Jak vytvořit účtenku: papírová i digitální účtenka (2026)

Když zákazník zakoupí zboží, obdrží od obchodu účtenku, která slouží jako doklad o provedeném nákupu. Účtenka je poté zaznamenána za účelem přesné evidence skladových zásob. V době podávání daňového přiznání dokládají účtenky náklady na obchodní výdaje.

Účtenky, a to bez ohledu na typ, jsou důležitým nástrojem pro vedení přesných záznamů a sledování úspěšnosti podnikání. V tomto článku naleznete vše, co o nich potřebujete vědět, včetně postupu, jak je vytvořit, který můžete použít ve své prodejně.

Co je účtenka?

Účtenka je tištěný nebo elektronický záznam o obchodní transakci, známý také jako doklad o nákupu. Prokazuje, že zákazník za zboží nebo služby zaplatil, uvádí cenu zboží/služeb a potvrzuje, že obchodník produkt/službu dodal. Mezi další údaje zahrnuté na účtence patří datum a čas transakce a způsob platby.

Ze zákona jste v České republice povinni vystavovat zákazníkům účtenky za prodané zboží nebo služby (je to také vyžadováno za účelem vedení záznamů o tom, kolik DPH vybíráte při každém prodeji).

Proč jsou účtenky důležité?

Maloobchodní účtenky slouží jako záznam provedených transakcí, který vám pomáhá porozumět objemu prodeje podniku. Výběr pokladního systému (POS) ovlivňuje to, zda můžete svým zákazníkům vydávat fyzické či digitální účtenky.

Účtenky jsou v podnikání nezbytné hned z několika důvodů:

• Vrácení a výměna zboží: Účtenky usnadňují vyřizování vrácení nebo výměny zboží. Pokud se zákazník pokusí provést (oprávněné) vrácení zboží bez účtenky a vrácení peněz mu bude odepřeno, můžete o něj navždy přijít. Mnoho pozitivních nákupních zkušeností závisí na této praxi.
• Sledování prodejů: Pomocí účtenek můžete sledovat, které produkty nebo služby vaši zákazníci nakupují nejčastěji. Tato data vám mohou pomoci přizpůsobit svou nabídku tak, aby co nejlépe vyhovovala vaší cílové skupině.
• Velikost nákupního košíku: Velikost košíku udává, kolik kusů konkrétního produktu prodáte. Na základě tohoto údaje můžete posoudit, které produkty generují nejvyšší tržby, a zaměřit se na ně ve svých marketingových kampaních.
• Účetnictví: Účtenky pomáhají dokumentovat tržby a příjmy pro výkazy zisků a ztrát.
• Daň z přidané hodnoty (DPH): Pokud finanční úřad provádí audit vaší firmy, bude chtít vidět vaše účtenky za všechny proběhlé transakce. Kopie účtenek vystavených zákazníkům prokazují, kolik peněz váš podnik vydělal – a kdy. Účtenky také dokumentují DPH, kterou zákazník při transakci zaplatil. Účtenka by měla zaplacené daně jasně uvádět, a to jako samostatnou položku.

Co by měla obsahovat šablona účtenky?

Standardní šablona prodejní účtenky by měla zahrnovat následující informace:

• Údaje o společnosti: Zde by měly být uvedeny kontaktní údaje podniku, včetně názvu společnosti, obchodní adresy, telefonního čísla a e-mailové adresy.
• Informace o nákupu: Informace o nákupu obsahují popis produktu nebo služby, přidruženou skladovou jednotku (SKU) a množství zakoupených položek.
• Platební údaje: Účtenka by měla uvádět celkovou cenu, částku splatnou za nákup a způsob platby zákazníka.
• Údaje o datu nákupu: Na účtence by měly být uvedeny následující informace: datum nákupu, čas prodeje a někdy i jméno prodejce (nebo číslo zaměstnance), který zákazníka obsluhoval.
• Číslo účtenky: Číslo účtenky je jedinečný identifikátor spojený s daným nákupem. Někteří obchodníci preferují, aby čísla účtenek začínala sekvenčně (v průběhu 1 pracovního dne nebo 1 týdne).
• Vhodné označení: Na každé účtence by mělo být jasně vytištěno slovo „Účtenka”, aby nedošlo k záměně s jiným typem prodejního dokladu (např. s nákladním listem nebo fakturou k pozdější úhradě). Personalizované účtenky také mohou obsahovat zásady vrácení zboží (ty lze pro snadnou orientaci vytisknout v dolní části účtenky).

Údaje o kreditní kartě musíte zkrátit tak, aby na účtence nebylo vidět celé číslo použité kreditní karty. Datum platnosti kreditních a debetních karet musí být také skryto. Tyto zákaznické údaje jsou totiž považovány za citlivé a musí být pečlivě chráněny, aby nebyly zneužity kybernetickými podvodníky.

V závislosti na konkrétní zemi, ve které obchodujete, mohou platit i další nařízení a ustanovení (včetně způsobu uvádění DPH u každého prodeje). Zkontrolujte si proto daňové sazby a pravidla pro osvobození od daně v daném státě, abyste znali jejich dopad na své podnikání.

Jak vytvořit digitální účtenku?

Digitální účtenka je elektronický doklad o nákupu, který se zasílá buď e-mailem, nebo textovou zprávou. Maloobchodníci jej používají, protože je pohodlnější než papírová účtenka (kterou zákazníci často ztratí). Prostřednictvím digitálních účtenek je tak možné shromažďovat zákaznická data, která můžete použít pro budoucí retargetingové kampaně.

1. Vyberte si vhodnou šablonu digitální účtenky

Ať už používáte bezplatný on-line generátor účtenek, anebo si vytvoříte vlastní šablonu, přidání obchodních údajů vám může v budoucnu ušetřit čas.

Bezplatný generátor účtenek je jednoduchý a nákladově efektivní způsob, jak rychle a snadno vystavovat účtenky. Pokud navíc disponujete mnoha SKU, může vám pomoci ušetřit čas. K získání bezplatné šablony účtenky použijte program (např. Microsoft Word, Microsoft Excel či Canva). Účtenku si poté můžete při každém prodeji přizpůsobit.

Pokud obchodujete na platformě Shopify, můžete si šablonu digitální účtenky přizpůsobit následujícím způsobem:  v administrativním rozhraní platformy Shopify na kartě „Prodejní kanály” klikněte na kolonku „Pokladní systém”, poté klikněte na tlačítko „Přizpůsobení účtenky” a pomocí funkcí pro návrh přidejte své vlastní logo, změňte záhlaví účtenky a přidejte další informace o dané objednávce.

2. Přidejte informace o prodeji

V okamžiku prodeje přidejte do účtenky údaje, které se vždy mění. Mezi ně patří celková částka k úhradě, počet prodaných položek, SKU a informace o platební kartě (v případě nákupu kreditní nebo debetní kartou). Pro účetní účely je také dobré uvést číslo účtenky nebo faktury, které vám pomůže sledovat prodeje. Systém Shopify POS může tyto informace přidávat automaticky.

3. Předejte účtenku zákazníkovi

Zákazníkovi musíte poskytnout kopii digitální účtenky (pokud ji neodmítne). Nejlepší je zasílat digitální účtenku e-mailem nebo textovou zprávou (což lze udělat přímo ze systému Shopify POS).

💡Tip: Digitální účtenky nabízejí efektivní způsob, jak při placení získat e-mailové adresy zákazníků. Platforma Shopify může tato data propojit s účty Shop Pay, aby obohatila data, která již o zákaznících máte. Díky tomu budete moci nabídnout vícekanálové nákupní zážitky ve velkém měřítku.

Značka šperků Little Words Project využila tuto funkci systému Shopify POS ke zvýšení míry získání e-mailových adres v prodejnách v průměru o více než 20 % (tento článek je prozatím dostupný pouze v angličtině). Ve všech svých prodejnách díky tomu zvýšila procento objednávek v systému POS o 33 % a také získala e-mailovou adresu zákazníka a souhlas se zasíláním marketingových sdělení.

„Získání e-mailových adres při placení nám pomohlo dosáhnout nejvyššího počtu adres za poslední 3 měsíce,” uvádí ředitel Martin Hogan. „Nyní jsme schopni propojit zákaznická data a nákupy v kamenných prodejnách a e-shopu. Díky platformě Shopify můžeme konečně vytvořit skutečně plynulý a personalizovaný vícekanálový nákupní zážitek.”

Jak vytvořit papírovou účtenku?

Dáváte přednost vystavování fyzických účtenek? Každé POS zařízení má nepatrně odlišné metody pro vytváření účtenek. Základní kroky ale budou napříč všemi systémy podobné. V tomto průvodci použijeme aplikaci Shopify POS, abychom mohli ilustrovat různé kroky při vytváření papírové účtenky v kamenné prodejně.

1. Vyberte si vhodnou tiskárnu účtenek

Prvním krokem pro vytváření účtenek je najít tiskárnu, která bude kompatibilní s vaším systémem POS. Na výběr máte ze třech hlavních možností:

• Běžný papír a inkoust
• Kopírovací papír a tlak
• Termopapír a teplo

Dodavatelé systémů POS obvykle nabízejí tiskárny, které jsou kompatibilní s pokladním systémem, protože hledání vhodné tiskárny na vlastní pěst může být velice frustrující. Například obchod Shopify POS hardware store (tato stránka je prozatím dostupná v angličtině) nabízí tiskárny s různými možnostmi připojení, které se hladce integrují se systémem Shopify POS.

2. Propojte tiskárnu se systémem POS

Systém Shopify POS umožňuje prodejcům Shopify snadno vytvářet vlastní tištěné účtenky. Po nákupu můžete zákazníkům účtenky zasílat prostřednictvím SMS zprávy nebo e-mailu.

Nejprve připojte tiskárnu ke zdroji napájení a zapojte ji do zásuvky. V závislosti na typu tiskárny, kterou jste si vybrali, ji můžete připojit k systému POS přes LAN, Wi-Fi nebo Bluetooth.

Po připojení proveďte následující kroky:

1. V aplikaci Shopify POS klikněte na kolonku „Domů” a poté na tlačítko „Nastavení”.
2. Vyberte možnost „Spravovat připojený hardware”.
3. Z nabízených možností vyberte položku „Tiskárna účtenek”.
4. Pro připojení hardwaru klikněte na textová pole s výzvami. 
5. Klikněte na tlačítko „Testovací účtenka”, abyste si ověřili, že vaše tiskárna a systém POS byly úspěšně spárovány.
6. Klepněte na tlačítko „Hotovo”. Vaše tiskárna by se měla zobrazit v seznamu tiskáren.

3. Vytvořte objednávku zákazníka

Po přihlášení do systému Shopify POS se vám zobrazí domovská obrazovka. Toto rozložení se nazývá Chytrá mřížka (tato stránka je prozatím dostupná pouze v angličtině). Jedná se o panel, který vám umožňuje provádět běžné úkoly v rámci systému POS, aniž byste museli nadměrně klikat.

Existuje hned několik způsobů, jak lze pomocí systému Shopify POS přidávat produkty do objednávky zákazníka:

• Vyhledejte produkty podle názvu, a to pomocí vyhledávacího pole v horní části stránky.
• Klepněte na kolonku „Produkty” v dolní části stránky a ze seznamu produktů vyberte ty, které jste přidali do systému.
• Použijte integrovaný skener čárových kódů.

Jakmile do objednávky zákazníka přidáte všechny položky, klikněte na kolonku „Pokladna”. Zvolte příslušný způsob platby a postupujte podle pokynů k dokončení prodeje.

💡Tip: Protože platforma Shopify nativně sjednocuje systém POS a e-shop na stejné platformě, nemusíte ztrácet čas importováním dat (a to včetně názvů produktů, cen, slev a daní) do svého systému POS. Vše se děje automaticky a veškeré úpravy se aktualizují v reálném čase.

4. Vygenerujte účtenku

Po dokončení prodeje se na vašem POS zařízení Shopify zobrazí textové pole s nápisem „Platba proběhla úspěšně”. Nyní budete moci vytisknout účtenku, zaslat ji jako textovou zprávu nebo e-mail, anebo nabídnout zákazníkovi dárkový doklad.

Pokud zákazníci v kamenné prodejně požadují digitální účtenku, nabízí se vám skvělá příležitost ke shromáždění informací, jako je e-mailová adresa nebo telefonní číslo zákazníka. Platforma Shopify poté vytvoří jedinečný profil zákazníka, a to pomocí těchto prvotních údajů. V jedinečném profilu zákazníka poté bude shromažďovat i všechny budoucí informace, jako jsou věrnostní body, objednávky či e-maily, které byly otevřeny. 

Systém Shopify POS si také můžete nastavit tak, aby automaticky tiskl papírové účtenky. V rušné prodejně tak můžete při každém prodeji přeskočit výběr formátu účtenky. Ujistěte se ale, že je vaše tiskárna zapnutá a připojená k aplikaci Shopify POS. Poté v aplikaci Shopify POS proveďte následující kroky:

1. Přejděte do kolonky „Domů”.
2. Vyberte možnost „Nastavení” a poté „Tištěné účtenky”.
3. Aktivujte možnost „Automaticky tisknout účtenky”.

Vytvářejte automatické účtenky pomocí aplikace Shopify POS

Maloobchodníkům doporučujeme uchovávat kopie všech účtenek. Bez nich nebudete schopni přesně zdokumentovat zisky a ztráty svého podniku. A pokud bude mít finanční úřad jakékoliv dotazy ohledně vašeho podnikání, účtenky prokážou, jaké zboží jste prodali a kdy.

Proces vytváření účtenek již nemusí probíhat manuálně (což často prodlužovalo fronty u pokladny). Pomocí systému Shopify POS můžete vše dělat automaticky, počínaje vytvářením účtenek, tiskem a konče zasíláním účtenek e-mailem.