Jika Anda menjual atau menyewakan properti berwujud yang kena pajak, sebagian besar negara bagian mewajibkan Anda memiliki izin penjual (seller's permit) untuk beroperasi secara legal. Tanpa izin tersebut, Anda bisa terkena denda atau bahkan dipaksa menutup bisnis.
Jika Anda sedang membuka toko ritel baru, Anda mungkin bertanya-tanya apakah persyaratan ini berlaku bagi Anda. Jawaban singkatnya: tergantung. Meskipun sebagian besar yurisdiksi mewajibkan izin, ada beberapa negara bagian yang tidak. Anda perlu mengetahui apakah izin diperlukan di lokasi tempat Anda beroperasi agar dapat merencanakan anggaran dengan tepat.
Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari apakah Anda memerlukan izin penjual dan cara mengajukannya melalui panduan langkah demi langkah.
Apa itu izin penjual?
Izin penjual adalah sertifikat yang diterbitkan oleh negara yang memberi wewenang kepada bisnis Anda untuk memungut pajak penjualan. Ini adalah pengenal unik, sering disebut sebagai ID pajak penjualan, yang memungkinkan Anda memungut pajak penjualan atas barang yang dijual di toko atau online, dan mewajibkan Anda menyetorkannya secara berkala kepada pemerintah, beserta formulir pajak negara.
Izin penjual pada dasarnya menjadikan Anda perantara antara pemerintah dan pelanggan. Sebutannya berbeda-beda di setiap negara, di antaranya:
- Izin pajak penjualan
- Lisensi pajak penjualan
- Lisensi vendor
- Izin pajak penggunaan
- Lisensi grosir
- Lisensi ritel
- Sertifikat Wewenang
- Akun pajak bisnis
Izin penjual vs. izin usaha
Sebuah izin usaha memungkinkan Anda menjalankan bisnis secara legal di suatu kota atau kabupaten tertentu. Namun, izin penjual memungkinkan Anda memungut pajak penjualan dari pelanggan atas barang atau jasa yang kena pajak. Sebagian besar bisnis ritel membutuhkan keduanya agar tetap patuh.
Izin penjual vs. lisensi penjualan kembali
Jika Anda seorang penjual kembali (reseller), beberapa negara bagian mungkin mewajibkan lisensi penjualan kembali, yang juga dikenal sebagai sertifikat penjualan kembali. Sertifikat ini memungkinkan Anda membeli produk bebas pajak jika Anda berniat menjualnya kembali. Perbedaan utamanya adalah Anda menggunakan izin penjual saat menjual kepada pelanggan dan lisensi penjualan kembali saat membeli dari pemasok.
Izin penjual adalah keharusan, tetapi sertifikat penjualan kembali sifatnya opsional. Sertifikat penjualan kembali memungkinkan Anda membeli barang tanpa membayar pajak penjualan, karena Anda akan menjualnya kembali dan memungut pajak dari pelanggan Anda.
| Izin penjual | Sertifikat penjualan kembali | |
|---|---|---|
| Tujuan | Memberi wewenang untuk memungut pajak penjualan dari pelanggan. | Memungkinkan pembelian inventaris bebas pajak dari pemasok. |
| Siapa yang membutuhkannya? | Setiap bisnis yang menjual barang atau jasa kena pajak. | Pengecer dan pedagang grosir yang berniat menjual kembali barang. |
| Apakah wajib? | Ya, di sebagian besar negara. | Tidak, tetapi dapat menghemat uang penjual. |
Misalkan Anda memiliki butik pakaian. Anda menggunakan sertifikat penjualan kembali untuk membeli 50 gaun dari pemasok grosir tanpa membayar pajak penjualan. Ketika seorang pelanggan masuk dan membeli salah satu gaun tersebut, izin penjual memungkinkan Anda memungut pajak penjualan atas barang itu, yang kemudian Anda setorkan ke negara bagian.
Apakah saya memerlukan izin penjual?
Anda biasanya memerlukan izin penjual jika Anda:
- Menjalankan bisnis di negara bagian yang menerapkan pajak penjualan
- Menjual barang atau jasa yang dikenakan pajak penjualan
- Memiliki kehadiran fisik yang signifikan di negara bagian tersebut
- Memenuhi ambang batas economic nexus di negara bagian tempat Anda menjual produk secara jarak jauh
Kapan Anda tidak memerlukan izin penjual
Ada juga situasi tertentu ketika Anda dapat menjual barang tanpa memperoleh izin penjual:
- Jika Anda menjual barang yang tidak kena pajak seperti bahan makanan tertentu atau jasa profesional.
- Untuk penjualan kasual, seperti penjualan garasi sekali waktu atau penjualan pribadi yang sering.
- Jika Anda berjualan di marketplace seperti Facebook Marketplace atau Etsy, platform tersebut mungkin bertanggung jawab untuk memungut dan menyetorkan pajak penjualan.
- Jika Anda menjual barang digital seperti perangkat lunak, ebook, atau unduhan digital di negara yang tidak mengenakan pajak atasnya.
Catatan: Undang-undang pajak berbeda-beda menurut lokasi. Selalu periksa kembali dengan otoritas pajak setempat untuk memastikan kewajiban spesifik Anda.
Negara bagian yang mewajibkan izin penjual
Di banyak negara bagian, economic nexus mulai berlaku pada 200 transaksi per tahun atau $100.000 dalam penjualan tahunan, meskipun angka ini bervariasi. Jika Anda mencapai angka-angka ini, Anda umumnya diwajibkan memungut dan membayar pajak penjualan di sana, bahkan jika Anda tidak memiliki kehadiran fisik di negara bagian tersebut. Pantau ambang batas khusus setiap negara bagian ini dan dapatkan izin sesuai kebutuhan.
Lima negara bagian sama sekali tidak mewajibkan izin pajak penjualan:
*Meskipun Alaska dan Montana tidak memiliki pajak penjualan negara bagian, beberapa kotamadya setempat memiliki pajak penjualan lokal dan mungkin mewajibkan izin lokal. Periksa dengan otoritas setempat Anda untuk mengetahui apakah Anda memerlukan izin pajak penjualan.
Berikut daftar terperinci persyaratan pajak penjualan setiap negara bagian, tetapi selalu bijaksana untuk memeriksa kembali dengan Departemen Pendapatan (Department of Revenue) negara bagian Anda atau lembaga serupa. Berbicara dengan bisnis lokal di industri Anda, kantor urusan konsumen, atau akuntan publik bersertifikat (CPA) juga merupakan ide yang baik.
Tips: Mengelola pajak penjualan bisa menjadi sulit jika Anda berjualan di berbagai negara bagian, masing-masing dengan tarifnya sendiri. Shopify Tax menghilangkan stres dalam kepatuhan pajak. Dapatkan pemberitahuan saat Anda melebihi ambang batas untuk setiap negara bagian, kenakan pajak penjualan yang sesuai saat checkout, dan kirimkan laporan pajak langsung dari admin Shopify Anda.
"Kami tidak perlu lagi memperbarui informasi pajak penjualan secara manual, sehingga menghemat banyak waktu dan mengurangi risiko kesalahan," kata Ailee Fei, pendiri Daily Charme. "Ini benar-benar mengubah keadaan bagi bisnis kecil kami."
Jenis bisnis yang memerlukan izin penjual
Sebagian besar bisnis di AS memerlukan izin penjual untuk menjual barang atau jasa kena pajak, tergantung jenis bisnis dan peraturan negara bagiannya.
Berikut adalah bisnis-bisnis yang sering memerlukan izin penjual:
Usaha layanan makanan
Jika Anda menjalankan restoran atau kafe yang menyiapkan makanan sesuai pesanan, Anda kemungkinan memerlukan izin untuk mengurus pajak penjualan atas barang-barang tersebut.
Bisnis ritel
Jika Anda membeli barang grosir atau membuat produk untuk dijual secara online, di toko, atau di tempat lain kepada pelanggan, Anda harus mendapatkan izin jika negara bagian Anda mengenakan pajak atas barang-barang tersebut.
Bisnis berbasis jasa
Beberapa negara bagian mewajibkan bisnis berbasis jasa seperti bengkel reparasi peralatan, salon rambut, dan perusahaan penyewaan produk untuk mendapatkan izin dan mengurus pajak penjualan. Periksa dengan otoritas pajak negara bagian dan lokal Anda untuk memastikan apakah bisnis Anda termasuk dalam kategori jasa kena pajak.
Bisnis e-commerce
Jika Anda menjual produk secara online, Anda mungkin memerlukan izin. Aturannya bervariasi menurut negara bagian, sebagian memperlakukan Anda seperti toko fisik, dan yang lain memiliki izin khusus untuk bisnis online. Anda harus memungut pajak penjualan online bukan hanya di negara bagian asal Anda, tetapi di negara bagian mana pun di mana penjualan Anda mencapai jumlah tertentu (yaitu "economic nexus" yang disebutkan di atas). Ini berlaku untuk semua model seperti langsung ke konsumen (direct to consumer/DTC), dropshipping, print on demand, dan produk digital di negara bagian tertentu.
Penjual marketplace
Jika Anda berjualan di platform seperti Amazon, Anda mungkin harus mendapatkan izin penjual. Hal ini tergantung pada negara bagian tempat Anda berjualan dan produk yang Anda jual.
Toko sementara
Jika Anda membuka toko ritel untuk jangka waktu terbatas (seperti toko pop-up atau pameran kerajinan), Anda mungkin memerlukan izin penjual sementara dari negara bagian. Izin ini mencakup rentang tanggal tertentu dan memiliki persyaratan yang lebih sederhana dibandingkan izin permanen.
Cara mendapatkan izin penjual dalam 6 langkah
- Periksa persyaratan izin penjual di negara bagian Anda
- Daftarkan bisnis Anda
- Lengkapi formulir pengajuan izin penjual
- Kirimkan aplikasi dan bayar biayanya
- Tunggu persetujuan
- Terima izin penjual atau sertifikat penjualan kembali Anda
1. Periksa persyaratan izin penjual di negara bagian Anda
Apakah Anda menjual barang atau jasa yang dikenakan pajak penjualan? Jika ya, maka Anda memerlukan izin penjual. Ini berlaku baik bisnis Anda berbentuk perseroan terbatas (limited liability company/LLC), korporasi, maupun kepemilikan tunggal.
Jika memiliki bisnis online, Anda diwajibkan membayar pajak di setiap negara bagian tempat Anda menjalankan bisnis, bukan hanya di tempat bisnis Anda berada. Konfirmasikan peraturan untuk lokasi Anda dengan Departemen Pendapatan negara Anda atau situs web otoritas pajak yang setara.
2. Daftarkan bisnis Anda
Mendaftarkan bisnis Anda menciptakan entitas legal yang diakui oleh negara bagian. Mulailah dengan memilih nama bisnis unik yang tersedia di yurisdiksi Anda. Kemudian, tentukan struktur bisnis, seperti kepemilikan tunggal, LLC, atau korporasi.
Selanjutnya, dapatkan nomor identifikasi pemberi kerja (employer identification number/EIN) dari situs web IRS. Periksa apakah Anda memerlukan lisensi, izin, atau pendaftaran pajak lain dari lembaga federal, negara bagian, atau lokal.
Setelah menyelesaikan semua ini, Anda sudah berada di jalur yang tepat untuk menjalankan bisnis secara legal. Ingat, mendaftarkan bisnis menciptakan entitas legal, sementara mendapatkan izin usaha memastikan Anda memiliki izin yang tepat untuk beroperasi secara legal.
3. Lengkapi formulir pengajuan izin penjual
Setelah bisnis Anda terdaftar, Anda dapat mengajukan izin penjual. Anda biasanya dapat menemukan formulir pengajuan ini di situs web Departemen Pendapatan negara bagian Anda atau lembaga yang menangani pajak.
Saat mengisi formulir, Anda harus memberikan detail tentang bisnis Anda, termasuk:
Verifikasi identitas
- Nomor Jaminan Sosial (SSN) Anda atau nomor identifikasi pemberi kerja (EIN) bisnis Anda
- Bentuk identifikasi resmi (seperti SIM)
Informasi bisnis
- Nama bisnis dan detail kontak Anda
- Jenis bisnis
- Kode Sistem Klasifikasi Industri Amerika Utara (NAICS) Anda
- Nama dan alamat semua vendor Anda
Detail keuangan
- Perkiraan penjualan bulanan dan bagian dari penjualan tersebut yang kena pajak
- Informasi rekening bank
- Nama dan alamat akuntan Anda
4. Kirimkan aplikasi dan bayar biayanya
Setelah Anda melengkapi aplikasi, Anda dapat mengirimkannya secara online, melalui pos, atau langsung. Pengiriman online biasanya merupakan proses tercepat.
Sebelum Anda menekan tombol kirim, periksa kembali persyaratan dan petunjuk di situs web otoritas pajak negara bagian Anda untuk menghindari keterlambatan.
Beberapa negara bagian mengenakan biaya untuk izin, sementara yang lain tidak. Beberapa negara bagian (seperti Nevada) mungkin mewajibkan deposit jaminan, terutama jika Anda memiliki riwayat ketidakpatuhan terhadap undang-undang pajak atau jika bisnis Anda dianggap berisiko tinggi.
5. Tunggu persetujuan
Setelah Anda mengirimkan aplikasi, Anda perlu menunggu negara bagian menyetujuinya.
Aplikasi online adalah yang tercepat. Negara bagian seperti Michigan dapat memberikan verifikasi atau nomor izin dalam waktu 10 hingga 15 menit. Di negara bagian lain, seperti Idaho, pemrosesan online biasanya memakan waktu 10 hingga 15 hari kerja.
Jika Anda memilih mengirimkan aplikasi melalui pos, perkirakan menunggu dua hingga empat minggu sampai izin fisik Anda tiba.
6. Terima izin penjual atau sertifikat penjualan kembali Anda
Setelah disetujui, Anda akan menerima izin penjual Anda. Simpanlah dengan aman, karena Anda mungkin memerlukannya untuk melaporkan pajak atau membeli barang untuk dijual kembali.
Catatan: Beberapa negara bagian memberikan izin yang berlaku selama bisnis berjalan, asalkan bisnis tersebut tetap patuh pada semua persyaratan pelaporan pajak yang berlaku. Yang lain mungkin hanya berlaku selama satu atau dua tahun. Jika izin Anda kedaluwarsa, Anda perlu mengajukan kembali atau memperbaruinya.
Jika salah satu hal berikut berlaku, Anda juga perlu memperbarui izin atau mengajukan yang baru:
- Perubahan kepemilikan atau mitra bisnis
- Pindah ke lokasi bisnis baru
- Mengubah struktur legal bisnis Anda
- Perubahan nama bisnis
Biaya untuk mendapatkan izin penjual
Izin penjual dapat menelan biaya mulai dari gratis hingga $100, tergantung negara bagian Anda.
Dari 45 negara bagian yang memungut pajak penjualan, hanya sedikit yang mengenakan biaya untuk izin penjual. Biaya ini berkisar antara $5 hingga $100:
- Florida mengenakan biaya terendah, yaitu $5, jika Anda mengajukan melalui pos (gratis jika mengajukan online) dan tidak meminta deposit jaminan.
- Connecticut mengenakan biaya tertinggi, dengan biaya sekali bayar sebesar $100.
- Di Ohio, penjual dalam negara bagian membayar biaya pengajuan, sementara penjual dari luar negara bagian mendapatkan izin secara gratis.
Beberapa negara bagian mewajibkan deposit jaminan atau obligasi untuk bisnis baru atau bisnis di industri berisiko tinggi. Biaya pendaftaran lokal di tingkat kota atau kabupaten juga mungkin berlaku dan beberapa yurisdiksi mewajibkan biaya pembaruan berkala agar izin Anda tetap aktif.
Tanggung jawab pemegang izin penjual
Ketika Anda memegang izin penjual, Anda harus memenuhi persyaratan berikut:
- Melaporkan pajak secara rutin. Dengan izin penjual, Anda diharapkan memungut pajak penjualan dari pelanggan dan menyerahkan laporan pajak secara rutin kepada lembaga pajak negara bagian Anda. Ingat, Anda tetap diwajibkan melapor meskipun tidak memungut pajak penjualan negara bagian apa pun selama periode pelaporan. Jika tidak, Anda mungkin menghadapi denda.
- Menyimpan catatan yang akurat. Simpan catatan yang akurat dan bayar pajak tepat waktu untuk menghindari denda.
- Memajang izin penjual di toko. Jika Anda memiliki toko fisik, beberapa negara bagian mewajibkan Anda memajang nomor izin pajak penjualan Anda agar pelanggan dan inspektur dapat melihatnya.
- Tetap patuh lintas negara bagian. Jika Anda menjual kepada pelanggan di negara bagian lain, pantau total penjualan Anda. Jika Anda menjual cukup banyak hingga mencapai batas economic nexus, Anda perlu mendapatkan izin di negara bagian tersebut juga.
- Memperbarui izin Anda saat detail bisnis berubah. Beri tahu negara bagian jika Anda pindah, mengubah nama bisnis, atau jika terjadi perubahan kepemilikan.
Tips: Shopify menyatukan data pesanan dari mana pun Anda berjualan, sehingga Anda dapat dengan mudah memantau berapa banyak uang yang telah Anda hasilkan di setiap negara bagian (baik online maupun offline). Kemudian, gunakan integrasi aplikasi akuntansi untuk mengimpor data Anda dan tetap mengendalikan urusan pajak.
Apakah saya memerlukan lebih dari satu izin penjual?
Dalam beberapa kasus, mungkin saja Anda memerlukan lebih dari satu izin penjual. Anda mungkin memerlukan beberapa izin penjual jika Anda:
- Menjalankan bisnis di beberapa negara bagian atau yurisdiksi dengan peraturan pajak penjualan yang berbeda
- Menjual produk secara online kepada pembeli di beberapa lokasi (prinsip tujuan)
- Berpartisipasi dalam pameran dagang atau penjualan sementara di berbagai negara bagian
- Memiliki beberapa entitas legal, seperti entitas terpisah untuk toko online dan toko fisik Anda
- Mengelola operasi grosir dan ritel (Anda mungkin memerlukan izin berbeda karena aturan pajak yang berbeda)
- Berada di negara bagian dengan distrik pajak khusus (ini memerlukan izin terpisah selain izin negara bagian)
Pada awalnya, mengurus pajak penjualan mungkin terasa mudah. Namun, hal ini bisa menjadi rumit seiring pertumbuhan bisnis Anda dan saat Anda berjualan di lebih banyak negara. Menghabiskan berjam-jam untuk pelaporan di setiap negara bukanlah penggunaan waktu yang baik bagi Anda sebagai pemilik bisnis.
Perangkat lunak pajak seperti Shopify Tax dapat membantu Anda dengan mengotomatiskan pelacakan, pemungutan, pelaporan, dan penyetoran pajak Anda di seluruh AS.
Ajukan izin penjual untuk bisnis ritel Anda
Sekarang setelah mengetahui cara mendapatkan izin penjual, Anda siap memulai bisnis dengan langkah yang tepat. Anda dapat menyelesaikan aplikasinya sendiri atau menyewa profesional jika menginginkan panduan tambahan.
Setelah izin Anda disetujui dan bisnis Anda mulai berkembang, perangkat lunak pajak dapat membantu Anda mengendalikan semua persyaratan pajak negara bagian dan lokal. Hal ini memungkinkan Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola kepatuhan dan lebih banyak waktu untuk berfokus pada hal yang paling penting: membangun dan mengembangkan bisnis Anda.
FAQ izin penjual
Apa itu izin penjual di AS?
Izin penjual di AS adalah lisensi yang diterbitkan negara bagian yang memungkinkan sebuah bisnis memungut pajak penjualan dari pelanggan Anda atas barang dan jasa kena pajak. Izin ini juga membantu otoritas pajak negara bagian Anda melacak bisnis dan memastikan mereka memungut serta membayar pajak penjualan dalam jumlah yang tepat.
Apakah izin penjual sama dengan EIN?
Izin penjual dan EIN adalah dua hal yang berbeda. Izin penjual memungkinkan sebuah bisnis memungut pajak penjualan, sementara EIN digunakan oleh IRS untuk mengidentifikasi sebuah bisnis untuk keperluan perpajakan.
Apakah Anda memerlukan izin penjual untuk berjualan online?
Tidak selalu, tetapi jika Anda menjual barang kena pajak kepada pelanggan di negara bagian tempat Anda menjalankan bisnis, Anda biasanya harus mendaftar untuk mendapatkan izin penjual.
Anda dianggap "menjalankan bisnis" jika Anda memiliki kehadiran fisik di negara atau negara bagian tersebut, seperti gudang, atau memenuhi ambang batas penjualan tertentu. Misalnya, California mewajibkan izin bagi siapa pun yang menjual properti pribadi berwujud jika mereka memiliki kehadiran fisik atau penjualan tahunan di atas $500.000.
Apakah berjualan di Amazon atau Etsy memerlukan izin penjual?
Berjualan melalui marketplace tidak selalu berarti Anda selesai dengan urusan dokumen izin. Fasilitator marketplace sering memungut dan menyetorkan pajak penjualan untuk Anda, tetapi banyak negara bagian masih mewajibkan Anda memiliki izin sendiri.
Di Washington, misalnya, Departemen Pendapatan mewajibkan Anda mendaftar untuk pajak bisnis dan jabatan serta pajak penjualan jika Anda memenuhi batas penjualan $100.000, bahkan jika marketplace memungut pajak atas penjualan tersebut.
Bagaimana cara mendapatkan sertifikat penjual kembali di AS?
Untuk mendapatkan sertifikat penjual kembali di AS, Anda perlu mengajukan melalui departemen pajak negara bagian Anda (biasanya Departemen Pendapatan atau Perpajakan). Anda biasanya memerlukan izin penjual atau lisensi pajak penjualan terlebih dahulu, lalu Anda dapat menggunakannya untuk menerbitkan atau memperoleh sertifikat penjualan kembali saat membeli barang bebas pajak untuk dijual kembali.
