Rask og effektiv frakt er avgjørende for en nettbutikk. En enkel måte å forbedre pakkeprosessen og styrke kundeservicen på er å legge ved en følgeseddel i hver bestilling.
En følgeseddel tar bare noen få minutter å lage, men den kan spare deg for tid og krefter ved å sikre at produktene dine leveres korrekt. Lær mer om når du bør legge ved en følgeseddel, og last ned Shopifys gratis mal for følgeseddel for å komme i gang.
Hva er en følgeseddel?
En følgeseddel er et dokument som inneholder detaljer om varene i en pakke. Følgesedler er nyttige for både selgeren og kunden. En følgeseddel hjelper kunden med raskt å identifisere varene i bestillingen og effektiviserer fraktprosessen for selgeren.
En følgeseddel har to hovedfunksjoner. Den fungerer som en sjekkliste for personen som pakker bestillingen, slik at vedkommende kan gå gjennom følgeseddelen for å sikre at alt kunden har bestilt er med. Etter at bestillingen er levert, kan kunden bruke følgeseddelen til å sjekke om noe mangler og til å hjelpe med returer eller bytter.
Hva er en digital pakkseddel?
Noen bedrifter velger en digital pakkseddel for å redusere papirforbruket. En digital pakkseddel inneholder samme informasjon som en trykt pakkseddel, men sendes via e-post eller lenke.
Britt Martin, leder for partnerskap i det bærekraftige emballasjeselskapet Arka, sier at en digital pakkseddel "ikke bare minimerer avfall, men forbedrer også kundens mulighet til å få tilgang til å administrere transaksjonsregistrene sine." Å sende en digital pakkseddel sikrer at du har et lett søkbart arkiv over alle sendte bestillinger og deres innhold.
Hva er forskjellen mellom en pakkseddel og en fraktetikett?
Selv om begge bidrar til å effektivisere fraktprosesser, er det noen viktige forskjeller mellom pakksedler og fraktetiketter.
For det første legges en pakkseddel inni pakken, mens fraktetiketten festes på utsiden. Mens pakksedler hjelper selgere og kunder, er fraktetiketter hovedsakelig til nytte for fraktselskaper, som bruker dem til å transportere pakker fra ett sted til et annet.
Noe av informasjonen på en pakkseddel er den samme som du finner på en fraktetikett, som frakt- og leveringsadresser. Men pakksedler inneholder også informasjon om pakkens innhold, som du vanligvis ikke finner på en fraktetikett.
Fraktetiketter har også vanligvis en strekkode som lar fraktselskapet raskt få informasjon om pakken.
Er en pakkseddel en kvittering?
En pakkseddel er forskjellig fra en kvittering, men inneholder noe av den samme informasjonen. En kvittering er et juridisk dokument som bekrefter at kunden har mottatt varer eller tjenester i bytte mot betaling.
En pakkseddel bekrefter ikke at kunden har mottatt pakken, siden selgeren lager pakkseddelen før frakt.
Hvem sender en pakkseddel?
Netthandelsbedrifter som selger fysiske varer sender ofte pakksedler som del av oppfyllelsesprosessen. Bedrifter med høye returandeler – som nettbaserte moteforhandlere – og de med store engrosbestillinger – sender oftere pakksedler.
Bedrifter som selger varer fra flere lagre eller som har flere parter involvert i bestillingsoppfyllelse sender oftere pakksedler enn bedrifter som gjør alt internt. Likevel kan enhver netthandelsbedrift dra nytte av å bruke pakksedler for frakt og oppfyllelse.
Ikke alle pakker trenger en pakkseddel. Du trenger bare å bruke en pakkseddel hvis det gjør frakt- og returprosessen enklere for deg og kundene dine. Det er noen ganger når en pakkseddel er spesielt nyttig, som når flere varer i en bestilling sendes separat.
Fordeler ved å bruke pakksedler
Hvis de fleste pakker ikke krever en pakkseddel, hvorfor bruke en? Det er noen klare fordeler:
Reduserer pakkefeil
Hovedgrunnen til at netthandelsbedrifter bruker pakksedler er å redusere pakke- og fraktfeil. En trykt pakkseddel fungerer som en sjekkliste når du pakker en bestilling og kan være spesielt nyttig for bestillinger som inneholder varer fra forskjellige lagre eller sendes i flere forsendelser.
Hvis du pakker flere bestillinger samtidig, lar en pakkseddel deg enkelt matche pakker med fraktetikettene deres, siden pakkseddelen inneholder kundens adresse.
Hvis du pakker flere bestillinger samtidig, lar en pakkseddel deg enkelt matche pakker med fraktetikettene deres, siden pakkseddelen inneholder kundens adresse.
Effektiviserer returer
Pakksedler gjør returer, erstatninger og bytter enklere fordi kunden har all informasjonen de trenger – inkludert SKU eller varenumre – for å starte en retur. Selvfølgelig kan de sjekke bestillingsbekreftelsen sin, men trykte pakksedler gjør ting enklere for kunden – spesielt hvis de mottar mange pakker eller hvis de ved et uhell slettet bestillingsbekreftelsen.
💡Lær mer: Slik skriver du en returpolicy (+ gratis mal)
Forbedrer kundeservice
En pakkseddel er en ekstra tjeneste du kan tilby kundene dine, som lar dem raskt og enkelt verifisere at de mottok alt i bestillingen. Det er også en mulighet til å legge til noe ekstra, som tilpasset merkevarebygging eller en rask håndskrevet takkelapp.
"Selv de minste elementene, som pakksedler, gir en mulighet til å forsterke merkevareidentiteten," sier Britt.
Sikrer trygg levering
En pakkseddel kan være praktisk hvis en fraktetikett blir skadet. Hvis transportøren ikke kan lese etiketten, kan de åpne pakken og se kundens adresse, returadresse og kontaktinformasjon for begge parter.
Dette bør en pakkseddel inneholde
Hver pakkseddel bør inneholde:
- bestillingsnummer og bestillingsdato
- en spesifisert liste over alt i bestillingen, sammen med hvert elements mengde, SKU-nummer, UPC-nummer og/eller produktnummer
- kontaktinformasjon for kunden, som kundenavn, leveringsadresse, fakturaadresse og telefonnummer og/eller e-postadresse
- kontaktinformasjon for selgeren, som firmanavn, returadresse, nettside, telefonnummer og/eller e-postadresse
- fraktselskap og fraktmetode
Avhengig av bestillingen kan det også være aktuelt å ta med:
- en kort produktbeskrivelse for hvert element
- plasseringen av hvert element i lageret ditt
- vekt og volum av hver pakke og totalvekt av forsendelsen
- antall pakker eller paller i bestillingen
- instruksjoner for hvordan man returnerer produkter og hva som skal gjøres hvis det er et problem med bestillingen
- instruksjoner fra kunden, som forespørsler om gaveinnpakning eller redusert emballasje
Hvordan lager jeg en egen pakkseddel?
Hvis du bruker Shopify, kan du lage pakksedler fra Bestillinger-siden i Shopify-dashbordet. Hvis ikke, trenger du ikke bekymre deg – det er enkelt å lage din egen pakkseddel. Slik gjør du det:
1. Velg en mal
Den enkleste måten å lage en pakkseddel på er å starte med en gratis pakkseddelmal som allerede har alle feltene du trenger. Last ned pakkseddelmalene nedenfor, så slipper du å starte fra bunnen av. Den inneholder instruksjoner om hvordan du bruker den, og du kan tilpasse den til dine egne forretningsbehov og krav.
2. Tilpass malen din
Tilpass malen din ved å legge til logoen din, merkevarefarger, firmanavn og annen informasjon som vil være den samme for alle bestillinger, som en returadresse eller en takkmelding.
Du har nå en tilpasset mal som du kan bruke til å lage pakksedler for alle fremtidige bestillinger.
3. Fyll ut malen
Nå som du har den tilpassede malen klar til bruk, kan du enkelt fylle inn detaljene for hver bestilling, som bestillingsnummer, leveringsadresse og liste over varer.
4. Skriv ut pakkseddelen din
Bruk den trykte pakkseddelen som en sjekkliste når du pakker bestillingen, og legg den deretter ved i pakken som referanse for kunden.
Ofte stilte spørsmål om pakkseddel
Hvorfor trenger du en pakkseddel?
En pakkseddel lar deg holde oversikt over alt du legger i en bestilling og sikrer at du sender bestillingen til rett sted.
Den gir også en nyttig referanse for kunden.
Hva er forskjellen mellom en pakkseddel og en innkjøpsordre?
En innkjøpsordre kan se ut som en pakkseddel, men de er to forskjellige ting.
En innkjøpsordre er et juridisk dokument; en pakkseddel er ikke det.
I tillegg lages pakksedler av selgere, mens innkjøpsordrer lages av kjøpere.
En innkjøpsordre vil også inneholde detaljer om betalingsmetode, mens en pakkseddel ikke gjør det.
Hvilken informasjon finnes på en pakkseddel?
Som minimum trenger en pakkseddel en liste over hvert element i bestillingen, med mengder (for å sikre at riktige varer havner i pakken) og kundens leveringsadresse (slik at du kan matche pakken til fraktetiketten).
Hva er forskjellen mellom en pakkseddel og en faktura?
Fakturaer går til personen eller bedriften som betalte for kjøpet, mens pakksedler går til leveringsadressen (noen ganger er disse de samme).
Fakturaer sendes vanligvis før betaling mottas, både for å be om betaling og for kjøperens og selgerens økonomiske registre.
Fakturaer er mer vanlige ved engrossalg eller tjenesteyting; pakksedler finnes i både engros- og direkte-til-forbruker-pakker.
Trenger du en pakkseddel for internasjonale forsendelser?
For internasjonale forsendelser må du fylle ut et tolldeklarasjonsskjema, også kjent som en kommersiell faktura.
Tollskjemaet inneholder mye av den samme informasjonen som pakkseddelen, så det er fornuftig å lage dem samtidig.
Forskjellen mellom et tollskjema og en pakkseddel er at tollskjemaet festes på utsiden av pakken og har en Harmonized System-kode.
