Automatizace objednávek: zefektivnění zpracování objednávek

Pro maloobchodníky představuje cesta od tlačítka „Koupit” až po notifikaci „Zásilka byla doručena” řadu složitých kroků. Aby společnosti tento proces efektivně zvládly, musí vynaložit velké množství času a zdrojů na správu skladových zásob, expedici zboží a sledování zásilek.

Jsou-li tyto procesy řízeny manuálně nebo prostřednictvím oddělených systémů, mohou v rámci nich vznikat problémy, což vede k horší zákaznické zkušenosti. Automatizované vyřizování objednávek představuje revoluční řešení, které sjednocuje tyto různorodé úkoly do jednoho uceleného rámce.

V tomto průvodci se dozvíte podrobnější informace o automatizaci objednávek a o tom, jak ji můžete strategicky využít v rámci maloobchodního podnikání.

Co znamená termín „automatizace objednávek“?

Automatizované vyřizování objednávek je technologický přístup, který slouží ke správě různých fází procesu plnění objednávek. Kombinuje softwarová a hardwarová řešení, a automatizuje tak manuální a opakující se úkoly, které se objevují buď v rámci sledování a správy skladových zásob, anebo při kompletaci, balení a odesílání objednávek.

Díky centralizaci těchto operací do jednoho systému mohou obchodníci zefektivnit své pracovní postupy, minimalizovat množství manuálních zásahů, snížit počet chyb a zároveň zvýšit přesnost při vyřizování objednávek zákazníků.

Výhody automatizace objednávek

• Eliminuje manuální zadávání dat, čímž snižuje čas strávený prováděním opakujících se úkolů a monitorováním
• Optimalizuje skladování, čímž umožňuje lepší správu skladových zásob
• Šetří peníze prostřednictvím efektivních operací při vyřizování objednávek
• Zlepšuje zákaznickou zkušenost díky rychlejšímu zpracování objednávek
• Zjednodušuje správu vráceného zboží pomocí snazší zpětné logistiky

Automatizované vyřizování objednávek je jako dobře promazaný stroj. Automatizace pohání váš e-shop – každé ozubené kolečko, počínaje skladovými zásobami a konče expedicí zboží, díky ní harmonicky funguje. Níže podrobněji rozebíráme výhody automatizace objednávek.

Eliminuje manuální zadávání dat, čímž snižuje čas strávený prováděním opakujících se úkolů a monitorováním

Manuální zadávání dat je časově náročné a může vést ke vzniku chyb, které mohou způsobovat problémy v dodavatelském řetězci. Když snížíte počet lidských chyb při zpracování zákaznických objednávek a dalších opakujících se úkolů, nejenže minimalizujete manuální práci, ale zároveň zvýšíte spolehlivost procesů určených k vyřizování objednávek.

Optimalizuje skladování, čímž umožňuje lepší správu zásob

Automatizované vyřizování objednávek zlepšuje správu skladu a umožňuje provádět aktualizace v reálném čase, díky čemuž můžete mít lepší kontrolu nad úrovní skladových zásob. Pokud si vyberete správný systém řízení skladu, můžete automatizovat různé úkoly, počínaje plánováním poptávky (prognóza budoucí poptávky) a konče plánováním zásob (rozhodování o množství objednávaných zásob).

Větší kontrola nad správou zásob znamená, že se e-commerce podniky mohou lépe připravit na náhlé změny poptávky.

Šetří peníze prostřednictvím efektivních operací při vyřizování objednávek

Automatizace procesu vyřizování objednávek šetří peníze. Automatizované procesy implementované v distribučním centru ve výsledku snižují náklady na pracovní sílu. Minimalizují totiž potřebu provádění manuálních rutinních činností.

Automatizace také zefektivňuje provoz podniku, umožňuje získat slevy za hromadné zásilky a efektivnější využití obalových materiálů, díky čemuž snižuje náklady na dopravu. Rychlá adaptace na změny trhu navíc umožňuje efektivnější správu skladových zásob a dodavatelského řetězce, což vede k dalšímu snížení nákladů.

Zlepšuje zákaznickou zkušenost díky rychlejšímu zpracování objednávek

Zákazníci při nakupování na internetu očekávají rychlé doručení zboží. Pokud automatizujete proces správy objednávek, můžete nabídnout rychlejší a spolehlivější služby, což pozitivním způsobem ovlivňuje spokojenost zákazníků.

Automatizace vyřizování objednávek také snižuje pravděpodobnost vzniku zpoždění a chyb, což přispívá k lepší zkušenosti s on-line nákupy.

Zjednodušuje správu vráceného zboží pomocí snazší zpětné logistiky

Vrácení zboží je nevyhnutelnou součástí provozování e-shopu. Software pro automatické vyřizování objednávek spravuje celý proces vrácení zboží (od přijetí balíku v distribučním centru až po aktualizaci skladových zásob).

Jak zavést automatizované vyřizování objednávek?

1. Vyhodnoťte stávající procesy sloužící k vyřizování objednávek
2. Vyberte si robustní software pro plnění objednávek
3. Propojte jej se svou e-commerce platformou
4. Automatizujte správu zásob
5. Optimalizujte skladové funkce
6. Zefektivněte procesy expedice
7. Využijte automatizovanou správu vráceného zboží
8. Proveďte audit a dále zdokonalujte proces vyřizování objednávek

Níže naleznete podrobného průvodce, který vám pomůže se zorientovat v procesu automatizace vyřizování objednávek.

1. Vyhodnoťte stávající procesy sloužící k vyřizování objednávek

Proveďte audit svého současného systému vyřizování objednávek, abyste identifikovali problematické oblasti vyžadující manuální zadávání dat. Sledujte metriky, jako je čas do expedice a míra přesnosti objednávek, abyste identifikovali svůj výchozí bod.

2. Vyberte si robustní software pro plnění objednávek

Zvolte si řešení pro plnění objednávek, které nabízí následující funkce:

• Sledování skladových zásob v reálném čase
• Automatická synchronizace objednávek
• Algoritmy pro expedici
• Možnosti integrace

Síť Shopify Fulfillment Network dokáže propojit obchody s důvěryhodnými externími logistickými partnery (3PL), jako jsou Flexport, ShipBob a ShipMonk, přičemž tito partneři jsou integrováni do administrativního rozhraní platformy Shopify. Díky tomu je možné vyhledávat, porovnávat a spravovat partnery pro vyřizování objednávek, aniž by bylo nutné přepínat mezi systémy, což usnadňuje automatizaci velké části procesu a výběr cenově nejvýhodnějších možností dopravy (tato služba zatím není v rámci České republiky dostupná).

3. Propojte jej se svou e-commerce platformou

Propojte svou e-commerce platformu s vybraným softwarem pro plnění objednávek a automaticky přenášejte data. Díky tomu budou vaše skladové zásoby a stav zpracování objednávek vždy aktuální. Tato integrace bude základním kamenem vašeho automatizovaného plnění objednávek a zajistí plynulý tok objednávek z vašeho internetového obchodu do distribučního centra.

Rozhraní Shopify Fulfillment Orders API umožňuje hladkou integraci externích služeb sloužících k plnění objednávek a také automatickou synchronizaci údajů o objednávkách, stavů skladových zásob a informací o přepravě mezi vaší e-commerce platformou a vámi zvoleným řešením pro plnění objednávek.

4. Automatizujte správu zásob

Pokročilé řešení pro správu zásob nabízí funkce, jako jsou automatizovaná upozornění na doplnění zásob a prediktivní analýzy pro plánování poptávky. Tyto nástroje můžete využít k zavedení zásobovacích postupů typu „just in time” (tj. „právě včas”), což ve výsledku sníží náklady na skladování zboží.

Řešení Shopify POS propojuje prodej v kamenných obchodech i e-shopech, díky čemuž mohou obchodníci centrálně a průběžně spravovat skladové zásoby a jejich úroveň, čímž se zvyšuje přehlednost a kontrola nad zásobami.

5. Optimalizujte skladové funkce

Pokud spravujete svůj vlastní sklad, zaveďte v něm systém pro správu skladu, který dokáže zautomatizovat klíčové operace. Algoritmy pro rozmístění zboží ve skladu a automatizované postupy pro kompletaci objednávek a balení zboží pomohou optimalizovat váš skladový prostor a také zdroje.

Správně nastavené automatizované skladové funkce mohou výrazně snížit počet lidských chyb a urychlit celý proces vyřizování objednávek.

6. Zefektivněte procesy expedice

Do svého podniku můžete také integrovat algoritmická řešení pro expedici, která pro každou objednávku automaticky vyberou toho nejlepšího dopravce. Tyto algoritmy zohledňují faktory, jako jsou náklady, místo určení a hmotnost balíku, aby určily, který dopravce je pro danou objednávku nejvhodnější. Díky tomu budete moci snížit své náklady a urychlit dobu vyřízení objednávek. Implementace automatizovaného tisku štítků a funkcí hromadného zpracování může expedici zboží rovněž urychlit.

Funkce Shopify Shipping zefektivňuje proces expedice, nabízí zvýhodněné sazby a umožňuje rychlejší tisk štítků a vyřizování objednávek – to vše v rámci jedné jediné platformy. Díky těmto automatizovaným procesům vaši zákazníci výrazně ušetří na nákladech na dopravu, což vám ve výsledku poskytne konkurenční výhodu.

Zbytek procesu vyřizování objednávek můžete také automatizovat pomocí nástroje Shopify Flow. Tento automatizační nástroj obsahuje přednastavené šablony, které mohou provádět úkoly související s vyřizováním objednávek, jako např.:

• Odesílání upozornění na nízký stav zásob ještě předtím, než dojde k vyprodání určité položky;
• Automatické objednávání zboží, které zajišťuje nepřetržité zásobování;
• Generování štítků pro objednávky, dodacích listů a přepravních štítků;
• Prioritizování objednávek při vyřizování;
• Výběr dopravců na základě kritérií konkrétní objednávky.

Nástroj Shopify Flow můžete například nakonfigurovat tak, aby upřednostňoval objednávky od zákazníků, kteří zaplatili za expresní dopravu. Tyto objednávky budou poté směřovány k dopravci, který nabízí expresní dopravu a může zaručit doručení zboží následující den. Všechny tyto procesy budou probíhat bez manuálních zásahů. Díky tomu se budete moci soustředit na to, co umíte nejlépe: prodávat své zboží.

7. Využijte automatizovanou správu vráceného zboží

Využijte specializovanou platformu pro správu vráceného zboží, která automatizuje proces vracení zboží. Tato automatizace zrychlí proces vrácení zboží pro zákazníky a umožňuje rychlejší obrat skladových zásob.

Chcete-li zvýšit spokojenost svých zákazníků, využijte funkce, jako je automatické generování autorizace vrácení zboží, aktualizace skladových zásob v reálném čase ihned po přijetí vráceného zboží a automaticky spouštěné refundace peněz.

8. Proveďte audit a dále zdokonalujte proces vyřizování objednávek

Svůj automatizovaný systém vyřizování objednávek pravidelně kontrolujte, abyste odhalili neefektivní a problematické oblasti, které lze zlepšit. K měření účinnosti automatizace využijte klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), jako je přesnost objednávek, náklady na vyřízení objednávky a skóre spokojenosti zákazníků.

Na základě získaných dat poté proveďte úpravy svých pracovních postupů, konfigurací softwaru a strategií správy skladových zásob, abyste si zajistili neustálou optimalizaci. Pokud například trávíte každý týden 2 hodiny tvorbou štítků objednávek, mohli byste pomocí nástroje Shopify Flow ročně ušetřit více než 100 hodin.

Integrace automatizovaného vyřizování objednávek do dodavatelského řetězce

V minulosti neměly týmy provádějící vyřizování objednávek přístup k údajům o prodeji nebo skladových zásobách. Pracovaly na základě svého izolovaného systému řízení skladu – softwaru, který obsahoval údaje o skladových zásobách a objednávkách pouze v jejich distribučním centru.

Unifikované obchodní platformy, jako je např. Shopify, sjednocují data z různých zdrojů do jednoho přehledného ovládacího panelu. Namísto manuálního aktualizování údajů o zásobách nebo produktech, které bylo třeba předat dodavatelům či partnerům zajišťujícím vyřizování objednávek, mohou tito partneři získávat aktualizace v reálném čase automaticky, a to prostřednictvím integrace svého systému s vaším účtem Shopify.

Tato skutečnost je obzvláště důležitá při omnikanálovém vyřizování objednávek. Objednávky mohou totiž přicházet z on-line kanálů (např. e-shopu) a také od zákazníků v kamenném obchodě.

Centralizovaný ovládací panel obsahující data o stavu objednávek a skladových zásobách zajišťuje, že máte vždy dostatek produktů k uspokojení svých zákazníků. Vaše procesy budou díky tomu vždy konzistentní, a to bez ohledu na to, kde zákazníci objednávku zadali.

Strategie pro optimalizaci automatizace dodavatelského řetězce

Plnění objednávek je pouze jednou částí dodavatelského řetězce. V logistickém odvětví došlo v nedávné době k rychlému pokroku v oblasti automatizačních nástrojů, mezi které patří:

• Prediktivní analytika: Namísto toho, abyste se museli rozhodovat pouze na základě dat z minulosti, můžete nyní tato data kombinovat se sezónními trendy a tržními podmínkami. Většina automatizovaných systémů pro správu skladu disponuje tímto typem prediktivní analýzy, která umožňuje předpovídat poptávku a optimalizovat stav skladových zásob.
• Automatizované systémy pro skladování a přípravu objednávek: Tyto robotické systémy dokážou připravit a zabalit produkty, aniž by je musel váš skladový tým manuálně hledat. Tím se zkracuje doba přípravy. Díky tomu můžete objednávky vyřizovat rychle a přesně.
• Automatizovaná fakturace a platby: Včasné platby vám pomohou udržet dobré vztahy s dodavateli, což zajišťuje nepřetržité zásobování. Nástroje, jako je např. Shopify Bill Pay (tato služba zatím není v rámci České republiky dostupná), vám pomohou tyto platby automatizovat, což ve výsledku zlepší vaše peněžní toky. Vy se díky tomu vyhnete poplatkům za pozdní platby.