Miten käyttää pakkausluetteloa (+ ilmainen mallipohja)

Nopea ja tehokas toimitus on verkkokaupalle elintärkeää. Yksi helppo tapa parantaa pakkausprosessia ja tehostaa asiakaspalvelua on lisätä jokaiseen tilaukseen pakkausluettelo.

Pakkausluettelon luominen vie vain muutaman minuutin, mutta se voi säästää aikaa ja vaivaa varmistamalla tuotteidesi asianmukaisen toimituksen. Tutustu tarkemmin siihen, milloin pakkausluettelo kannattaa sisällyttää tilaukseen, ja lataa Shopifyn ilmainen pakkausluettelon mallipohja aloittaaksesi.

Mikä on pakkausluettelo?

Pakkausluettelo on asiakirja, joka sisältää tiedot pakettiin sisältyvistä tuotteista. Pakkausluettelot ovat hyödyllisiä sekä myyjälle että asiakkaalle. Pakkausluettelo auttaa asiakasta tunnistamaan nopeasti tilaukseen sisältyvät tuotteet ja tehostaa myyjän toimitusprosessia.

Pakkausluettelolla on kaksi päätehtävää. Se toimii tarkistuslistana tilauksen pakkaajalle, joka voi tarkistaa pakkausluettelosta, että kaikki asiakkaan tilaamat tuotteet ovat mukana. Tilauksen saavuttua asiakas voi käyttää pakkausluetteloa puuttuvien tuotteiden tarkistamiseen ja palautusten tai vaihtojen helpottamiseen.

Mikä on digitaalinen pakkausluettelo?

Jotkut yritykset valitsevat digitaalisen pakkausluettelon vähentääkseen paperijätettä. Digitaalinen pakkausluettelo sisältää samat tiedot kuin tulostettu pakkausluettelo, mutta se lähetetään sähköpostitse tai linkin kautta.

Britt Martin, kestävän pakkausyritys Arkan kumppanuusjohtaja, sanoo, että digitaalinen pakkausluettelo "ei ainoastaan vähennä jätettä, vaan myös parantaa asiakkaan kykyä käyttää ja hallita tapahtumatietojaan." Digitaalisen pakkausluettelon lähettäminen varmistaa, että sinulla on helposti haettavissa oleva arkisto kaikista toimitetuista tilauksista ja niiden sisällöstä.

Mikä on ero pakkausluettelon ja toimitustarran välillä?

Vaikka molemmat auttavat tehostamaan toimitusprosesseja, pakkausluetteloiden ja toimitustarrojen välillä on muutamia keskeisiä eroja.

Ensinnäkin pakkausluettelo menee paketin sisään, kun taas toimitustarra kiinnitetään ulkopuolelle. Pakkausluettelot auttavat myyjiä ja asiakkaita, mutta toimitustarrat hyödyttävät enimmäkseen kuljetusyrityksiä, jotka käyttävät niitä pakettien kuljettamiseen paikasta toiseen.

Osa pakkausluettelon tiedoista on samoja kuin toimitustarrassa, kuten toimitus- ja vastaanotto-osoitteet. Pakkausluettelot sisältävät kuitenkin myös tietoja paketin sisällöstä, joita ei yleensä löydy toimitustarrasta.

Toimitustarroissa on yleensä myös viivakoodi, jonka avulla kuljetusyritys saa nopeasti tietoja paketista.

Onko pakkausluettelo kuitti?

Pakkausluettelo eroaa kuitista, mutta sisältää joitakin samoja tietoja. Kuitti on juridinen asiakirja, joka vahvistaa, että asiakas on vastaanottanut tavarat tai palvelut maksua vastaan.

Pakkausluettelo ei vahvista, että asiakas on vastaanottanut pakettinsa, koska myyjä luo pakkausluettelon ennen toimitusta.

Kuka lähettää pakkausluettelon?

Fyysisiä tuotteita myyvät verkkokaupat lähettävät usein pakkausluetteloita osana logistiikkaprosessiaan. Yritykset, joilla on korkeat palautusprosentit, kuten muodin verkkokauppiaat ja ne, joilla on suuria tukkutilauksia, lähettävät todennäköisemmin pakkausluetteloita.

Yritykset, jotka myyvät tuotteita useista varastoista tai joiden tilausten käsittelyssä on mukana useita osapuolia, lähettävät todennäköisemmin pakkausluetteloita kuin yritykset, jotka hoitavat kaiken itse. Kaikki verkkokaupat voivat kuitenkin hyötyä pakkausluetteloiden käytöstä toimituksissa ja logistiikassa.

Kaikki paketit eivät tarvitse pakkausluetteloa. Pakkausluetteloa kannattaa käyttää vain, jos se helpottaa toimitus- ja palautusprosessia sinulle ja asiakkaillesi. On muutamia tilanteita, joissa pakkausluettelo on erityisen hyödyllinen, kuten silloin kun tilauksen useita tuotteita toimitetaan erikseen.

Pakkausluettelon käytön edut

• Pakkausvirheiden vähentäminen
• Palautusten helpottaminen
• Asiakaspalvelun parantaminen
• Turvallisen toimituksen varmistaminen

Jos useimmat paketit eivät vaadi pakkausluetteloa, miksi sitä kannattaisi käyttää? Siinä on muutamia selkeitä etuja:

Pakkausvirheiden vähentäminen

Verkkokauppojen päätarkoitus pakkausluetteloiden käytölle on pakkaus- ja toimitusvirheiden vähentäminen. Painettu pakkausluettelo toimii tarkistuslistana tilausta pakatessa ja voi olla erityisen hyödyllinen tilauksille, jotka sisältävät tuotteita eri varastoista tai lähetetään useassa erässä.

Jos pakkaat useita tilauksia samanaikaisesti, pakkausluettelo mahdollistaa pakettien helpon yhdistämisen niiden toimitustarroihin, koska pakkausluettelo sisältää asiakkaan osoitteen.

Palautusten helpottaminen

Pakkausluettelot helpottavat palautuksia, vaihtoja ja korvaavia toimituksia, koska asiakkaalla on kaikki tarvittavat tiedot, mukaan lukien SKU-koodit (varastoyksikkötunnukset) tai tuotenumerot, palautuksen aloittamiseen. Toki he voivat tarkistaa tilausvahvistuksensa, mutta painetut pakkausluettelot helpottavat asiakkaan elämää, erityisesti jos he saavat paljon paketteja tai jos he ovat vahingossa poistaneet tilausvahvistussähköpostin.

Lue lisää: Miten kirjoittaa palautuskäytäntö (+ ilmainen malli)

Asiakaspalvelun parantaminen

Pakkausluettelo on lisäpalvelu, jonka voit tarjota asiakkaillesi, jolloin he voivat nopeasti ja helposti varmistaa saaneensa kaiken tilauksessaan. Se on myös tilaisuus lisätä jotain ylimääräistä, kuten räätälöityä brändäystä tai nopea käsinkirjoitettu kiitosviesti.

"Jopa pienimmät yksityiskohdat, kuten pakkauslistat, tarjoavat mahdollisuuden vahvistaa brändi-identiteettiä", Britt sanoo.

Turvallisen toimituksen varmistaminen

Pakkausluettelo voi olla hyödyllinen, jos toimitustarra vaurioituu. Jos kuljetusyritys ei pysty lukemaan tarraa, he voivat avata paketin ja nähdä asiakkaan osoitteen, palautusosoitteen ja molempien osapuolten yhteystiedot.

Mitä pakkausluetteloon tulee sisällyttää

Jokaisessa pakkausluettelossa tulisi olla:

• Tilausnumero ja tilauspäivämäärä

• Eritelty luettelo kaikesta tilauksessa olevasta, mukaan lukien kunkin tuotteen määrä, SKU-koodit (varastoyksikkötunnukset), UPC-numero ja/tai tuotenumero

• Asiakkaan yhteystiedot, mukaan lukien: asiakkaan nimi, toimitusosoite, laskutusosoite ja puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite

• Myyjän yhteystiedot, mukaan lukien: yrityksesi nimi, palautusosoite, verkkosivusto, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite

• Kuljetusyritys ja toimitustapa

Tilauksesta riippuen saatat haluta sisällyttää myös:

• Lyhyen tuotekuvauksen jokaiselle tuotteelle

• Kunkin tuotteen sijainnin varastossasi

• Kunkin paketin painon ja tilavuuden sekä koko lähetyksen kokonaispainon

• Pakettien tai kuormalavojen määrän tilauksessa

• Ohjeet tuotteiden palauttamiseen ja siihen, mitä tehdä, jos tilauksessa on ongelma

• Asiakkaan ohjeet, kuten lahjapaketointi- tai vähäisemmän pakkausmateriaalin käyttö

Miten teen oman pakkausluetteloni?

1. Valitse mallipohja
2. Mukauta mallipohjaa
3. Täytä mallipohja
4. Tulosta pakkausluettelosi

Jos käytät Shopifyta, voit luoda pakkausluetteloita Shopify Adminin Tilaukset-sivulta. Jos et, ei hätää – oman pakkausluettelon tekeminen on helppoa. Näin se onnistuu:

1. Valitse mallipohja

Helpoin tapa luoda pakkausluettelo on aloittaa ilmaisella pakkausluettelomallilla, joka sisältää jo kaikki tarvitsemasi kentät. Lataa alla olevat pakkausluettelomallit, jotta sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Se sisältää käyttöohjeet, ja voit mukauttaa sen oman yrityksesi tarpeisiin ja vaatimuksiin.

2. Mukauta mallipohjaa

Mukauta mallipohjaa lisäämällä logosi, brändivärisi, yrityksesi nimi ja muut tiedot, jotka pysyvät samoina kaikissa tilauksissa, kuten palautusosoite tai kiitosviesti. Sinulla on nyt räätälöity malli, jota voit käyttää pakkausluetteloiden luomiseen kaikille tuleville tilauksille.

3. Täytä mallipohja

Nyt kun mukautettu mallipohja on valmis, voit yksinkertaisesti lisätä kunkin tilauksen tiedot, mukaan lukien tilausnumeron, toimitusosoitteen ja tuoteluettelon.

4. Tulosta pakkausluettelosi

Käytä tulostettua pakkausluetteloa tarkistuslistana tilausta pakatessa ja sisällytä se sitten pakettiin asiakkaan käyttöön.