Se gestisci un'azienda, ti trovi ad affrontare molte sfide scoraggianti, ma la pianificazione del budget per una piccola impresa potrebbe essere la più intimidatoria. Capire cosa includere e stimare le informazioni finanziarie corrette è già abbastanza difficile, figuriamoci organizzare tutto in un budget ordinato.
Ma la pianificazione del budget per una piccola impresa non dovrebbe spaventarti, anzi, dovrebbe darti forza.
Avere un budget è fondamentale per creare un'attività di successo e sostenibile, e non è così complicato come potresti immaginare. Resta con noi mentre spieghiamo perché dovresti avere un budget definito e come orientarti nella pianificazione del budget per una piccola impresa, così saprai sempre dove vanno a finire i tuoi soldi.
Perché la pianificazione del budget per una piccola impresa è importante
Prima di iniziare, potresti chiederti perché la pianificazione del budget sia così essenziale, soprattutto quando la tua attività è piccola o agli inizi.
Un budget aziendale è qualcosa che aggiorni regolarmente per avere la migliore panoramica di come dovrebbero apparire le finanze future del tuo brand. Lo riempi con le tue spese quotidiane, i ricavi futuri e gli investimenti programmati, e ti aiuterà a prepararti meglio per raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.
Alcuni esempi di ciò con cui un budget aziendale può aiutare includono:
- Individuare opportunità per aumentare i ricavi
- Identificare aree dove ridurre le spese
- Prevedere i mesi difficili per evitare debiti
- Reinvestire fondi non utilizzati
- Rendere la tua attività redditizia
- Mantenere le tue finanze in ordine per eventuali prestiti o investitori
In breve, avere un budget per un'azienda ti aiuta a prendere decisioni finanziarie più informate. Significa essere competenti nelle aree in cui spendi ed evidenziare le opportunità dove potresti crescere.
Secondo uno studio del 2021, solo il 54% delle piccole imprese ha un budget ufficiale: questo significa che quasi la metà di tutte le piccole imprese va avanti senza uno strumento che aiuta a valutare le loro prestazioni e pianificare adeguatamente il futuro.
Ora che sai perché un budget è importante, ecco i passaggi per produrre un budget che ti aiuterà a rimanere al passo con le tue finanze e a mantenere la tua attività solida e stabile:
- Aggiungi tutte le tue fonti di ricavo
- Calcola i tuoi costi fissi
- Considera i costi variabili
- Valuta le spese una tantum e gli investimenti futuri
- Crea un fondo di emergenza
- Fai i conti e trova il tuo margine di profitto
- Imposta il budget per i prossimi mesi
1. Aggiungi tutte le tue fonti di ricavo
Il primo passo nella preparazione di un budget per un'azienda è esaminare tutte le tue fonti di reddito. Questo ti permette di vedere quali soldi entrano ogni mese.
Se gestisci un negozio online ed è la tua unica fonte di ricavo, allora ti servono solo quei numeri di vendita. Tuttavia, a seconda del tuo modello di business, potresti dover considerare cose come:
- Vendite da fiere commerciali
- Vendite da un negozio fisico
- Compensi per consulenze
- Progetti freelance
Dopo aver identificato tutti i redditi, è ora di calcolare i tuoi ricavi mensili. Ricorda che vuoi calcolare i numeri dei ricavi: non devi calcolare il profitto in questa fase.
Idealmente, sommerai i redditi degli ultimi 12 mesi o per quanto tempo possibile, ma puoi sempre fare stime informate se la tua attività è più recente. Più a lungo sei in attività, più hai da guardare indietro, e più facile è per te iniziare a identificare tendenze e modelli. Per esempio, individuare cambiamenti stagionali che risultano in mesi più lenti. Sapere questo significa che puoi prepararti meglio per quei periodi.
2. Calcola i tuoi costi fissi
Con i tuoi ricavi calcolati, hai una cifra di partenza. Ora è il momento di considerare i tuoi costi fissi.
I tuoi costi fissi sono le spese ricorrenti della tua attività. Potrebbero essere spese settimanali, mensili o annuali, quindi è importante identificarle tutte attentamente: ecco perché guardare indietro per 12 mesi completi può essere vantaggioso. Se hai un conto di gestione aziendale, come Shopify Balance, avrai una buona separazione tra i tuoi conti personali e aziendali. Sarà semplice scorrere indietro tra le tue transazioni per identificare eventuali pagamenti regolari che fai.
Alcuni esempi includono:
- Affitto
- Internet e telefono
- Forniture
- Assicurazione
- Stipendi
- Hosting del sito web
Se la tua attività è nuova, vorrai usare costi previsti, come il tuo affitto mensile futuro, le bollette previste e così via.
Una volta che hai tutti i tuoi costi fissi, sommali insieme e avrai il totale delle tue spese mensili fisse.
3. Considera i costi variabili
Dopo aver sommato i tuoi costi fissi, dovresti ora pensare alle spese variabili. Come suggerisce il nome, questi sono costi ricorrenti, ma l'importo non è fisso e può fluttuare di mese in mese, a seconda di molti fattori.
I costi variabili potrebbero includere:
- Materiali
- Costi di spedizione e consegna
- Utenze
- Costi di viaggio
- Freelancer
- Costi di marketing
- Corsi di formazione e sviluppo professionale
Mentre annoti i tuoi costi variabili, potresti iniziare a identificare costi che potresti facilmente tagliare durante i mesi più lenti, quando ha senso ridurre le spese. D'altro canto, avrai anche una buona idea del momento ideale per aumentare la spesa variabile per investire nella tua attività. I corsi di formazione e i costi di marketing sono buoni esempi di questi.
4. Valuta le spese una tantum e gli investimenti futuri
La prossima categoria di spese per un budget aziendale sono quelle cose che accadono raramente, ma devono comunque essere considerate.
Gli elementi in questa categoria potrebbero essere nuovo hardware come laptop o stampanti per etichette: questi non saranno articoli che compri ogni sei mesi, ma probabilmente spunteranno ogni paio d'anni. E quando consideri che queste spese una tantum sono spesso per cose cruciali per il funzionamento della tua attività, capirai rapidamente perché è essenziale metterle a budget.
5. Crea un fondo di emergenza
Questo passaggio va di pari passo con quello sopra: la pianificazione per costi imprevisti non dovrebbe essere tralasciata.
Gestire un'attività è complesso, e ci sono molti aspetti da considerare. È anche totalmente comprensibile (e probabile) che sorga un costo inaspettato. Forse un pezzo importante di macchinario si rompe inaspettatamente durante il tuo periodo più intenso, o forse un incidente mette fuori uso il tuo furgone.
Questi tipi di eventi imprevedibili sono già abbastanza stressanti da soli, ma avere denaro messo a budget e da parte per loro contribuirà ad alleviare lo stress.
Quando la tua attività non è al punto in cui è fattibile avere una somma di denaro in un fondo di emergenza in attesa, altri servizi possono aiutare, incluso il finanziamento per piccole imprese di Shopify Capital. Tuttavia, un solido fondo di emergenza offre un po' più di protezione e comfort.
6. Fai i conti e trova il tuo margine di profitto
Una volta che hai annotato tutti i tuoi redditi e le varie spese, ora devi mettere tutto insieme e creare il tuo conto economico.
Prima, somma tutti i tuoi flussi di reddito insieme, poi somma le tue diverse spese. Dovresti finire con due numeri. Poi, sottrai le tue spese totali dai tuoi ricavi totali e avrai o un numero positivo, che significa che la tua attività ha fatto profitto, o un numero negativo, che è una perdita.
Ecco un esempio di budget per piccola impresa:
Spese:
Costi fissi
Internet: 65 €
Piano Shopify: 39 €
Assicurazione: 50 €
Commissioni bancarie: 20 €
Commercialista e consulente fiscale: 100 €
Totale costi fissi: 264 €
Spese variabili
Stipendi freelancer: 500 €
Viaggi: 100 €
Registrazione evento fiera: 300 €
Marketing: 500 €
Materie prime: 750 €
Spedizioni: 300 €
Forniture per stampa: 120 €
Totale spese variabili: 2.570 €
Spese una tantum
Nuova stampante etichette: 150 €
Nuova sedia da ufficio: 200 €
Campioni gratuiti per fiera: 120 €
Totale spese una tantum: 470 €
Spese totali: 3.304 €
Reddito totale (4.500 €) – Spese totali (3.304 €) = Reddito netto totale (1.196 €)
Se vedi una perdita, non scoraggiarti. Non tutte le piccole imprese sono redditizie ogni mese. Facendo un budget aziendale, ti sei messo in posizione di esaminare meglio tutte le tue finanze. Forse ora puoi individuare aree dove puoi ridurre i costi e vedere dove generi più reddito e investire più risorse in quelle aree.
Per le attività che stanno generando un alto profitto, studia il tuo budget aziendale per trovare aree dove puoi fare investimenti per ottimizzare e scalare. Forse sono corsi di formazione o nuovo software, o magari è marketing o ricerca e sviluppo di nuovi prodotti.
7. Imposta il budget per i prossimi mesi
Con tutto quel lavoro fatto, ora hai qualcosa che documenta accuratamente le finanze della tua attività. Mentre questo è incredibilmente utile e può aiutare a prendere decisioni finanziarie solide, un buon budget è orientato al futuro e dovrebbe aiutarti a pianificare investimenti futuri, o evitarli.
Anche se è impossibile sapere precisamente quali saranno i tuoi redditi e spese futuri, sarai in grado di fare stime relativamente accurate se hai tracciato anni e mesi precedenti. Se la tua attività è nuova, inizia facendo supposizioni conservative ed educate. Puoi rivedere e affinare il tuo budget per diventare più accurato nel tempo.
Dedica del tempo a creare il tuo documento di budget orientato al futuro usando il conto economico storico che hai creato con i passaggi sopra, includendo tutti i tuoi ricavi e spese.
Considera cose come quando sono stati acquistati l'ultima volta pezzi chiave di attrezzatura o hardware e metti a budget l'acquisto di nuovi articoli o il pagamento per farli revisionare professionalmente.
Dai un'occhiata alle tendenze e ai modelli che hai visto l'anno scorso e fai piani nel tuo budget di conseguenza. Per esempio, se vendi zaini per bambini, potresti vedere che la stagione del ritorno a scuola è uno dei tuoi periodi più intensi. Puoi usare quell'informazione per decidere se vuoi assumere più personale durante questo periodo, aumentare il tuo budget di marketing, o estendere i tuoi orari di attività.
Non fermarti ora: continua ad aggiornare il tuo budget
Se hai completato tutti questi passaggi, dovresti ora avere un budget completo orientato al futuro, costruito dai tuoi dati finanziari storici.
Ma non fermarti qui!
Un budget aziendale non è una cosa che imposti e dimentichi. Deve essere mantenuto aggiornato e il più accurato possibile per essere di qualche utilità. Come proprietario o proprietaria di un'attività, probabilmente hai un milione di altre cose che richiedono anche la tua attenzione, quindi trova un sistema di budgeting che funzioni per te.
Se gestisci un’attività da poco o hai tempo ma non denaro da investire nel tuo budget, metti da parte del tempo ogni settimana per mantenere aggiornato il tuo budget. Crea cartelle e processi per tutto ciò che riguarda il tuo budget, così non sprechi tempo cercando ricevute perse o dati di vendita.
Se vuoi investire una piccola somma di denaro, paga per un abbonamento a un software di contabilità per piccole imprese. Questo si integrerà con il tuo negozio online e può essere impostato per tracciare automaticamente le tue entrate e uscite.
Infine, per molti proprietari di piccole imprese, usare un commercialista può valere l'investimento, così possono gestire il tuo budget e farti sapere cose come quando la spesa è in linea e cosa devi mettere da parte per le tasse aziendali.
Conclusione
Costruire un budget aziendale può essere intimidatorio, ma come hai appena scoperto, non è così difficile come potresti pensare.
Investire un po' di tempo produrrà un documento che rivela i tuoi modelli di ricavi e spese. E usando quello che trovi, sarai in una posizione migliore per mantenere i tuoi debiti al minimo, massimizzare i tuoi profitti, e proteggere la tua piccola impresa da qualsiasi sfida possa sorgere.
Budget piccola impresa: domande frequenti
Cos'è la regola del budget 50 20 30?
La regola del budget 50/20/30 è una linea guida popolare per la pianificazione del budget. Suggerisce che il 50% del tuo reddito dovrebbe essere usato per spese essenziali come affitto, generi alimentari e utenze, il 20% dovrebbe essere risparmiato per obiettivi finanziari, e il 30% dovrebbe essere usato per spese di stile di vita come mangiare fuori e intrattenimento.
Quali sono i 5 elementi base di un budget?
- Reddito: tutte le fonti di reddito, come stipendi, investimenti e benefici governativi.
- Spese: tutti i costi associati alla vita, come alloggio, trasporti, cibo, intrattenimento e spese mediche.
- Risparmi: denaro messo da parte per obiettivi a lungo termine, come pensione o istruzione.
- Debiti: prestiti e altri debiti che devono essere ripagati.
- Fondo di emergenza: fondi messi da parte per spese inaspettate, come bollette mediche o riparazioni auto.
Quali sono i 4 tipi di budgeting?
- Budget incrementale: il budget incrementale è un tipo di processo di budgeting basato sul budget dell'anno precedente. Usa il budget dell'anno precedente come punto di partenza, e poi lo aggiusta per inflazione, cambiamenti nelle vendite, costo dei materiali, ecc.
- Budget a base zero: il budget a base zero è un processo di budgeting che inizia da zero ogni anno. Questo significa che tutte le spese devono essere giustificate e allocate a ogni dipartimento o progetto.
- Budget basato sulle attività: il budget basato sulle attività è un processo di budgeting che alloca fondi basati sulle attività svolte. È basato sulla premessa che le attività sono i principali motori dei costi in un'organizzazione.
- Budget mobile: un budget mobile è un tipo di budget che viene aggiornato e rivisto regolarmente. Questo tipo di budget è utile per aziende che devono costantemente adattarsi a condizioni mutevoli e per aziende che stanno crescendo rapidamente.
Cosa dovrebbe includere un budget aziendale?
Un budget aziendale dovrebbe includere tutte le spese operative, come stipendi, affitto, utenze e assicurazione. Dovrebbe anche includere spese in conto capitale, come investimenti in nuove attrezzature o tecnologia, e qualsiasi reddito previsto, come vendite o investimenti. Altri elementi importanti da includere in un budget aziendale sono i costi di marketing e pubblicità, le tasse e qualsiasi altra commissione associata.
