Joka vuosi maailmanlaajuisesti kuljetusyritykset toimittavat miljardeja paketteja – siis miljoonia toimituksia päivittäin. Yritykset käyttävät vuosittain pelkästään toimituksiin satoja miljardeja euroja, mutta se on vain osa niiden tilausten käsittelyn kokonaiskuluista.
Verkkokaupallesi tilausten käsittely ja toimitus muodostavat todennäköisesti merkittävän osan kokonaisbudjetista. Tietojemme mukaan kauppiaat käyttävät keskimäärin 8,7 % vuosikuluistaan tilausten käsittelyyn.
Asiakkaasi haluavat nopean toimituksen, mutta tuotteiden pakkaaminen ja nopea toimitus maksavat. Keskimääräisten toimituskulujen ymmärtäminen – ja tapojen löytäminen niiden minimoimiseksi – auttaa pitämään liiketoimintasi kannattavana.
Mitä ovat tilausten käsittely- ja 3PL-kulut?
Tilausten käsittely- ja kolmannen osapuolen logistiikkakulut (3PL) sisältävät kaikki kulut, jotka liittyvät:
- tuotteiden vastaanottamiseen ja varastointiin
- tuotteiden pakkaamiseen tilausten saapuessa
- tilausten toimittamiseen asiakkaille
- niihin liittyvien ohjelmistojärjestelmien hallintaan, kuten tilausten käsittelyalustoihin
Tarkan varastonhallinnan merkitys
Tilauksia ei voi käsitellä ilman tuotevarastoa. Huolellinen tuotemäärän hallinta auttaa varastoimaan oikeita tuotteita oikeaan aikaan ja estää tuotepuutteet, jotka aiheuttavat vähittäiskauppiaille vuosittain satojen miljardien eurojen myynnin menetykset.
Tuotevaraston ylläpito on kuitenkin tasapainottelua. Tarvitset riittävästi tuotteita kysynnän tyydyttämiseen, mutta liian suuren tuotemäärän varastointi lisää kuluja, koska useimmat käsittelypalvelut veloittavat kuukausittaisia varastointimaksuja.
Varastonhallintajärjestelmä voi auttaa:
- seuraamaan tuotemääriä automaattisesti
- tunnistamaan tuotteita, jotka eivät mene kaupaksi
- merkitsemään hitaasti liikkuvia tuotteita
- tekemään älykkäämpiä päätöksiä ulkoistamisen ja käsillä pidettävän varaston määrän suhteen
Tilausten käsittelykulujen ymmärtäminen
Tuotteiden toimittaminen toimittajalta asiakkaille aiheuttaa kuluja jokaisessa vaiheessa. Kirjanpitäjän on seurattava näitä kuluja koko tilauksen käsittelyprosessin ajan, jotta kirjanpito pysyy täsmällisenä.
Saapuva toimitus
Kun kauppias vastaanottaa tuotteita toimittajilta, hän maksaa niiden toimittamisesta varastoon tai kaupan hyllyille. Nämä kulut riippuvat toimitustavasta, kuten lento-, meri- tai maantiekuljetuksesta, sekä mahdollisista tuonti- ja vientiveroista. Sekä budjetti että toimituksen nopeus on otettava huomioon toimitustapaa valittaessa.
Kolmannen osapuolen logistiikka (3PL)
Jos teet yhteistyötä 3PL-palveluntarjoajan tai tilausten käsittelypalvelun kanssa, syntyy useita alkuvaiheen ja jatkuvia kuluja. Ensinnäkin on alkuvaiheen asennus ja ohjelmistointegraatio. Sitten maksat tuotteiden varastoinnista, mikä vaihtelee tuotteiden koon ja mahdollisten erityisvaatimusten, kuten jäähdytyksen, mukaan. Lisäksi veloitetaan tilinhallintamaksuja, jotka kattavat asiakaspalvelutuen, hallinnolliset tehtävät ja liiketoiminnan tarvitsemat muut mahdolliset lisäpalvelut.
Työvoimakustannukset
Tilausten käsittelyprosessin jokaiseen vaiheeseen tarvitaan ihmisiä. Työntekijät vastaanottavat ja kirjaavat tuotteet, varastoivat ne asianmukaisesti, keräävät tuotteita tilauksiin sekä hoitavat niiden pakkaamisen ja toimituksen. He käsittelevät myös kaikki palautukset. Nämä työvoimakustannukset voivat kasvaa merkittäviksi liiketoiminnan kasvaessa ja tilausten määrän lisääntyessä.
Keräily- ja pakkauskustannukset
Kun toimituskeskukset käsittelevät tilauksia, ne veloittavat keräily- ja pakkauskustannuksia tuotteiden paikantamisesta ja pakkaamisesta. Nämä maksut vaihtelevat tyypillisesti joistakin kymmenistä senteistä muutamaan euroon tuotetta kohden tuotteista ja palveluntarjoajasta riippuen.
Lisäkustannukset
Muista ottaa huomioon myös materiaalit, kuten toimituslaatikot ja kirjekuoret, mahdollisesti käytettävät räätälöidyt pakkaukset sekä tilausten mukaan lisättävät lisä- tai mainosmateriaalit. On myös otettava huomioon palautusten käsittelyn ja tuotteiden uudelleenvarastoinnin kustannukset.
Tilausten käsittelykulujen laskeminen
Tilausten käsittelykulujen ymmärtäminen auttaa karsimaan tarpeettomia kuluja ja mukauttamaan hinnoittelustrategiaa. Tässä on kolme tapaa mitata käsittelykuluja:
1. Kustannus tilausta kohden (CPO)
Kustannus tilausta kohden on yleisin mittari. Se kertoo, kuinka paljon rahaa käytetään kunkin tilauksen käsittelyyn, mikä auttaa määrittämään kulut kattavat hinnat.
CPO lasketaan jakamalla tilausten kokonaiskulut vastaanotettujen tilausten kokonaismäärällä tietyn ajanjakson aikana.
CPO = tilausten kokonaiskulut / vastaanotetut tilaukset
2. Kustannus laatikkoa kohden (CPB)
Jos tilaukset toimitetaan tyypillisesti useissa laatikoissa, kustannus laatikkoa kohden antaa yksityiskohtaisemman kuvan toimituskuluista.
CPB lasketaan jakamalla tilausten kokonaiskulut lähetettyjen laatikoiden kokonaismäärällä tietyn ajanjakson aikana.
CPB = tilausten kokonaiskulut / lähetetyt laatikot
3. Kustannus prosentteina myynnistä
Tämä mittari kertoo, kuinka suuri osa liikevaihdosta menee tilausten käsittelykuluihin. Monet yritykset käyttävät sitä vertaillakseen itseään kilpailijoihin tai toimialan standardeihin.
On pidettävä mielessä, että tämä luku vaihtelee yrityksen koon mukaan – suuremmat yritykset hyötyvät usein mittakaavaeduista – ja myyntituloksesta ajan mittaan.
Kustannus prosentteina myynnistä lasketaan jakamalla tilausten käsittelyn kokonaiskulut nettomyynnillä ja kertomalla se sitten sadalla.
Kustannus prosentteina myynnistä = (tilausten kokonaiskulut / nettomyynti) x 100
Tilausten käsittelykuluihin liittyviä yleisiä haasteita
Vaihtelevat toimitushinnat
Toimituskulut voivat muuttua usein sääolosuhteiden, polttoainelisämaksujen ja juhlapyhien vuoksi. Voit suojata liiketoimintaasi hinnanmuutoksilta monipuolistamalla toimitusstrategiaa. Jos yksi kuljetusyritys nostaa hintojaan, voit vaihtaa toiseen pitääksesi kulut alhaalla.
Shopify Shipping auttaa säästämään jopa 88 % eri kuljetusyhtiöiden, kuten DHL:n ja UPS:n, hinnoista. "Viimeisten 30 päivän aikana olemme säästäneet 25 454 dollaria (n. 21 771 euroa) toimituskuluissa Shopify Shippingin avulla, mikä vastaa noin 305 448 dollaria (n. 261 250 euroa) vuodessa", Jenni-Lyn Williams, SnarkyTean toimitusjohtaja, kertoo.
Pakkausmateriaalien kustannukset
Vaikka toimitushinnat pysyisivät vakaina, nousevat pakkauskulut voivat vaikuttaa toimituskuluihin. Inflaatio ja raaka-ainepula vaikuttavat pahvin, paperin ja kuplamuovin hintaan. Sadlers-sivuston mukaan toimituslaatikoiden kustannukset voivat nousta lähiaikoina jopa 17 %.
Näiden kulujen vähentämiseksi voit harkita joidenkin kuljetusyhtiöiden, kuten DHL:n ja UPS:n, tarjoamien ilmaisten toimituslaatikoiden käyttöä.
Tuotteiden varastointimaksut
Tilauksen käsittelypalvelut veloittavat varastointimaksuja tuotteiden säilyttämisestä varastoissaan. Veloitus voidaan laskea esimerkiksi lavoittain, säiliöittäin tai kuutiometreittäin. Mitä enemmän varastotilaa tarvitset, sitä korkeammat kustannukset se aiheuttaa.
Voit alentaa varastointimaksuja:
- pakkaamalla tuotteet tilaa säästävästi
- käyttämällä oikea-aikaista (JIT) varastonhallintaa, jolloin tuotteet toimitetaan jakelukeskuksiin juuri ennen kuin niitä tarvitaan
- yhdistämällä varastolähetyksiä käsittelymaksujen alentamiseksi
- ulkoistamalla nopeasti liikkuvien tuotteiden toimituksen ja käsittelemällä hitaamman varaston itse
Vaihtelevat työvoimakustannukset
Useimmat yritykset eivät myy tasaisesti ympäri vuoden. Vaikka et myisi kausiluonteisia tuotteita, Black Friday ja muut vastaavat kampanjat aiheuttavat tilausmäärien muutoksia. Kiireisinä kausina toimituspalvelut palkkaavat lisähenkilöstöä ja siirtävät usein nämä kustannukset vähittäiskauppiaille sesonkilisämaksujen kautta. Esimerkiksi Amazon ilmoitti käsittelykulujen 7 %:n korotuksesta t-paidan toimittamisesta suuressa vakiokokoisessa laatikossa sesonkiaikana.
Epäjohdonmukaiset tilausmäärät
Tilausten käsittelypalvelut tarjoavat tyypillisesti paremmat hinnat suuremmille tilausmäärille. Tämä voi olla hankalaa kausiluonteisille yrityksille, kuten aurinkovoidekauppiaalle, jonka liiketoiminta on kiireisempää kesällä kuin talvella. Tällaisten tuotteiden kysyntä ei ole johdonmukaista, joten 3PL-yritykset saattavat epäröidä tarjota määräalennuksia.
Näiden kulujen hallitsemiseksi voidaan käyttää tilausten hybridikäsittelytapaa. Voit käsitellä sesongin ulkopuoliset tilaukset itse ja käyttää tilausten käsittelypalvelua kiireisinä aikoina maksamalla sen palvelusta vain silloin, kun tarvitset sitä eniten.
Shopify Shippingiä käyttävät Shopify-kauppiaat hyötyvät parhaista tilausten käsittelyhinnoista tilausmäärästä riippumatta ostaessaan lähetystarrat suoraan Shopify Administa.
Palautusten hallintakustannukset
Tietojemme mukaan noin 17 % verkko-ostoksista palautetaan, ja näiden palautusten käsittely maksaa työntekijöiden työajan tai tilausten käsittelypalveluntarjoajan maksujen muodossa.
Palautuskulujen alentamiseksi:
- vähennä palautusten määrää suojaavilla tuotepakkauksilla sekä yksityiskohtaisilla tuotetiedoilla ja -kuvilla
- tarjoa itsepalvelupalautus työvoimakustannusten leikkaamiseksi
- harkitse palautuksista veloittamista käsittelykulujen kattamiseksi
- anna asiakkaiden palauttaa tuotteita paikallisiin myymälöihin 3PL-yritysten veloittamien palautusmaksujen välttämiseksi
3PL-palveluntarjoajan valinta käsittelykulujen vähentämiseksi
Jos suunnittelet tilausten käsittelyn ulkoistamista varastonhallinnan ja toimituksen tehostamiseksi, ota huomioon seuraavat neljä keskeistä tekijää palveluntarjoajaa valitessasi:
1. Ohjelmistointegraatio
Pyri löytämään 3PL-yritys, jolla on liiketoimintasi tarpeisiin sopiva varastonhallintajärjestelmä. Parhaat palveluntarjoajat integroituvat yrityksesi nykyisiin työkaluihin, kuten asiakkuudenhallinta (CRM)- tai varastonhallintajärjestelmiin. Varmista, että 3PL-yrityksen ohjelmisto voi kasvaa liiketoimintasi mukana.
2. Strateginen sijainti
3PL-yritys, jonka varastot sijaitsevat lähellä yrityksesi asiakkaita, auttaa alentamaan toimituskuluja ja lyhentämään toimitusaikoja. Tällöin voit säilyttää tuotteita lähempänä asiakkaitasi, alentaa toimituskuluja ja tarjota nopeamman toimituksen.
"Flexport on ollut keskeisessä roolissa auttaen meitä löytämään uusia kasvualueita Kizik-liiketoiminnallemme, jotta voimme jatkaa asiakkaidemme ja kumppaniemme ilahduttamista poikkeuksellisella toimituskokemuksella", Jason Lee, Kizikin operatiivinen johtaja, kertoo.
3. Toimialan asiantuntemus
Valitse 3PL-yritys, joka ymmärtää liiketoimintatyyppiäsi. Jos myyt esimerkiksi boutique-kosmetiikkaa, sinun ei kannata valita palveluntarjoajaa, joka on erikoistunut pakastettujen elintarvikkeiden logistiikkaan. Toimialakohtainen kokemus johtaa usein parempaan palveluun ja kustannussäästöihin.
4. Neuvottelun teho
3PL-yritykset tekevät yhteistyötä kuljetusyritysten kanssa sopimusten kautta. Etsi palveluntarjoajia, joilla on vahvat suhteet kuljetusyrityksiin ja jotka voivat neuvotella liiketoiminnallesi paremmat toimitushinnat ja määräalennukset.
Tilausten käsittelykulut – usein kysytyt kysymykset
Ovatko tilausten käsittelykulut osa myytyjen tuotteiden hankintakustannuksia?
Kyllä. Myytyjen tuotteiden hankintakustannus (COGS) sisältää tuotteiden tuotannon ja myynnin välittömät kustannukset, mukaan lukien materiaalit, työvoimakustannukset ja yleiskulut. Tilausten käsittelykulut, kuten pakkaaminen ja toimitus, kuuluvat yleiskuluihin.
Miten tilausten käsittelykulut eroavat muista liiketoiminnan kuluista?
Tilausten käsittelykulut vaihtelevat enemmän kuin muut kulut ja syntyvät myynnin jälkeen. Tuotteen koko ja tyyppi vaikuttavat näihin kuluihin jopa saman toimialan sisällä.
Miten palautukset ja asiakaspalvelu vaikuttavat tilausten käsittelykuluihin?
Palautukset lisäävät toimituskuluja riippumatta siitä, käsitteleekö kauppias ne itse vai hoidetaanko ne 3PL-yrityksen kautta. Korkeammat kustannukset vaikuttavat usein asiakkailta veloitettaviin hintoihin, joten toimituksen tehokas hallinta auttaa parantamaan sekä toimintaa että kannattavuutta.
Mikä rooli toimituksella on tilausten käsittelykuluissa?
Toimitus on merkittävä tilausten käsittelykulu, erityisesti jos tarjoat useita toimitusnopeuksia. Voit alentaa näitä kuluja neuvottelemalla hinnoista suoraan kuljetusyritysten kanssa tai tekemällä yhteistyötä 3PL-yrityksen kanssa.
Miten tuotteen koko ja paino vaikuttavat tilausten käsittelykuluihin?
Suurempien, raskaampien tuotteiden varastointi ja toimitus maksavat enemmän kuin pienempien, kevyempien tuotteiden.
Mitä tilausten käsittelykulut sisältävät?
Tilausten käsittelykulut kattavat tilausten keräilyn, pakkaamisen ja toimittamisen. Jotkut palveluntarjoajat veloittavat myös tuotteiden varastoinnista ja palautusten hallinnasta.
Mitä ovat sopimuspohjaiset tilausten käsittelykulut?
Nämä ovat maksuja, joita kolmannen osapuolen logistiikkayritykset veloittavat palveluistaan.
