Un envío rápido y fiable puede determinar el éxito o el fracaso de la experiencia de tus clientes. Más del 60 % de los compradores online tienen más probabilidades de comprar cuando ven estimaciones del tiempo de envío en el proceso de pago y, según un estudio de Bringg (en inglés), el 35 % de los consumidores deja de comprar en una marca de forma permanente tras una entrega tardía.
El cumplimiento de pedidos es fundamental para la experiencia de tus clientes, tanto si gestionas una tienda pequeña como una empresa de gran envergadura. Pero, ¿deberías adoptar el fulfillment de pedidos interno?
Esta guía te ayuda a decidir si el cumplimiento de pedidos interno es adecuado para tu negocio y te muestra cómo empezar.
¿Qué es el cumplimiento de pedidos interno?
El cumplimiento de pedidos interno significa encargarte de todo el proceso de fulfillment por tu cuenta. Esto incluye:
- Recibir y almacenar inventario.
- Controlar los niveles de inventario.
- Procesar pedidos.
- Preparar y empaquetar pedidos.
- Enviar pedidos.
- Hacer seguimiento de pedidos.
- Procesar devoluciones.
- Llevar el servicio de atención al cliente.
Puedes gestionar las operaciones de envío y entrega desde una oficina pequeña, un garaje, un almacén u otro espacio, según el tamaño de tu negocio y el volumen de pedidos.
Ventajas del fulfillment de pedidos interno
Pasarte al fulfillment de pedidos interno requiere tiempo y esfuerzo, pero te da control sobre una parte crucial de la experiencia de tus clientes. Estas son las principales ventajas a considerar:
Control completo sobre el proceso de cumplimiento
Controlas cada paso, desde el almacenamiento del inventario hasta el envío de pedidos. Este control te permite ofrecer tiempos de envío más rápidos, procesar pedidos con mayor precisión y crear experiencias de packaging personalizadas para tus clientes.
También puedes trabajar con productos que necesitan cuidados especiales y responder rápidamente cuando surgen problemas.
Flexibilidad para adaptarte rápidamente
Puedes ajustar tu proceso de cumplimiento de pedidos interno en cualquier momento según las necesidades de tu tienda online. Esta flexibilidad es especialmente valiosa cuando estás empezando tu negocio o tienes productos únicos con requisitos de envío especiales.
Te da libertad para probar nuevos métodos de empaquetado, ajustar opciones de envío y escalar las operaciones según sea necesario.
Posible ahorro de costes
El fulfillment de pedidos interno puede costar menos que utilizar un proveedor de logística de terceros (3PL). Incluso después de contabilizar el espacio de almacén, los materiales de empaquetado, los costes de envío, el seguro y el equipo básico, muchos negocios consideran que el cumplimiento de pedidos interno resulta más rentable.
Desafíos del cumplimiento de pedidos interno
Si tienes un ecommerce, el fulfillment de pedidos interno te ofrece un control completo del inventario, pero puede sobrecargar tus recursos de gestión de la cadena de suministro y las operaciones diarias. Estos son los principales desafíos a los que te enfrentarás:
Operaciones diarias complejas
El cumplimiento de pedidos interno requiere controlar muchas variables. Necesitarás gestionar el inventario, coordinar la preparación y el empaquetado, y gestionar las devoluciones, manteniendo la precisión en cada paso. A medida que crece tu volumen de pedidos, también aumenta el riesgo de errores como enviar a direcciones incorrectas o empaquetar artículos equivocados.
Difícil de escalar
Hacer crecer tu operativa de cumplimiento de pedidos interno requiere una inversión significativa. Necesitarás espacio, personal y equipo para gestionar el aumento de la demanda. Estos cambios a menudo crean cuellos de botella temporales que pueden ralentizar tu actividad habitual. Cada fase de crecimiento requiere una planificación cuidadosa para mantener la calidad del servicio.
Demandas de tiempo y recursos
El fulfillment de pedidos interno requiere atención constante por tu parte y la de tu equipo. Este compromiso comienza con la configuración inicial y continúa a través de las operaciones diarias. El tiempo dedicado al cumplimiento de pedidos internos se resta al de otras actividades comerciales fundamentales, como el marketing, las ventas y el desarrollo de productos.
Antes de elegir esta modalidad, considera la inversión completa necesaria. Calcula los costes de equipo y software, materiales de empaquetado, envío local e internacional, formación del personal, espacio de almacenamiento y seguro junto con tu volumen de pedidos.
Cómo implementar el cumplimiento de pedidos interno
- Prepara tu espacio de almacenamiento
- Ten listo tu equipo
- Crea tu estrategia de cumplimiento
- Diseña tu flujo de trabajo
- Forma tu equipo
- Configura el envío
- Supervisa y optimiza según sea necesario
¿Quieres pasarte al fulfillment de pedidos interno? Aquí tienes una guía paso a paso:
1. Prepara tu espacio de almacenamiento
Elige un espacio dedicado para gestionar el inventario y procesar pedidos. Puede ser tu garaje, oficina, unidad de almacenamiento o almacén. El espacio que necesitas depende de tu volumen de pedidos y productos: una tienda de velas necesita menos espacio que una tienda de muebles.
2. Ten listo tu equipo
Equipa tu espacio de trabajo con herramientas esenciales como estanterías para almacenamiento organizado, materiales de empaquetado y una impresora de etiquetas de envío. También podrías necesitar un escáner de códigos de barras y software de gestión de almacenes para controlar los pedidos de manera más eficiente.
3. Crea tu estrategia de cumplimiento
Compara las tarifas de las empresas de transporte y calcula tus costes para envíos locales, nacionales e internacionales. Luego define tus precios de envío y establece medidas de control de calidad. También necesitarás definir los horarios límite de pedidos y crear una política de devoluciones clara para tus clientes.
4. Diseña tu flujo de trabajo
Traza cada paso de tu proceso de cumplimiento de pedidos interno:
- Recepción, almacenamiento y gestión de inventario.
- Preparación, empaquetado y envío de pedidos.
- Devoluciones e intercambios.
Utiliza listas de picking para recoger por lotes los pedidos que estás procesando en múltiples órdenes. Estas listas pueden incluir cantidades de cada artículo a recoger, imágenes de los artículos y ubicaciones de almacenamiento (contenedores) para ayudarte a localizarlos rápidamente.
Agrupar y recoger artículos estratégicamente es útil cuando tienes muchos productos y no quieres ir y venir al mismo contenedor una y otra vez: simplemente reúnes todos los artículos de múltiples pedidos y los recoges de una vez, vuelves a tu estación de empaquetado y lo empaquetas todo.
Los albaranes son otro tipo de documentación que mejora la precisión general del fulfillment de pedidos interno. Incluyen una lista de todos los artículos de un pedido determinado para que tu equipo pueda verificarlos.
Una vez confirmado que el pedido contiene los productos y cantidades correctos, el albarán se introduce en la caja de envío junto con los artículos y se envía al comprador.
Shopify te permite crear e imprimir albaranes directamente desde la pestaña Pedidos dentro de tu panel de control. Puedes personalizar esta plantilla para incluir detalles que faciliten la preparación para tu equipo. Como mínimo, cada albarán debe incluir:
- El número de pedido y la fecha.
- Una lista detallada de productos, incluida la cantidad y el número de SKU.
- La información de contacto del cliente y la dirección de envío.
- La información de tu negocio, incluidas las políticas de devolución y canales de atención al cliente.
- La empresa de transporte y el método de envío.
5. Forma tu equipo
Contrata y forma al personal según tu volumen de pedidos. Asegúrate de que todos comprendan tu proceso de cumplimiento de pedidos interno, los procedimientos de seguridad y los estándares de servicio al cliente. Una documentación clara y una formación continua ayudan a mantener la calidad a medida que crece tu equipo.
6. Configura el envío
Conecta tu tienda con un software de envío para agilizar la impresión de etiquetas y el seguimiento. Evalúa con detalle tu estrategia de materiales de empaquetado: si los costes de envío se calculan por peso, prueba alternativas ligeras a materiales pesados. Por ejemplo, los sobres acolchados podrían funcionar mejor que el cartón corrugado para algunos productos.
Añade paquetes predeterminados que tu tienda utiliza con frecuencia a través de la configuración de «Envío» en tu panel de control de Shopify. Esto permite al personal seleccionar rápidamente un paquete adecuado al preparar cada envío, lo que acelera el fulfillment de pedidos interno.
Muchas empresas de transporte ofrecen tamaños de caja estándar con envío a tarifa plana. Identifica qué productos compran juntos tus clientes con frecuencia y encuentra el tamaño de caja más pequeño adecuado para estas combinaciones.
Esta planificación ayuda a reducir los costes de envío y agiliza el proceso, ya que tu equipo sabrá exactamente qué caja usar.
Con las funciones de gestión de envíos de Shopify, puedes acceder a tarifas de transporte con descuento y gestionar los envíos directamente desde el panel de control de tu tienda, sin aplicaciones ni tarifas adicionales.
7. Supervisa y optimiza según sea necesario
Controla regularmente la precisión de tus pedidos, los tiempos de envío, la rotación de inventario y los comentarios de los clientes. Utiliza estos indicadores clave de rendimiento (KPI) para optimizar tu proceso y reducir costes con el tiempo. La evaluación regular te ayuda a identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.
Gestión de devoluciones en el fulfillment de pedidos interno
Las devoluciones son una parte inevitable de gestionar un ecommerce. Con el 90 % de los consumidores afirmando que no volverán a comprar después de una mala experiencia de devolución, hacer bien este proceso es crucial para la retención de clientes y el control de costes.
Las herramientas integradas de gestión de devoluciones de Shopify te permiten gestionar todo el proceso desde el panel de control de tu tienda, incluyendo:
- Crear un portal de devoluciones de autoservicio para etiquetas de envío.
- Enviar notificaciones de seguimiento automatizadas.
- Procesar reembolsos a los métodos de pago originales.
- Ofrecer opciones de crédito en tienda.
- Gestionar intercambios.
- Actualizar el inventario automáticamente.
“Las devoluciones de autoservicio para clientes de Shopify me ahorran mucho tiempo”, dice Saheed Akhtar, director de Phenom Boxing. “Ya no necesito responder a solicitudes por correo electrónico y pedir detalles de pedidos que faltan. También tengo visibilidad de todas las devoluciones abiertas en varias etapas”.
Cómo optimizar la preparación y el empaquetado
Utiliza estas estrategias para mejorar la precisión y la velocidad en tu proceso de cumplimiento de pedidos interno:
Prioriza el envío urgente
Pon los pedidos urgentes primero para cumplir las promesas de entrega. Utiliza tu sistema de gestión de pedidos para filtrarlos por velocidad de envío.
Optimiza la distribución de tu almacén
Almacena los artículos más vendidos cerca de las estaciones de preparación y agrupa productos similares. Un almacén bien organizado reduce el tiempo dedicado a buscar productos.
Utiliza métodos de preparación eficientes
La preparación de pedidos por lotes te permite recoger múltiples pedidos en un solo viaje, reduciendo los tiempos de desplazamiento.
Para volúmenes más altos, considera la preparación por olas: dividir tu equipo en grupos para reducir la congestión. Las olas de la mañana podrían gestionar los pedidos de entrega al día siguiente, por ejemplo.
Utiliza códigos de barras y etiquetas RFID
Los códigos de barras son una combinación de líneas blancas y negras que codifican información del producto. Adjunta códigos de barras a las etiquetas de tus productos: cuando apuntas un escáner a la etiqueta, puedes recuperar el nombre del producto, las cantidades y la ubicación de almacenamiento en el dispositivo.
La tecnología RFID funciona de manera similar a los códigos de barras, pero no necesita línea de visión directa. Los escáneres RFID portátiles pueden localizar rápidamente artículos y actualizar los niveles de inventario en todo tu almacén.
Integración del cumplimiento de pedidos interno con tu plataforma de ecommerce
El cumplimiento de pedidos interno implica coordinar múltiples tareas a la vez. Cada pedido necesita pasar por varias etapas antes de llegar a las manos de tu cliente. Con tantas oportunidades de que las cosas salgan mal, es crucial tener visibilidad completa de tus procesos. Eso es posible con tecnología de procesamiento de pedidos que se integra con tu plataforma de ecommerce.
La pestaña Pedidos de Shopify te ofrece un panel central para pedidos de todos los canales de venta, ya sean de tu ecommerce, Facebook Shop o tienda física. Todos tus pedidos se reúnen en un solo lugar, lo que facilita la gestión del procesamiento interno.
Desde tu panel de Shopify, puedes:
- Ver y cambiar el estado de procesamiento (sin procesar, esperando envío, parcialmente procesado).
- Actualizar los niveles de inventario cuando se procesan los pedidos.
- Comprar etiquetas de envío con descuento.
- Añadir datos de seguimiento para correos electrónicos posteriores a la compra.
- Gestionar devoluciones de clientes.
Preguntas frecuentes sobre el cumplimiento de pedidos interno
¿Cuáles son los diferentes tipos de cumplimiento de pedidos?
Existen tres enfoques principales:
- El cumplimiento de pedidos interno (también llamado fulfillment propio), en el que gestionas los pedidos tú mismo.
- Dropshipping, donde los fabricantes envían los productos directamente a los clientes.
- Logística de terceros (3PL), donde externalizas el cumplimiento a una empresa externa.
¿Vale la pena contratar una empresa de fulfillment 3PL?
Depende de las necesidades de tu negocio. El fulfillment de pedidos interno te da más control y puede ser más rentable para algunas tiendas. Otros consideran que externalizar el cumplimiento a un socio 3PL merece el coste por la capacidad operativa que ganan.
¿Qué ahorro de costes conlleva el fulfillment de pedidos interno?
Adoptar el fulfillment de pedidos interno te permite controlar los costes en cada paso. Puedes elegir las tarifas de envío y los materiales de empaquetado más económicos, y utilizar software especializado o automatización para reducir los costes de personal y mejorar la eficiencia.
¿Cuáles son las desventajas del cumplimiento de pedidos interno?
Los principales retos son los costes iniciales de implantación, la complejidad operativa y la dificultad para escalar. Estos factores pueden afectar a la precisión de los pedidos y a los plazos de entrega, con impacto directo en la experiencia del cliente.
¿Qué actividades engloba el cumplimiento de pedidos interno?
- Recepción de inventario.
- Almacenamiento de inventario.
- Picking.
- Empaquetado.
- Envío.
- Seguimiento.
- Entrega.
- Gestión de devoluciones.
