlar los niveles de stock en varios almacenes.
3. Conocer las tasas de fulfillment de los pedidos.

Un SGI es una subsección del proceso de gestión de almacenes, de ahí que deba estar integrado en tu sistema de gestión de almacenes:

• Utiliza el software de inventario para supervisar los datos y prever la demanda.
• El sistema de gestión de almacenes extraerá estos datos y agilizará las operaciones.

Mediante el sistema de gestión de almacenes, el personal de tu almacén podrá monitorizar el abastecimiento de tu inventario y visualizar la ubicación de cada SKU dentro de las instalaciones.

Cómo funciona la gestión de almacenes

La gestión de almacenes suele seguir un flujo de trabajo claro. Cada etapa afecta a la siguiente, por eso conviene que los datos estén actualizados y que el personal sepa qué hacer en cada momento.

1. Recepción

La recepción es el primer paso. Consiste en aceptar, revisar y registrar en el inventario los productos que llegan de tus proveedores o fabricantes. En esta fase, el personal del almacén puede usar el sistema de gestión de almacenes para coordinar la llegada de los camiones al muelle de carga.

Durante la recepción, el equipo suele:

• Comparar el envío físico con la orden de compra digital.
• Escanear los códigos de barras para registrar el nuevo stock en el sistema.
• Revisar las cajas para detectar daños, fugas o errores.
• Registrar los números de serie en los productos electrónicos o de alto valor.

Una recepción precisa evita el desabastecimiento, el sobrestock y los errores de inventario desde el inicio del proceso.

2. Almacenamiento inicial o ubicación

Una vez recibidos y verificados los productos, el personal los coloca en las ubicaciones asignadas. Este proceso mantiene el inventario organizado para que puedas acceder a él con rapidez a medida que llegan los pedidos.

Un sistema de gestión de almacenes puede sugerir ubicaciones según el tipo de producto, la rotación, el tamaño, la fragilidad y el espacio disponible. También puede guiar a los empleados por rutas eficientes para ahorrar tiempo y mejorar el aprovechamiento del espacio.

3. Almacenamiento y asignación de espacios

El almacenamiento garantiza la integridad de los productos desde su recepción hasta el fulfillment. Mediante la asignación de espacios, también conocida como slotting, el sistema decidirá dónde ubicar cada SKU para reducir los desplazamientos, la manipulación y los costes operativos.

Una asignación eficiente tiene en cuenta la velocidad de venta, el tamaño del producto, el peso y la afinidad entre artículos, es decir, qué productos suelen comprarse juntos. Colocar los productos de alta rotación cerca de las zonas de embalaje puede reducir el tiempo de preparación y mejorar el rendimiento del equipo.

4. Preparación y embalaje

La preparación de los pedidos es la fase en la que el personal recoge los artículos que compra el cliente y los prepara para su envío. El embalaje consiste en confirmar que los artículos que se empaquetan se corresponden con los del pedido, protegerlos, documentarlos y dejarlos listos para el envío.

La velocidad y la precisión son aspectos clave. Las rutas claras, el escaneo de códigos de barras, las etiquetas correctas y la visibilidad del inventario reducen los errores, las devoluciones y la duplicación de tareas.

5. Envío

El envío rápido y gratis se ha convertido en una expectativa habitual para muchos compradores online. En la gestión de almacenes, un consejo que ayuda a procesar los pedidos con rapidez y a cumplir los plazos de entrega prometidos sin añadir costes innecesarios es trabajar con un sistema que funcione en todos los niveles de la gestión. De este modo, el personal de almacén podrá:

1. Imprimir una nota de entrega con los detalles del pedido de un cliente.
2. Mostrar la ubicación en la que se almacena el artículo.
3. Imprimir una etiqueta de envío con la dirección del cliente.

Esta rapidez en el procesamiento de los pedidos hace que los productos lleguen a tus clientes lo antes posible, cumpliendo con las fechas límite de envío en un día o en el mismo día, y dando a tu personal de almacén más tiempo para procesar los siguientes pedidos entrantes.

6. Procesamiento de las devoluciones

Es inevitable que algunos productos enviados desde tu almacén acaben devueltos. Un estudio reciente revela que los españoles devuelven una de cada cuatro compras que realizan por Internet. 

Con el software de gestión de almacenes adecuado podrás procesar las devoluciones, aprobarlas para su reembolso, reetiquetar el inventario y recolocar los artículos devueltos en las estanterías con muchas menos complicaciones. ¿Y lo mejor? Los datos de tu sistema de gestión de almacenes pueden utilizarse para evitar que las devoluciones saturen tu almacén.

Como explica Kurt Ellis, presidente de GLF E-Commerce Fulfillment: "Los conocimientos basados en datos del software de gestión de almacenes e inventarios también pueden utilizarse para identificar patrones de comportamiento de los clientes y ayudar a realizar ajustes en las políticas, como limitar el número de artículos que un cliente puede comprar en diferentes tallas o colores para reducir el índice de devoluciones, y ayudar a evitar la necesidad de descontar artículos no deseados".

Aspectos clave de la gestión de almacenes

Un proceso de gestión de almacenes bien diseñado aborda varias áreas clave para garantizar que tus operaciones funcionen sin problemas. Aquí tienes los componentes esenciales de ese engranaje que te permite optimizar el rendimiento de tu almacén:

Optimización de la distribución del almacén

Una buena distribución del almacén ayuda a los equipos a almacenar, encontrar y mover productos de forma rápida y correcta. Crear un flujo de trabajo ágil te ahorra tiempo y reduce la necesidad de realizar más operaciones de las necesarias.

Parte del éxito está en la asignación inteligente de los espacios, decidiendo dónde debe ir cada producto según la frecuencia con la que se recoge de las estanterías, su tamaño y cómo se mueve por el almacén. Cuando se hace bien, esta asignación reduce el tiempo de desplazamiento, mejora el flujo de trabajo y facilita que el personal localice el inventario rápidamente.

En resumen, un buen sistema de gestión de almacenes ayuda a:

• Monitorizar lo que se está moviendo en tiempo real y determinar cuáles son los artículos más vendidos para ubicarlos en los lugares más accesibles.
• Colocar cada producto en la mejor ubicación para reducir el tiempo de desplazamiento.
• Estudiar los patrones de preparación de pedidos y encontrar puntos más problemáticos en la distribución del almacén.

 Un sistema de gestión de almacenes recopila automáticamente los datos importantes sobre lo que se está vendiendo y lo que se espera vender. Con esta información, los responsables de almacén pueden tomar decisiones inteligentes sobre dónde colocar los artículos, como ubicar los productos de venta rápida cerca de las áreas de embalaje o agrupar productos relacionados para facilitar la preparación de pedidos.

Manipulación de la mercancía

La manipulación de la mercancía hace referencia a cómo mover los productos de manera segura, en el momento adecuado y con la precisión que exige el trabajo dentro de un almacén. Esto incluye usar el equipo correcto, como montacargas y transpaletas, y seguir procesos estándar que reduzcan el riesgo de daños y la generación de desechos.

Los responsables de almacén pueden usar un sistema de gestión de almacenes para:

• Coordinar el uso de equipos mediante el seguimiento de las cargas de trabajo y los recursos disponibles.
• Proporcionar instrucciones claras para mover los productos, evitando la confusión y los errores.
• Monitorizar las tasas de daños e identificar las áreas donde los procesos de manipulación pueden mejorarse.

Gestión del trabajo

La mayoría de los responsables de almacén coincide en que su mayor problema es la incapacidad de atraer y retener a una mano de obra cualificada. Según informes recientes del sector en España, uno de los grandes retos actuales es encontrar personal fiable y de calidad.

Es importante que mantengas motivada a tu plantilla. Con un sistema de gestión de almacenes podrás planificar los recursos para mantener tu inventario en movimiento y a tus empleados satisfechos con los resultados de su trabajo.

Desde el punto de vista de la gestión del trabajo, un buen sistema de gestión de almacenes debería permitirte:

• Planificar los horarios del personal y los turnos, cumpliendo con la normativa laboral vigente.
• Evaluar si el personal del almacén ha recibido la formación adecuada, ya sea en materia de salud y seguridad o de manejo de maquinaria, para realizar su trabajo.
• Establecer indicadores clave de rendimiento y supervisar el progreso hacia ellos.

Seguridad y protección

Proteger tanto a los trabajadores como al inventario es muy importante en cualquier almacén. Desde seguir las normas de seguridad hasta prevenir robos, mantener un lugar de trabajo seguro permite que las operaciones se completen con fluidez y reduce el riesgo de incidentes (con el ahorro de costes que ello conlleva).

Los riesgos dentro de un almacén pueden presentarse de diversas formas: el uso de carretillas elevadoras, la manipulación de materiales, las caídas, las sustancias peligrosas, el calor o la automatización. Si los procesos no cumplen las normas de seguridad que establece la ley, tu negocio podría enfrentarse a sanciones, contratiempos operativos y lesiones evitables.

Puedes enviar recordatorios automáticos de seguridad al personal, como verificaciones de equipos o reabastecimiento de suministros de seguridad. Por otro lado, mantener registros en tiempo real de dónde está cada artículo reduce en gran medida las tasas de productos perdidos o robados.

Integración tecnológica

En la actualidad, la gestión de almacenes está estrechamente conectada con el resto de las operaciones del negocio. El comercio unificado centraliza el ecommerce, el punto de venta, el ERP, los datos de clientes y el sistema de gestión de almacenes en una única plataforma.

El intercambio de datos en tiempo real garantiza que los niveles de inventario, los estados de los pedidos y los perfiles de cliente estén siempre actualizados. Así, la información se mantiene sincronizada sin importar el canal por el que se haya realizado la compra (marketplace, tienda online o tienda física).

Con una estrategia de comercio unificado, podrás:

• Sincronizar automáticamente el inventario entre tiendas físicas, plataformas de ecommerce y almacenes.
• Reflejar instantáneamente los pedidos realizados online o en la tienda dentro del sistema de gestión de almacenes.
• Evitar el sobrestock o el desabastecimiento mediante la visualización del inventario en tiempo real.
• Ofrecer a tus clientes opciones de entrega flexibles, como comprar online y recoger en tienda (BOPIS, por sus siglas en inglés).

Consejo: conéctate con otros sistemas, como la solución de comercio unificado de Shopify, para crear una única fuente fiable de datos para el inventario, los pedidos y los datos de clientes.

Previsión de la demanda y reposición

Predecir qué productos querrán los clientes y cuándo ayuda a los almacenes a mantener la cantidad adecuada de stock y evitar el exceso de inventario de baja rotación. La reposición usa esa previsión para decidir cuándo volver a comprar o reubicar el inventario. El uso combinado de estas dos prácticas ayuda a evitar tanto el exceso de existencias como el desabastecimiento.

Una buena previsión de la demanda mantiene disponibles los artículos populares y previene el exceso de existencias, que a menudo se traduce en la pérdida de espacio y la necesidad de poner artículos en rebajas. La combinación de herramientas de previsión y un sistema de gestión de almacenes mejora la planificación del reabastecimiento, optimiza el inventario y garantiza la disponibilidad de los productos que demandan los clientes.

Envío y recepción

Las operaciones de tu almacén no terminan una vez que un producto sale de él. Un buen sistema de gestión de almacenes ofrece otras funcionalidades de seguimiento de pedidos para mostrar:

• Fecha de envío de un paquete.
• Su ubicación actual.
• El transportista utilizado.
• Una fecha de entrega estimada.

La transparencia en el seguimiento de los paquetes es importante para los consumidores. Utiliza un portal de autoservicio, como el que se encuentra en Shop App, que muestre la ubicación de tu pedido en cualquier momento.

Tu sistema de gestión de almacenes es el que extrae estos datos una vez que el pedido se ha marcado como realizado en un centro de distribución.

Informes e indicadores de almacén

Los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) permiten medir si el almacén está mejorando con el tiempo. Además de controlar los pedidos enviados y la precisión de los envíos, también conviene medir el tiempo que transcurre desde la recepción de la mercancía hasta que está disponible para su preparación.

Entre las métricas más útiles están:

• Tasa de fulfillment: el porcentaje de pedidos realizados que ya han sido enviados.
• Envíos puntuales: el porcentaje de pedidos enviados dentro de la fecha límite del plazo de entrega que has prometido a un cliente.
• Precisión de los pedidos: el porcentaje de paquetes embalados con los artículos correctos del albarán.
• Pedidos realizados por hora: conviene analizar este indicador junto con la precisión de los pedidos. Incrementar la productividad de 40 a 75 paquetes por hora es positivo, siempre que no se traduzca en un mayor número de errores.
• Tiempo entre recepción y disponibilidad: el tiempo transcurrido entre la recepción de la mercancía y el momento en que queda disponible para su preparación.
• Horas sin incidentes de seguridad: un periodo más largo sin incidentes indica que las medidas de seguridad están funcionando correctamente.

Busca un sistema de gestión de almacenes con estas funcionalidades avanzadas de elaboración de informes, como Mecalux o Generix. Cuantos más datos tengas, mejores decisiones tomarás a la hora de gestionar un almacén de gran actividad.

Ventajas de contar con un sistema de gestión de almacenes

La cadena de suministro atraviesa un periodo de gran inestabilidad a escala mundial. Los tiempos de fabricación y envío son mucho más largos de lo que eran antes, y parece que el problema tardará tiempo en resolverse. Según el estudio KPMG 2025 CEO Outlook, el 71 % de los CEO considera que reforzar la resiliencia de la cadena de suministro es una prioridad para proteger el crecimiento de sus empresas frente a la incertidumbre global.

“En última instancia, un sistema de gestión de almacenes te ayudará a agilizar la recepción de mercancías, los recuentos cíclicos de inventario y la preparación de pedidos, lo que se traduce en procesos más eficientes y en una reducción de los costes laborales", asegura Nick Malinowski, cofundador de OTW Shipping.

Un sistema de gestión de almacenes integrado con tu sistema de gestión de inventarios te permite ir un paso por delante. Por eso cada vez más negocios se plantean integrar esta tecnología en sus operaciones, anticipándose a las interrupciones en la cadena de suministros y a la demanda de los clientes.

En este nuevo planteamiento, es habitual que desciendan los niveles de inventario y se priorice la reposición de los artículos. Por ejemplo, si sabes que un SKU vende 500 unidades a la semana, pero tardas tres semanas en recibir los envíos de un proveedor, establece una alerta para que el sistema te avise cuando los niveles de stock caigan por debajo de 2.000, dejando cierto margen por si surge un contratiempo.

"Con un sistema de gestión de almacenes, podrás hacer un seguimiento de todos los productos de tu almacén y ayudar a mejorar la experiencia de tus clientes ofreciéndoles una información precisa de la disponibilidad de sus productos", afirma Perry Valentine, fundadora de AtPerry's.

Combina esas alertas con los datos históricos para obtener una previsión precisa del inventario con ayuda de tu sistema de gestión de almacenes. Piensa que cada artículo de tu almacén tiene un coste, tanto en gastos de almacenamiento como en términos de oportunidad. El inventario con poca rotación está ocupando un espacio que debería dedicarse a un mayor volumen, a un movimiento de artículos más rápido y, en última instancia, a un stock más rentable.

Ben Clarke, director interino de marketing de James and James Global Fulfilment, afirma: "al garantizar que los productos se almacenan siempre de la forma más eficiente posible y al proporcionar visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias, un sistema de gestión de almacenes puede ayudar a evitar el exceso de existencias o que se agoten los artículos más populares. Esto puede suponer un importante ahorro en costes de mantenimiento de inventario".

Fulfillment más rápido y preciso

Los sistemas desconectados, las rutas de preparación poco claras y los datos de inventario desactualizados ralentizan el procesamiento de pedidos y aumentan los errores durante las operaciones rutinarias. Una gestión de almacenes optimizada ayuda a los equipos a procesar los pedidos con mayor rapidez y precisión.

Mayor visibilidad del inventario

La visibilidad significa saber qué hay en stock, dónde está y con qué rapidez entra y sale de tu almacén. Cuando no existe demasiada visibilidad, el inventario se pierde y los equipos invierten demasiado tiempo buscando productos que el sistema indica como disponibles. Una visibilidad más alta ayuda a alinear el inventario con la demanda real y mejora la eficiencia del personal, el espacio y los activos.

Menores costes operativos y menos pérdidas

Los costes de almacén no dependen solo de la mano de obra. El almacenamiento ineficiente, el exceso de stock, los envíos urgentes, la manipulación duplicada y las bajas provocadas por cuestiones de seguridad pueden reducir los márgenes de beneficio. Un almacén bien gestionado funciona con fluidez, evita las acciones innecesarias, reduce los costes de mantenimiento y garantiza la rentabilidad.

Mejor experiencia de cliente

El rendimiento del almacén afecta directamente a la experiencia del cliente. Los envíos rápidos, la preparación precisa de los pedidos y la confianza en la disponibilidad de los productos dependen de lo que ocurre dentro del almacén. Si el almacén falla, los clientes reciben los pedidos tarde, incompletos o incorrectos. Si funciona bien, tu marca ofrece un servicio más fiable y reduce el riesgo de perder compradores por problemas de fulfillment.

Gestión de almacenes: consejos para un rendimiento óptimo

La tecnología SGA tiene claras ventajas para los almacenes con mucha rotación. ¿Quieres maximizar la eficiencia en el tuyo? Aquí tienes un resumen de cómo optimizar la gestión de almacenes con consejos que puedes poner en práctica fácilmente.

Elige un sistema de preparación de pedidos

La implantación de un sistema de preparación de pedidos facilita que el personal del almacén complete los pedidos con mayor rapidez y precisión. Esta estrategia se utiliza para determinar qué artículos salen primero del almacén, reduciendo el número de pasos y haciendo un recuento preciso y eficiente del inventario vendido.

Algunas de las operaciones que realizan estos sistemas son:

• Preparación por lotes: el sistema de gestión de almacenes imprime una lista de packing para cada pedido, agrupando los pedidos de los clientes con SKUs similares o cercanos. Un preparador recoge el inventario de varios albaranes simultáneamente.
• Recogida por oleadas: con esta estrategia, los empleados del almacén también preparan varios pedidos simultáneamente. Las notas de entrega se agrupan por zona de inventario, fecha de envío o similitud de SKU. A continuación, el empleado se abastece de estos artículos en "oleadas" a lo largo de su turno, por ejemplo, una vez cada treinta minutos.
• Recogidas por zonas: es la estrategia de preparación de pedidos que utilizan los grandes almacenes. Funciona dividiendo el almacén en zonas, cada una de las cuales alberga un conjunto concreto de productos. Un preparador de pedidos de cada zona recoge los productos y transfiere el paquete a otra zona en la que continúa el siguiente paso del proceso. El funcionamiento es similar al de una cadena de montaje.

Shaunak Amin, cofundador y director general de Snackmagic, declara: "nuestro equipo de recepción comprueba el inventario recién llegado al principio de su turno para que tengamos una idea más clara de los artículos disponibles para reponer; pero como hay una gran actividad en el almacén, con empleados preparando y empaquetando pedidos, el personal de recepción suele esperar hasta el final del turno para reponer el inventario. Al reponer el inventario en momentos concretos del día, podemos mantener niveles de inventario más altos para quienes se encargan de preparar los pedidos".

Usa códigos de barras o RFID para mejorar la precisión

El escaneo de códigos de barras y la identificación por radiofrecuencia (RFID, por sus siglas en inglés) ayudan a verificar productos durante la recepción, el almacenamiento, la preparación y el envío.

Los códigos de barras necesitan una línea de visión directa y solo permiten escanear un artículo a la vez. En cambio, la tecnología RFID permite identificar automáticamente los artículos etiquetados sin necesidad de una línea de visión directa, lo que facilita el seguimiento de su ubicación y movimientos.

Nick Malinowski, cofundador de OTW Shipping, también aconseja: "si dispones de presupuesto, utiliza escáneres de códigos de barras. Esto no solo agilizará la gestión del inventario, sino que también hará que la recogida y el embalaje sean más precisos. Cuanto mayor sea la precisión en la preparación de pedidos, menos devoluciones y correcciones de pedidos serán necesarias. Esto se traduce en clientes más satisfechos y mejores valoraciones".

Distribuye tu inventario por diferentes almacenes

Cualquier marca de ecommerce que tenga pretensiones de abrirse al mercado internacional necesita ampliar su red de almacenes. Al almacenar tu inventario en diferentes puntos de venta y centros logísticos facilitarás esta expansión.

Los pedidos internacionales pueden enviarse desde el almacén más cercano al cliente sin pasar nuevamente por la aduana, lo que te permitirá reducir los costes de envío. Además, los clientes dispondrán de sus productos en menos tiempo.

Jason Wong, director general y fundador de Doe Lashes, afirma: "la forma en que abordamos este escenario es colocando nuestro inventario cerca de esas ciudades para reducir los kilómetros totales que recorren los paquetes. Ahora almacenamos stock fuera del país para nuestros clientes internacionales, con el fin de llegar a ellos más rápidamente. Tenemos un almacén en China y eso nos ayuda a llegar a Australia y a toda la región del sudeste asiático".

Esta estrategia de inventario localizado no solo favorece unas entregas más rápidas y con menos emisiones de carbono: también minimiza la distancia entre los productos y los clientes y ayuda a construir una cadena de suministro resistente a los contratiempos.

Automatiza en la medida de lo posible

Según Fortune Business Insights, el mercado mundial de la robótica para almacenes alcanzó un valor de 6.510 millones de dólares en 2025 y se espera que continúe creciendo a un ritmo anual del 16,8 % durante los próximos años. ¿El motivo? La automatización es una estrategia eficiente que permite eliminar las tareas repetitivas de los empleados del almacén.

El ritmo frenético para almacenar, recoger, empaquetar y enviar los pedidos incrementa el riesgo de que se produzcan incidencias (como incluir el producto equivocado en un paquete) que impactan negativamente en la experiencia de cliente. Las automatizaciones y los flujos de trabajo eliminan la posibilidad de que se produzcan errores humanos y permiten que el personal se centre en las tareas más importantes.

Por ejemplo, si tu sistema de gestión de almacenes muestra que 500 unidades están listas para la venta, pero 400 de ellas aún están en el área de recepción, utiliza Shopify Flow para mostrar automáticamente un mensaje de bajo stock para ese SKU en tu tienda de ecommerce.

Monitoriza el rendimiento del almacén

Tu almacén es un engranaje que funciona con múltiples piezas: comprueba periódicamente si todas funcionan correctamente y presta atención a las métricas de rendimiento, como la tasa de fulfillment, los envíos puntuales, la precisión, los pedidos realizados por hora y las horas sin incidentes de seguridad.

Cuantos más datos fiables tengas, más fácil te resultará detectar cuellos de botella, mejorar los turnos, ajustar las ubicaciones y tomar las mejores decisiones operativas.

Elige un sistema de gestión de almacenes en la nube

A pesar de las ventajas que ofrece un sistema de gestión de almacenes, no todos los sistemas son iguales. Necesitas encontrar el software de gestión de almacenes adecuado, uno que crezca al mismo tiempo que tu marca de ecommerce. Estas son las preguntas que deberías plantearte:

• ¿Cómo es el proceso de fulfillment? Los almacenes y los centros de distribución más eficaces utilizan la tecnología para acelerar el proceso de fulfillment y garantizar la precisión.
• ¿Ofrece las funcionalidades básicas que necesita tu negocio? Pregunta a tu equipo de almacén por las necesidades de cualquier software nuevo, por ejemplo, las relacionadas con la automatización de los flujos de trabajo repetitivos o la sincronización inmediata de datos.
• ¿Con qué frecuencia se hace el recuento de inventario? Si estás usando un 3PL, pregunta sobre su proceso de recuento físico de inventario. Cuanto más frecuentemente se comparen el inventario registrado y el real, más rápido podrás rectificar cualquier discrepancia.
• ¿Cuánto cuesta? Los proveedores suelen cobrar cuotas mensuales por el uso de su SGA, aunque estas pueden pertenecer a diferentes categorías. No te limites al precio inicial: ten en cuenta también los costes de implantación, licencias, soporte y formación.
• ¿Se integra el SGA con tus herramientas? Agiliza todas las operaciones de tu almacén eligiendo una herramienta que se sincronice con tu plataforma de ecommerce, tu empresa 3PL, tu sistema ERP y tu software de gestión de inventario. Algunas plataformas de gestión de almacenes ofrecen módulos personalizables que te permiten diseñar un sistema adaptado a las necesidades específicas de tu almacén, ya sea con respecto al seguimiento de inventario, la planificación del trabajo o los recuentos cíclicos.
• ¿Cuáles son sus limitaciones? Elige un SGA que se adapte a las necesidades actuales de tu almacén y pueda evolucionar a medida que crezca tu negocio. De este modo, evitarás migraciones innecesarias en el futuro.

"Como parte integral de su asociación con el 3PL, lo más importante que hay que mirar en un almacén internacional, más allá de los servicios, el espacio y los precios, es qué tecnologías utilizan", afirma Robin H. Smith, cofundador de VL OMNI (actualmente integrada en eHouse).

Señales de que los procesos manuales son insuficientes

Plantéate la posibilidad de empezar a usar un sistema de gestión de almacenes si detectas alguna de estas señales:

• Fulfillment lento: si tu proceso actual no puede seguir el ritmo del volumen de pedidos, la tecnología puede acelerar el flujo de trabajo.
• Errores de precisión: el seguimiento manual suele crear discrepancias entre el stock real y el registrado.
• Tareas repetitivas: cuando las tareas repetitivas se convierten en un obstáculo para tu equipo, es señal de que los procesos manuales están consumiendo tiempo y recursos.
• Silos de datos: si los niveles de inventario no se actualizan en tiempo real en tu plataforma de ecommerce, es señal de que la sincronización manual ha llegado a su límite.

Gestión de almacenes: consejos y ventajas al trabajar con un 3PL

Un proveedor logístico externo (3PL) es una empresa externa que gestiona por ti la logística y la cadena de suministro. Entregas tu stock al almacén de tu socio 3PL, delegando en él todas las operaciones de gestión del almacén. Este recibirá los detalles de los pedidos en cuanto se procesen a través de tu tienda de ecommerce y se encargará de recoger, empaquetar y enviar el inventario a tus clientes, sin que tengas que hacer nada.

Cuándo subcontratar a un socio 3PL

En algunos casos, tiene más sentido trabajar con un proveedor logístico externo que invertir en más espacio, software y personal propio para continuar con una estrategia de fulfillment interno.

Considera la posibilidad de buscar un socio 3PL si tu marca se está enfrentando a problemas como:

• Limitaciones de espacio físico: si tu almacén ya no tiene capacidad suficiente, un 3PL puede ayudarte a escalar sin necesidad de una inversión inmobiliaria.
• Gestión de inventario compleja: cuando los recuentos se vuelven difíciles, los procesos de auditoría de un 3PL pueden mejorar la precisión.
• Crecimiento de ventas rápido: cuando el crecimiento del volumen supera tu capacidad para incorporar y formar personal, un 3PL puede ayudarte con su infraestructura, su tecnología y sus recursos.
• Deuda técnica: Si no dispones de los recursos necesarios para desarrollar e integrar tus propias herramientas, un 3PL puede facilitarte una solución tecnológica ya implementada.

Ventajas de los socios 3PL

Fulfillment más rápido y preciso

La tecnología de los almacenes tiene un claro impacto en la eficiencia de un centro de distribución. Sin embargo, invertir en tu propia pila tecnológica implica una gran inversión en tiempo y dinero.

La actividad de un proveedor 3PL se centra en la gestión del almacén. Los proveedores 3PL asumen el coste de la tecnología de almacén que les ayude a recoger, empaquetar y enviar los pedidos de forma más rápida y precisa, como por ejemplo:

• Escáneres RFID.
• Escáneres de códigos de barras.
• Robots colaborativos como Chuck.

¿Tienes una tienda Shopify? La red de cumplimiento de Shopify hace que este proceso te resulte más sencillo y fluido, ofreciéndote un catálogo de proveedores de servicios para un cumplimiento de pedidos rápido y asequible, una implantación sencilla y una integración directa a través de tu panel de control de Shopify. 

A través de este catálogo de empresas de logísticas de confianza, podrás hacer el seguimiento completo, desde los pedidos y las devoluciones hasta los niveles de inventario, y todo desde el mismo lugar.

Reducción de los costes de envío y los costes operativos

Los proveedores logísticos externos envían grandes volúmenes de paquetes cada mes. Por ello, muchos transportistas les ofrecen tarifas reducidas en los envíos, como parte de acuerdos comerciales basados en el volumen de envíos. Muchos 3PL repercuten estas tarifas reducidas a sus clientes, lo que hace que los costes de envío sean más baratos de lo que serían si los paquetes se enviaran desde su propio almacén.

Para tiendas como The Dad Hoodie, confiar en Shopify para la búsqueda de socios de envío y fulfillment ha marcado una gran diferencia económica. Los costes promedio de envío se han reducido en un 40 % y Taylor Llewellyn, su fundador, asegura que: "si tienes un negocio, el fulfillment es algo en lo que solo piensas cuando no funciona bien. Afortunadamente, nunca tengo que pensar en ello". 

Para Taylor, "Saber que tenemos un socio premium que saca los pedidos del almacén rápidamente y a un coste que no podríamos lograr en otro lugar significa que podemos concentrarnos en hacer crecer nuestro negocio".

Por otro lado, cuando utilizas el almacén de un 3PL, el coste del almacenamiento, la preparación de pedidos y la mano de obra ya están incluidos. Esto te permite reducir algunos de los gastos generales de tu negocio. Dependiendo del volumen de ventas, el número de empleados y los niveles de inventario, esta podría ser una opción de almacenamiento mucho más barata que afrontar un alquiler de un almacén propio.

Escala internacional

En lugar de invertir en almacenes propios en mercados estratégicos, puedes utilizar la infraestructura internacional de un 3PL para acelerar las entregas a clientes de todo el mundo. 

Noelle Taylor, directora de marketing de Taylor Logistics, afirma que: "asociarse con un 3PL para gestionar el almacén permite a las marcas centrarse más en lo que es importante: hacer crecer tu negocio y ofrecer la mejor experiencia posible al cliente. Los 3PL ven tu relación con las marcas como una colaboración a largo plazo. Como resultado, pueden estar dispuestos a invertir en espacio, tecnología y equipos para llevar tu negocio al siguiente nivel".

Acceso a la experiencia de los almacenes

Los proveedores 3PL están especializados en la gestión de almacenes y las operaciones logísticas. Su experiencia les permite aplicar procesos optimizados y metodologías probadas para mejorar la eficiencia, entre ellas:

• Gestionar los errores en la preparación de los pedidos.
• Garantizar el bienestar y la seguridad de los empleados.
• Empaquetar los artículos y reducir los daños durante su tránsito.
• Gestionar los recursos e impartir formación al personal.

Con el catálogo de proveedores que te facilita Shopify, también obtienes acceso a los años de experiencia de Flexport en logística global, dándote la tranquilidad de que tus operaciones están siendo gestionadas por expertos en el sector. Como dice Elliott Davidson, consultor de ecommerce de Parcel Master: "no tener que pensar y abordar un proceso tan complejo como la gestión de almacenes, y saber que alguien especializado en ello está asumiendo las presiones y las responsabilidades, te permite centrarte en otras áreas del crecimiento de tu negocio".

Reducción de la huella de carbono

Cualquier empresa comprometida con la sostenibilidad sabe que el envío de paquetes al otro lado del mundo tiene un impacto negativo para el medio ambiente. Desgraciadamente, es un problema que solo va a empeorar con el paso de los años. 

Diversos estudios prevén que el aumento de las entregas de última milla durante esta década incrementará también las emisiones. En Europa, estas podrían crecer más de un 36 % de aquí a 2030 si no se implantan medidas de descarbonización.

Los consumidores son cada vez más conscientes de ello y prefieren las marcas que trabajan activamente para reducir su huella de carbono. Busca un 3PL que adopte alternativas ecológicas, desde el uso de embalajes ligeros fabricados con materiales de origen sostenible hasta la iluminación LED dentro del almacén.

Facilita la gestión de tu almacén

La gestión de almacenes es algo difícil de hacer bien manualmente. Al invertir en un sistema de gestión de almacenes, las tareas repetitivas facilitarán el trabajo a tu equipo. Mejorarás la precisión de los pedidos, enviarás los paquetes con mayor rapidez y dispondrás de los datos necesarios para que el almacén funcione de la forma más eficiente posible, incluso cuando escales a nivel internacional.