Como declarar os impostos de uma pequena empresa

Este artigo destina-se apenas a fins informativos. É da sua responsabilidade rever e utilizar esta informação de forma adequada. O conteúdo não visa a dar aconselhamento jurídico, legal ou de negócios. Os requisitos são alterados com regularidade e deve garantir que faz a sua própria pesquisa e que procura aconselhamento adequado junto de advogados, contabilistas e consultores de negócios, sempre que necessário. Para vender na Shopify tem de cumprir os requisitos legais em Portugal e políticas aplicáveis.

Quem está a gerir um negócio tem de assumir as rédeas do mesmo. Tal tem os seus benefícios, mas significa que tem de tratar de tarefas como declarar os impostos de uma pequena empresa.

Não interessa se o está a fazer pela primeira vez ou se é a milionésima vez que o faz. Se não tem experiência em contabilidade, é normal ter uma sensação de assoberbamento ao tratar das declarações de impostos. Basta um cálculo errado para que tenha de pagar coimas à Autoridade Tributária e Aduaneira, situação que todos queremos evitar.

Se tem a sua pequena empresa sediada em Portugal, este guia pode funcionar como uma breve introdução para voos mais altos.

Quais são os impostos que uma pequena empresa tem de declarar?

É o enquadramento fiscal da empresa que determina quais os impostos aplicáveis e os respetivos deveres declarativos. Normalmente, fica ciente dos mesmos aquando da abertura da sua atividade.

Embora haja nuances, entre as pequenas empresas, há sempre coisas que tem de pagar em qualquer situação:

IVA (Imposto de Valor Acrescentado)

Trata-se de um imposto aplicado às vendas de produtos e serviços, pago pelos consumidores sempre que fazem uma compra (salvo raras exceções que se encontram previstas no Código do IVA).

Depois de pago pelos consumidores, é da responsabilidade das empresas entregar o valor devido à Autoridade Tributária e Aduaneira.

Do ponto de vista do consumidor, olha para ele apenas como mais uma taxa. Porém, se for um trabalhador independente, empresário ou sócio de uma empresa, ter conhecimentos aprofundados sobre este tema é de extrema importância, porque tem de entregar este imposto ao Estado.

Fatores a considerar:

• Todas as empresas tem de emitir faturas com IVA, salvo raras exceções indicadas no código do IVA.
• A declaração do IVA deve ser feita de forma mensal ou trimestral, consoante o volume de negócios.
• Em Portugal, há 3 taxas de IVA, a saber: taxa normal 23%; taxa intermédia 13% e taxa reduzida 6%. As quais variam para as regiões autónomas dos Açores e da Madeira.

IRC (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas)

De forma simplista, é o imposto que incide sobre os rendimentos de uma empresa com cariz comercial, industrial ou agrícola que opera em Portugal.

Segundo o Código do IRC entende-se por empresa todas aquelas que têm sede ou gestão efetiva em Portugal, o IRC incide sobre todos os rendimentos obtidos incluindo aqueles de origem estrangeira. Contudo, os sujeitos passivos não residentes, só estão sujeitos à tributação dos rendimentos de origem portuguesa.

Fatores a considerar:

• Tem de entregar a declaração principal (Modelo 22) todos os anos. Por norma, a data limite é até 31 de maio.
• Deve fazer os pagamentos por conta consoante o seu volume de negócios.
• Também tem a obrigação de entregar a IES (Informação Empresarial Simplificada) onde constam os dados contabilísticos e fiscais.

IRS (Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Singulares)

É o imposto tributável sobre o rendimento dos cidadãos enquanto pessoas singulares. À semelhança do IRC também há algumas exceções, previstas na lei, em que não tem de pagar IRS.

Fatores a considerar:

• Se tem funcionários a seu cargo, é da sua obrigação reter uma percentagem do salário (que se encontra tabelada) para o entregar à Autoridade Tributária e Aduaneira.

Retenção na fonte

Quando recebe o seu salário (por exemplo, como empresário em nome individual), há uma parte dos rendimentos que é retida. Por outras palavras, é um aditamento fiscal pago ao Estado antes do acerto anual de contas na sequência da declaração de IRS. Desta forma, não tem de pagar um valor tão elevado de uma só vez.

Fatores a considerar:

• As pequenas empresas têm de reter uma percentagem de impostos sobre certos pagamentos: salários, serviços prestados por profissionais independentes, rendas, etc. Para os entregar, de acordo com certos modelos, no Portal das Finanças.

Contribuições para a Segurança Social

Na sua essência, são pagamentos mensais obrigatórios sobre os rendimentos de trabalho de cada um de nós. São estas contribuições que financiam o sistema público (leia-se o Estado), é daqui que sai o dinheiro para prestar apoio financeiro em situações de doença, desemprego, subsídios de parentalidade, reformas (por velhice e invalidez).

Fatores a considerar:

• Tem de pagar as contribuições da empresa e dos trabalhadores (que são descontadas à priori).
• É necessário inscrever a empresa como entidade empregadora.
• Exige que inscreva os trabalhadores na segurança social.

Reúna toda a documentação e informação necessária

Naturalmente que, antes de avançar para preencher qualquer declaração fiscal, tem de ter na sua posse toda a documentação organizada e atualizada. Ter uma contabilidade bem estruturada não só facilita o processo como reduz significativamente o risco de erros ou omissões.

Principais documentos a reunir:

• Faturas emitidas aos clientes.
• Faturas de despesas e compras.
• Extratos bancários da empresa.
• Recibos e comprovativos de pagamento.
• Comprovativos de impostos já liquidados.
• Registos salariais e folhas de vencimento.

Ter estes elementos organizados permite-lhe preencher as declarações com maior rapidez e segurança, além disso, isto é fundamental caso haja uma inspeção por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira.

Esteja por dentro das principais obrigações declarativas

Declarar os impostos de uma pequena empresa implica cumprir várias obrigações fiscais durante o ano. As quais variam consoante o enquadramento da empresa, mas há declarações que são comuns à maioria dos negócios em Portugal.

As principais incluem:

• Declarações periódicas de IVA (mensais ou trimestrais).
• Declaração do Modelo 22 de IRC.
• IES (Informação Empresarial Simplificada).
• Declarações de retenções na fonte.
• Obrigações declarativas perante a Segurança Social.

Cada uma destas obrigações tem regras próprias e um impacto direto na situação fiscal da empresa. Logo, é fundamental conhecer bem o que deve ser entregue e em que contexto.

Preste atenção aos prazos fiscais

Cumprir os prazos fiscais é tão importante quanto declarar corretamente os impostos. A entrega fora de prazo pode resultar em coimas e penalizações desnecessárias.

Há vários momentos-chave e tipos de prazos a considerar durante o ano:

• Prazos para entrega e pagamento do IVA.
• Prazos associados ao IRS ou IRC.
• Prazos para entrega de retenções na fonte.
• Prazos relacionados com a Segurança Social.

Estes prazos podem sofrer alterações, o melhor é consultar regularmente o calendário fiscal atualizado no Portal das Finanças. Caso tenha um contabilista, é natural que este o lembre das datas mais importantes, o que é uma mais-valia.

É útil trabalhar com um contabilista certificado

Embora seja possível tratar de algumas obrigações fiscais de forma autónoma, ter a seu lado um contabilista certificado pode fazer uma grande diferença na gestão da sua empresa.

Um profissional qualificado pode ajudar a:

• Reduzir erros e evitar penalizações (as ditas coimas por falhar datas importantes, por exemplo).
• Garantir o cumprimento de todas as obrigações legais.
• Identificar oportunidades de otimização fiscal dentro da lei.
• Dar-lhe tempo para se focar no crescimento do negócio.

Para a maioria das pequenas empresas, este apoio é um investimento que lhes traz um excelente retorno.

Erros mais comuns ao declarar impostos de uma pequena empresa

Mesmo que tenha alguma experiência, é fácil cometer erros na gestão fiscal. Conhecer os mais frequentes ajuda a evitar cair nos mesmos.

Alguns dos erros mais comuns incluem:

• Entregar declarações fora do prazo.
• Não guardar documentação relevante.
• Misturar despesas pessoais com despesas da empresa.
• Aplicar taxas de IVA incorretas.
• Ignorar notificações da Autoridade Tributária e Aduaneira.

Há pequenas falhas que podem ter consequências significativas, pelo que ter atenção ao detalhe é fundamental.

Quais são as despesas dedutíveis para a sua atividade?

Nem todas as despesas podem ser consideradas para efeitos fiscais. Regra geral, devem estar relacionadas com a atividade exercida, ser devidamente documentadas e cumprir os requisitos definidos na legislação aplicável.

Simplificando, trata-se dos gastos necessários para a obtenção de rendimentos, tais como:

• Rendas.
• Eletricidade. 
• Internet.
• Material de escritório.
• Serviços de contabilidade.
• Software de faturação e custos com deslocações profissionais.

Simplifique a gestão fiscal da empresa

Tratar da gestão dos impostos de uma pequena empresa pode parecer complexo, mas com um bom método de organização e conhecimento torna-se um processo muito mais controlado.

Manter os registos atualizados, cumprir os prazos fiscais e guardar toda a documentação (com critério) são práticas fundamentais para evitar problemas. Sempre que necessário, recorra a apoio especializado, isto é ainda mais importante se quer garantir que tudo está em conformidade com a lei.